郭柳顏

（中山市黃圃鎮(zhèn)水務(wù)事務(wù)中心，廣東 中山 528429）

1 引言

在當(dāng)下的信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，有助于提升檔案管理效率和管理水平。因此，針對(duì)水利檔案管理部門所需要管理的工程檔案、人事檔案以及其他各種文件資料等，需要合理應(yīng)用現(xiàn)代化手段提升檔案管理效果，發(fā)揮各類檔案資料的最大價(jià)值，推動(dòng)水利管理部門管理水平的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

在基層事業(yè)單位中，主要的檔案管理工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：首先是檔案收集。此工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，最基本的要求就是要保證所收集檔案資料的全面性和完整性。在此管理環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)就是收集和整理各種資料，并檢查資料的規(guī)格和頁數(shù)，且按照規(guī)定簽字蓋章。然后針對(duì)不同資料之間的相互邏輯關(guān)系進(jìn)行歸類整理，檢查各類檔案資料的質(zhì)量。

其次是檔案整理。對(duì)于基層水務(wù)單位來說，其所收集和整理的檔案類型主要有人事檔案、工程檔案以及其他文書檔案資料等內(nèi)容。對(duì)于人事檔案來說，就是按照政府相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一編制和分類整理，并且補(bǔ)充其中不完整的檔案信息。對(duì)于工程檔案來說，由于水利工程建設(shè)和管理相關(guān)檔案比較繁雜，不僅種類多而且數(shù)量龐大，需要消耗大量的時(shí)間進(jìn)行分類整理。對(duì)于其他文書檔案來說，通常是按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、按照時(shí)間和類別開展整理工作。

再次是檔案保管。檔案管理工作的主要作用，不僅僅是收集和整理檔案資料，更重要的是做好檔案資料的保管，滿足最后對(duì)檔案資料利用的要求，發(fā)揮檔案資料的指導(dǎo)價(jià)值。在此保管工作中，不僅要保管好原始的、紙質(zhì)的各類檔案資料，而且要按照不同的保密級(jí)別采取不同的保管方式，還要記錄好檔案借閱情況，及時(shí)催促借閱人員歸還檔案資料。同時(shí)針對(duì)目前數(shù)字化的檔案，還要做好計(jì)算機(jī)軟件升級(jí)以及殺毒和病毒防護(hù)等工作，及時(shí)做好備份，保護(hù)數(shù)字化檔案安全。

最后是檔案利用。檔案利用是檔案管理的最終目的，也主要包括利用其基礎(chǔ)價(jià)值以及深層價(jià)值兩部分。對(duì)于前者來說，也就是利用檔案資料中所機(jī)載的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)等，比如通過對(duì)人事檔案的查閱，判斷其是否符合晉升條件或者競(jìng)選條件等。對(duì)于后者來說，則是通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，分析整理各類檔案數(shù)據(jù)，總結(jié)其規(guī)律，作為后續(xù)開展水利工程建設(shè)和管理工作的依據(jù)。

3 事業(yè)單位檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

1）管理制度方面的薄弱問題。事業(yè)單位中的檔案管理混亂是普遍存在的問題，這主要由于單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視而造成的。具體地說，目前的基層事業(yè)單位中通常也按照要求制定了相關(guān)檔案管理制度，但是由于單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視不足，造成了檔案管理制度沒有及時(shí)更新而無法適應(yīng)單位當(dāng)下管理現(xiàn)狀的問題，影響管理制度的執(zhí)行效果。表現(xiàn)出檔案管理工作中積累的檔案資源過多、管理人員責(zé)任意識(shí)較差、檔案資料丟失現(xiàn)象頻繁、檔案信息收集不及時(shí)、不全面、檔案資料有借無還等問題，進(jìn)而影響后續(xù)檔案利用工作，同時(shí)也難以保證檔案資料的真實(shí)性。

2）管理工具和手段方面的薄弱問題。對(duì)于水利管理部門來說，隨著水利工程規(guī)模的擴(kuò)大以及數(shù)量的增多，增加了檔案管理工作量。同時(shí)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的要求也更高。但是由于此類單位中普遍存在檔案管理工具和手段過于落后的問題，沒有充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，表現(xiàn)出檔案管理效率較低且容易出錯(cuò)，難以保證檔案管理質(zhì)量。

3）檔案信息利用方面的薄弱問題。正如前文所述，檔案管理工作的最終目的是利用檔案資料，發(fā)揮其在單位業(yè)務(wù)開展以及提升內(nèi)部管理水平等方面的作用。但是多數(shù)單位對(duì)于檔案管理工作存在理解偏差，沒有意識(shí)到檔案管理工作的真正價(jià)值，僅僅將此工作認(rèn)為成對(duì)檔案資料的收藏和保管，難以發(fā)揮出檔案信息的應(yīng)有價(jià)值，同時(shí)也導(dǎo)致檔案管理工作中重視收藏和輕視管理的問題，降低了檔案信息的利 用率。

4）管理人員方面的薄弱問題?；谀壳霸絹碓礁叩臋n案信息管理要求，價(jià)值信息時(shí)代下各種先進(jìn)信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及信息化技術(shù)水平等提出更高的要求。而目前基層單位中由于不夠重視此工作，不僅配置的檔案管理人員數(shù)量不足，而且表現(xiàn)出檔案管理人員兼職現(xiàn)象比較普遍，也就是專業(yè)能力偏低，不僅缺乏檔案管理責(zé)任意識(shí)，而且無法充分應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)開展高效和高質(zhì)量的檔案管理工作，進(jìn)而影響檔案管理工作效率和質(zhì)量。

4 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化路徑

1）完善檔案管理制度。對(duì)于基層單位來說，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要提高對(duì)此工作的重視，不僅要構(gòu)建適合本單位的檔案管理制度，而且要不斷總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)補(bǔ)充和完善檔案管理制度。在此制度中要明確具體的檔案管理工作流程和要求，通過完善的制度和機(jī)制來明確各個(gè)檔案管理人員的具體職責(zé)內(nèi)容，強(qiáng)化管理人員的管理理念，提高對(duì)自身工作的重視。此外，還要結(jié)合完善和嚴(yán)格的考核機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，確保管理制度的落實(shí)，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。

2）更新檔案管理手段和工具?；谀壳靶畔⒒尘敖o檔案管理工作帶來的改變，為了充分利用信息化技術(shù)提升檔案管理效率和質(zhì)量，需要基層單位加大對(duì)檔案管理工作方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，比如要配置足夠的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備并引入配套的檔案管理信息系統(tǒng)等軟件。還要定期做好各類軟硬件的檢查和更新維護(hù)工作，確保其應(yīng)有作用的發(fā)揮，有助于幫助管理人員提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3）合理利用和開發(fā)檔案信息。為了最大化發(fā)揮檔案信息的作用，要在單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視此管理工作的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)全體職工的培訓(xùn)和宣傳教育，轉(zhuǎn)變?nèi)w職工的觀念，提高對(duì)檔案信息資料的重視。然后在具體工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在快速和準(zhǔn)確收集、整理各類檔案資料的同時(shí)，精確劃分不同類型的資料并做好保護(hù)管理工作，便于將其應(yīng)用于后續(xù)的工程管理和單位管理工作中。同時(shí)也要構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，便于使用者可以利用手頭上便捷的終端隨時(shí)查找各類所需文件資料，提升檔案信息利用的便捷性，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用。

4）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)。在單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視此管理工作的同時(shí)，要在人事管理工作中提高對(duì)檔案管理人員的招聘要求，結(jié)合完善的管理制度合理劃分不同崗位職責(zé)，合理安排人力資源。同時(shí)還要引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)對(duì)新入職人員的崗前培訓(xùn)以及對(duì)在職人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)工作，保證其滿足當(dāng)下檔案管理工作的要求，保證檔案管理工作高效和高質(zhì)量開展。

5 結(jié)語

基層事業(yè)單位中的檔案管理工作主要開展人事、工程以及其他文件資料的管理，對(duì)于單位的日常管理以及后續(xù)發(fā)展起到重要作用的。但是目前此工作中普遍表現(xiàn)出制度不完善、工具和方法落后、檔案信息開發(fā)利用不足以及人員綜合素質(zhì)偏低等問題。這就需要采取現(xiàn)代化的手段改進(jìn)和優(yōu)化上述問題，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。