蔡宇辰

（周市鎮(zhèn)人民政府，江蘇 昆山 215300）

1 前言

基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是政府部門開展各項工作的基礎(chǔ)。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，對于檔案的利用越來越頻繁，特別是涉及人事任免、民生保障、拆遷補償?shù)确矫?。而結(jié)合實際而言，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案中心建設(shè)普遍滯后，部分重要的業(yè)務(wù)檔案大都存放在各單位，保存設(shè)施較為落后，容易出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象。2020年周市鎮(zhèn)推進省級五星檔案中心建設(shè)，本文旨在結(jié)合改革進展情況，針對創(chuàng)建中暴露出的問題，進行深入研究并提出相應(yīng)解決措施。

2 當(dāng)前基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的突出問題

2.1 機構(gòu)整合導(dǎo)致歸檔責(zé)任不明確

2019年，周市鎮(zhèn)通過經(jīng)濟發(fā)達鎮(zhèn)行政管理體制改革。將原有的48個機構(gòu)整合為8個機構(gòu)，簡稱“兩辦一部五局”?！皟赊k”即黨政辦公室、政法和社會管理辦公室，“一部”即黨建工作部，“五局”即財政和經(jīng)濟發(fā)展局、建設(shè)局、社會事業(yè)局、綜合行政執(zhí)法局、行政審批局。其中每個局都涉及相應(yīng)的部門整合，如文衛(wèi)辦和計生辦拆分整合為教育口和衛(wèi)健口，在整合過程中對衛(wèi)生方面的歸檔文件缺少明確的責(zé)任劃分，兩部門均有涉及部分。同時，部門之間檔案管理基礎(chǔ)不一。我鎮(zhèn)原建管所檔案室已創(chuàng)建省特級村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室，規(guī)章制度較為完善。在機構(gòu)整合后，建管所與路燈綠化所等部門整合為建設(shè)局，其余部門基礎(chǔ)較差，在整合過程中也需要重新進行調(diào)整。

2.2 改革后檔案種類、數(shù)量更為繁雜

改革后雖然精簡為8個機構(gòu)，但是機構(gòu)內(nèi)的部門檔案管理工作種類越來越多，包括工業(yè)科技、轉(zhuǎn)型升級、鄉(xiāng)村振興、鎮(zhèn)村規(guī)劃等多個方面。如社會事業(yè)局（農(nóng)業(yè)農(nóng)村局）分管農(nóng)業(yè)和民生板塊，涉及的部門較多，現(xiàn)有的保管期限表難以進行很好的區(qū)分。同時，一些年度性的重點專項行動，如安全生產(chǎn)、群租廠房等，都需要設(shè)立專門的歸檔類別，在整理歸檔時，部分單位在改革過程中人事調(diào)整較多，就容易導(dǎo)致文件內(nèi)容的缺失，給各部門工作造成一定阻礙。綜合執(zhí)法局成立后，2019年4-12月共完成一般程序案件934件、簡易案件1046件，數(shù)量較多，需落實專人負責(zé)歸檔。

2.3 檔案管理人員變動頻繁、專業(yè)能力不足

檔案管理人員嚴重匱乏，且流動較為頻繁，存在極大的不穩(wěn)定性，制約了檔案管理工作效率。檔案工作管理較為枯燥，且對工作人員的專業(yè)能力要求較高，而部門中多為兼職檔案管理員，缺乏經(jīng)驗且認識理解不到位，導(dǎo)致在歸檔過程中經(jīng)常出現(xiàn)錯漏，對收集檔案資料的范圍和內(nèi)容沒有統(tǒng)一把關(guān)，檔案管理質(zhì)量不能保證。除此之外，對于圖片、圖案收集工作不夠重視，圖片質(zhì)量較差，缺少代表性內(nèi)容。

3 優(yōu)化基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的具體措施

3.1 加強隊伍建設(shè)，提高思想認識

檔案中心組建專職檔案員隊伍，負責(zé)日常管理和部門指導(dǎo)，保障基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)與管理，結(jié)合創(chuàng)建進程，制定詳細的培訓(xùn)方案，注重人才的專業(yè)化發(fā)展，定期開展檔案管理培訓(xùn)活動，優(yōu)化理念，創(chuàng)新模式，切實提升專職檔案員的思想認識，督促保持認真負責(zé)的工作態(tài)度，從而提升基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理質(zhì)量。注重對優(yōu)秀檔案管理人才選拔，適當(dāng)放寬人才政策，有條件地引進優(yōu)秀專業(yè)人才，不管是從公務(wù)員的渠道對專業(yè)人才的選拔，還是在社會公開競爭的選拔，都能夠有效地避免人才的流失，不斷地擴大專業(yè)隊伍，切實提升管理隊伍的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，為基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 豐富檔案類別，規(guī)范管理流程

從周市鎮(zhèn)改革后的檔案管理工作來看，其所涉及的管理內(nèi)容與范圍都比之前有了較大的擴展。因此，對檔案員的專業(yè)水平提出了更高的要求。不僅要具備專業(yè)知識，而且還有豐富的工作經(jīng)驗，熟悉各部門的工作。在日常管理中，也應(yīng)具備較強的協(xié)調(diào)能力，能夠有針對性地對檔案種類合理劃分。鎮(zhèn)檔案中心需要構(gòu)建完善的管理體系，明確歸檔范圍、類別及流程，確保各項工作嚴格地按照規(guī)章制度性進行，從而安全有效開展檔案管理工作。檔案管理類別的豐富，有助于提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的效率。根據(jù)各部門的檔案現(xiàn)狀，對檔案信息進行分類管理，聘請第三方專業(yè)人員進行收集、整理、儲存，確保信息數(shù)據(jù)的完整翔實。對于檔案信息數(shù)據(jù)的精準分類，由具體類別定位到具體位置，有助于后續(xù)查閱。

3.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化中心建設(shè)

完備的基礎(chǔ)設(shè)施能為管理人員和查閱人員都提供便捷條件，有助于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。周市鎮(zhèn)撥付?？钣糜谟布嵘蛙浖?yōu)化，切實滿足創(chuàng)建省級五星檔案中心的各項條件。同時高標準推進陳列室建設(shè)，對機構(gòu)沿革、大事記等工作能夠一目了然地呈現(xiàn)，將檔案中心打造為展現(xiàn)全鎮(zhèn)風(fēng)貌的又一張名片。

結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，實現(xiàn)快速查閱，節(jié)約管理成本，提高準確性。設(shè)施設(shè)備提升的同時也需要對檔案員進行專業(yè)化的崗位培訓(xùn)，結(jié)合檔案分類、軟件管理等具體內(nèi)容明確培訓(xùn)課程，全面落實各項工作職責(zé)。確保檔案員能夠熟悉操作流程，精準查閱相關(guān)文件。

4 結(jié)語

綜上所述，擴權(quán)強鎮(zhèn)旨在完善基層政務(wù)服務(wù)，而檔案查閱作為民生服務(wù)中的一項，也需要配合改革進程進行同步完善。通過檔案中心建設(shè)，進一步完善歸檔范圍，精簡查閱流程，為群眾和部門工作提供高效便捷的檔案服務(wù)，全面提升基層檔案管理工作質(zhì)量與效率。