覃愛群

（大港油田公司檔案中心，天津 300280）

文件和檔案的收集和整理是公共機(jī)構(gòu)日常管理和運(yùn)作的重要方面之一，充分利用檔案對(duì)公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展具有重要意義。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的飛速發(fā)展，業(yè)務(wù)管理和運(yùn)營(yíng)面臨的內(nèi)部和外部環(huán)境正在發(fā)生巨大變化。如果單位組織希望在新時(shí)代取得更大進(jìn)展，如何加強(qiáng)文件管理已成為當(dāng)前的業(yè)務(wù)。這是單元開發(fā)中要解決的重要問(wèn)題。

1 在辦公室收集和存檔文檔和檔案的重要性

首先，隨著現(xiàn)代歸檔概念和技術(shù)的發(fā)展，歸檔媒體向數(shù)字媒體的轉(zhuǎn)換以及文件傳輸網(wǎng)絡(luò)是文檔歸檔的最新進(jìn)展之一。這是使內(nèi)容越來(lái)越廣泛和復(fù)雜的重要趨勢(shì)。第二，當(dāng)前單位組織的運(yùn)作和發(fā)展非常重視文件和檔案的價(jià)值，檔案的使用頻率顯著增加。為了確保文檔文件收集和歸檔的完整性，準(zhǔn)確性，標(biāo)準(zhǔn)化和及時(shí)性，確保文檔文件的質(zhì)量以及如何進(jìn)行有價(jià)值的信息的提取，分類和處理已經(jīng)成為重要的問(wèn)題。加強(qiáng)辦公文件和檔案的收集和歸檔有助于最大程度地利用參考和利用價(jià)值，并為單位組織帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)

辦公文件和檔案的收集和提交是根據(jù)國(guó)家有關(guān)辦公文件和檔案管理的適用法律法規(guī)進(jìn)行的，大學(xué)還開設(shè)了有關(guān)文件收集和管理的專門課程，以提供辦公文件和檔案。我們正在提高存儲(chǔ)管理的質(zhì)量。同時(shí)，為減輕實(shí)際過(guò)程中因文件和檔案管理引起的工作負(fù)擔(dān)，國(guó)家對(duì)辦公文件和檔案管理中應(yīng)保存的文件進(jìn)行了明確規(guī)定，設(shè)定了判斷標(biāo)準(zhǔn)，避免了因盲目歸檔而造成的管理壓力。具體的判斷標(biāo)準(zhǔn)如下。

1）處理后必須收集并保存文件。需要及時(shí)查詢和顯示正在處理的文檔和文件，由于實(shí)際工作中的問(wèn)題以及存儲(chǔ)后的不便訪問(wèn)，因此無(wú)需存儲(chǔ)它們。例如，如果發(fā)布了文檔，則僅在發(fā)布注冊(cè)之后，才可以認(rèn)為該文檔是完整的，并且已經(jīng)執(zhí)行了提交過(guò)程。相關(guān)文檔和材料應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行組織和歸檔，以避免在某些存儲(chǔ)過(guò)程中遺漏。

2）文檔文件在存儲(chǔ)之前必須具有保存價(jià)值。一些不具有保存價(jià)值的文檔文件不需要?dú)w檔，保存價(jià)值的判斷主要基于文檔文件是否具有基本原理，實(shí)踐基礎(chǔ)，行為驗(yàn)證，實(shí)際工作證明。對(duì)于某些臨時(shí)文件，交易文件和某些與設(shè)備無(wú)關(guān)的文件，無(wú)需保留它們。

3）系統(tǒng)組織的文件。它主要是指應(yīng)保留的文件。在提交之前，必須對(duì)其進(jìn)行分類，分類和標(biāo)準(zhǔn)化。我不能隨心所欲。未處理的文檔不能被判斷為檔案，它們只能作為累積文檔的“身份”來(lái)維護(hù)。通常，只有滿足上述三個(gè)條件的辦公室文檔和文件才可以歸檔，并且如果不滿足要求，則不需要?dú)w檔管理。

3 辦公室文書檔案收集和歸檔問(wèn)題

1）對(duì)文件和文件的收集和歸檔缺乏興趣，文件管理系統(tǒng)不完整。大多數(shù)非文件管理組織都更注重實(shí)現(xiàn)自己的功能，而很少關(guān)注文件管理任務(wù)。他們認(rèn)為，它們很少用于單位運(yùn)營(yíng)和實(shí)際任務(wù)開發(fā)。大多數(shù)部門認(rèn)為檔案的收集和分類是相關(guān)的，數(shù)據(jù)可以合并提交。這種落后的意識(shí)形態(tài)使文件和文件的收集和提交更加困難，因?yàn)槟承┎块T不配合工作。此外，由于缺乏對(duì)相關(guān)工作的關(guān)注，導(dǎo)致系統(tǒng)不完整，導(dǎo)致所有部門和個(gè)人缺乏文件管理職責(zé)，并且缺乏有效的文件收集和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。有格式不規(guī)范、名稱不規(guī)范和內(nèi)容不規(guī)范的文件以及完整性不夠，提交率低等問(wèn)題，收集和提交文件和文檔的總體效率和質(zhì)量不高。

2）逆轉(zhuǎn)了現(xiàn)代技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)存儲(chǔ)操作以及存儲(chǔ)材料的收集和處理的影響?，F(xiàn)代技術(shù)的進(jìn)步對(duì)傳統(tǒng)的存儲(chǔ)操作產(chǎn)生了一定的影響，舊的管理模式已經(jīng)不能滿足新時(shí)代存儲(chǔ)操作的需求。一方面，檔案和文件的部分收集和歸檔可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行，這大大提高了效率，并大大減少了文件和檔案的收集和歸檔中的重復(fù)工作和勞動(dòng)強(qiáng)度。但是，與此同時(shí)，雖然信息密度的顯著提高，信息格式的多樣化以及文件收集和歸檔的技術(shù)性在增加，但由于單位組織，仍然無(wú)法達(dá)到要求。在“無(wú)紙化辦公室”中，文檔和文件經(jīng)常以紙質(zhì)和數(shù)字格式共存，從而增加了處理文件的難度。另外，一些部門沒有為建立檔案信息化提供足夠的支持，相關(guān)設(shè)備落后，性能不佳，對(duì)信息時(shí)代的檔案處理效率產(chǎn)生一定的影響。

4 改進(jìn)檔案收集和歸檔工作的措施

1）在收集和提交文件方面引起所有員工的興趣并提高他們的意識(shí)。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，更多地注意這項(xiàng)工作，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和示范作用，營(yíng)造良好的管理氛圍，激勵(lì)員工積極開展檔案管理。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要投資人增加投資，辦公室部門定期舉行檔案管理座談會(huì)，并邀請(qǐng)公司和機(jī)構(gòu)的員工解釋檔案管理的重要性，相關(guān)法律和管理要點(diǎn)。并且從合法化的角度分析文件管理對(duì)企業(yè)，機(jī)構(gòu)和個(gè)人發(fā)展的影響以及解決問(wèn)題的重要性，并提高管理意識(shí)。其次，企業(yè)和機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)文件收集和提交的投入。在人員方面，有必要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，并通過(guò)實(shí)踐提高員工的實(shí)踐技能。在財(cái)政投資方面，它應(yīng)包括購(gòu)買此類設(shè)備，維護(hù)存儲(chǔ)位置和改善環(huán)境，以加強(qiáng)用于收集和提交文件的預(yù)算支出，并確保文件管理的安全性。在物質(zhì)資源方面，有必要引入先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔收集和歸檔管理的自動(dòng)化，智能化和信息化，例如文件管理軟件系統(tǒng)和多功能查詢系統(tǒng)。

2）改革和創(chuàng)新文件和檔案的工作方式，提高文件和檔案的收集和歸檔質(zhì)量。首先，檔案管理人員必須積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到他們的工作中，并改革和創(chuàng)新文件和記錄工作方法，以便檔案管理人員可以積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到他們的工作中，以便在新技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)滿足新時(shí)期國(guó)家企業(yè)的石油業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。例如，文件管理者需要改變概念，以便在新情況下提供文件管理，在這種情況下，他們需要更改現(xiàn)有文件管理方法并升級(jí)其文件管理方法，并充分利用最新的辦公設(shè)備和辦公軟件。其次，檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)文件和檔案進(jìn)行收發(fā)，對(duì)文件進(jìn)行歸納，分類，組織，創(chuàng)建搜索工具，歸檔和管理等工作，以提高信息檔案館的安全性和效率性等有待進(jìn)一步研究。同時(shí)，為了增加文件利用的便利性，文件管理人員必須做好文件分類和綁定。根據(jù)不同文件綁定的不同要求，在卷上進(jìn)行編目可使存儲(chǔ)的文件的存儲(chǔ)更加有序，更合理。最后，負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須根據(jù)單位的實(shí)際情況組織一個(gè)特殊的檔案。例如，當(dāng)測(cè)量和制圖與設(shè)計(jì)相關(guān)的單元時(shí)，歸檔者必須精通收集，審查，組織和提交各個(gè)項(xiàng)目（包括控制）的測(cè)量和測(cè)繪歸檔。它還提供檔案咨詢服務(wù)，為我國(guó)石油勘探工作的研究和制圖管理提供合法有效的數(shù)據(jù)，材料和證據(jù)。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，辦公文件和檔案的收集和提交應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的投資，使用現(xiàn)代管理方法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)，專業(yè)，標(biāo)準(zhǔn)化，并建立目標(biāo)管理系統(tǒng)作為實(shí)際管理。做吧有必要為提高人力，設(shè)備，方式等的管理水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的獲取，提高管理意識(shí)，改善檔案整體管理奠定基礎(chǔ)。