魯 芩

（普洱市職業(yè)教育中心，云南 普洱 665000）

1 職業(yè)學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作的重要性

一個(gè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中，往往會(huì)通過(guò)開(kāi)展各種各樣的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)來(lái)增強(qiáng)公司的市場(chǎng)效益與經(jīng)濟(jì)效益。但經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展往往不是一蹴而就的，它會(huì)由一系列的文字資料、表格、音頻、視頻以及一些人事資料等組成。將這些資料進(jìn)行整理歸檔，保存起來(lái)并加以利用，就是檔案管理。在職業(yè)學(xué)校的檔案管理中也是一樣的。而且隨著我國(guó)現(xiàn)代教育制度的逐步完善以及檔案管理工作制度的不斷建立健全，檔案管理在職業(yè)學(xué)校的日常管理過(guò)程中也起到了不可代替的作用。它不僅能夠推動(dòng)學(xué)校內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范學(xué)校日常管理事物，還能提升職業(yè)學(xué)校的管理效率。另外。在職業(yè)學(xué)院教研的過(guò)程中，檔案管理工作也成為學(xué)校調(diào)研工作的“指路人”。具體來(lái)說(shuō)，在職業(yè)學(xué)校對(duì)學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行形象宣傳時(shí)，檔案管理工作能夠促進(jìn)該校科學(xué)研究工作順利進(jìn)行[1]。因此，在新時(shí)期下的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中，應(yīng)立足真實(shí)性原則，一方面對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行有效管理，全面記錄學(xué)生在校的日常學(xué)習(xí)情況，幫助學(xué)校更有效地進(jìn)行檔案管理工作；另一方面應(yīng)在創(chuàng)新2.0的大背景下，職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理負(fù)責(zé)人員都應(yīng)積極推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新性發(fā)展，進(jìn)而為學(xué)校檔案管理工作注入時(shí)代發(fā)展新動(dòng)能，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案與教學(xué)建設(shè)同步管理，杜絕不利于職業(yè)學(xué)校檔案管理的因素，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校教育教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2 基于新形勢(shì)下的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案資料的收集往往較為分散，管理都是以結(jié)構(gòu)或部門(mén)為一個(gè)整個(gè)群體。但由于每個(gè)計(jì)構(gòu)或單位之間存在一定的獨(dú)立性，學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作也就成為一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。因此，在新時(shí)期下，職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)逐漸改變這種單一化的管理形式，通過(guò)采用建立集中的“檔案管理中心”、成立專(zhuān)業(yè)的檔案管理計(jì)構(gòu)等方式來(lái)提高學(xué)校內(nèi)部檔案管理的工作效率。不僅如此，在檔案管理工作由分散管理走向集中管理的過(guò)程中，學(xué)校內(nèi)部檔案管理創(chuàng)新工作也應(yīng)該充分借助指在原有的檔案管理工作模式下得出一些自己獨(dú)特的看法與見(jiàn)解，再運(yùn)用類(lèi)比、對(duì)比等手法在同類(lèi)或異類(lèi)事物得到深度認(rèn)知，其次再將這些總結(jié)歸納的工作想法融入新時(shí)期的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作之中，形成獨(dú)特特色的檔案管理工作模式。再次，檔案管理工作的創(chuàng)新不僅是考驗(yàn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也是幫助檔案管理人員提高創(chuàng)新思維的重要舉措。由此，在檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案管理者首先應(yīng)跳出自己的舒適圈，學(xué)會(huì)利用自身優(yōu)勢(shì)借鑒適合學(xué)校實(shí)際發(fā)展需要的成功經(jīng)驗(yàn)和方法，同時(shí)也要對(duì)其關(guān)聯(lián)行業(yè)的知識(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，并在其學(xué)習(xí)、借鑒中找到合理的工作方法，促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理由分散走向集中管理[3]。

2.2 由紙質(zhì)管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理

實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校學(xué)案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理制度改革的需要，還能夠滿足當(dāng)代社會(huì)對(duì)職業(yè)院校檔案管理的多元化需求。傳統(tǒng)的檔案管理工作制度主要是通過(guò)手寫(xiě)記錄來(lái)記錄學(xué)校教學(xué)調(diào)研及師生的日常管理等工作。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，職業(yè)院校檔案的管理手段與記錄方式也在發(fā)生一些改變。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的21世紀(jì)，職業(yè)院校的檔案管理工作也應(yīng)根據(jù)學(xué)校管理的實(shí)際需要，對(duì)職業(yè)院校的檔案管理事物進(jìn)行合理創(chuàng)新。同時(shí)該學(xué)校的檔案管理人員還可以利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息設(shè)備將學(xué)校相關(guān)檔案的信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈宓染W(wǎng)絡(luò)形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。其次，由于檔案工作是一個(gè)較為保密的工作，這就需要檔案管理人員在整理與記錄個(gè)人的資料時(shí)需要做好相關(guān)的工作，而現(xiàn)代信息技術(shù)的保密性不僅能夠促進(jìn)電子資料的永久保存，對(duì)學(xué)校檔案管理的信息的安全性與嚴(yán)密性也有一定的保障[4]。

2.3 提升醫(yī)院基建檔案人員綜合素質(zhì)，推動(dòng)信息化建設(shè)

檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)要求強(qiáng)、程序繁瑣的工作。這就需要檔案管理人員必須具備嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作態(tài)度與良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，學(xué)校也應(yīng)定期組織相關(guān)技術(shù)管理培訓(xùn)，不斷提升學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員的管理水平，包括法律法規(guī)、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制等。改變過(guò)去的工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)，自覺(jué)發(fā)揮主人翁意識(shí)，通過(guò)采取多元化管理工作形式合理配置資源，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，為職業(yè)院校檔案管理建設(shè)培養(yǎng)一支高素質(zhì)隊(duì)伍。鑒于此，我國(guó)各個(gè)地區(qū)的職業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新時(shí)可以在充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上應(yīng)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，通過(guò)開(kāi)展定期培訓(xùn)等形式豐富現(xiàn)代化職業(yè)院校檔案管理內(nèi)容與工作形式，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)各個(gè)地區(qū)的職業(yè)院校檔案管理工作的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其次，在現(xiàn)代化的信息社會(huì)中形成科學(xué)的檔案管理方式與手段，創(chuàng)新人事檔案管理的方法與形式也是促進(jìn)我國(guó)各個(gè)地區(qū)職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新的重要途徑[5]。

3 結(jié)束語(yǔ)

職業(yè)院校在教育教學(xué)進(jìn)程中，潛藏著諸多教育風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)無(wú)所不在的教育風(fēng)險(xiǎn)，職業(yè)院校的檔案管理工作影響著學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)能否平穩(wěn)進(jìn)行，教育事業(yè)能否長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。檔案管理工作作為職業(yè)院校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，對(duì)學(xué)校的教學(xué)調(diào)研活動(dòng)活合規(guī)開(kāi)展具有重要的監(jiān)督和指導(dǎo)意義。因此，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)管理的學(xué)校部門(mén)應(yīng)高度重視檔案管理工作對(duì)學(xué)校教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性，通過(guò)建立健全相關(guān)管理工作制度、由分散走向集中管理、由紙質(zhì)管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化等創(chuàng)新手段以及加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的相互溝通來(lái)充分發(fā)揮學(xué)校檔案檔案管理職能，提升檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)職業(yè)院校檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。