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        強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的思考

        2020-02-25 21:47:56
        卷宗 2020年32期
        關(guān)鍵詞:高校學(xué)生管理人員情況

        李 娟

        (周口職業(yè)技術(shù)學(xué)院,河南 周口 466002)

        學(xué)生檔案記載了學(xué)生的個(gè)人信息,能夠反映用學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、愛好特長、綜合素質(zhì)、品德素養(yǎng)等,學(xué)生檔案管理工作是高校工作中的一部分,工作質(zhì)量與學(xué)生的切身利益有著直接的聯(lián)系,因此在高等教育不斷改革發(fā)展的同時(shí),高校也要重視學(xué)生檔案管理工作。

        1 高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

        1.1 缺乏完善的管理制度

        在研究過程中發(fā)現(xiàn),許多高校缺乏完善的學(xué)生檔案管理制度,學(xué)生的檔案由所屬的院系負(fù)責(zé)管理,直至學(xué)生臨近畢業(yè)之時(shí),學(xué)生檔案管理人員才會收集學(xué)生相關(guān)信息并完成學(xué)生檔案的編寫工作,由畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心將學(xué)生的檔案寄給學(xué)生的工作單位或人才市場。在畢業(yè)學(xué)年收集學(xué)生學(xué)習(xí)期間的所有信息意味著檔案的內(nèi)容不詳盡,檔案所存留的信息也僅僅是對學(xué)生千篇一律的評價(jià)與相差無幾的學(xué)生成績。對于就業(yè)單位來說,難以從學(xué)生檔案了解學(xué)生的創(chuàng)新意識與能力、綜合素質(zhì)、社交能力等客觀信息,影響了學(xué)生的就業(yè)情況。對于學(xué)生來說,缺乏日常管理可能會影響學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)積極性。此外,由于學(xué)生檔案缺乏規(guī)范性管理,在檔案填寫的過程中也可能會出現(xiàn)檔案造假的情況,影響了高校學(xué)生檔案管理工作的價(jià)值。

        1.2 檔案內(nèi)容不全面

        學(xué)生檔案指的是學(xué)校對學(xué)生在校期間的表現(xiàn)進(jìn)行記錄的檔案,其中包含了學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷、德才能績等,需要對學(xué)生的各方面素質(zhì)進(jìn)行記錄。但是在研究過程中發(fā)現(xiàn),目前許多高校的學(xué)生檔案內(nèi)容不全面,多是由學(xué)生資料、學(xué)習(xí)成績、政治表現(xiàn)組成,新時(shí)代用人單位對學(xué)生能力的需求在檔案之中卻無從表現(xiàn)。高校一直沿襲傳統(tǒng)的學(xué)生檔案模式,使得高校的學(xué)生檔案管理工作無法跟隨時(shí)代的潮流,制約了學(xué)生的就業(yè)情況,因此對學(xué)生檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新式改革刻不容緩。

        1.3 管理人員素質(zhì)有待提升

        在研究過程中發(fā)現(xiàn),許多高校都是由輔導(dǎo)員或?qū)W生會成員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作,由于這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力,學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量也就無法得到保障。在眾多工作面前,他們也無法意識到學(xué)生檔案工管理工作的重要性,因此在開展學(xué)生檔案管理工作時(shí)可能敷衍了事。在研究過程中還了解到,有些高校設(shè)立有學(xué)生檔案管理崗位,但由于高校并不重視學(xué)生檔案管理工作的重要性,大部分學(xué)生檔案管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)能力,也不擅長在學(xué)生檔案管理工作中使用現(xiàn)代化技術(shù),導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量難以得到提升。

        2 強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化策略

        2.1 完善學(xué)生檔案管理體制

        缺乏完善的學(xué)生檔案管理制度嚴(yán)重制約了高校學(xué)生檔案管理工作的開展,影響了學(xué)生的就業(yè)情況,對此,高校應(yīng)該完善學(xué)生檔案管理體制,加大規(guī)章制度實(shí)施力度,同時(shí)結(jié)合監(jiān)督管理體系,保障學(xué)生檔案管理制度的實(shí)施與發(fā)展。首先,要提升高校對學(xué)生檔案管理工作的重視程度,我國教育部門可以發(fā)布相關(guān)政策,強(qiáng)調(diào)學(xué)生檔案管理工作的重要性,同時(shí)要求高校完善學(xué)生檔案管理工作的規(guī)章制度,設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理工作崗位,由高素質(zhì)的專業(yè)人才負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作,或?qū)ΜF(xiàn)有的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。其次,對于高校來說,要定期收集學(xué)生的信息并及時(shí)更新學(xué)生檔案,加大學(xué)生檔案管理力度,防止出現(xiàn)造假等情況。高校要向優(yōu)秀的學(xué)校學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)其他學(xué)校在學(xué)生檔案管理工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),然后對本校的基本情況進(jìn)行調(diào)查,分析本校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題,結(jié)合實(shí)際情況制定科學(xué)完善、切合實(shí)際的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。最后,高校還要培養(yǎng)學(xué)生對學(xué)生檔案的重視程度。妥善保管并合理利用學(xué)生檔案能夠培養(yǎng)學(xué)生的責(zé)任感與自律性,提升學(xué)生的綜合素質(zhì),使學(xué)生在校期間能夠認(rèn)真學(xué)習(xí),健康成長。

        以制定完善的學(xué)生檔案管理制度為例,學(xué)生檔案管理制度可以分為以下六個(gè)方面。第一,闡述學(xué)生檔案的意義與內(nèi)容。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)政府的相關(guān)文件確定這一部分的內(nèi)容,通過闡述學(xué)生檔案的意義來增強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任感。在闡述學(xué)生檔案的內(nèi)容時(shí),要根據(jù)新時(shí)代的需求確定學(xué)生檔案應(yīng)該包含的內(nèi)容。第二,登記、轉(zhuǎn)檔管理制度。在新生轉(zhuǎn)入或畢業(yè)生轉(zhuǎn)出時(shí),高校的學(xué)生檔案管理人員要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí),查看檔案的材料是否齊全。第三,檔案登記制度。學(xué)??梢园才殴芾砣藛T每年或者每學(xué)期收集一次學(xué)生的信息,并將相關(guān)的信息整理歸檔。在這一部分要詳細(xì)說明信息收集的流程、信息歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間。第四,學(xué)生檔案借閱制度。學(xué)生檔案應(yīng)該按照班級、專業(yè)、年級分類存放,在學(xué)生借閱學(xué)生檔案時(shí),管理人員應(yīng)該詳細(xì)記錄學(xué)生檔案的內(nèi)容,認(rèn)真登記學(xué)生手續(xù),避免學(xué)生檔案出現(xiàn)造假、丟失的情況。第五,學(xué)生檔案管理工作人員監(jiān)督考核制度。學(xué)??梢悦磕觌S機(jī)2~3次安排工作人員從每個(gè)學(xué)院中抽查10份學(xué)生檔案,了解學(xué)生檔案是否存在更新不及時(shí)、造假等情況,一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況則對檔案管理人員進(jìn)行懲處。學(xué)生在發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案管理人員出現(xiàn)工作上的問題時(shí),如協(xié)助造假、信息歸檔錯(cuò)誤等,也可以向?qū)W校舉報(bào),一旦發(fā)現(xiàn)情況屬實(shí),則應(yīng)該按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行懲處,同時(shí)對舉報(bào)學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的獎勵。第六,學(xué)生信息監(jiān)督管理制度。在收集學(xué)生的信息之后,檔案管理人員也要對學(xué)生的信息進(jìn)行核實(shí),如果發(fā)現(xiàn)有學(xué)生造假,則將相關(guān)情況反映給輔導(dǎo)員,按照規(guī)章制度對學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

        2.2 增大檔案內(nèi)容覆蓋面

        目前的學(xué)生檔案內(nèi)容較為傳統(tǒng),并不能全面展現(xiàn)學(xué)生的各方面素質(zhì),在學(xué)生的就業(yè)過程中難以提供有力的依據(jù),為了能夠提升學(xué)生的就業(yè)率與質(zhì)量,高校應(yīng)該重視學(xué)生檔案管理工作,同時(shí)增大學(xué)生檔案的內(nèi)容覆蓋面。學(xué)校也應(yīng)該重視學(xué)生檔案中的誠信記錄,誠信是一個(gè)人在當(dāng)今社會立足的根本,對社會工作單位來說,誠信也是對員工的基本需求。最后,高校還可以建立學(xué)生工作反饋檔案,對畢業(yè)生的就業(yè)情況進(jìn)行跟蹤記錄,以客觀的角度了解高校教育的培養(yǎng)效果,同時(shí)根據(jù)就業(yè)情況來反向優(yōu)化高校的教學(xué)方法。

        以對高校學(xué)生檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃為例,可以將高校學(xué)生檔案劃分為以下四個(gè)方面的內(nèi)容。第一,學(xué)生的基本情況。學(xué)生的基本情況包括學(xué)生的學(xué)籍、身體狀況、疾病史、政治面貌、聯(lián)系方式、家庭成員、經(jīng)濟(jì)情況等,在入學(xué)之前,學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該對學(xué)生的基本情況進(jìn)行核實(shí),每次匯總整理學(xué)生的基本信息時(shí),如果出現(xiàn)變動也要及時(shí)更改。第二,學(xué)生的學(xué)習(xí)成績。學(xué)習(xí)成績包括入學(xué)成績、學(xué)期考試成績、畢業(yè)成績、學(xué)位證書等。高校也可以增加學(xué)生心理測試成績與誠信評定作為學(xué)生成績的一部分。在給出對學(xué)生的誠信評定成績時(shí),校方也可以將學(xué)生的信用情況匯集歸入檔案。第三,學(xué)生在校期間獲得的證書及獎勵。證書包含獲獎證書及資格證書,對于畢業(yè)生來說比較重要的證書有英語四、六級證書、計(jì)算機(jī)等級證書、雅思等,獎勵包括學(xué)分獎勵、經(jīng)濟(jì)獎勵、物質(zhì)獎勵等,常見的有國家勵志獎學(xué)金、三好學(xué)生表彰等。第四,學(xué)生的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。這一部分可以分為教師評價(jià)、學(xué)生自評、同學(xué)互評三部分,在評價(jià)的過程中,評價(jià)人應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)章制度,認(rèn)真給出最準(zhǔn)確的評價(jià)。

        2.3 提升學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

        為了提升學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量,高校也要重視選用更專業(yè)的高素質(zhì)人才,負(fù)責(zé)學(xué)生黨員管理工作,或?qū)ΜF(xiàn)有的學(xué)生檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn),提升學(xué)生檔案管理對我的綜合素質(zhì)。對此每個(gè)院系可以設(shè)立學(xué)生檔案工作室與學(xué)生檔案管理,工作崗位安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作。

        以提升學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)為例,首先,每個(gè)院系可以從學(xué)生會內(nèi)選取3~4個(gè)擅長管理工作、有著較強(qiáng)保密意識的學(xué)生,輔助學(xué)生檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作,當(dāng)學(xué)校內(nèi)的學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)職位空缺時(shí),可以從應(yīng)屆生中選取有經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生發(fā)出職位邀請。學(xué)生在校期間參與檔案管理工作能夠培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力,提升學(xué)生的責(zé)任感,同時(shí)學(xué)生對本校的教育工作也較為熟悉,因此選用本校學(xué)生進(jìn)入學(xué)生檔案管理崗位能夠提升高校的學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。其次,高校也可以每學(xué)期安排相關(guān)專業(yè)的教授或講師,對現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行為期三天的專業(yè)技能培訓(xùn),傳遞國家的最新政策,提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

        3 總結(jié)

        目前我國高校并不重視學(xué)生檔案管理工作,傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作模式無法滿足新時(shí)代的需求,影響了學(xué)生的就業(yè)情況,本文分析了高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題,并給出一些優(yōu)化策略,希望能夠以此提升高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量,推動我國高校教育的發(fā)展。

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