梁宇霜

（玉林市衛(wèi)生學(xué)校，廣西 玉林 537000）

文書檔案是機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書檔案管理，是各項信息的有效記錄，也是檔案管理工作中的重要組成。對于學(xué)校而言，文書檔案管理是對學(xué)校管理、發(fā)展、科研、教學(xué)等方面詳細(xì)的、全面的記錄，也是學(xué)校管理、建設(shè)、發(fā)展改革的重要依據(jù)，而做好文書檔案管理工作，檔案的收集與歸檔是關(guān)鍵。因此，本文從學(xué)校文書檔案收集與歸檔的問題入手，有針對性地對這些問題進(jìn)行討論和研究，提出有效的對策和建議，為做好學(xué)校檔案管理工作打好 基礎(chǔ)。

1 做好學(xué)校辦公室文書檔案收集、歸檔工作的重要意義

做好學(xué)校辦公室文書檔案的日常收集與歸檔是學(xué)校辦公室的職能；做好學(xué)校檔案管理工作的重要前提；是學(xué)校辦公室順利開展其他工作的前提；為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校日常管理、辦學(xué)、發(fā)展、教學(xué)等工作方面提供決策性參考依據(jù)。以玉林市衛(wèi)生學(xué)校為例，文書檔案整理對于學(xué)校各項工作的開展有著非常重要的意義，能夠提供的文件內(nèi)容支撐和參考依據(jù)。

2 學(xué)校辦公室文書檔案收集、歸檔工作遇到的問題

2.1 缺乏認(rèn)識，制度不完善

缺乏對文書檔案收集、歸檔的認(rèn)識，純粹地認(rèn)為檔案收集和整理就是將相關(guān)文件資料整合成冊上交即可完成。因缺乏認(rèn)識，部分部門不愿配合工作，導(dǎo)致辦公室文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難，如相關(guān)部門辦結(jié)完相關(guān)文件內(nèi)容要求活動事項后不主動保存相關(guān)文件，認(rèn)為辦結(jié)即可。另外，檔案管理制度的不完善，使得學(xué)校辦公室文書檔案收集、歸檔缺乏有效的規(guī)范，存在著檔案格式雜亂、命名不規(guī)范、內(nèi)容不完整等問題，導(dǎo)致辦公室文書檔案的收集、歸檔工作效率不高。以玉林市衛(wèi)生學(xué)校為例，個別部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人在辦結(jié)文件要求活動后，不及時保存文件，出現(xiàn)閱辦文件遺失現(xiàn)象。同時，檔案管理制度的不完善也導(dǎo)致這一工作的相對滯后。

2.2 對現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不夠重視

在信息大數(shù)據(jù)時代，各企事業(yè)單位黨政機關(guān)辦公室文書辦公處理、收集、歸檔都提倡使用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)（無紙化辦公），在這一基礎(chǔ)上，從接收文件開始到歸檔保存，在現(xiàn)代軟件技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上基本可以實現(xiàn)，對于學(xué)校辦公室文書檔案收集與管理中的問題進(jìn)行提示，在使用以上系統(tǒng)之后，可以通過操作平臺查閱檔案管理情況，方便、快捷、高效率。但是，由于學(xué)校管理層不夠重視，“無紙化辦公”理念（使用OA系統(tǒng)）沒有在全校教職工當(dāng)中推廣真正使用，大大降低了辦公效率，不利于文書檔案收集、歸檔工作。以玉林市衛(wèi)生學(xué)校為例，2017年開始使用玉林市衛(wèi)生學(xué)校OA系統(tǒng)，到目前為止該軟件使用率不高，文件的從玉林市云政務(wù)系統(tǒng)、廣西醫(yī)科大學(xué)協(xié)同辦公系統(tǒng)、玉林市教育協(xié)同管理系統(tǒng)等平臺中收到的文件，采用的方法仍是先接收，登記，打印，通過紙質(zhì)版或者QQ、微信向領(lǐng)導(dǎo)請示，領(lǐng)導(dǎo)批示后再進(jìn)行處理，這樣容易導(dǎo)致文件的遺漏，不利于文件的收集，也不利于文件的歸檔。

2.3 缺乏文書檔案工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案業(yè)務(wù)工作學(xué)習(xí)培訓(xùn)，較少組織校內(nèi)外檔案相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)機會，這一因素也直接影響了學(xué)校文書檔案工作的效率和質(zhì)量。以玉林市衛(wèi)生學(xué)校為例，有關(guān)于檔案管理方面的培訓(xùn)一般由學(xué)校檔案室管理負(fù)責(zé)人參加，其他負(fù)責(zé)學(xué)校辦公室文書檔案工作的干事因缺乏專業(yè)的文書檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會，對更專業(yè)、更新的、更符合當(dāng)下的文書檔案收集、歸檔的工作方法缺乏一定了解，這對提高文書檔案的工作效率打一定的折扣。

2.4 學(xué)校升級發(fā)展過程中對文書檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響

學(xué)校在發(fā)展、改革的過程中，辦學(xué)地點的變遷，學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，教職工崗位輪換變動、時間、精力、能力等各方面因素的影響，在一定程度上影響了文書檔案管理工作。以玉林市衛(wèi)生學(xué)校為例，2019年3月，玉林市衛(wèi)生學(xué)校整體搬遷至廣西醫(yī)科大學(xué)玉林校區(qū)辦學(xué)，與廣西醫(yī)科大玉林校區(qū)合并，學(xué)校規(guī)模、學(xué)生規(guī)模都是歷史新高，但是由于教職工人數(shù)只有200多人，部分教職工身兼多職，如兼教學(xué)教師、班主任、行政崗位的，然而人的時間精力、能力有限，導(dǎo)致文書檔案收集、歸檔工作相對滯后，在學(xué)校辦公室文書檔案管理工作在一定程度上影響。

3 針對學(xué)校辦公室文書檔案收集、歸檔的問題提出的對策

3.1 提高認(rèn)識，完善學(xué)校文書檔案管理制度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強對文書檔案管理重要性的認(rèn)識，學(xué)校各部門、各科室負(fù)責(zé)人要注重文書檔案的收集，部門日常辦結(jié)了的文件要注意保存，并及時交回到學(xué)校辦公室，避免遺忘、遺失；學(xué)校要完善文書檔案管理制度，并建立長效機制，使文書檔案管理工作形成規(guī)范，提高工作效率。

3.2 重視現(xiàn)代技術(shù)在工作中的應(yīng)用，加強宣傳和普及

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視現(xiàn)代技術(shù)在日常工作中的應(yīng)用，加強學(xué)校文書電子化管理宣傳普及工作 ，要重視對學(xué)校辦公系統(tǒng)的使用，起帶頭作用，堅持“無紙化”辦公，在日常文件接收，流轉(zhuǎn)、處理、歸檔等一系列工作均可以在辦公系統(tǒng)中實現(xiàn)。建立長效機制，全校教職工要加強對學(xué)校辦公系統(tǒng)使用的學(xué)習(xí)，并堅持“無紙化”辦公理念，提高日常工作效率。

3.3 加強文書檔案工作人才隊伍建設(shè)

辦公室文書檔案工作人員的綜合素質(zhì)，是提高學(xué)校文書檔案管理質(zhì)量的重要保證。學(xué)校要做好以下兩個方面工作：1）加強對文書檔案工作人員培訓(xùn)。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該盡量創(chuàng)造條件和機會，為文書檔案工作人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機會，讓他們能掌握更多的文書檔案管理技能、方法，學(xué)會利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、保存和管理檔案資料，提高工作效率、工作質(zhì)量。2）通過校外招聘、校內(nèi)競選等方式 ，選拔具有一定專業(yè)素質(zhì)的文書檔案管理人才。3）學(xué)校設(shè)置專職的辦公室文書檔案管理工作人員，減少該崗位人員流動，有利于學(xué)校辦公室文書檔案的管理。

4 結(jié)語

針對現(xiàn)有學(xué)校文書檔案管理中的問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提起高度重視，并不斷做好學(xué)校辦公室文書檔案管理制度的建立、完善以及其他相關(guān)管理措施的創(chuàng)新、落實。只有這樣，才能進(jìn)一步提升學(xué)校辦公室文書檔案的管理水平和工作效率，促進(jìn)學(xué)校辦公室文書檔案管理工作的健康、長遠(yuǎn)發(fā)展。