向 偉

（荊州住房公積金中心，湖北 荊州 434200）

隨著物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，檔案的存儲(chǔ)方式和管理方法要求都發(fā)生了很大的改變。檔案對(duì)于各大機(jī)構(gòu)企業(yè)都是非常寶貴的資源，檔案的管理在各行各業(yè)的日常工作都是非常重要的組成部分，以往的存儲(chǔ)和管理方式受到了時(shí)代的技術(shù)限制，不再適用于如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，耗費(fèi)了大量的人力物力，儲(chǔ)存?zhèn)魉偷陌踩匀耘f非常低。所以現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理提出了一種新的機(jī)遇，也為檔案發(fā)掘出了新的可能性。

1 檔案信息化的優(yōu)勢(shì)和作用

1）提高工作效率，資源共享。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展打造了如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有極大程度的便利了人們的生活，其中檔案管理就可從中得到正向的影響。檔案直接以數(shù)據(jù)的方式存儲(chǔ)在云端，不必占用大量的空間，但又儲(chǔ)存大量的信息。有管理人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，整合，排序等等，有需要的時(shí)候可以直接在云端進(jìn)行傳輸，不必再翻山越嶺，跨越山河，極大地節(jié)省掉了資料在路程中的時(shí)間，在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，只需要幾分鐘甚至幾秒鐘就能夠完成傳輸，具有即時(shí)的優(yōu)點(diǎn)，大大提高了工作的效率。

2）備份重要信息，不怕丟失。傳統(tǒng)形式的檔案存儲(chǔ)會(huì)受到自然災(zāi)害，火災(zāi)，洪水等的問題，受到紙質(zhì)脆化，墨跡消失或沾染的問題，一旦發(fā)生以上狀況檔案就會(huì)受到影響，破損，缺頁(yè)，缺關(guān)鍵信息等，經(jīng)常受著各種因素的威脅，擔(dān)心信息缺失，擔(dān)心檔案混亂無(wú)規(guī)律等等。一旦大數(shù)據(jù)應(yīng)用到檔案管理中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以對(duì)重要信息進(jìn)行備份，如果源文件受到侵襲導(dǎo)致丟失或損壞不必?fù)?dān)心害怕，可以從備份中重新獲取，有備無(wú)患。從某種程度上來(lái)說，這樣也提高了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。

3）檔案信息有效查詢，高效利用。檔案的意義在于使用，不能使用的檔案就是一堆無(wú)用的漢字組合。但是傳統(tǒng)的檔案管理方式往往占據(jù)很大的一部分空間，數(shù)量極多，查詢困難，在需要某項(xiàng)信息或數(shù)據(jù)時(shí)先不要耗費(fèi)大量的人力，沒辦法在第一時(shí)間找到并提取出來(lái)有用信息，更沒辦法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。信息化檔案管理的應(yīng)用就可以很好地解決這些問題，檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)完成的話，使用者可以在第一時(shí)間準(zhǔn)確的調(diào)取到有用的信息，更優(yōu)秀的是，在你得到需要的信息之后，系統(tǒng)會(huì)經(jīng)過算法，調(diào)取相關(guān)信息，為用戶提供信息的搜徐功能，高校利用每一條信息，既具備了靈活性也實(shí)現(xiàn)了信息價(jià)值的最 大化。

4）節(jié)省大量空間。傳統(tǒng)檔案往往采用紙質(zhì)化的封裝，數(shù)據(jù)量小的話還可以進(jìn)行高效的存儲(chǔ)置放，一旦檔案的量很大就需要很大的空間進(jìn)行放置這些檔案，浪費(fèi)很多有效空間，如果采用信息化存儲(chǔ)，就可以將其儲(chǔ)存在電子世界，不必占用實(shí)際空間，節(jié)省了很多空間。

2 檔案信息化管理的現(xiàn)狀和存在的問題

1）存儲(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一。不同的管理機(jī)構(gòu)和管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔錄入時(shí)會(huì)采用不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，不同的檔案也有不同的歸檔格式，為了將檔案整理成相同的格式，統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，需要管理人員耗費(fèi)大量的精力，這就會(huì)延長(zhǎng)檔案整理和管理的時(shí)間。由于信息化檔案的傳輸載體和方式比較特殊，所以為了防止文件的損壞或丟失，造成不可挽回的失誤，就會(huì)發(fā)生上面的問題，所以要盡快想辦法解決這種問題。

2）檔案信息化管理水平低。在物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)普及的第一時(shí)間，有部分機(jī)關(guān)單位和企業(yè)采取觀望態(tài)度甚至抵觸接受新思想，導(dǎo)致沒在第一時(shí)間跟上大部隊(duì)的發(fā)展步伐，沒有及時(shí)建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案庫(kù)，也沒有培養(yǎng)發(fā)展信息化人才，導(dǎo)致信息化管理水平低下，不能發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，檔案管理部門也不夠重視這項(xiàng)工作，從而未曾建立合法有效的制度，拖慢了整個(gè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。

3）安全系數(shù)不高。網(wǎng)絡(luò)就像硬幣，既有正面能夠便利生活，簡(jiǎn)化工作，也有反面，具有一定的安全隱患。檔案信息化管理給各個(gè)工作者都帶來(lái)了極大的便利，但是在建設(shè)過程中，如果管理人員沒有足夠認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，采取敷衍態(tài)度，沒有做好安全防護(hù)措施，將使檔案受到極大的威脅，一旦丟失損壞就將是不可扭轉(zhuǎn)的損失。

3 檔案信息化管理現(xiàn)存問題的解決策略

1）優(yōu)化完善檔案管理部門組織結(jié)構(gòu)。第一，單位要組織管理部門各個(gè)成員學(xué)習(xí)掌握檔案信息化管理的有關(guān)法律法規(guī)，不能觸犯法律，也不能在灰色地帶游走。第二，積極進(jìn)行團(tuán)建活動(dòng)，在活動(dòng)中傳輸檔案信息化管理的重要意義，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和思想水平。最后，祖師專業(yè)學(xué)習(xí)，積極鼓勵(lì)管理部門參加專業(yè)相關(guān)講座，學(xué)習(xí)新思想，新思維，參加專業(yè)相關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，與同專業(yè)人員積極討論，分享，提高管理部門業(yè)務(wù)水平。

2）貫徹落實(shí)檔案智能化管理。如果要做到真正意義上對(duì)檔案智能化管理的貫徹和落實(shí)，首先就要提升管理部門人員的業(yè)務(wù)水平。在面對(duì)檔案數(shù)量十分龐大的情況下，檔案管理部門最好的解決方案就是采用智能化的管理方式和智能化的工作手段。更重要的是，機(jī)關(guān)或企業(yè)應(yīng)幫助檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，幫助他們轉(zhuǎn)換檔案管理以及儲(chǔ)存理念，消除他們對(duì)新興事物的抵觸情緒，讓他們慢慢接受，并愛上這種管理方式，由原先的被迫接受轉(zhuǎn)換成樂意使用這種管理方式，從而讓檔案管理得到發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化利用。

3）檔案管理形成一種長(zhǎng)效，規(guī)范的機(jī)制。最重要的是讓管理人員熟練檔案信息化管理的整套流程，因?yàn)闄n案的數(shù)據(jù)量非常大，每一個(gè)數(shù)據(jù)都非常重要，如果不夠熟練，一個(gè)小小的失誤就可能會(huì)造成嚴(yán)重的損失。同時(shí)檔案信息化管理的流程和要求也要在實(shí)施過程中不斷地改進(jìn)和完善。然后是要加強(qiáng)電子檔案的安全管理，新興方式下，這個(gè)新興事物的產(chǎn)生也會(huì)伴隨著新興的問題，信息化也同樣面臨著復(fù)雜的形勢(shì)。檔案信息化依托于互聯(lián)網(wǎng)載體，所以也會(huì)面臨同樣的問題和威脅，安全性的保障仍需要加強(qiáng)。為了使檔案信息化管理這一機(jī)制更加安全，必須要統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，建立完善可執(zhí)行的安全機(jī)制要求，做好防火漆加強(qiáng)防護(hù)和設(shè)置復(fù)雜密碼，有危機(jī)安全意識(shí)。通過不斷地發(fā)展，是檔案信息化管理形成一種長(zhǎng)效，規(guī)范的機(jī)制。

4）對(duì)計(jì)算機(jī)硬件加強(qiáng)防護(hù)。不但檔案信息化本身要做好防護(hù)，對(duì)幫助實(shí)施這些操作的硬件也要進(jìn)行強(qiáng)化和防護(hù)。第一，要做好數(shù)據(jù)備份。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案也不可避免的瘦一些網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，可能會(huì)有黑客竊取機(jī)密文件，當(dāng)然電腦也會(huì)有可能中病毒，這些都可能會(huì)導(dǎo)致電子檔案的損壞或者丟失。所以必須重視起來(lái)，可以定期進(jìn)行備份或者拷貝，保證事事有備份，事事有記錄。第二，采用多重加密。檔案中的數(shù)據(jù)對(duì)所在機(jī)構(gòu)而言十分重要，一般來(lái)說都是機(jī)密非公開的，萬(wàn)一產(chǎn)生泄露，后果將不堪設(shè)想。所以在檔案信息化管理過程中，為了防止泄露，常常需要采用高級(jí)的加密技術(shù)。加密的方法有很多，為了保證檔案的安全，可以采用雙密鑰碼，有兩個(gè)密鑰進(jìn)行加密，一個(gè)是公開的，另一個(gè)是加密者嚴(yán)格保密的密鑰。采用這種方法不僅可以最大化使用檔案，也可以保證電子檔案的安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說，檔案信息化管理既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，像雙刃劍一樣，在給人們提供便利的同時(shí)，它也存在一些問題。但這些問題并不是不可解決的，需要工作者在工作過程中多加探索，探索出更多新方法、新思想。