王 偉 劉 靜

（上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司，上海 200233）

近年來(lái)，國(guó)有企業(yè)的改革持續(xù)深化，優(yōu)化資源配置、增強(qiáng)企業(yè)活力、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競(jìng)爭(zhēng)力是國(guó)有企業(yè)在當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的主要任務(wù)，兼并重組成為現(xiàn)階段國(guó)企改革的重要形式。本文中的兩家國(guó)企單位兼并重組是基于以設(shè)計(jì)研發(fā)與工程總承包管理優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的驅(qū)動(dòng)，目的是培育形成世界一流AE公司，在產(chǎn)業(yè)互補(bǔ)及職能融合的過(guò)程中，如何采取措施保證檔案管理工作能夠順利過(guò)渡到新的管理模式下運(yùn)行，并且助力公司發(fā)展，發(fā)揮1+1＞2的協(xié)作效應(yīng)，成為企業(yè)檔案管理工作探索的主要方向。

1 檔案管理工作整合過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

1.1 人員流動(dòng)對(duì)文件歸檔工作的影響

企業(yè)重組首當(dāng)其沖帶來(lái)的就是人員流動(dòng)對(duì)工作的影響，歸檔責(zé)任人和檔案管理人員在重組過(guò)程中都可能存在崗位調(diào)動(dòng)情況，工作交接的完整性和文件歸檔的責(zé)任心得不到保證，歸檔文件更是容易混淆在普通文件中被簡(jiǎn)單清理，這極大的影響了企業(yè)檔案的完整性。

1.2 文件歸檔管理模式的差異化問(wèn)題

企業(yè)重組前兩家公司分別運(yùn)行著兩套檔案管理體系和檔案管理信息系統(tǒng)，雙方的檔案管理工作雖在原則上大體都是一致的，但在程序執(zhí)行細(xì)節(jié)中往往是有差異的，隨之而來(lái)的是系統(tǒng)功能也不盡相同，對(duì)于新接收的歸檔文件執(zhí)行哪套管理體系或著錄在哪個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)，這都是亟需明確的問(wèn)題。

1.3 異地辦公條件下的檔案管理問(wèn)題

重組企業(yè)受制于現(xiàn)有辦公條件影響大多做不到統(tǒng)一辦公，部分業(yè)務(wù)往往仍需保留異地辦公，檔案的集中保管需求在短期內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)，且檔案的利用要保持因地制宜的原則，文件的異地歸檔和檔案的異地保管利用問(wèn)題成為檔案管理工作整合的難點(diǎn)。

1.4 檔案組織的重新建設(shè)問(wèn)題

檔案組織重新設(shè)置后，人員配置、職責(zé)劃分過(guò)程中容易造成管理上的空白，雙方原有的既定目標(biāo)與融合后的新目標(biāo)不完全一致且還可能存在沖突，檔案成員間的協(xié)作信任關(guān)系需要進(jìn)一步重新構(gòu)建，檔案管理的工作理念和管理文化更是難以在短期內(nèi)完成融合。

2 重組企業(yè)檔案管理工作整合的對(duì)策

2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案管理工作整合的規(guī)劃

重組企業(yè)的檔案管理應(yīng)以重組的企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，重新構(gòu)建好以檔案部門(mén)為核心，各職能或業(yè)務(wù)承辦部門(mén)專(zhuān)兼職人員為基礎(chǔ)的檔案管理組織，實(shí)現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。此外，檔案部門(mén)還應(yīng)根據(jù)企業(yè)重組進(jìn)程，積極做好人員配置、體系融合、檔案系統(tǒng)融合、業(yè)務(wù)融合等規(guī)劃，并在規(guī)劃落地的過(guò)程中，以目標(biāo)為導(dǎo)向培育形成一支業(yè)務(wù)精良、團(tuán)結(jié)向上、素質(zhì)過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍，最終實(shí)現(xiàn)一個(gè)能夠支撐重組企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的新型檔案管理模式。

2.2 統(tǒng)一制度，做好檔案管理體系的融合

統(tǒng)一檔案管理制度，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是重組企業(yè)檔案管理工作整合的重點(diǎn)。整合兩家企業(yè)的檔案管理體系，既要統(tǒng)籌梳理雙方的業(yè)務(wù)，也要考慮既有的工作習(xí)慣，原則是取長(zhǎng)補(bǔ)短，以?xún)?yōu)化重組主體企業(yè)的檔案管理體系為主，吸收被兼并企業(yè)的體系，在不違背檔案相關(guān)的國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及不影響后續(xù)的查找利用前提下，在歸檔方式、檔案分類(lèi)、檔案整理、檔案保管、檔號(hào)規(guī)則、標(biāo)識(shí)制作等方面均可進(jìn)行適度的優(yōu)化。

2.3 統(tǒng)一平臺(tái)，做好檔案管理信息系統(tǒng)的融合

一個(gè)平臺(tái)一體化管理是企業(yè)檔案管理的基本要求，在高度信息化的今天，基于文檔管理一體化的信息管理系統(tǒng)逐步替代了傳統(tǒng)運(yùn)作相對(duì)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理信息系統(tǒng)融合的過(guò)程中需要做好以下幾點(diǎn)工作：一是要根據(jù)新的體系文件要求，梳理制定新的檔案管理系統(tǒng)需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)；二是要積極推進(jìn)無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)文件全生命周期在信息系統(tǒng)上的管理；三是要根據(jù)檔案保管和利用實(shí)際的需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化；四是要做好歷史檔案數(shù)據(jù)的遷移與備份管理工作。

2.4 尊重歷史，保持原有的工作模式適時(shí)沿用

企業(yè)的兼并重組并不是一個(gè)能夠簡(jiǎn)單一蹴而就的事情，無(wú)論是體系的融合還是檔案管理信息系統(tǒng)的融合都需要一定的時(shí)間，為了保證重組期間檔案工作的連續(xù)性，在體系和信息系統(tǒng)未能完全融合上線前保持原有兩家企業(yè)的工作模式雙軌運(yùn)行是極有必要的，這有利于保證原有歸檔業(yè)務(wù)的穩(wěn)定連貫性，有利于檔案人員依據(jù)歸檔計(jì)劃核實(shí)文件的歸檔狀態(tài)，也有利于檔案人員跟蹤落實(shí)歸檔責(zé)任人的變更，確保文件歸檔的完整性。

2.5 開(kāi)拓創(chuàng)新，積極摸索適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐，檔案管理的創(chuàng)新要緊跟企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的腳步，具體來(lái)說(shuō)基于無(wú)紙化辦公條件下的電子化文件歸檔將是檔案管理工作創(chuàng)新管理的主流方向。構(gòu)建以檔案管理系統(tǒng)為主，各類(lèi)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)銜接為輔的線上文件歸檔網(wǎng)絡(luò)，形成電子文檔管理一體化模式，既能節(jié)約檔案管理的成本，也能解決文件異地歸檔、檔案異地利用等在時(shí)間和空間上的限制。

3 總結(jié)

檔案管理工作的整合要迎合企業(yè)兼并重組的目標(biāo)，在保證檔案管理工作連續(xù)穩(wěn)定的前提下，要積極轉(zhuǎn)變思路、優(yōu)化工作方式和創(chuàng)新管理模式，發(fā)揮好重組改革對(duì)企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)的積極作用，為一流AE公司的建設(shè)提供有力的保障。