趙 媛

（渤海船舶職業(yè)學(xué)院，遼寧 葫蘆島 125105）

對檔案進行管理是單位工作中的重要組成部分，也是保證單位正常運行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術(shù)水平的影響，使用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時代快速發(fā)展的要求，在單位發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法在人力、物力、財力方面管理能力都比較低，檔案使用的價值遠遠沒有發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)時代對檔案進行信息化管理，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)的管理方法，找到更適合時代快速發(fā)展的管理模式，創(chuàng)新管理措施。

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢及作用

1）分享資源便利，工作效率提升?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來，主要得益于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，這在一定程度上給單位檔案管理提供了便利。在檔案管理過程中，管理人員可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對各項檔案信息進行有效的采集、歸納、整理、儲存，提高數(shù)據(jù)信息的有效性，從而提升檔案管理的工作效率。2）快速備份有用信息。使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于受到自然災(zāi)害、人為因素等影響，會導(dǎo)致存在一定程度的破損或者損毀，所以使用以往的管理方式，經(jīng)常會導(dǎo)致單位檔案出現(xiàn)儲存不全面或者檔案的安全性受到威脅。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理以后，對于檔案儲存的物理空間也減少了依賴和需求，而且使用信息化技術(shù)可以快速將檔案信息進行復(fù)制備用存儲，這也在一定程度上提高了信息檔案的安全性。3）有效查詢使用檔案。管理部門的重要任務(wù)是為檔案信息提供查閱以及信息的搜索服務(wù)，以前對檔案進行管理每一項操作都是根據(jù)紙質(zhì)文件來完成的，需要使用人力完成信息的查閱和搜集工作，需要消耗大量的時間，而且很難保證信息的準確性。使用信息化技術(shù)后，對檔案進行查詢時，可以在信息化系統(tǒng)內(nèi)快速找到關(guān)鍵的信息，而且還能夠提供信息的搜索和利用功能，信息管理的靈活性充分體現(xiàn)了檔案的實際價值。此外，能夠減少搜索過程中消耗的人力和時間成本，提高了單位工作效率。

2 檔案整理與信息化管理存在的問題

1）檔案整理工作缺乏規(guī)范性。為確保檔案整理工作得以平穩(wěn)有序的開展，我國的相關(guān)部門已經(jīng)制定了《檔案法》，其中對于檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容給予了明確的規(guī)定。檔案管理部門始終具備著指導(dǎo)的職能，但這種指導(dǎo)是在平等協(xié)商的情況下開展的。就目前發(fā)展的實際情況來看，檔案整理工作普遍缺乏規(guī)范性，這除去與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作有一定的關(guān)系之外，與相關(guān)管理人員的崗位責(zé)任感也有著較大的關(guān)系。然而很多時候，開展檔案整理工作的相關(guān)工作人員對于業(yè)務(wù)規(guī)范只有較為淺顯的了解，這使得他們在開展實際工作的過程當(dāng)中往往存在著諸多的不足，檔案管理工作的開展也未能規(guī)范有序的進行。

2）檔案管理效率低。在事業(yè)單位運行中，由于生成的文件材料量很多，所以對管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內(nèi)容梳理，完成整個檔案收集歸檔工作流程。傳統(tǒng)檔案管理工作的流程復(fù)雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應(yīng)用中，也需要經(jīng)過多個手續(xù)，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個部門信息管理存在一定的獨立性，這為檔案管理工作帶來了 難度。

3 加強檔案整理和信息化管理的應(yīng)對措施

1）充分重視培訓(xùn)指導(dǎo)工作。通常情況下，由檔案管理工作人員完成相應(yīng)的檔案收集、整理工作之后，便可以將經(jīng)過整理的檔案交往相應(yīng)的檔案管理部門，然后再由相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對于所提交的檔案進行審核。一般來說，處理到這一階段的檔案已經(jīng)形成了固有的模式，已經(jīng)具備著較為突出的規(guī)范性。如果業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對于某一檔案整理環(huán)節(jié)有所疑問，想要隨時進行調(diào)整，還需要經(jīng)過較為復(fù)雜的多道程序。這是因為此時的檔案已經(jīng)經(jīng)過蓋章認可，相應(yīng)的目錄內(nèi)容也已經(jīng)較為完善，調(diào)整其中的某一環(huán)節(jié)，很有可能會對于檔案的整體性造成影響。針對這一情況，我們提倡能夠在檔案業(yè)務(wù)開展的前期階段采取有效的方式，強化檔案工作開展的實際水平，重視做好檔案整理培訓(xùn)工作，強化前期的規(guī)范性和中期的標準性。作為檔案整理工作人員必須以身作則，要做到各司其職，真正強化檔案管理工作開展的實際水平。2）在大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案管理保密工作。單位進行檔案管理時使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在一定程度上促進了檔案管理工作的進一步發(fā)展，同時也給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進檔案管理水平的進一步提升，提高管理效率，還可以節(jié)約人工成本投入。在實際應(yīng)用過程中，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)也存在一定的問題，對于檔案管理保密性提出了更高的要求，在大數(shù)據(jù)時代對檔案進行信息化管理，經(jīng)常會出現(xiàn)信息丟失和泄露的情況。所以管理人員應(yīng)正確認識檔案信息管理的重要性，保證好檔案信息的安全，在工作過程中使用規(guī)范化的操作，提高檔案信息的保政檔案工作人員因流動性強而造成的檔案在交接過程中手續(xù)不全面問題。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)密切配合相關(guān)的職能部門，積極參加各項工程竣工驗收的會議、專題技術(shù)交底會議，對本單位在各項經(jīng)濟活動中形成的檔案進行同步管理。最后，要科學(xué)合理地進行檔案管理的保密工作，按照《管理檔案管理保密工作規(guī)范》對不同性質(zhì)的檔案進行分類、歸納和歸檔，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和程序化，為今后開發(fā)和利用檔案管理保密工作的資源打下堅實的基礎(chǔ)。3）提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作人員在具體的工作中，其職責(zé)是保障檔案資料的完整性與安全性。所以，作為檔案管理人員，首先要具備的就是強烈的社會責(zé)任感，確保檔案管理保密工作的安全性和完整性，并盡一切可能阻止任何導(dǎo)致檔案信息泄露發(fā)生。為此，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對檔案管理保密工作來說，有著十分重要的意義?；诖耍瑱n案管理保密工作人員不僅要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具備強烈的社會責(zé)任感。只有這樣，才能更好地勝任檔案管理保密工作。與此同時，作為案管理工作人員，還應(yīng)當(dāng)在枯燥的檔案管理工作中時刻保持清醒的意識，要不斷發(fā)現(xiàn)自己在工作中的缺點和善于聽取他人的意見。檔案管理保密工作人員只有努力做好自己的本職工作，才能在單位不斷發(fā)展的過程中，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使檔案管理工作得到改進和提升。

4 結(jié)束語

時代在不斷發(fā)展，對于各行各業(yè)的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統(tǒng)的整理，能夠科學(xué)、有效地服務(wù)于各個單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發(fā)揮自身前段調(diào)控的功能，加強信息化管理，將資料有重點、有計劃地收集與管理，打好檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)。