徐 璽

（四川省崇州市蜀城中學，四川 崇州 611230）

1 問題的提出

隨著計算機的不斷發(fā)展，初中學籍檔案數(shù)字化管理可以將各個紙質的媒介檔案轉變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息管理方式，并最終形成信息數(shù)據(jù)庫。換句話說，數(shù)字化的管理方式不僅可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，還可以讓初中學籍檔案原始資料得到充分的使用[1]。初中學籍檔案管理工作從開始呈現(xiàn)之后，就得到了學校的重視。另外，初中學籍檔案管理工作的不斷完善，也為初中學生的招生、宣傳、教學、管理建設等工作起到了決策性的作用。從目前的形勢看，由于我國將信息化技術應用到初中學籍檔案信息管理中的起步時間較晚，大部分的學校依然還是使用的紙質等傳統(tǒng)的管理方式。另外，不少初中學校信息化的水平偏低，數(shù)字化建設經費不足，導致初中學籍檔案數(shù)字化管理水平處于滯后狀態(tài)。一般情況下，可以分為以下幾點問題：首先，初中學籍檔案數(shù)字化管理建設的重視程度還不足。如今，不少學校認知程度不足，認為只要完成檔案的管理就可以了，對后續(xù)的檔案信息沒有充分的使用。還有不少初中學籍檔案室處于學校的角落當中，環(huán)境較差，保存的完整性不足；其次，初中學籍檔案數(shù)字化管理建設與時代發(fā)展出現(xiàn)了脫軌現(xiàn)象。不少學校依然使用的是傳統(tǒng)的管理方式，計算機等現(xiàn)代化技術還不夠完善，與現(xiàn)代化的發(fā)展理念不相匹配[2]；最后，檔案管理人員的綜合性素質偏低。大部分的管理人員處于多種職位兼修，職業(yè)素養(yǎng)不能與現(xiàn)代化的發(fā)展相匹配的狀態(tài)。面對以上問題，怎樣才可以有效的加強初中學籍檔案數(shù)字化管理建設，就成為目前形勢下需要探究的重點。

2 初中學籍檔案數(shù)字化管理建設的意義

1）節(jié)約大量資源。從傳統(tǒng)的角度看，初中學籍檔案管理及時，需要專門的人員實施檔案整理與存儲、打印。但是在加入了數(shù)字化管理的理念之后，檔案管理人員就可以將檔案信息使用電子資料的方式，構建對應的上傳、拷貝、存儲流程。不僅可以重復的打印，還可以實現(xiàn)有效的投資，節(jié)約大量的人力、物力和財力，進一步促進數(shù)字化管理的技術發(fā)展。

2）便于檔案資料存儲。從傳統(tǒng)理念看，更加傾向的是紙質的檔案管理方式，此種管理方式很容易受到外部的影響。在保存的過程中會出現(xiàn)很大的困難，想要保存的長久一點，更是展現(xiàn)了很強的困難性。但是，在構建了數(shù)字化的管理方式之后，就可以使用計算機、掃描儀將紙質的檔案直接上傳到電腦網絡當中，節(jié)約存儲的空間，實現(xiàn)永久性保存[3]。

3）實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享。從傳統(tǒng)的角度看，大量的初中學籍檔案需要占據(jù)大量的空間，并且在整理的時候也會出現(xiàn)一定的困難。數(shù)字化的檔案管理使用之后，就在資料傳輸?shù)幕A上，完成資源的共享。接下來，還可以使用計算快速的檢索和篩選，以此來保證初中學籍檔案的開發(fā)，提高對應的工作效率。

3 初中學籍檔案數(shù)字化管理建設的措施

1）建立數(shù)字化的檔案工作體系。初中學籍檔案在管理的過程中，需要在工作的各個環(huán)節(jié)中，構建科學化的工作流程，制定數(shù)字化的管理制度。在開始的時候，需要在數(shù)字化管理流程的基礎上，建立完善的工作體系。在一體化建設的過程中，保證電子文件的歸檔。其次，在數(shù)字化管理上，需要保證數(shù)字檔案的安全性，并根據(jù)現(xiàn)實的需要，設置對應的使用權限。另外，還需要在檔案系統(tǒng)當中設置防火墻或者是殺毒軟件，以此來避免初中學籍檔案信息出現(xiàn)丟失、竄改、非法盜用等問題出現(xiàn)[4]。例如：在信息化的時代當中，紙質的初中學籍檔案管理方式已經不能適用于現(xiàn)代化的發(fā)展。學校也需要秉承科學發(fā)展觀的主要思想，跟緊時代的發(fā)展潮流，建立完善的初中校園管理體系。另外，對于檔案管理者較少的學校，就可以在信息化的基礎上，掌握數(shù)字化設備的使用與維護。保持嚴謹?shù)淖黠L，根據(jù)數(shù)字化建設發(fā)展的特征，制定完善的工作制度，保證數(shù)字化檔案管理的安全性。另外，還需要定期檢查，提高對應的工作效率。

2）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。初中學籍檔案數(shù)字化建設管理的過程中，首先，需要確定數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來源，并保持對應的完整性。其次，需要建立符合學校發(fā)展的目錄數(shù)據(jù)庫，結合初中學生的實際情況，構建原始的檔案，在實施檢索或者是查閱的時候，就可以一目了然的呈現(xiàn)到大家的視野當中。接下來，需要構建初中學籍數(shù)字化檔案專題數(shù)據(jù)庫，根據(jù)應用對象，細化為不同的類型與成果[5]。例如：初中學生學籍模塊部分，科研成果模塊部分，教師教學模塊部分，學校發(fā)展歷史模塊部分等。使用者在需要的時候，就可以根據(jù)模塊的不一樣，進行有效的查閱與檢索，以此來提高對應的工作效率。例如：初中學校在開辦大型例會的時候，就可以使用數(shù)字化設備的方式，保證視頻格式的有效輸出。然后，使用有效的方式保存下來，并將這些內容加入到學籍檔案管理當中。另外，學生不管是參加運動會還是大型的晚會，都可以在學籍管理當中得到有效的體現(xiàn)。再比如：在新生到來的時候，就可以使用數(shù)字化的設備，建立學生學籍檔案管理庫。根據(jù)學生的信息，將姓名、性別、出生日期等基本內容填補進去，然后根據(jù)基礎建設，將學生每次的考試成績也匯入其中[6]。另外，還包含初中學生三好的評定情況與升學情況。日積月累之后，就可以形成健全的數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，記錄學生的成長過程。

3）提高檔案管理人員信息技術水平。從目前的形勢上看，傳統(tǒng)理念下的初中學籍檔案管理模式已經不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。這個時候，就需要秉承科學發(fā)展觀的主要思想，提升初中檔案管理人員信息技術水平，加強隊伍建設。另外，還可以聘請專家或者是高端的技術人員，來到學校前來培訓與指導。接下來，學校初中學籍檔案的管理人員，還需要轉變思想理念，擺脫傳統(tǒng)的束縛，不斷的學習，增強自身的信息化技術與專業(yè)素養(yǎng)，進一步推動檔案管理的信息化建設，達到與時俱進的效果[7]。例如：可以定期對檔案管理人員實施培訓，使用網絡學習平臺，增強相關人員的知識，滿足數(shù)字化的發(fā)展需求。

4 總結

隨著社會的進步，初中學籍檔案數(shù)字化管理建設的過程中，需要相關的人員秉承科學發(fā)展觀的主要思想，認識到傳統(tǒng)理念下初中學籍檔案管理存在的不足，探究數(shù)字化管理建設的重要性。順應時代的發(fā)展需求，結合現(xiàn)代化的發(fā)展路徑，建立對應的數(shù)字化檔案管理體系，構建符合學校實際情況的學籍檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網絡信息化管理。班主任能掌握學生第一手資料，開展對應的相關工作。家長可以在足不出戶的情況下，查閱到學生的學習成績和在校的表現(xiàn)。另外，還需要確保學籍檔案信息的完整、真實和安全。最終，達到服務學生成長，服務學校領導決策與教學管理，服務社會教育的主要目的。