高 強

（山東省濟南市狼貓山水庫管理處，山東 濟南 250103）

檔案管理是一項繁瑣易出錯的工作，隨著時間地推移，檔案的內(nèi)容及數(shù)量會越來越龐大，更容易導致檔案管理中失誤、遺漏等問題的出現(xiàn)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，逐年增長的資料檔案會導致檔案管理的工作效率及效果地持續(xù)下降，同時也無法保證檔案資料的利用價值能夠得到真正有效地發(fā)揮。因此，在信息時代中，檔案管理必須要結合信息時代中的互聯(lián)網(wǎng)技術等多種技術對管理模式進行創(chuàng)新，加大對檔案管理的創(chuàng)新與信息化建設地重視，有效改善傳統(tǒng)檔案管理中的多種問題，促進檔案管理工作水平的整體提升。

1 檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設中存在的問題

1.1 數(shù)字化建設較為片面

在信息時代中，檔案管理的創(chuàng)新與信息化建設已經(jīng)得到了一定程度地進行，但在實際的建設過程中個，存在著建設力度不足、層次低、局限性較強等片面性問題。大多是機構在檔案管理信息化建設中，主要以結合計算機為主，是以傳統(tǒng)紙質(zhì)、人工管理為基礎的一種管理模式，這種數(shù)字化建設方式從本質(zhì)上而言并未實現(xiàn)數(shù)字化建設，而是將計算機僅用作為一種記錄紙質(zhì)檔案信息的工具，并未發(fā)揮出處理、分析檔案信息的功能。這種創(chuàng)新模式不僅無法提高管理效率，可能還會導致人力、物力等方面投入的增加[1]。如需要在電腦中對檔案質(zhì)量進行重新編目、重新建立檢索等等，還需要采購配置計算機等一系列硬軟件設備。

1.2 各部門之間并未形成統(tǒng)一化管理

不論是企業(yè)，還是醫(yī)院高校等單位，根據(jù)實際運轉需求，都需要一定的部門劃分。在檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化建設過程中，部門之間并未形成合力與統(tǒng)一化管理，互相之間的檔案資料共享度不高，同時缺乏合作行為。這種相對獨立、各自為政的管理模式，即使每個部門自身的檔案管理創(chuàng)新與信息化建設水平得到了有效提升，也無法保障企業(yè)或單位整體檔案管理效率及水平地優(yōu)化效果。同時，這種獨立、缺乏統(tǒng)一化管理的模式，還會導致硬軟件配置、管理人才配置等需求的增加，不僅加劇了人力成本及物力成本地投入，更會影響與阻礙檔案管理工作標準化、統(tǒng)一化建設目標的實現(xiàn)。

1.3 管理程序復雜且檔案利用價值得不到保障

在不斷地發(fā)展過程中，檔案的內(nèi)容、種類、數(shù)量等有所增加，既包括了文字檔案，還包括了計算材料、圖紙、圖表、影音文件等多種形式的檔案。檔案類型非常多，在傳統(tǒng)的管理過程中，往往需要對各種檔案進行分類、編碼等多種操作，檔案管理的內(nèi)容、程序會越來越繁瑣復雜，工作難度也會隨之而增加。其次，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，因為檔案管理多為紙質(zhì)檔案管理，為了提高保存與利用的效率，需要對檔案進行裝訂，會在一定程度上造成檔案的損壞。同時也會增加檔案的利用難度，一方面無法及時找到所需檔案，另一方面即使找到了也無法便捷地進行利用。隨著時間的推移，很多檔案被埋藏，其利用價值更加得不到有效發(fā)揮[2]。

2 檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設措施

2.1 提高數(shù)字化建設的深度

針對目前檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設中存在的層次低、局限性強等問題，需要通過應用新型數(shù)字化管理技術等方式提高創(chuàng)新與建設深度，更大限度地提升數(shù)字化建設水平。因此，在檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化建設上，應加大對先進管理技術的引進，實現(xiàn)提高檔案記錄、管理儲存、檢索、分析處理等各項工作的效率，既為管理人員的管理工作提供便利，也為后續(xù)使用者的使用提供方便[3]。例如，通過引進二維碼或RFID等技術提高管理水平。通過將二維碼或RFID感應芯片植入到員工證件中，當員工有提取檔案資料的需求時，可通過掃描二維碼或刷卡等方式進行提取。同時，通過在驗證過程中設置密碼，還能夠提高檔案提取的安全性與保密性。RFID技術還可應用于管理人員的管理工作中，通過將RFID標簽加入檔案中，記錄檔案的位置、日期等信息，能夠用來快速檢索相關檔案，達到提高管理效率的目的。

2.2 建立完善的檔案管理系統(tǒng)提高管理水平

在信息化時代下，檔案管理水平的優(yōu)化和提升必須要根據(jù)國家在檔案信息化建設方面的規(guī)定來建立完善的檔案管理系統(tǒng)，只有這樣才能保障檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設的有效性。首先，需要將檔案管理的格式加以規(guī)范，在文字、紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理模式的基礎上，增加數(shù)字、電子保存格式，為圖片資料、影音資料等多種形式的檔案管理提供方便；其次，在管理系統(tǒng)上要保證電子、數(shù)字格式的檔案文件的查詢與利用效率，在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)中建立雙重檢索平臺，并在檔案管理的收集、存儲、查閱、下載、更新等基礎功能上拓展更多功能，滿足自身發(fā)展對檔案管理與利用的多樣化需求[4]；此外，還可以根據(jù)實際情況對管理系統(tǒng)中的部分檔案增加共享權限，為社會各界人士提供更專業(yè)的查詢與咨詢服務，實現(xiàn)檔案資料從束之高閣向為大眾所用的轉變，面向相關工作者、學者等社會各界人士提供資料共享服務，更大限度地發(fā)揮出檔案的利用價值。

2.3 結合大數(shù)據(jù)技術促進檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化建設

大數(shù)據(jù)技術是新時期應用價值非常高的先進技術之一，在檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設中加強對大數(shù)據(jù)技術的運用，不僅能提高檔案管理的水平，確保所有檔案都能夠得到有效存儲及利用，還能進一步提升管理效率及檔案的安全性。要發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術的作用，首先需要加大資金投入力度，為大數(shù)據(jù)技術的運用創(chuàng)造條件，并實現(xiàn)對信息化管理所需的軟硬件設備的完善；其次，應重視對大數(shù)據(jù)技術應用人才的培養(yǎng)，為現(xiàn)有管理人員提供更專業(yè)的培訓學習機會，達到提高管理人員整體技術水平的效果。同時，還需要通過招聘等方式，積極引進擁有大數(shù)據(jù)技術等先進信息技術運用能力的專業(yè)人才，保障檔案數(shù)字化管理的人才需求，全面發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術對改善檔案管理效果及效率的作用。

3 結束語

在數(shù)字化建設水平不斷深入的新時期，檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化建設是必然趨勢，需要結合信息時代的大數(shù)據(jù)技術、二維碼技術、RFID等多項技術對檔案管理模式進行拓展和改善，以此促進檔案管理工作在新時期中整體效率和效果的綜合提升，同時也為促進相關機構的進一步發(fā)展提供幫助。在利用先進技術進行創(chuàng)新及數(shù)字化建設的過程中，應加強在專業(yè)人才培養(yǎng)及專業(yè)軟硬件設施配置等多方面的投入，結合國家標準來對管理方式進行規(guī)范，制定完善的管理制定，提高檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化建設有效性。