盧中華

（山東省淄博市周村區(qū)交通運(yùn)輸事業(yè)服務(wù)中心，山東 淄博 255300）

在以往的事業(yè)單位檔案管理中，由于信息技術(shù)水平有限，導(dǎo)致了檔案信息的管理工作效率低下，如今出現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)，利用信息化管理手段，極大方便了檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是指用計(jì)算機(jī)等智能化工具代替人工操作，提高檔案實(shí)體管理效果和檔案利用服務(wù)質(zhì)量的一系列活動(dòng)，開(kāi)發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設(shè)效果，工作者需要深入分析建設(shè)中存在的問(wèn)題，并采取有效措施，推進(jìn)科學(xué)、合理的檔案管理信息化建設(shè)方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨(dú)特性，這是它隸屬于國(guó)家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動(dòng)、工作紀(jì)要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點(diǎn)，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見(jiàn)證，有著重大的意義?，F(xiàn)代社會(huì)科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動(dòng)化、無(wú)紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機(jī)讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來(lái)檔案管理當(dāng)中，檔案工作人員會(huì)面臨各種各樣的檔案文件，對(duì)于信息檢索者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是進(jìn)行信息決策還是開(kāi)展有關(guān)的項(xiàng)目服務(wù)，這些都是可以參考的重要內(nèi)容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應(yīng)用手段，推進(jìn)檔案信息化管理工作，更有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

2 對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

2.1 增加對(duì)資金的投入力度

不管什么樣的項(xiàng)目構(gòu)建都需要投入很大的人力、物力和財(cái)力，工程項(xiàng)目建設(shè)與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理也同樣如此。人力、物力和財(cái)力的大量投入是確保整個(gè)項(xiàng)目能夠順利開(kāi)展的必要保障。而在事業(yè)單位當(dāng)中，構(gòu)建信息化的檔案管理，則需要對(duì)傳統(tǒng)的設(shè)備進(jìn)行更替、換代，這時(shí)候就必須要投入大量的資金進(jìn)行支持，才能夠?yàn)檫M(jìn)一步建設(shè)信息化管理程序提供保障。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位的建設(shè)需要相關(guān)部門(mén)予以支持，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式，有效地改進(jìn)傳統(tǒng)管理當(dāng)中的方式以及硬件設(shè)施（例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等），確保檔案管理信息化的構(gòu)建更加順利。在針對(duì)設(shè)備進(jìn)行更換的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員則需要對(duì)運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中的每一份數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，然后再轉(zhuǎn)移到設(shè)備的運(yùn)用和管理過(guò)程當(dāng)中。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理還需要有足夠的安全性，保證管理過(guò)程當(dāng)中的資料和數(shù)據(jù)不會(huì)外泄，由此則需要構(gòu)建相對(duì)完整的安全系統(tǒng)，確保檔案信息在運(yùn)行當(dāng)中不會(huì)丟失、不會(huì)被竊取，讓信息能夠充分得到保護(hù)。

2.2 優(yōu)化設(shè)備配置

為了緩解設(shè)備配置問(wèn)題，奠定扎實(shí)的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，政府部門(mén)需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護(hù)措施，確保各項(xiàng)先進(jìn)信息技術(shù)能夠順利應(yīng)用到檔案管理中。在設(shè)備配置上，政府部門(mén)要規(guī)劃好信息技術(shù)引進(jìn)計(jì)劃，并根據(jù)信息技術(shù)的作用規(guī)律，來(lái)為各個(gè)事業(yè)單位合理配置硬件設(shè)備，同時(shí)，在安排采購(gòu)工作時(shí)，選擇口碑好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設(shè)備供應(yīng)商，從源頭保障設(shè)備的質(zhì)量。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要結(jié)合硬件設(shè)備的運(yùn)行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學(xué)規(guī)劃?rùn)z修維護(hù)方案，而且要針對(duì)設(shè)備運(yùn)行中容易發(fā)生的故障，提前做出應(yīng)對(duì)策略，縮短故障維修的時(shí)間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。對(duì)于老舊設(shè)備，事業(yè)單位要及時(shí)進(jìn)行淘汰和更新，并及時(shí)提取老舊設(shè)備的剩余價(jià)值，避免出現(xiàn)浪費(fèi)，進(jìn)而深入優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果。

2.3 轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

一是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和管理層應(yīng)起到“領(lǐng)頭羊”的作用，積極轉(zhuǎn)變觀念，建立起完善開(kāi)展檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，充分掌握檔案信息化管理的含義、關(guān)鍵價(jià)值、長(zhǎng)處及不足，樹(shù)立良好的信息化應(yīng)用意識(shí)；二是積極引進(jìn)檔案管理人才，并培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，事業(yè)單位可借助內(nèi)部競(jìng)聘、向社會(huì)招聘、邀請(qǐng)專業(yè)人士講座制定等方式，來(lái)搭建起一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，并強(qiáng)化檔案管理工作人員的教育，確保其具備較強(qiáng)的責(zé)任心、良好的專業(yè)素質(zhì)、牢固的檔案管理知識(shí)等；三是強(qiáng)化輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，確保檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最新的檔案管理知識(shí)，充分了解信息化管理手段與技能，使之專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)能夠始終滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展的需求；同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等培訓(xùn)，對(duì)其管理業(yè)務(wù)能力進(jìn)行著重考核，強(qiáng)化其檔案管理思想認(rèn)識(shí)的培養(yǎng)，促使其一心一意投身到檔案管理事業(yè)之中；四是激勵(lì)管理，為確保檔案管理工作的有效性，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)應(yīng)用最新的科學(xué)知識(shí)，可以說(shuō)檔案管理就是知識(shí)管理，基于此，事業(yè)單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能、新方法，不斷完善自我，從而確保方案檔案信息化管理能夠更加靈活開(kāi)展。

2.4 規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和安全信息保證系統(tǒng)

做好規(guī)范化的管理體系是提高檔案管理工作實(shí)效性的關(guān)鍵，只有在持續(xù)規(guī)范和優(yōu)化制度體系的同時(shí)，才可以確保檔案管理的技術(shù)水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲(chǔ)存與交換等多方面制度體系建設(shè)，同時(shí)突出落實(shí)信息化的管理機(jī)制。檔案管理必須從起點(diǎn)與終點(diǎn)兩方面著手，在標(biāo)準(zhǔn)化制定的同時(shí)，需要做好相應(yīng)的宣傳。安全屬于信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點(diǎn)，在管理工作中需要從硬件設(shè)備、軟件設(shè)備雙方面做好對(duì)檔案的安全性管理，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性建設(shè)與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實(shí)踐性應(yīng)用價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，有效緩解事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題，能夠提升單位檔案管理水平。作為事業(yè)單位相關(guān)管理工作人員，要充分重視檔案信息化管理建設(shè)，并不斷提高信息化管理水平，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是一項(xiàng)十分重要的工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。要從思想上入手，相關(guān)單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐；建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、科學(xué)化管理；要不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實(shí)性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面。