孫靈昕

（無(wú)錫市人力資源和社會(huì)保障信息中心，江蘇 無(wú)錫 214011）

1 項(xiàng)目背景

2018年以來(lái)，無(wú)錫以信息化引領(lǐng)人社工作現(xiàn)代化，實(shí)施“數(shù)字人社”新三年計(jì)劃，開(kāi)啟智慧人社建設(shè)。電子檔案建設(shè)作為其中一項(xiàng)重點(diǎn)工作，肩負(fù)打破信息孤島，數(shù)據(jù)煙囪，推動(dòng)信息共享互認(rèn)的重任。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工作為電子檔案建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，信息化支撐，由無(wú)錫市人力資源和社會(huì)保障信息中心統(tǒng)一牽頭，與業(yè)務(wù)部門(mén)形成共識(shí)，將利用率較高的企業(yè)人員檔案率先開(kāi)展數(shù)字化加工，將退休人員檔案數(shù)字化加工作為試點(diǎn)，逐步向流動(dòng)人員檔案數(shù)字化加工進(jìn)行擴(kuò)面。

無(wú)錫人社檔案數(shù)字化項(xiàng)目，由無(wú)錫市人力資源和社會(huì)保障信息中心統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一招標(biāo)，是對(duì)人員檔案數(shù)據(jù)集中的初步探索，信息化后的紙質(zhì)檔案歸還原保管單位。2018年12月啟動(dòng)40萬(wàn)頁(yè)《無(wú)錫市人社檔案數(shù)字化加工試點(diǎn)項(xiàng)目》，2019年8月啟動(dòng)600萬(wàn)頁(yè)《無(wú)錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目》，截至2020年6月，均已完成，可通過(guò)無(wú)錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)接口數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合和應(yīng)用。

2 存在的問(wèn)題

1）管控難度大。（1）保管單位檔案數(shù)字化要求不統(tǒng)一。在無(wú)錫人社檔案數(shù)字化項(xiàng)目招標(biāo)需求中，明確提出了統(tǒng)一規(guī)范和掃描要求。但在實(shí)際工作中，對(duì)流動(dòng)人員檔案，部分檔案保管單位提出不需要全部掃描，如體檢單、化驗(yàn)報(bào)告、試卷不做數(shù)字化掃描；不需要裝訂案卷；不需要將目錄打印出來(lái)。對(duì)退休人員檔案，在事后掃描模式運(yùn)轉(zhuǎn)順利后，業(yè)務(wù)部門(mén)提出事中掃描的新需求。（2）數(shù)字化加工項(xiàng)目組場(chǎng)地不集中。為了紙質(zhì)檔案的安全和方便使用，數(shù)字化加工項(xiàng)目組一般都設(shè)在檔案保管地所在辦公區(qū)域集中開(kāi)展工作，由于無(wú)錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目同時(shí)分了多個(gè)標(biāo)段，同時(shí)開(kāi)展，多家項(xiàng)目組需要分別分散各處，或改動(dòng)及臨時(shí)增加加工場(chǎng)地，對(duì)于無(wú)錫市人社信息中心的管控增加難度。（3）數(shù)字化加工項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人員不固定。數(shù)字化加工項(xiàng)目組經(jīng)理作為項(xiàng)目責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案場(chǎng)地的布置、熟悉檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程、招納工作人員等工作，對(duì)整個(gè)檔案數(shù)字化項(xiàng)目起到承上啟下的作用。但在數(shù)字化加工過(guò)程中，仍會(huì)突發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理離職、遙控指揮、突然更換的情況，對(duì)整個(gè)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目的順利推進(jìn)造成了阻礙。

2）落實(shí)有偏差。無(wú)錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工與無(wú)錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和推進(jìn)時(shí)間較為接近，兩者在實(shí)際工作存在一種相互補(bǔ)差、相互完善、相互升級(jí)、相互成就的關(guān)系。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，預(yù)想是能通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)完成的盡量靠系統(tǒng)完成，加強(qiáng)工作效率。例如數(shù)字化加工過(guò)程性文檔、質(zhì)檢文檔，能夠由數(shù)字化加工項(xiàng)目組自帶系統(tǒng)直接生成，在校驗(yàn)系統(tǒng)中能自動(dòng)校驗(yàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。

但在實(shí)際工作發(fā)現(xiàn)，還存在著錄項(xiàng)內(nèi)容錄錯(cuò)、掃描成像不清晰、順序顛倒、漏掃漏掛；數(shù)字化加工過(guò)程性文檔手工填寫(xiě)，缺乏通過(guò)系統(tǒng)直接生成的過(guò)程性文檔；配備的質(zhì)檢軟件操作時(shí)間長(zhǎng)，產(chǎn)生結(jié)果慢、檢測(cè)要素存在漏洞，仍需人工重復(fù)質(zhì)檢等問(wèn)題。

3）需求變化快。（1）發(fā)現(xiàn)“一人多檔”情況，合并不完善。在數(shù)字化加工過(guò)程中存在“一人多檔”的情況，即一個(gè)人的人事檔案會(huì)在一個(gè)或多個(gè)單位存在多份。若在數(shù)字化加工過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，需要及時(shí)調(diào)整，及時(shí)合并。但由于數(shù)字化加工項(xiàng)目組是按單位分配，只能將該單位出現(xiàn)的一人多檔合并，一人多處檔案的情況只能在其退休時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)查看，轉(zhuǎn)移再進(jìn)行后續(xù)合并。（2）企業(yè)人員流動(dòng)性強(qiáng)，檔案轉(zhuǎn)移銜接不順暢。一開(kāi)始，無(wú)錫人社企業(yè)人員數(shù)字化加工皆為事后掃描，是對(duì)目前已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，但隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的不斷融合和應(yīng)用需求升級(jí)，檔案流轉(zhuǎn)從原先的紙質(zhì)轉(zhuǎn)移，新增了電子轉(zhuǎn)移（目前是數(shù)字化掃描信息和影像轉(zhuǎn)移，后續(xù)會(huì)增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的材料自動(dòng)歸檔至檔案系統(tǒng)），對(duì)在職檔案數(shù)字化項(xiàng)目組和退休人員檔案數(shù)字化項(xiàng)目組的銜接提出新要求。在兩者銜接的過(guò)程中，存在在職人員檔案數(shù)字化加工開(kāi)始但未完成，該人員檔案需要馬上調(diào)出辦理退休，之前完成的部分工作和后續(xù)項(xiàng)目組對(duì)接不及時(shí)，造成數(shù)字化成果浪費(fèi)或者重復(fù)加工的情況；存在已完成數(shù)字化加工的在職人員檔案紙質(zhì)材料在轉(zhuǎn)移過(guò)程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)將部分材料取出或增加，導(dǎo)致數(shù)字化信息與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不對(duì)稱和后續(xù)數(shù)字化加工量難統(tǒng)計(jì)的問(wèn)題。（3）電子檔案系統(tǒng)不斷升級(jí)，未來(lái)標(biāo)準(zhǔn)不確定。目前，江蘇省人力資源社會(huì)保障一體化平臺(tái)建設(shè)工作正在啟動(dòng)建設(shè)過(guò)程中，省電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)也還未建設(shè)完成，新標(biāo)準(zhǔn)也未發(fā)布統(tǒng)一。已完成的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工雖然已做到應(yīng)錄盡錄，但是否能夠和省級(jí)系統(tǒng)做好銜接，在全省層面推行復(fù)制，在數(shù)據(jù)遷移過(guò)程中，是否會(huì)造成已有數(shù)據(jù)浪費(fèi)暫未可知。

3 改善的措施

1）加強(qiáng)管理能力，有序推進(jìn)數(shù)字化加工工作。（1）不斷更新思想觀念，學(xué)習(xí)優(yōu)秀單位經(jīng)驗(yàn)做法，增加溝通交流機(jī)會(huì)。一是要樹(shù)立大檔案思維和服務(wù)意識(shí)，全面學(xué)習(xí)檔案系統(tǒng)，人事檔案系統(tǒng)以及人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)于檔案建設(shè)提出的新規(guī)范和新要求，做到能遵照國(guó)標(biāo)的遵照國(guó)標(biāo)，沒(méi)有國(guó)標(biāo)的形成統(tǒng)一意見(jiàn)，有效推行。從檔案方便業(yè)務(wù)部門(mén)利用的角度出發(fā)，從檔案方便群眾少跑腿的角度出發(fā)，不斷強(qiáng)化公共服務(wù)意識(shí)，不斷加強(qiáng)檔案服務(wù)水平。二是要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，通過(guò)各種途徑開(kāi)拓檔案知識(shí)范圍，吸收優(yōu)質(zhì)工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際工作進(jìn)行復(fù)制和創(chuàng)新。三是要與檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)多溝通，了解工作流程、工作要求，進(jìn)一步完善電子檔案管理規(guī)范。（2）做到數(shù)據(jù)集中有序，保管單位責(zé)任到位。無(wú)錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)集中，統(tǒng)一規(guī)范，離不開(kāi)保管單位對(duì)檔案的前期保管、對(duì)數(shù)字化加工工作的事中監(jiān)督和交接規(guī)范，以確保檔案資料的實(shí)體安全和信息可靠。（3）強(qiáng)調(diào)數(shù)字化加工項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人員不能隨意流動(dòng)，增加外包服務(wù)考核機(jī)制。招標(biāo)需求盡可能詳盡，對(duì)招標(biāo)單位做到目的明確，責(zé)任到位，預(yù)設(shè)紅線要求。符合要求的項(xiàng)目經(jīng)理不能隨意調(diào)動(dòng)，對(duì)出現(xiàn)調(diào)動(dòng)的項(xiàng)目單位拉長(zhǎng)支付時(shí)間或降低支付比例。

2）重視系統(tǒng)可操作性，完善質(zhì)檢工作。（1）完善質(zhì)檢系統(tǒng)需求，增加評(píng)分和考核權(quán)重。在招標(biāo)需求時(shí)提出自動(dòng)化質(zhì)檢要求，要求實(shí)際工作中使用的軟件需要與演示文件一致，要求數(shù)字化加工單位工程師有相關(guān)開(kāi)發(fā)和完善質(zhì)檢系統(tǒng)自動(dòng)化的能力。（2）質(zhì)檢工作責(zé)任到人，維保不設(shè)完成時(shí)。由于無(wú)錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)民生工程，要求時(shí)間緊，任務(wù)重，后續(xù)將實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案歸檔向電子檔案直接歸檔的跨越，因此質(zhì)檢工作必須責(zé)任到人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，能夠及時(shí)改正問(wèn)題，提供業(yè)務(wù)使用。

3）不斷適應(yīng)新變化，創(chuàng)造條件提前介入。（1）增加電子檔案人事檔案整合新功能。人事檔案的整合有利于人員電子檔案袋建設(shè)，有利于避免人社業(yè)務(wù)紅利重復(fù)享受，有利于人員待遇審批有跡可循，有利于人員檔案完整齊全，有利于檔案管理有效規(guī)范，有利于線上使用脈絡(luò)明晰，是電子檔案功能建設(shè)的新要求。（2）優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)人事檔案紙質(zhì)和電子移交緊密交互流程。無(wú)錫人社電子檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)接口的融合和應(yīng)用，在檔案界或人社系統(tǒng)都走在前列，目前已優(yōu)化了在職轉(zhuǎn)退休人員數(shù)字化檔案流程，支持業(yè)務(wù)系統(tǒng)退休審批流程的經(jīng)辦、審批和自動(dòng)歸檔。后續(xù)需根據(jù)省一體化業(yè)務(wù)需求進(jìn)一步調(diào)整。（3）積極反饋意見(jiàn)，參與全省電子管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。在省人社一體化平臺(tái)調(diào)研無(wú)錫時(shí)，匯報(bào)和展示無(wú)錫人社電子檔案工作情況；在省級(jí)部門(mén)征求意見(jiàn)時(shí)，認(rèn)真做好反饋；在有幸借調(diào)省廳協(xié)助電子檔案系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，積極交流經(jīng)驗(yàn)，探討易操作、可推行的檔案管理新模式。