張 會

（承德市市場監(jiān)督管理局，河北 承德 067000）

行政執(zhí)法檔案涉及的內(nèi)容繁多，因此管理難度較大，過往由于人為因素、管理漏洞、技術(shù)問題等的限制，造成了一些問題的出現(xiàn)，給行政執(zhí)法工作帶來了一些不利的影響。行政執(zhí)法檔案既是行政執(zhí)法過程的記錄和還原，也是后續(xù)進行行政復議、訴訟、賠償申請等的依據(jù)，其具有非常高的價值。針對行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題，需要提出針對性的解決措施，切實提高行政執(zhí)法檔案管理的 水平。

1 當前我國行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題

1.1 行政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化程度不足

我國傳統(tǒng)的行政執(zhí)法檔案管理主要以人力管理為主，但這種管理方式在實際的操作中容易出現(xiàn)錯漏，隨著時代的快速發(fā)展，信息技術(shù)的普及改變了傳統(tǒng)的行政執(zhí)法檔案管理模式，但是由于我國的行政執(zhí)法檔案信息化管理尚處于初級階段，傳統(tǒng)管理模式和信息化管理模式還在過渡的過程中，造成了一些問題的發(fā)生。一方面，傳統(tǒng)模式與信息化管理模式的銜接不充分，造成了在行政執(zhí)法檔案管理中的一些不規(guī)范操作，如人為的對檔案進行修改、檔案歸檔不齊全、檔案調(diào)取手續(xù)不全等，給行政執(zhí)法檔案管理工作埋下了一些安全隱患[1]；另一方面，在實際的檔案管理工作中，一些工作人員本身責任心不強，在行政執(zhí)法檔案的記錄、歸檔和存取過程中存在著一些失職行為，造成了檔案遺失、檔案不全等問題，也給行政執(zhí)法工作的開展帶來了不利影響。

1.2 行政執(zhí)法檔案的移交和歸檔程序混亂

行政執(zhí)法檔案管理工作是一項專業(yè)化程度比較高的工作，需要按照嚴格的規(guī)章制度和操作流程，對行政執(zhí)法檔案的記錄、移交、歸檔和調(diào)取過程進行規(guī)范的操作和嚴格的管理，以更好的配合行政執(zhí)法工作的開展。但是目前，由于行政執(zhí)法檔案管理的信息化建設(shè)程度參差不齊，一些地區(qū)又受到條件限制缺乏專業(yè)的人員和手段，導致在行政執(zhí)法檔案的移交和歸檔環(huán)節(jié)錯漏頻發(fā)，如行政執(zhí)法檔案歸檔錯誤；檔案文件的標注不規(guī)范；檔案移交記錄不完善等，這些問題的發(fā)生增加了檔案調(diào)取查閱的難度，影響了行政執(zhí)法工作的整體水平。

1.3 行政執(zhí)法檔案的管理標準不統(tǒng)一

在我國當前的行政執(zhí)法檔案管理工作中，檔案管理標準不統(tǒng)一的現(xiàn)象主要體現(xiàn)兩個方面，一方面是行政執(zhí)法檔案排列方式的不統(tǒng)一，造成了檔案管理上的混亂；另一方面是檔案裝訂方式的不統(tǒng)一，一些單位使用盒裝的方式進行裝訂，一些單位則使用卷組的方式進行裝 訂[2]。這些問題的發(fā)生反映了檔案管理部門對現(xiàn)行的行政執(zhí)法檔案管理制度和《檔案法》執(zhí)行的不到位，各自為政的檔案管理方式增加了行政執(zhí)法檔案在后期查閱使用上的難度。

1.4 行政執(zhí)法檔案管理人員業(yè)務水平不足

行政執(zhí)法檔案的管理是一項專業(yè)化程度較高的工作，且需要檔案管理人員具有極高的責任心，本著認真負責的態(tài)度細致的對待本職工作，才能盡可能減少人力操作中的錯漏。但是各地區(qū)由于發(fā)展水平的差異，在行政執(zhí)法檔案管理工作中也存在著很大的差距，一些地區(qū)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，還有一些工作人員責任心缺失，在本職工作中不夠耐心細致，不能充分認識到檔案管理工作對于開展行政執(zhí)法的重要作用，也制約了行政執(zhí)法檔案管理工作的開展。

2 提升我國行政執(zhí)法檔案管理工作水平的措施

2.1 提升行政執(zhí)法檔案的管理水平

要保障行政執(zhí)法檔案管理工作的開展能夠跟上時代的發(fā)展和行政執(zhí)法工作的需求，就需要與時俱進不斷提升當前行政執(zhí)法檔案管理的水平。一方面，各地應加強對行政執(zhí)法檔案管理工作的重視，檔案管理對整個行政執(zhí)法工作具有非常寶貴的借鑒和指導意義，同時也是開展后期相關(guān)工作的依據(jù)，更是提升我國行政執(zhí)法水平的保障。因此各地行政執(zhí)法部門應當正視檔案管理工作的重要性，組織相關(guān)人員展開對《檔案法》的深入學習，定期組織關(guān)于檔案管理技能提升的培訓、講座和活動，從思想上強化對檔案管理工作的認識[3]；另一方面，加大對行政執(zhí)法檔案管理工作的人力、物力、財力投入，補充專業(yè)的檔案管理人才，引進先進的信息化管理工具，完善現(xiàn)有的行政執(zhí)法檔案管理制度和流程，提升檔案管理的整體水平。

2.2 完善行政執(zhí)法檔案移交和歸檔的流程

在現(xiàn)有的行政執(zhí)法檔案管理工作中，存在著大量的檔案歸類混亂，檔案記錄不完善，檔案內(nèi)容不齊全等問題，針對這些問題，需要依據(jù)行政執(zhí)法檔案的具體內(nèi)容和特點，對各類文件資料進行分類和整體，確保行政執(zhí)法檔案的組卷合理，檔案內(nèi)的文件齊全、排列規(guī)范清晰，檔案案卷標題完善明了，檔案保管期限準確，檔案裝訂方式一致且美觀實用，通過按照一套完善的檔案管理制度和統(tǒng)一的標準開展檔單管理工作，確保檔案移交和歸檔的規(guī)范化，為后期的調(diào)取查閱提供便利。

2.3 提高行政執(zhí)法檔案管理的信息化水平

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國行政執(zhí)法檔案管理工作也應逐步從傳統(tǒng)的人力模式向信息化和自動化的方向進行過渡，重視行政執(zhí)法檔案管理的信息化建設(shè)，開發(fā)與應用適合的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對行政執(zhí)法檔案的信息采集、整理、分類、查詢、檢索等功能，提升工作人員的信息化管理水平，可以熟練利用信息化管理平臺實現(xiàn)行政執(zhí)法檔案的在線調(diào)取、傳送、歸檔、審查等功能，借助行政執(zhí)法檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理的效率，減少錯漏的發(fā)生[4]。

2.4 加強對行政執(zhí)法檔案管理人員的培育

行政執(zhí)法檔案管理工作的專業(yè)化要求高，且需要工作人員具備高度的耐心和責任心，并且隨著行政執(zhí)法檔案管理工作的信息化建設(shè)，更需要工作人員具備良好的信息素養(yǎng)，能夠熟練的掌握各類信息化檔案管理工具的操作。因此，相關(guān)的執(zhí)法部門應加強對行政執(zhí)法檔案管理人員的培育，定期開展相關(guān)的培訓活動，學習先進的檔案管理知識；強調(diào)檔案管理工作對行政執(zhí)法和法治社會建設(shè)的重要性，加強檔案管理人員的責任意識；加強管理力度，獎懲分明，為優(yōu)秀的檔案管理人員提供良好的晉升和發(fā)展渠道，吸納更多專業(yè)人才的加入，共同將行政執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的更加完善。

3 結(jié)論

行政執(zhí)法檔案管理工作對于開展執(zhí)法活動，還原執(zhí)法過程，建設(shè)法治社會具有十分重要的價值。針對行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的一些問題，需要立足于當前，不斷加強對檔案管理工作的重視，提升管理水平，吸納優(yōu)秀人才，完善信息化建設(shè)，為行政執(zhí)法工作的開展提供良好的保障。