劉衛(wèi)偉

（呂梁市城市管理綜合行政執(zhí)法隊，山西 呂梁 033000）

近年來，隨著政務服務網(wǎng)運行的日趨成熟，行政審批事項由傳統(tǒng)的線下審批服務大廳窗口受理逐漸朝著線下與線上審批服務受理相結(jié)合。尤其是線上行政審批事項的開展，產(chǎn)生了大量電子審批文件和憑證性紙質(zhì)文件。規(guī)范地將線上行政審批檔案進行收集、整理、歸檔，才能實現(xiàn)行政審批檔案的真實、完整。

1 行政執(zhí)法檔案管理工作的現(xiàn)狀

針對局機關及下屬各管理局的行政執(zhí)法檔案管理工作，采用集中統(tǒng)一管理的模式，并在2010年即實現(xiàn)了“檔案標準規(guī)范及規(guī)章制度、檔案管理系統(tǒng)、檔案工作人員配置”的“三統(tǒng)一”。然而，隨著機構(gòu)改革的全面深化，法治政府建設的深入推進，以及行政執(zhí)法案卷評查工作的深入開展和嚴格規(guī)范要求，涉及行政執(zhí)法檔案管理的規(guī)章制度、管理系統(tǒng)等方面急需因勢而變，與時俱進。

2 行政執(zhí)法檔案管理工作存在的問題

2.1 安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡當中，容易被不法分子、競爭對手所竊取。此外，檔案管理管理系統(tǒng)本身運行過程中也具有一定的不確定性，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰、硬件損壞情況，都會導致檔案管理出現(xiàn)安全管理問題。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

2.2 部分類型的歸檔材料不受控

一方面，部分新納入的下屬機構(gòu)尚未統(tǒng)一部署辦公系統(tǒng)，歸檔工作無系統(tǒng)督辦，導致部分歸檔材料不受控；另一方面，辦公系統(tǒng)中檔案簽收環(huán)節(jié)存在不可控的因素，導致部分歸檔材料不受控，譬如，單次行執(zhí)法辦文事項的辦理全流程文件和元數(shù)據(jù)尚未能全部流轉(zhuǎn)到檔案簽收環(huán)節(jié)，且各事項的歸檔材料清單未嵌入至簽收環(huán)節(jié)，檔案簽收時，只能根據(jù)主辦部門提交的紙質(zhì)材料逐一簽收，難免存在部分應當歸檔但未歸檔的情況。盡管已全面推行行政執(zhí)法公示、全過程記錄和重大法制審核三項制度，初步構(gòu)建了行政執(zhí)法標準化、系統(tǒng)化的工作流程，但業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)未完全打通，產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)與文件尚不能完整地流轉(zhuǎn)至檔案系統(tǒng)。歸檔簽收環(huán)節(jié)控制不利，直接影響檔案的齊全、完整、準確。

2.3 體系問題

信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統(tǒng)軟件、電子計算機就完成信息化建設工作，還包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)庫建設、安全管等工作內(nèi)容，需要多個部門配合。傳統(tǒng)檔案信息化管理工作水平始終不高，企業(yè)管理人員對于檔案管理工作價值認識不足，企業(yè)在開展檔案信息化管理工作停滯不前，企業(yè)雖然投入了一定的資金用于硬件建設，但沒有加強軟件工作投入，忽視檔案管理工作價值。企業(yè)在開展檔案管理時要構(gòu)建科學的檔案管理體系，才能夠促使企業(yè)檔案管理工作從低階到高階發(fā)展，推動企業(yè)檔案管理工作信息化改革。同時，企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作價值認識不足，檔案管理工作認知有限，在決策時沒有主動要求檔案管理部門提出意見，讓其共同參與企業(yè)管理工作之中。

3 加強行政執(zhí)法檔案管理工作的若干舉措

3.1 強化囊括全系統(tǒng)的執(zhí)法檔案集中統(tǒng)一管理模式和檔案分級保管機制

集中統(tǒng)一管理是我國檔案工作的基本原則。全系統(tǒng)應從規(guī)章制度層面，從當前工作需求和今后檔案利用需求（包括單位內(nèi)部、社會外部）的綜合角度出發(fā)，更新檔案分類方案，明確管理辦法。各主辦部門在業(yè)務辦結(jié)后，按照相關規(guī)定，及時向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理。同時，在全系統(tǒng)內(nèi)進一步落實分級保管機制。從保障服務效率的角度出發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，將系統(tǒng)內(nèi)各下屬單位保存的實體檔案制作成數(shù)字化副本形式，在系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)共享，充分實現(xiàn)其價值。

3.2 檔案管理制度規(guī)范化

完備的制度是機關檔案工作規(guī)范化運行的保障，機關檔案管理制度建設可從下面三個管理制度來著手：一是檔案管理職責類制度。職責分為組織機構(gòu)職責、領導職責和檔案工作人員職責，這一制度可以通過明確崗位的職責來實現(xiàn)。明確司法行政機關分管檔案工作廳領導職責、辦公室檔案管理工作的職責、辦公室專職檔案員和各處室兼職檔案員工作職責。二是檔案工作環(huán)節(jié)制度。根據(jù)工作實際，制定適合司法行政機關的檔案歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度、保密制度、銷毀制度、移交制度。三是機關業(yè)務檔案管理制度。制度的出臺為司法行政機關業(yè)務檔案管理規(guī)范化提供了有力保障，也為司法行政機關業(yè)務檔案管理制度頂層設計打下堅實基礎。

3.3 加快信息化建設人才的培養(yǎng)

行政執(zhí)法人員檔案信息化管理系統(tǒng)的使用人員的不足仍舊是行政執(zhí)法信息化建設中的主要問題，為了保證信息化建設的持續(xù)推進，必須保證相應的人員配置以及技術配置。司法部門和社區(qū)要注重對于信息化建設的人才的培養(yǎng)，針對信息化建設管理的人員進行相關的培訓，在自我培養(yǎng)的基礎上，積極面向社會招聘相關的專業(yè)人才，加快信息化建設的人才隊伍的建設，同時，社區(qū)要針對相關的技術人才給予特殊的照顧，鼓勵他們認真鉆研，積極突破，為行政執(zhí)法信息化的建設貢獻自己的力量。

4 結(jié)束語

機關檔案工作在為黨管檔、為國守史、為民服務的使命中發(fā)揮著重要作用，現(xiàn)階段的工作現(xiàn)狀與機關檔案規(guī)范化管理尚存在一定差距。文章以此提出以下措施：申請組建司法行政機關檔案室，加強工作人員培訓；健全檔案管理各環(huán)節(jié)職責，檔案工作各環(huán)節(jié)制度和業(yè)務檔案管理制度，做到制度規(guī)范化；將機關檔案工作經(jīng)費列入機關預算，融入數(shù)字法治、智慧司法的建設中，盡快實現(xiàn)檔案管理基礎設施規(guī)范化；從考評方式、具體標準等方面弱化檢查考評形式化；建立健全檢索系統(tǒng)、開展檔案資源編研，達到利用規(guī)范化標準。通過這些規(guī)范化研究，以期推進司法行政機關的檔案管理規(guī)范化，更好地為司法行政機關依法行政、科學決策服務。