錢 偉

（首都機(jī)場集團(tuán)公司，北京 100621）

X企業(yè)成立以來，隨著企業(yè)發(fā)展，各類檔案數(shù)量激增，現(xiàn)館藏量達(dá)到8萬卷（件），管理水平已經(jīng)跟不上業(yè)務(wù)的發(fā)展，迫切需要提升檔案管理職能與水平。2012年，開始建設(shè)檔案館，為了完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，對部分國有企業(yè)檔案館進(jìn)行了考察和學(xué)習(xí)?，F(xiàn)將考察情況概括如下。

1 國有企業(yè)檔案館功能設(shè)置及基本情況調(diào)查

通過對X航股份公司檔案館、X電網(wǎng)檔案館、X勘查研究院檔案館、X機(jī)場集團(tuán)公司進(jìn)行考察調(diào)研，情況描述為：各企業(yè)均為集團(tuán)型企業(yè)，下轄多個(gè)子公司，所建檔案館均為綜合性檔案館，各檔案館館藏規(guī)模在8萬卷（件）～15萬卷（件），館內(nèi)人員編制在9～18人，檔案業(yè)務(wù)范圍基本為：實(shí)體檔案管理、電子檔案管理、檔案編研、圖書管理、培訓(xùn)、展覽展示等。

通過以上調(diào)研得出，大型企業(yè)檔案庫存達(dá)到一定的體量建設(shè)檔案館是可行的，要相應(yīng)配備合理數(shù)量的工作人員，完善管理功能，適時(shí)開展如下幾方面的業(yè)務(wù)：1）實(shí)體檔案管理、利用功能。2）電子檔案管理、利用功能。3）檔案編研功能。4）以史育人，教育、展示功能。5）另外，館藏量、檔案類型、人員數(shù)量應(yīng)達(dá)到合理的配比。

2 X企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 具體情況

1）管理幅度：管理成員企業(yè)和直屬單位實(shí)體檔案，約8萬卷。2）檔案類型：文書、基建、會(huì)計(jì)、聲像、合同、房產(chǎn)、實(shí)物、資料等8類檔案。3）工作內(nèi)容：檔案收集、保管、借閱、編研、培訓(xùn)、大事記、史志資料的收集、整編，檔案系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行，設(shè)備維護(hù)等。4）人員配備：檔案管理人員2人。

2.2 優(yōu)勢分析

1）制度健全，收集到的檔案管理規(guī)范。2）文檔一體化意識較強(qiáng)，庫存檔案基本數(shù)字化。3）設(shè)施設(shè)備配備齊全。

2.3 劣勢分析

1）人員配備缺位，管理幅度過寬，造成管理職責(zé)不能有效履行。企業(yè)檔案人員編制2人，承擔(dān)著二十幾個(gè)下屬單位檔案的管理，檔案人員的大部分工作時(shí)間被檔案收集、整理（各類檔案整理規(guī)則各不相同）、借查閱、業(yè)務(wù)咨詢等日常工作所占據(jù)，無力深入重要檔案管理、檔案編研等業(yè)務(wù)，給企業(yè)檔案總體管理和基礎(chǔ)建設(shè)工作帶來了很大影響。另外，隨著近幾年企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的不斷增多，檔案部門的監(jiān)督和管理工作滯后無力。2）員工檔案意識淡薄，文件資料收集困難。企業(yè)所屬各下屬單位檔案人員都是兼職人員，崗位變動(dòng)相對頻繁，檔案專業(yè)知識和技能參差不齊，資料收集不齊全，使得大量有價(jià)值的資料未能收集歸檔，影響了企業(yè)公司檔案的完整和提供利用。3）對下屬單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)檢查力度不夠。

4）信息編研工作未能開展。X企業(yè)成長、發(fā)展、壯大的整個(gè)過程和經(jīng)驗(yàn)成果未能得以充分展示，檔案的利用價(jià)值沒能充分體現(xiàn)。X企業(yè)成立20多年來，從最初的3000多名職工發(fā)展到現(xiàn)在的3萬多人，從單一的民航業(yè)發(fā)展到現(xiàn)在多領(lǐng)域、多行業(yè)。所收集的約8萬卷（件）的各類檔案資料記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，至今尚無全面、系統(tǒng)記錄企業(yè)機(jī)構(gòu)、人員、改革、經(jīng)營、管理和發(fā)展的年度性歷史文獻(xiàn)、匯編。5）人員年齡老化、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識及技能人員缺乏，在檔案信息系統(tǒng)管理、運(yùn)行維護(hù)方面存在著效率不高、運(yùn)行不暢等問題。

2.4 X企業(yè)檔案業(yè)務(wù)提升及檔案館建設(shè)應(yīng)從以下幾方面入手

1）從館藏體量與所開展的業(yè)務(wù)來看，建設(shè)檔案館是可行的，也是必要的。2）配備與業(yè)務(wù)量、館藏相適應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提升檔案收集等管理技能。3）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，做好檔案資源共享，以更好的提供利用。4）加強(qiáng)檔案文獻(xiàn)的編寫、研究、提煉、總編。5）以史明鑒，加強(qiáng)檔案展示、宣傳、教育功能。

3 對X企業(yè)檔案館設(shè)置規(guī)劃

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分。做好企業(yè)檔案管理工作應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理功能設(shè)置、管理途徑和方法，更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

3.1 檔案館的建設(shè)要求

1）檔案館硬件建設(shè)應(yīng)遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，統(tǒng)籌規(guī)劃庫房面積，合理布局，預(yù)留空間，以滿足檔案工作發(fā)展需要。（目前已設(shè)有：溫濕調(diào)控、安全消防等庫房系統(tǒng)）。2）檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作應(yīng)遵循國家和主管部門制定的有關(guān)檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3.2 檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置

1）成立X企業(yè)檔案館，公司辦公室為檔案館的管理部門，檔案館履行集團(tuán)公司檔案管理職能。設(shè)置檔案館館長1人，由辦公室主任或副主任兼任；副館長1人，全面負(fù)責(zé)檔案館工作。配備與館藏量相匹配的相應(yīng)數(shù)量的檔案專業(yè)管理人員。

2）檔案館職責(zé)描述。A貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度。B統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)企業(yè)的檔案工作，對下屬企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。C負(fù)責(zé)企業(yè)總部及下發(fā)屬單位檔案的收集、整理、歸檔工作。D負(fù)責(zé)接收各下屬單位各類重要永久保存的檔案。E負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)有效地提供檔案利用服務(wù)。F利用檔案撰寫企業(yè)的史志、大事記等編研材料；定期舉辦檔案陳列或展覽，展示企業(yè)發(fā)展的歷史，傳承企業(yè)文化。G定期對企業(yè)本部和下屬企業(yè)的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。H負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì) 工作。

3.3 檔案館功能設(shè)置

1）檔案匯集的基地。企業(yè)檔案館是企業(yè)保管檔案的基地，是企業(yè)全部檔案的歸宿。集中統(tǒng)一管理事個(gè)企業(yè)及所屬下屬企業(yè)的各類檔案，確保企業(yè)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)行一站式服務(wù)。2）信息利用中心的功能。檔案館可結(jié)合企業(yè)需要和自身?xiàng)l件將各類檔案、實(shí)物、圖書、資料納入服務(wù)范圍，使檔案館成為企業(yè)各類信息資源的集散地，充分發(fā)揮文檔一體化功能，通過檔案管理信息系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)信息共享技術(shù)，設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使信息在所屬企業(yè)之間進(jìn)行有效傳遞和利用，滿足企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營管理、戰(zhàn)略決策以及建設(shè)發(fā)展等方面的需求。3）宣傳教育基地的功能。檔案館所保存的檔案資料既是企業(yè)成長的真實(shí)寫照，也是企業(yè)全部的文化積淀。檔案館對內(nèi)充分發(fā)揮教育培訓(xùn)基地作用，以史喻人，傳承企業(yè)文化，強(qiáng)化企業(yè)職工的自豪感和歸屬感，提高企業(yè)凝聚力；檔案館對外可以充分發(fā)揮宣傳引導(dǎo)作用，樹立企業(yè)品牌形象，為企業(yè)贏得良好的社會(huì)信譽(yù)。4）圖書園地功能。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，員工的文化生活和自身發(fā)展越來越被企業(yè)所重視，X企業(yè)公司作為一個(gè)大型國有企業(yè)，擁有機(jī)場建設(shè)、機(jī)場管理、酒店管理、投融資管理、地產(chǎn)、保障服務(wù)等多個(gè)板塊，員工3萬多名，但缺少一個(gè)員工學(xué)習(xí)和查考資料的場所，建立一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，為員工創(chuàng)造提高自身能力和素質(zhì)的學(xué)習(xí)場所，起到凝聚人心、熱愛企業(yè)的作用。

以上通過對X企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析，對標(biāo)幾家館建較好的企業(yè)，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，對X企業(yè)檔案館建設(shè)、檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案館功能設(shè)置等方面進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，以期適應(yīng)企業(yè)檔案發(fā)展管理 需要。