常 睿

（河南興平工程管理有限公司，河南 平頂山 467000）

1 工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

由于城市建設(shè)的飛速發(fā)展，人們生活水平的提升，對居住環(huán)境以及相應(yīng)的條件也提出了新的要求。工程監(jiān)理檔案記錄城市發(fā)展的歷程，與群眾生活關(guān)系緊密。近年來，社會對工程監(jiān)理檔案的需求開始發(fā)展變化。第一，充分發(fā)掘工程監(jiān)理檔案價值的單位不斷增加，檔案的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致同一份檔案的申請查閱率不斷提升，時間上非常緊迫。第二，由于政府部門的引導(dǎo)工作，城市建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，因此上級部門、專業(yè)部門以及公檢法部門對工程監(jiān)理檔案的利用率也不斷提升。

但在實際工作中由于多種因素的影響，檔案的查詢速度受限，并且查詢?nèi)藛T由于對工程監(jiān)理檔案館的認(rèn)識不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致在查詢過程中各個部門之間存在相互推諉、不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象，對于當(dāng)前的制度意見較大。另一方面，由于檔案館免費提供復(fù)印服務(wù)，因此大部分公司和業(yè)務(wù)本來只需要復(fù)印其中幾張就能完成任務(wù)，卻要求整份檔案的復(fù)印，這種工作方式不僅造成資源的浪費，同時也加大了檔案管理工作人員的工作量，降低了工作效率。

2 建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理問題

1）對監(jiān)理檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。部分建設(shè)工程的領(lǐng)導(dǎo)層對監(jiān)理檔案管理的認(rèn)識不夠全面，簡單的認(rèn)為只是重復(fù)性的文件處理工作，技術(shù)含量較低，導(dǎo)致工作人員在開展工作的過程中積極性不高。甚至檔案館等重要場所存在一定的安全隱患，檔案信息的保密性也不強(qiáng)，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量。

第一，部分建設(shè)工程對檔案收集范圍認(rèn)識不清楚，建設(shè)工程在開展工作的過程中對建設(shè)工程的數(shù)據(jù)信息收集不及時，導(dǎo)致對建設(shè)工程的綜合性評價不夠準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了監(jiān)理檔案信息的完整性。第二，在整理過程中存在問題。部分建設(shè)工程對檔案管理工作缺乏有效約束，導(dǎo)致檔案的隱私性不受重視，檔案隨便外借等情況時有發(fā)生。第三，檔案的保存不夠規(guī)范，部分建設(shè)工程檔案存在的位置本身存在一定的安全隱患，保存管理人員沒有落實定人定崗，責(zé)任機(jī)制不健全，嚴(yán)重降低了管理水平。

2）信息化管理水平較低。對于監(jiān)理檔案管理工作而言，建設(shè)工程的增多，檔案數(shù)量和檔案中的信息數(shù)據(jù)量都會大幅度增加，這種局面的出現(xiàn)為監(jiān)理檔案管理工作帶來一定挑戰(zhàn)。但部分建設(shè)工程管理者沒有意識到管理工作中采取計算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的必要性，在管理工作的開展過程中依然局限于人工的工作方式，加上領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度不足，在硬件設(shè)備、技術(shù)轉(zhuǎn)型以及管理創(chuàng)新方面難以跟上時代變化，影響信息的安全性，監(jiān)理檔案面臨的風(fēng)險進(jìn)一步加大。

就目前而言，由于科技發(fā)展，信息化時代已經(jīng)來臨，多數(shù)人開始使用計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息進(jìn)行管理。但大部分建設(shè)工程存在著一個嚴(yán)重的問題就是應(yīng)用計算機(jī)管理的人才相對較少，導(dǎo)致檔案管理模式依然非常落后，嚴(yán)重影響了工作效率的提升。并且傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)據(jù)丟失，信息不全等現(xiàn)象更為嚴(yán)重，不利于檔案信息的長久保存。建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理工作有時會將檔案數(shù)據(jù)簡單放置在辦公室，忽視了存放的安全性，并且檔案容易在這種情況下出現(xiàn)潮濕、污損等問題，嚴(yán)重影響后期的查閱。

3）檔案管理人員素質(zhì)低。法制不健全導(dǎo)致建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理從業(yè)人員不重視，制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)性，不能全面系統(tǒng)對監(jiān)理檔案管理形成有效約束，導(dǎo)致在執(zhí)行過程中存在問題，并且工作人員沒有意識到自身工作的重要性，執(zhí)法內(nèi)容不夠明確，難以形成長效的監(jiān)督管理機(jī)制，檔案所有者的合法權(quán)益得不到有效保障。

當(dāng)前，建設(shè)工程的監(jiān)理檔案管理工作分工不夠明確，通常負(fù)責(zé)管理的文秘人員沒有做到定人定崗，導(dǎo)致相關(guān)的員工都具備管理監(jiān)理檔案的權(quán)利，相互之間各自為政，對于廉政建設(shè)而言，產(chǎn)生較大的阻礙。此外，相關(guān)監(jiān)理檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)，直接影響到管理質(zhì)量。

3 建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理優(yōu)化措施

1）結(jié)合法律法規(guī)，降低查詢門檻。在對監(jiān)理檔案進(jìn)行查詢時，查閱人需要具備一定的條件，只有符合條件要求的查閱人才能有權(quán)進(jìn)行檔案查詢，雖然這在一定程度上確保監(jiān)理檔案資料的安全性。但這種條件同時也限制在一定程度上也會影響了監(jiān)理檔案的利用率。因此在查詢過程中，需要結(jié)合實際情況對查詢的門檻進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，從而更好地為人民群眾和事業(yè)單位提供相應(yīng)的查詢服務(wù)，盡最大程度提升檔案的利用效率。對于具有加密性質(zhì)的文件應(yīng)該注重日常工作中的管理，結(jié)合不同的用途，可采用提前申請的方式對查閱的范圍和人員進(jìn)行檢查和限制，既要保證檔案的利用率，也要保護(hù)材料本身的安全性和保密性。

2）加快紙質(zhì)化向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的監(jiān)理檔案的管理都采用紙質(zhì)化管理的模式，這種類型的方案雖然是經(jīng)過工作人員一筆一劃詳細(xì)記錄而來，但其不僅不利于保存，而且及容易造成損壞和丟失，并且在查閱過程中效率低下，幾乎都屬于孤本。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門可以通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，將公共設(shè)備、機(jī)要建筑等資料劃根據(jù)不同用途分設(shè)限制級別，對查閱者進(jìn)行選擇性開放，從而保證部分群體的查閱效率。同時可以利用計算機(jī)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化存儲，在進(jìn)一步提升工作效率的前提下，還能方便查閱者檢索，為用戶帶來更多的體驗和便利，同時在歸納整理以及統(tǒng)一化處理的過程中，還能幫助工作人員減少工作量，提升工作人員的工作效率和精細(xì)化程度。

3）建立健全監(jiān)理檔案綜合管理系統(tǒng)。為加快大數(shù)據(jù)時代管理模式的轉(zhuǎn)型，企業(yè)需要做好以下幾個方面的工作：第一，加強(qiáng)硬件的建設(shè)，傳統(tǒng)的管理模式在效率上表現(xiàn)出明顯的滯后性，在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)該充分借助計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理提供便利。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化只是提升檔案查詢和利用效率的開始，通過將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為龐大的電子數(shù)據(jù)，為的是今后的開發(fā)利用。因此通過建立健全監(jiān)理檔案綜合管理系統(tǒng)，可以充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢拓展監(jiān)理檔案管理的功能。并通過設(shè)定計算機(jī)局域網(wǎng)的方式，結(jié)合業(yè)務(wù)流程，對檔案館內(nèi)的管理權(quán)限進(jìn)行分配設(shè)置，從而逐漸實現(xiàn)監(jiān)理檔案的自動化管理。在健全監(jiān)理檔案綜合管理系統(tǒng)的過程中，需要保證以下功能的完善：系統(tǒng)用戶信息管理模塊、監(jiān)理檔案管理權(quán)限配置管理模塊、檔案業(yè)務(wù)辦理流程模塊、數(shù)據(jù)庫資料管理模塊、意見更新模塊等。不同的模塊需要在實際工作中發(fā)揮不同的作用，具體包括檔案接收、館藏檔案電子目錄實時查詢、電子檔案掃描件查看、錯誤信息修改提交等方面。另外一方面，通過將紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子版不僅提升了效率，還能有效節(jié)約能源。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前由于互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息的高度共享時代，對于資料和檔案的查詢頻率越來越高。因此為充分發(fā)揮監(jiān)理檔案的利用價值，需要及時做好紙質(zhì)化向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，同時更新線上管理系統(tǒng)，為需要者提供便利條件，并對員工進(jìn)行技能和服務(wù)培訓(xùn)，改善監(jiān)理檔案的管理和利用水平。