何婞媛 范春榮

（石家莊鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河北石家莊 050041）

高職院校信息化建設(shè)中最重要的一部分是辦公自動(dòng)化建設(shè)。所謂的辦公自動(dòng)化（OA）Office Automation是基于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代辦公手段的一種新型的辦公形式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，OA系統(tǒng)能夠便于數(shù)據(jù)處理和信息管理，促進(jìn)高職院校信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

1 國內(nèi)外OA系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

二十世紀(jì)七十年代在英美等發(fā)達(dá)國家，OA系統(tǒng)得到高速發(fā)展，不單單是在理論上，在實(shí)踐上更是取得了良好的效果，此時(shí)的OA系統(tǒng)是處于局域網(wǎng)階段，主要是利用數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)實(shí)現(xiàn)個(gè)人辦公自動(dòng)化。到二十世紀(jì)九十年代后，OA系統(tǒng)增加了文本、圖像語音信息處理的功能。在通信技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，打破了單位和地域的限制，向著共享信息資源的方向發(fā)展[1]。用戶之間可以實(shí)現(xiàn)信息傳遞、資料存檔使得工作流程自動(dòng)化。突破了地域限制不受時(shí)間的約束，提升了辦公的效率，實(shí)現(xiàn)了真正意義上辦公自動(dòng)化。

國內(nèi)的辦公自動(dòng)化是在二十世紀(jì)八十年代中期發(fā)展起來的，相對(duì)國外起步比較晚。國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展推動(dòng)著OA系統(tǒng)不斷提升和完善，我國OA系統(tǒng)主要經(jīng)歷了三個(gè)階段。第一階段是二十世紀(jì)八十年代，僅僅將紙質(zhì)文檔變?yōu)殡娮影妫鎯?chǔ)空間較小。第二階段是二十世紀(jì)九十年代中期，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，實(shí)現(xiàn)了辦公文件的交互和管理。第三階段主要以知識(shí)管理為核心，融入了信息處理、知識(shí)管理和業(yè)務(wù)流程。

2 OA系統(tǒng)在高職院校中的設(shè)計(jì)原則

2.1 實(shí)用性原則

以石家莊鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，采用的是正方公司的協(xié)同辦公系統(tǒng)。在實(shí)施時(shí)就需要工程師了解各個(gè)部門的需求，滿足不同教職工的工作習(xí)慣。歸根結(jié)題實(shí)用性是要以用戶為主，因?yàn)閷W(xué)校里年齡大的教職工比較多，他們有自己的工作習(xí)慣，所以要做到操作簡單，界面清晰，工作流程符合學(xué)校工作慣例。

2.2 先進(jìn)性原則

采用成熟的平臺(tái)，結(jié)合校園門戶實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和設(shè)計(jì)，充分考慮到了瀏覽器的兼容性，并且能夠做到升級(jí)速度快，有較強(qiáng)的抗衰性和前瞻性，能夠適應(yīng)高職院校的信息化發(fā)展。

2.3 安全性和保密性原則

OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)是為了實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，但是需要注意的是，例如在收發(fā)文功能里面有些文件并不是所有教職工都可以看到。所以在前期權(quán)限設(shè)置里面需要考慮到，針對(duì)不同用戶需要設(shè)置不同的權(quán)限[2]。而且在文件流轉(zhuǎn)過程中每個(gè)環(huán)節(jié)都有相關(guān)用戶的簽名圖片，以便于后期存檔備查。在后臺(tái)服務(wù)器上有日志功能，可以實(shí)時(shí)記錄使用人員的操作過程，保證了系統(tǒng)的安全性。

3 OA系統(tǒng)在高職院校中的應(yīng)用優(yōu)勢

3.1 異地辦公成為可能

最早的紙上辦公有很大局限性，很難保證文件的實(shí)時(shí)處理。但是OA系統(tǒng)使用后，出差或者異地人員可以在校外電腦通過VPN連接進(jìn)行文件等相關(guān)事宜的審批。為了便于使用我們還有移動(dòng)校園APP，這樣就算沒有電腦，用手機(jī)依然可以辦公。在多校區(qū)的情況下，避免辦公人員來回往返，大大的節(jié)約了辦公成本。

3.2 提高了行政辦公自動(dòng)化程度

高職院校行政辦公具有較強(qiáng)的流程性，如在收文、發(fā)文、差旅審批、請假審批、調(diào)帶班、調(diào)代課等都有嚴(yán)格的流程規(guī)定。一個(gè)環(huán)節(jié)沒有審批不能審批下一環(huán)節(jié)，在一定程度上影響了教職工的辦公進(jìn)度。但是在OA系統(tǒng)里面有短信提醒和平臺(tái)提醒，這樣可以提醒下一環(huán)節(jié)辦理人及時(shí)辦理。教職工還可以通過流程監(jiān)控查看辦理進(jìn)度。平臺(tái)管理員也可以根據(jù)流程監(jiān)控幫助催辦。所以采用OA系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控各個(gè)部門的辦公進(jìn)度，提高了各部門之間辦公的協(xié)作性和辦公自動(dòng)化程度。

3.3 節(jié)約辦公資源

在高職院校行政辦公過程中，學(xué)校內(nèi)部和上級(jí)部門經(jīng)常會(huì)出臺(tái)很多文件，這里就會(huì)用到打印復(fù)印，難免會(huì)造成紙張浪費(fèi)。但是在使用OA系統(tǒng)以后，我們可以采用線上辦公，真正做到了無紙化辦公。

4 OA系統(tǒng)在高職院校建設(shè)中存在的問題

4.1 系統(tǒng)普及程度還不夠

首先是因?yàn)橄嚓P(guān)部門多年的辦公習(xí)慣，導(dǎo)致他們不愿意接受新的辦公手段。其次就是系統(tǒng)建設(shè)部門工作量和人員數(shù)量嚴(yán)重不匹配，專業(yè)人員不足使得系統(tǒng)很多功能沒有上線使用[3]。最后就是由于學(xué)校里面多數(shù)都是年齡比較大的教職工，他們對(duì)于計(jì)算記得使用不是特別熟練，這在很大程度上阻礙了OA系統(tǒng)的推廣。

4.2 系統(tǒng)辦公流程人性化程度不夠

各個(gè)部門有一套自己的辦公流程和相應(yīng)的表單，但是在OA系統(tǒng)里面流程設(shè)置時(shí)由于系統(tǒng)人性化程度不高，在流程設(shè)置時(shí)有部分流程不能滿足相關(guān)部門要求。按照部門要求進(jìn)行設(shè)置以后會(huì)出現(xiàn)流程環(huán)節(jié)出錯(cuò)。對(duì)于身兼數(shù)職的教職工不能滿足按部門審批。由于工作繁忙有些教職工不能及時(shí)審批和自己有關(guān)的文件，導(dǎo)致流程無法往下進(jìn)行，嚴(yán)重耽誤辦公進(jìn)度。

4.3 流程泛濫增加了平臺(tái)管理人員的工作量

目前學(xué)院OA平臺(tái)已經(jīng)使用了收文、發(fā)文、請假、調(diào)代課、調(diào)帶班、差旅審批等流程，但是在使用過程中管理員通過流程監(jiān)控發(fā)現(xiàn)很多教職工分不清什么時(shí)候用差旅審批流程，什么時(shí)候用請假流程，導(dǎo)致流程填報(bào)錯(cuò)誤。平臺(tái)管理人員需要每天查看流程監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤流程及時(shí)打電話告知相關(guān)教師。很大程度上增加了平臺(tái)管理人員的工作量。

5 OA系統(tǒng)在高職院校建設(shè)中的解決對(duì)策

5.1 提升服務(wù)，以需求為主導(dǎo)

為了促進(jìn)OA系統(tǒng)的使用，首先要根據(jù)不同部門的需求，與OA系統(tǒng)工程師進(jìn)行溝通，完善系統(tǒng)辦公流程，使得流程更貼合實(shí)際。針對(duì)不能及時(shí)批辦的流程要以短信的形式進(jìn)行超期提醒加快審批進(jìn)度。對(duì)于年齡比較大的教師出現(xiàn)操作問題時(shí)及時(shí)去幫助解決，真正的讓他們體會(huì)到無紙化辦公的便捷。

5.2 發(fā)布公告，以理解促應(yīng)用

OA系統(tǒng)里面涉及的功能模塊比較多，為了方便教職工使用要在OA系統(tǒng)的通知公告中發(fā)布流程圖，讓教職工明白自己在填寫完表單以后下一步的審批人，避免出現(xiàn)錯(cuò)批漏批的現(xiàn)象。定期匯總OA系統(tǒng)使用問題，及時(shí)將解決方法以文檔的形式發(fā)布于通知公告，并且錄制OA系統(tǒng)中的功能模塊使用方法視頻，加深理解促進(jìn)系統(tǒng)的使用。