李晶晶

摘? 要：科技的高速發(fā)展推動(dòng)了企業(yè)多地辦公模式的形成。多地辦公模式對(duì)企業(yè)的擴(kuò)大化和可持續(xù)化發(fā)展有著重要意義，目前的應(yīng)用越來越廣泛，對(duì)其管理的質(zhì)量和效率直接影響到企業(yè)發(fā)展。而傳統(tǒng)的管理模式所暴露的問題日益凸顯，存在種種不足，亟需完善。在這一背景下，本文分析了目前多地辦公管理模式面對(duì)的普遍性問題，并提出有效完善該管理模式的措施，以促進(jìn)企業(yè)效能的提升。

關(guān)鍵詞：多地辦公? 企業(yè)? 分場所? 管理模式

中圖分類號(hào)：S663? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2020）09（a）-0181-03

Abstract：The rapid development of science and technology promotes the formation of multi office mode in enterprises. The multi office mode is of great significance to the expansion and sustainable development of enterprises. At present， its application is more and more extensive. The quality and efficiency of its management directly affect the development of enterprises. However， the problems exposed by the traditional management model are increasingly prominent， there are various deficiencies， which need to be improved. In this context， this paper analyzes the common problems faced by the current multi office management mode， and puts forward effective measures to improve the management mode， in order to promote the efficiency of enterprises.

Key Words： Multi office;Enterprise; Branch office; Management mode

在全球化的大背景下，隨著科技水平的迅猛提升，越來越多的大型企業(yè)和機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷拓展時(shí)選擇建立了以全國乃至全世界為范圍的辦公地點(diǎn)，這就形成多地辦公模式。在這一模式下，企業(yè)和機(jī)構(gòu)在實(shí)際工作中如何實(shí)現(xiàn)高效、穩(wěn)定的管理，從而節(jié)省不必要的成本浪費(fèi)，在多個(gè)地點(diǎn)均能有效運(yùn)轉(zhuǎn)，就成為了首要而迫切的問題。本文將就這一模式所帶來的普遍性問題與解決方案進(jìn)行深入探討，以期能帶來一定的幫助。

1? 多地辦公管理模式面對(duì)的普遍性問題

1.1 組織結(jié)構(gòu)松散，員工歸屬感弱

大型公司的組織龐大，業(yè)務(wù)范圍廣闊，下屬的多場所地域分布非常廣泛，物理地點(diǎn)相隔遙遠(yuǎn)，組織內(nèi)部信息分散，各分場所人員組成復(fù)雜多樣?？偛抗芾砣藛T或從時(shí)間成本、工作計(jì)劃考慮或出于自身工作惰性原因無法定期到各分場所巡查，造成總部與分場所的聯(lián)系薄弱，員工由于長時(shí)期不和總部的管理人員接觸，直接獲得總部的信息機(jī)會(huì)變少，無法形成與總部的緊密感，反而容易形成以自身場所為一個(gè)團(tuán)體的歸屬感。同時(shí)總部也不能實(shí)時(shí)地掌握各分場所的管理實(shí)情。

1.2 溝通成本增加，總部政令無法正確執(zhí)行

多地辦公的公司在處理日常業(yè)務(wù)時(shí)多會(huì)采取電話和郵件手段進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，時(shí)間成本大，且在此過程中不可避免地會(huì)造成信息的損失和扭曲，導(dǎo)致接收人的錯(cuò)誤判斷，使總部的政令無法順暢執(zhí)行，起不到合理的資源調(diào)配，造成資源和時(shí)間的雙重浪費(fèi)。以全集團(tuán)為整合范圍的大型工作任務(wù)也會(huì)由于某一分場所任務(wù)出錯(cuò)導(dǎo)致無法閉環(huán)，造成進(jìn)度的拖延。

1.3 辦公環(huán)境、培訓(xùn)資源等指標(biāo)不平均，分場所員工發(fā)展受限

分場所的辦公環(huán)境和人力資源配置往往不如總部，在員工發(fā)展通道上，員工受到職業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也不如總部員工數(shù)量和樣式多，上升空間和職業(yè)發(fā)展路線不夠明晰，員工自我定位和目標(biāo)不準(zhǔn)確，造成工作主觀能動(dòng)性不足，從長遠(yuǎn)看，對(duì)個(gè)人和企業(yè)都是損害。

1.4 量化考核標(biāo)準(zhǔn)不平衡，缺乏有效激勵(lì)

總部下達(dá)的目標(biāo)或任務(wù)完成后，量化考核的標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，總部與分場所的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對(duì)各個(gè)分場所的考核方案缺乏差異性和彈性考慮，都會(huì)成為分場所員工的不穩(wěn)定因素。在完成目標(biāo)后，總部沒有進(jìn)行及時(shí)而明確的正向激勵(lì)，使員工缺乏動(dòng)力，不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2? 完善多地辦公管理模式相應(yīng)的措施分析

2.1 總部負(fù)責(zé)人定期聯(lián)絡(luò)

為加強(qiáng)和分場所的聯(lián)系，總部應(yīng)定期或不定期的派出總部高層管理人員到各分場所巡視，與分場所管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解管理中遇到的實(shí)際困難，以及在分場所執(zhí)行考核的具體情況。管理者盡量創(chuàng)造機(jī)會(huì)和基層的員工進(jìn)行面對(duì)面交流，保證所掌握資料的準(zhǔn)確性以及對(duì)具體情況的整體把控。除可獲得現(xiàn)場資料外，還為分場所員工提供了一個(gè)向上溝通的渠道，增強(qiáng)同總部之間的聯(lián)系。同時(shí)總部還要建立定期溝通和匯報(bào)制度，要求各分場所定期匯報(bào)工作進(jìn)展情況、重大事件和遇到的問題，從而保證總部掌握資料的時(shí)效性，并且能對(duì)分場所現(xiàn)階段的管理問題以及下階段的進(jìn)展計(jì)劃進(jìn)行實(shí)際指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從整體上提高管理效率。

2.2 進(jìn)行目標(biāo)管理

目標(biāo)管理是以目標(biāo)的設(shè)置和分解、目標(biāo)的實(shí)施以及完成情況的檢查、獎(jiǎng)懲為手段，通過員工的自我管理來實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的一種管理方法。目標(biāo)管理法不僅強(qiáng)調(diào)完成目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)工作成果，還重視人的作用，強(qiáng)調(diào)員工自主參與目標(biāo)的制定、實(shí)施、控制、檢查和評(píng)價(jià)，使組織和個(gè)人能夠取得最佳業(yè)績。在對(duì)分場所制定工作目標(biāo)時(shí)，可以引入目標(biāo)管理方法，將目標(biāo)盡可能多地分解成可進(jìn)行量化衡量的標(biāo)準(zhǔn)，并實(shí)時(shí)追蹤進(jìn)展，聽取分場所匯報(bào)，定期形成檢查結(jié)論，管理者根據(jù)目標(biāo)的完成情況對(duì)下級(jí)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲，達(dá)到有效的監(jiān)控成果。

2.3 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)員工注意到總部和分場所的管理制度和績效考核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的時(shí)候，就很容易出現(xiàn)干勁不足，消極怠工情緒。為避免此類情況，需要在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)召開各分場所管理者參加的座談會(huì)，掌握各分場所第一手資料，避免標(biāo)準(zhǔn)的不合理和不統(tǒng)一，在細(xì)節(jié)處可因地制宜，有所調(diào)整。在結(jié)合分場所具體情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行考核時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重考核不能只是對(duì)最后結(jié)果的考核，而是考核全過程。考核員工時(shí)，注意發(fā)現(xiàn)工作過程中遇到的問題，并及時(shí)匯總上報(bào)，通過對(duì)員工業(yè)績的評(píng)價(jià)，對(duì)員工在工作過程中行為進(jìn)行一定的約束和限制。在制定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)根據(jù)掌握的分場所情況，盡量以崗定酬，同一個(gè)崗位的考核標(biāo)準(zhǔn)保持一致，不同崗位的考核根據(jù)所承擔(dān)的責(zé)任大小，對(duì)總體目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小來確定。每位員工都應(yīng)熟悉和了解自己崗位的考核標(biāo)準(zhǔn)，明晰的標(biāo)準(zhǔn)能增強(qiáng)員工的工作動(dòng)力，從而提升整體員工的自身價(jià)值，實(shí)現(xiàn)總部對(duì)分場所的有力控制。整個(gè)績效管理流程應(yīng)當(dāng)具備公開透明、穩(wěn)定規(guī)范，可操作性強(qiáng)等特點(diǎn)。

2.4 引進(jìn)監(jiān)督管理人員

為確保目標(biāo)管理方法的執(zhí)行到位，就必須設(shè)立監(jiān)督管理崗位，在每一個(gè)分目標(biāo)節(jié)點(diǎn)，監(jiān)督管理人員都需按照量化指標(biāo)檢查，如在任務(wù)進(jìn)行時(shí)存在拖延或偏離目標(biāo)，監(jiān)督管理人員應(yīng)立即反饋到總部相應(yīng)部門進(jìn)行糾錯(cuò)。從總部引進(jìn)專職監(jiān)督管理人員，既可保持和總部之間的聯(lián)系，確保政令傳達(dá)執(zhí)行時(shí)沒有偏差，也可更好地推動(dòng)和監(jiān)管分場所日常業(yè)務(wù)的開展。在開展工作時(shí)，監(jiān)督管理人員要保持和分場所管理者的良好合作關(guān)系，才能形成企業(yè)內(nèi)部的良性循環(huán)。

2.5 給予及時(shí)反饋

當(dāng)分場所達(dá)到一個(gè)目標(biāo)節(jié)點(diǎn)時(shí)，通過有效的監(jiān)督考核手段確認(rèn)節(jié)點(diǎn)任務(wù)完成后，總部應(yīng)及時(shí)采取公開表揚(yáng)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等方法進(jìn)行及時(shí)反饋，鼓勵(lì)員工向更高層次發(fā)展，對(duì)做出突出貢獻(xiàn)的員工，公司要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。既提高了企業(yè)員工的凝聚力，使員工得到明確的正向激勵(lì)，激發(fā)員工潛能，同時(shí)也就提高了企業(yè)的核心競爭力。人是經(jīng)濟(jì)性動(dòng)物。因而，在人才流動(dòng)過程中，經(jīng)濟(jì)因素必將占有很大比重。收入的多少，不僅僅可以體現(xiàn)為物化的東西，更重要的是對(duì)個(gè)人價(jià)值某種程度上的肯定，從而實(shí)現(xiàn)員工自我滿足感。但是，純粹的高收入，也許能暫時(shí)吸引人才，卻未必能長久留住人才，關(guān)鍵還得看收入分配流程中的公正性、合理性和激勵(lì)性。有兩家企業(yè)，A企業(yè)不分職位、工種、月薪統(tǒng)一定為3000元，而B企業(yè)則按員工個(gè)人能力及所做貢獻(xiàn)大小，將收入劃分為若干檔次，雖然最高者月薪不到2500元，但從實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的角度考慮，B企業(yè)比A企業(yè)更具有競爭優(yōu)勢，也更能獲得有才干者的青睞。所以用量化的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)來衡量員工不同的能力和價(jià)值，在企業(yè)內(nèi)部建立能力貢獻(xiàn)優(yōu)先機(jī)制。建立健全各類激勵(lì)機(jī)制，形成員工在事業(yè)上的成就感和自豪感、收入的平衡感與工作環(huán)境的順暢感。

2.6 降低溝通成本

到21世紀(jì)初，大型公司的子公司遍布全球，很多重大項(xiàng)目只能靠人員出差和電話傳真來完成互聯(lián)，這其中不可避免產(chǎn)生各種信息傳遞的失誤，距離上產(chǎn)生的溝通成本成為了很大的問題。在第四次科技浪潮的席卷下，各樣新式的辦公輔助系統(tǒng)和軟件層出不窮?？偛靠赏ㄟ^對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)和對(duì)通訊設(shè)備的升級(jí)，借助先進(jìn)的科技手段，將異地拉近距離，實(shí)現(xiàn)高效溝通，減少錯(cuò)誤率，降低溝通成本。通過釘釘、騰訊等軟件實(shí)現(xiàn)多頻次的云會(huì)議，加強(qiáng)面對(duì)面接觸交流，可有效避免由于郵件編寫發(fā)送出錯(cuò)造成的無效和錯(cuò)誤溝通。

2.7 加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的凝聚劑和催化劑，對(duì)員工具有導(dǎo)向、凝聚和激勵(lì)作用。優(yōu)秀的企業(yè)文化可以增進(jìn)企業(yè)員工的團(tuán)結(jié)和友愛;減少教育和培訓(xùn)經(jīng)費(fèi);降低管理成本和運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn);并最終使企業(yè)獲取巨額利潤。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)的重要目的之一，就是增強(qiáng)職工凝聚力，那么，如何增強(qiáng)員工凝聚力呢？首先創(chuàng)造和諧的企業(yè)文化氛圍，使員工成為企業(yè)的主人，企業(yè)里員工的依托，要員工樹立企業(yè)靠我謀發(fā)展，我靠企業(yè)求生存的理念?？偛繎?yīng)定期設(shè)計(jì)組織參與感強(qiáng)的活動(dòng)，在分場所推動(dòng)開展多種團(tuán)隊(duì)建設(shè)，加強(qiáng)情感交流，增強(qiáng)員工凝聚力和向心力。進(jìn)行多樣化宣傳，從日常工作和生活的點(diǎn)滴中滲透企業(yè)文化，使員工為從屬于這個(gè)集體而感到自豪。組織分場所員工參加總部培訓(xùn)和實(shí)習(xí)，營造學(xué)習(xí)專業(yè)文化知識(shí)和技術(shù)的人文環(huán)境，鼓勵(lì)他們不斷接收新的知識(shí)，給他們創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)，讓他們接受新事物和新的操作技能，不斷提高他們的技能水平，并且在學(xué)費(fèi)和時(shí)間上給予保證，使員工感到生活在這個(gè)集體中的溫暖。企業(yè)如果能給員工提供充分的發(fā)展空間，使員工的個(gè)人能力和素質(zhì)隨著企業(yè)的發(fā)展而成長，這個(gè)企業(yè)與員工的相互認(rèn)同感越高，凝聚力就越強(qiáng)。

3? 結(jié)語

全球化的今日，隨著多地辦公成為大趨勢，舊有的管理模式和管理方法必將發(fā)生深刻的變化。面對(duì)日益高速發(fā)展的競爭環(huán)境，如何實(shí)現(xiàn)有效率高質(zhì)量的管理，需要每一位管理者反復(fù)思考和不斷創(chuàng)新。調(diào)整在管理上的策略和方法，探索如何更好地進(jìn)行高效管理，利用新興的科學(xué)技術(shù)手段縮短與員工之間的距離，制定合理的目標(biāo)激發(fā)員工潛能，通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)和企業(yè)文化宣傳來增強(qiáng)員工責(zé)任心與歸屬感，才能實(shí)現(xiàn)多地辦公管理模式的不斷優(yōu)化和完善，從而達(dá)到提高企業(yè)效能，增強(qiáng)企業(yè)競爭力的目標(biāo)。

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