陳莉玲

（國(guó)網(wǎng)四川省電力公司布拖縣供電分公司，四川布拖 616350）

0 引言

隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化，越來越多企業(yè)內(nèi)部的辦公室文書管理模式逐步采取不同的創(chuàng)新策略，將信息化管理技術(shù)融入管理模式中。我國(guó)大多數(shù)的企業(yè)目前都還處于發(fā)展和轉(zhuǎn)型階段，如果企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下保持長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，就要做好企業(yè)的內(nèi)部的辦公室文書管理工作。在管理措施落實(shí)的過程中，要明確企業(yè)的經(jīng)營(yíng)辦公室文書管理職能，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)的生產(chǎn)效率。但是就現(xiàn)階段而言，在經(jīng)濟(jì)和科技快速發(fā)展的新形勢(shì)下，我國(guó)企業(yè)的辦公室文書管理方式還存在許多的問題。企業(yè)要想在市場(chǎng)上有一席之地，就要根據(jù)自身發(fā)展需要，提高企業(yè)辦公室文書管理的質(zhì)量與水平，將創(chuàng)新管理模式落到實(shí)處，確保有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，充分保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。目前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入5G 時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也已經(jīng)相當(dāng)成熟，我國(guó)社會(huì)的生產(chǎn)方式也在逐漸的向信息化經(jīng)濟(jì)建設(shè)模式轉(zhuǎn)變，是未來的發(fā)展方向。為了順應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的趨勢(shì)，政府與企業(yè)必須抓緊由傳統(tǒng)落后的管理體系向信息化新型高效管理模式轉(zhuǎn)型。信息化技術(shù)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的辦公效率和文書資料管理有著極高的優(yōu)勢(shì)，尤其在是企業(yè)辦公室文書檔案管理的工作中，利用網(wǎng)絡(luò)信息交流的便利性，可以有效解決信息數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)背景下的資料管理困難的問題。融合信息化技術(shù)的辦公室文書管理措施，能夠保證辦公資料和信息的安全性，在對(duì)信息調(diào)取時(shí)也方便了不少，減輕管理人員的工作壓力，為后續(xù)辦公室文書信息的使用與分析也打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文將詳細(xì)分析現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的弊端及存在的各方面問題，根據(jù)實(shí)際情況，有針對(duì)性地從信息化社會(huì)角度提出管理的優(yōu)化與創(chuàng)新措施，保證企業(yè)在過渡轉(zhuǎn)型時(shí)期穩(wěn)定的發(fā)展。

1 企業(yè)辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 信息化管理的重要意義

企業(yè)內(nèi)部辦公室檔案信息管理質(zhì)量是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理包括企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃，企業(yè)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)和企業(yè)所要完成的重大事件，從客觀上印證企業(yè)文書檔案管理的重要性。因此，企業(yè)內(nèi)部在進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)的部門必須充分發(fā)揮其職能作用。在我國(guó)信息化建設(shè)新形勢(shì)下，企業(yè)內(nèi)部辦公室文書檔案信息管理要突出其導(dǎo)向功能，保證企業(yè)職工的根本利益，提升企業(yè)的向心力和凝聚力。過去傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理工作存在種種弊端，信息化的管理體系可以針對(duì)傳統(tǒng)模式中的問題進(jìn)行優(yōu)化和改善，但是信息化技術(shù)也并不是完美無(wú)缺的，其自身還有很多的優(yōu)化空間。如今企業(yè)的辦公室文書信息管理工作現(xiàn)在可以通過線上的方式進(jìn)行，而且辦公室文書信息在調(diào)取的過程中，每一環(huán)節(jié)都可以通過信息化的數(shù)據(jù)清晰地呈現(xiàn)在管理人員眼前，充分體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化的便利性，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或錯(cuò)誤，不僅能夠一目了然的返現(xiàn)，而且錯(cuò)誒信息的反饋也是非常高效的，這全部都要得力于互聯(lián)網(wǎng)的高速傳播性，同時(shí)辦公室文書信息的安全性將得到質(zhì)的提高，相比過去的檔案管理，提高信息管理的透明度，有利于維持企業(yè)內(nèi)部公平競(jìng)爭(zhēng)的工作環(huán)境。

1.2 現(xiàn)階段信息管理模式不完善

目前很多企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)仍舊不夠完善。電子文書信息管理涉及的技術(shù)還不夠成熟，不利于辦公室檔案信息統(tǒng)計(jì)與管理工作穩(wěn)定的實(shí)施?，F(xiàn)階段造成系統(tǒng)不完善的主要原因是相關(guān)的系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)技術(shù)人員的水平不夠，同時(shí)也沒有在對(duì)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際工作情況進(jìn)行全面的考察，缺乏事實(shí)的基礎(chǔ)，導(dǎo)致設(shè)計(jì)的管理方案與系統(tǒng)不能很好地符合企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)與工作的實(shí)際情況。另一方面，管理人員在對(duì)信息進(jìn)行操作時(shí)，由于對(duì)新技術(shù)新系統(tǒng)掌握還不夠熟練，也很容易出現(xiàn)失誤，如果系統(tǒng)的自我修正功能不夠強(qiáng)大的話，就會(huì)導(dǎo)致操作上的錯(cuò)誤逐漸被放大，最終造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。在當(dāng)前階段，很多企業(yè)內(nèi)部關(guān)于人力資源的檔案管理制度都存在嚴(yán)重的缺陷，管理手段存在很大的局限性，不利于營(yíng)造企業(yè)內(nèi)部良好的工作的環(huán)境。阻礙人才進(jìn)步和發(fā)展，也是影響企業(yè)自身穩(wěn)定發(fā)展的不利因素。在當(dāng)前很多的企業(yè)部門不能根據(jù)公司的實(shí)際情況對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)籌安排，檔案信息管理效率低下，會(huì)使降低企業(yè)員工的工作積極性，工作環(huán)境越來越不和諧，人力資源管理水平不高必將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)市場(chǎng)效益的降低，因此高效的人力資源文書信息管理對(duì)于企業(yè)來說是十分重要的。

1.3 管理措施缺乏實(shí)用性

企業(yè)內(nèi)部的辦公室文書信息管理包括人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、工作績(jī)效管理、客戶信息管理等方面，這些方面都是推動(dòng)企業(yè)未來的發(fā)展的重要組成部分。但是目前我國(guó)大部分的企業(yè)卻對(duì)信息化管理缺乏足夠的重視，辦公室文書管理的結(jié)構(gòu)分布十分不合理，而且監(jiān)督體制也不完善，無(wú)法保證新的管理制度能夠嚴(yán)格落實(shí)，使得信息化辦公室文書管理工作缺乏實(shí)用性。從管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分布和職能劃分的角度來看，目前大多數(shù)的企業(yè)的信息化辦公室文書管理部門中人員的崗位與職能劃分不明確，不能根據(jù)工作人員的實(shí)際情況對(duì)其職位進(jìn)行合理的分類，缺乏專門的管理制度。如果不能很好地明確崗位職責(zé)劃分的界限，在出現(xiàn)工作上的失誤和問題時(shí)，很難進(jìn)行合理的責(zé)任追究。在系統(tǒng)操作出現(xiàn)失誤時(shí)，很容易出現(xiàn)互相推脫責(zé)任的現(xiàn)象。為了將信息化技術(shù)有效融入文書檔案管理模式中，人才的支持是必不可少的，但是很多供電企業(yè)對(duì)于人才的培養(yǎng)也不夠重視，長(zhǎng)期以往，一定會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和成本管理造成嚴(yán)重的損害。

2 企業(yè)辦公室文書檔案管理優(yōu)化措施

2.1 智能化網(wǎng)絡(luò)管理模式

為了提高信息化技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部辦公室文書管理體系中的適用性，可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)進(jìn)行信息的管理，同時(shí)利用智能算法技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)文檔的識(shí)別度。企業(yè)可以建立辦公室文書線上信息管理平臺(tái)，線上信息管理平臺(tái)能夠有效減少?gòu)?fù)雜度。通過線上的社區(qū)平臺(tái)，辦公室文書管理流程中的每一環(huán)節(jié)都可以通過線上平臺(tái)清晰反映在監(jiān)管人員眼前，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息交流的便利性和可靠性。線上的辦公室文書信息管理系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行分類，根據(jù)信息價(jià)值的不同設(shè)置分級(jí)保護(hù)策略，越是重要信息越是敏感，出現(xiàn)數(shù)據(jù)異常時(shí)，不僅能夠及時(shí)進(jìn)行通知，而且能夠?qū)㈠e(cuò)誤的信息數(shù)據(jù)快速的反饋給管理人員，便于查證。為了防止信息泄露事件的發(fā)生，極大提高數(shù)據(jù)信息管理的安全性。如果線上平臺(tái)的使用人員在線上查詢自己的信息時(shí)有疑問或者相關(guān)的工作人員對(duì)線上信息管理操作方式有意見或建議，都可以通過線上平臺(tái)進(jìn)行反饋，能夠有效減少企業(yè)辦公室文書管理過程中出現(xiàn)的種種矛盾，提高使用者對(duì)線上營(yíng)銷信息管理平臺(tái)的滿意度。

2.2 檢索系統(tǒng)人性化

為了保證操作人員與計(jì)算機(jī)進(jìn)行交互時(shí)的效率，對(duì)于辦公室文書信息管理平臺(tái)的UI 界面設(shè)計(jì)必須要注重人性化。在追求功能完善的同時(shí)盡可能簡(jiǎn)化操作界面，其中最重要的就是檢索系統(tǒng)。檢索算法要不斷優(yōu)化，避免搜索關(guān)鍵詞時(shí)查找不到相關(guān)信息的情況。檢索系統(tǒng)也要設(shè)定查詢權(quán)限等級(jí)，保證相關(guān)人員辦公室文書信息的完整性和安全性。檢索系統(tǒng)要做到非常方便地搜索到相應(yīng)的檔案，還要保證順利歸檔。為了保證后續(xù)工作順利進(jìn)行，要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置以適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況。在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的工作時(shí)，要詳細(xì)記錄檔案的信息并進(jìn)行科學(xué)的分類，方便以后工作需要時(shí)能夠快速查到所需的資料。計(jì)算機(jī)服務(wù)器儲(chǔ)存的容量是有限的，為了提高檔案的價(jià)值和管理的效率，要對(duì)已經(jīng)失效或沒有價(jià)值的文檔定期進(jìn)行清理，及時(shí)釋放儲(chǔ)存空間，合理分配辦公室資源。在清理的過程中，要做好檔案的篩選工作，避免與其他文檔混淆，導(dǎo)致刪除有用的文檔。定期清理垃圾文件能夠提高企業(yè)辦公室文書管理過程中有限資源的利用率。

2.3 辦公室文書管理統(tǒng)籌兼顧

企業(yè)自身的發(fā)展必須要與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型相呼應(yīng)，得益于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，生產(chǎn)的模式早已經(jīng)擺脫傳統(tǒng)束縛，企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍也更加廣泛。為了滿足市場(chǎng)多元化的需求，企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理必須要做到統(tǒng)籌兼顧。對(duì)于管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提出高要求，并且要嚴(yán)格把關(guān)。辦公室文書檔案管理工作對(duì)于相關(guān)人員專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)有著極高的要求管理方案和措施要滿足企業(yè)各個(gè)部門的要求，不能偏向一方，要保證資源的合理分配，為后續(xù)信息化管理工作排除潛在的隱患。

3 結(jié)論

綜上所述，本文已經(jīng)從信息化技術(shù)的角度對(duì)企業(yè)的辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀以及優(yōu)化措施進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，提出了創(chuàng)新改革辦法，切實(shí)的保障了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。