胡敏霞

學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動的成果和產(chǎn)物，是學(xué)校歷史的真實反映，也是學(xué)校發(fā)展的“文化財富”，具有重要的現(xiàn)實意義和長遠(yuǎn)價值。做好學(xué)校檔案管理工作，可以說“利在一時，功在千秋”。當(dāng)前基層學(xué)校檔案工作面臨諸多困局，迫切需要區(qū)域教育主管部門不斷完善頂層設(shè)計，通過強(qiáng)有力的組織推進(jìn)，全面提升基層學(xué)校檔案工作水平。本文以如東縣為例，探究農(nóng)村基層學(xué)校檔案工作桎梏與破解策略。

一、農(nóng)村基層學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀和面臨的問題

隨著學(xué)校自身不斷發(fā)展和檔案工作逐步深入，近年來，如東縣學(xué)校檔案工作有了長足進(jìn)步，對學(xué)校工作發(fā)展起到了促進(jìn)作用。但筆者在近幾年的現(xiàn)場督查和問卷調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)?shù)馗鲗W(xué)校對檔案工作重視程度不一，部分農(nóng)村基層學(xué)校的檔案管理不盡如人意，尤其是少數(shù)學(xué)校檔案意識淡薄，檔案工作已經(jīng)成為學(xué)校發(fā)展的短板，如東全縣130所學(xué)校，農(nóng)村學(xué)校98家。只有26所學(xué)校的檔案工作達(dá)省一星級及以上標(biāo)準(zhǔn)，其中三星級2家，二星級24家，大多數(shù)學(xué)校缺乏創(chuàng)建意識，檔案工作存在著許多不容忽視的問題。出現(xiàn)這些現(xiàn)象，筆者認(rèn)為主要有以下原因：

1.意識缺乏敏感性。農(nóng)村基層學(xué)校檔案工作的地位和作用還未得到應(yīng)有的重視，檔案工作在少數(shù)學(xué)校員工的觀念中是一項無足輕重的工作，個別學(xué)校甚至未設(shè)置獨立庫房及專兼職檔案員，僅用幾個柜子就解決了檔案的存放問題，學(xué)校珍貴的歷史資料得不到妥善保管，正在慢慢散失。一些農(nóng)村學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對《檔案法》不甚了解，檔案管理意識淡薄，忽視對日常管理中形成的文件材料的收集歸檔，常常是“說起來重要，用起來需要，忙起來不要”，雖然部分學(xué)校將檔案工作列入年度工作計劃，但真正能把檔案工作作為單位長效工作來抓的少之又少。

2.保管缺乏集中性。一些農(nóng)村基層學(xué)校檔案分散保管現(xiàn)象嚴(yán)重，校內(nèi)一些部門和個人為了方便自己查閱利用，不愿配合檔案部門做好文件材料的移交歸檔工作，經(jīng)常將文件材料等占為己有，致使許多有價值的檔案資料長期分散在各職能部門或個人手中。這種各自為政的“零散狀態(tài)”，嚴(yán)重影響了檔案的安全保管，加之有的人員工作調(diào)動時不能嚴(yán)格履行移交手續(xù)，導(dǎo)致未及時歸檔的有價值檔案材料散失，嚴(yán)重影響了檔案的完整性和準(zhǔn)確性，給學(xué)校檔案管理造成了不可彌補(bǔ)的損失。

3.制度缺乏嚴(yán)肅性。一些農(nóng)村基層學(xué)校檔案管理制度不健全，落實不到位，主要表現(xiàn)在：①管理不規(guī)范。存在部門管理檔案的現(xiàn)象，比如教學(xué)處、政教處產(chǎn)生的檔案由其自身保管，其他諸如總務(wù)處、保衛(wèi)處等部門也都各自保存了部分檔案，嚴(yán)重影響了檔案收集的完整性。②整理不規(guī)范。有些檔案員在檔案整理過程中鑒定不夠細(xì)致，部分材料歸檔范圍模棱兩可，卷內(nèi)目錄與實際文件不相符，還有材料漏缺等現(xiàn)象。③利用不規(guī)范。檔案員對檔案的查借閱制度執(zhí)行不力，借出的檔案有時懶于登記，沒有及時辦理歸還，時間長了，造成文件的丟失。很多學(xué)校雖然制定了一系列制度，但在實際工作中無法落實，形同虛設(shè)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的規(guī)范化開展。

4.人員缺乏穩(wěn)定性。學(xué)校檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定，人員老齡化，素質(zhì)不高。不少學(xué)校的檔案員身兼數(shù)職，更換頻繁，有個別學(xué)校甚至出現(xiàn)空缺現(xiàn)象。有時檔案員剛剛熟悉業(yè)務(wù)就又換崗，新任檔案員又要開始新一輪熟悉業(yè)務(wù)的過程。這些因素造成了形成的檔案材料普遍存在質(zhì)量不高、規(guī)范化程度偏低等問題。特別是由于檔案員非專業(yè)出身的居多，專業(yè)知識不夠扎實，僅靠培訓(xùn)往往在業(yè)務(wù)上很難有所突破與創(chuàng)新。

5.管理缺乏現(xiàn)代性。在對農(nóng)村基層學(xué)校檔案的檢查中發(fā)現(xiàn)，檔案信息化管理程度不高，有部分農(nóng)村學(xué)校，檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施長期沒有投入，檔案用房狹小偏僻，與“十防”要求相差甚遠(yuǎn)，檔案安全受到嚴(yán)重威脅。檔案管理必備的電子設(shè)備陳舊，只有少數(shù)學(xué)校使用了檔案管理專用軟件系統(tǒng)，大多數(shù)學(xué)校都未能實現(xiàn)檔案資料查詢網(wǎng)絡(luò)化，還停留在紙質(zhì)檔案層面，檔案信息化工作斷檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重。這種情況除了受經(jīng)濟(jì)條件的制約外，也與學(xué)校決策者的重視程度有關(guān)，有的學(xué)校甚至沒有制定檔案信息化具體的發(fā)展規(guī)劃，即便是經(jīng)濟(jì)條件相對寬裕的學(xué)校，在學(xué)校檔案信息化管理設(shè)施的投入上，也過于保守。

二、當(dāng)前農(nóng)村基層學(xué)校檔案工作困局的應(yīng)對策略

如東縣教育主管部門充分認(rèn)識到基層中小學(xué)校檔案管理工作存在的問題，本著對“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，制訂了規(guī)劃方案，強(qiáng)化管理，完善舉措，推動學(xué)校檔案管理工作邁上健康發(fā)展的軌道。

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，加大宣傳力度。一方面，教育體育局聯(lián)合檔案部門開展了一系列檔案宣傳活動，組織學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案法治意識，以“6·9”國際檔案日為契機(jī)，通過張貼標(biāo)語、發(fā)放檔案宣傳單、進(jìn)行檔案知識競賽、宣講檔案小故事等，讓學(xué)校師生尤其是校長了解檔案工作在學(xué)校教育事業(yè)中的地位和作用，從而將檔案管理作為一項重要基礎(chǔ)工作提上學(xué)校工作的議事日程，納入相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，使學(xué)校檔案工作積極主動地服務(wù)于教育事業(yè)。另一方面，推進(jìn)縣級檔案星級測評，實現(xiàn)以創(chuàng)促建。如東縣教育體育局從2015年開始，對還未創(chuàng)星級的學(xué)校啟動創(chuàng)建工作，通過幾年的努力，目前已有72所學(xué)校通過了縣教育系統(tǒng)一星級檔案測評。爭取2021年檔案管理規(guī)范達(dá)標(biāo)率達(dá)到100%，實現(xiàn)全縣中小學(xué)檔案規(guī)范管理全覆蓋。

2.強(qiáng)化歸檔意識，實行規(guī)范管理。一方面，根據(jù)目前的學(xué)校檔案管理情況，先后制定了《如東縣教育體育局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的意見》《如東縣教育系統(tǒng)學(xué)校檔案工作規(guī)范測評細(xì)則》《如東縣教育體育局關(guān)于學(xué)校檔案管理星級創(chuàng)建工作意見》等，要求學(xué)校查找問題，制定出對應(yīng)的改正措施。另一方面，教育體育局聯(lián)合檔案局業(yè)務(wù)人員，定期到基層學(xué)校進(jìn)行宣傳，教育和引導(dǎo)學(xué)校員工強(qiáng)化歸檔意識，進(jìn)一步明確檔案工作的生命力在于利用，不能因為個別人的隨意和歸檔意識模糊而影響檔案應(yīng)有作用的發(fā)揮。對業(yè)務(wù)不熟的檔案員進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，悉心指導(dǎo)，確保檔案資料收集的及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。除此之外，教育體育局還嘗試采用結(jié)對幫扶的方法，讓檔案已達(dá)星級標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)校與還未創(chuàng)建星級的學(xué)校結(jié)對，隨時提供人力和業(yè)務(wù)上的幫助。

3.完善管理制度，嚴(yán)把關(guān)鍵環(huán)節(jié)。①幫助學(xué)校建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，分管校長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管、各科室齊抓共管，切實加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案資料收集責(zé)任制，對負(fù)有提供資料責(zé)任的部門和人員提出歸檔的內(nèi)容和時限要求。在接收、補(bǔ)充整理檔案時，發(fā)現(xiàn)缺少材料的應(yīng)及時索要。②教育體育局以國家檔案局8號令為基礎(chǔ)，結(jié)合《江蘇省中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》，根據(jù)學(xué)校實際情況認(rèn)真核實、科學(xué)鑒別，制定了《如東縣學(xué)校檔案分類方案》供基層學(xué)校參考，明確收集范圍，健全檔案門類。③進(jìn)一步細(xì)化檔案管理工作制度，對收集、整理、歸檔、保管、保密、安全、查借、統(tǒng)計、移交等一系列環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，重要制度要上墻、收集材料要齊全、歸檔要及時、立卷要標(biāo)準(zhǔn)、借閱要有規(guī)矩、庫房管理要有措施等，確保檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。同時要求檔案管理人員嚴(yán)格按規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范管理。

4.穩(wěn)定人員隊伍，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。①教育體育局在引進(jìn)人才時注重引進(jìn)具有檔案管理教育背景和具有檔案工作經(jīng)驗、熟悉檔案業(yè)務(wù)知識的專職檔案人才，從源頭上提高檔案人員的綜合素質(zhì)。基于農(nóng)村基層學(xué)校的實際情況，在沒有專業(yè)人員配備的情況下，學(xué)校在配備檔案員時應(yīng)挑選思想政治素質(zhì)好、甘于寂寞、有強(qiáng)烈事業(yè)心和責(zé)任感的同志。另外要保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定，檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員業(yè)務(wù)的熟練來自于長期的經(jīng)驗積累，人員變動頻繁不利于檔案工作的順利開展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要多關(guān)心和鼓勵檔案工作者，適當(dāng)減輕他們在其他兼職工作上的負(fù)擔(dān)，建立檔案管理人員獎懲考核機(jī)制，定期進(jìn)行考核，做到獎懲分明。②注重檔案工作人員教育培訓(xùn)，教育主管部門定期開展遠(yuǎn)程教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、專題講座等，時刻掌握檔案工作新動態(tài)，不斷提升檔案人員素養(yǎng)，提高檔案管理水平。③建立教育系統(tǒng)檔案工作QQ、微信群，教育體育局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組聯(lián)合檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員全天候?qū)W(xué)校檔案工作進(jìn)行答疑解惑，為大家提供一個可以即時交流學(xué)習(xí)的平臺，各學(xué)?；ハ鄮椭⒐餐M(jìn)步。

5.加快信息化建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字化服務(wù)。一方面，作為教育主管部門適當(dāng)支持對檔案事業(yè)建設(shè)的投入，加大檔案硬件設(shè)施投入，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，逐步完善了部分學(xué)校的檔案設(shè)施設(shè)備，力爭在今后的幾年中，確保每所學(xué)校都擁有達(dá)省最低星級標(biāo)準(zhǔn)的檔案室硬件配置。另一方面，在軟件設(shè)施上教育主管部門為部分學(xué)校配備了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案和資料全面納入系統(tǒng)管理，并派專業(yè)人員對管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)支持，組織專場培訓(xùn)指導(dǎo)，讓檔案管理人員盡快適應(yīng)新形勢下的現(xiàn)代化檔案工作，同時積極創(chuàng)造條件，鼓勵幫助部分條件成熟的已達(dá)省星級標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)校爭創(chuàng)數(shù)字檔案室，采用數(shù)字化服務(wù)手段，從“管理檔案”向“管理數(shù)據(jù)”拓展，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和深度挖掘，提高檔案利用效率。

通過努力，如東縣農(nóng)村基層學(xué)校檔案管理工作取得了一些成績，但這僅僅是向檔案管理科學(xué)化、精細(xì)化、數(shù)據(jù)化邁出的第一步。我們將進(jìn)一步統(tǒng)籌規(guī)劃，多管齊下，與時偕行，逐步推進(jìn)，以新思想、新方法推動檔案工作不斷邁出新步伐，登上新臺階。