黃麗

（三江學(xué)院檔案科 江蘇省南京市 210012）

高校檔案信息化建設(shè)主要是指通過以互聯(lián)網(wǎng)媒介，讓紙質(zhì)等實(shí)物檔案數(shù)字化，從而達(dá)到簡(jiǎn)化查檔流程，節(jié)約查檔時(shí)間，提高檔案資源的利用以及價(jià)值的目的。在當(dāng)前各地推進(jìn)信息化建設(shè)的環(huán)境影響下，高校的檔案管理模式也必須跟緊時(shí)代的腳步，全面提高信息化建設(shè)的水平。這不僅決定著高校檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)持續(xù)發(fā)展，對(duì)整個(gè)高校的日常工作也有著重大的作用和影響。因此，作為一名合格的高校檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，不斷拓展檔案處的服務(wù)功能，以便更好的滿足廣大師生以及高校發(fā)展的迫切需求。

1 高校檔案信息化建設(shè)的必然性

1.1 滿足了社會(huì)發(fā)展的需求

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，以往的人工檢索，現(xiàn)場(chǎng)查檔、借檔等檔案工作方式已經(jīng)逐漸顯示缺陷，不能更好的為廣大師生服務(wù)。在這種情況下，以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化管理模式逐漸走入人們的視野，并快速滲透到學(xué)校管理的各個(gè)方面，包括教學(xué)管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等，如圖1所示，這些管理信息化，極大的滿足了廣大師生的實(shí)際需求。由此可見，檔案信息化建設(shè)是高?，F(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提高高校綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)之一。

1.2 提高了高校日常檔案管理的工作效率

在信息化環(huán)境下，高校檔案管理模式發(fā)生了巨大改變，不論是加工后的電子檔案利用，還是原始的紙質(zhì)檔案保存，都將在先進(jìn)的管理方式下，有序而又高效地進(jìn)行。與傳統(tǒng)的人工檢索和現(xiàn)場(chǎng)查檔等工作模式相比，檔案信息化不僅極大地減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，縮短了查檔、借檔的流程，提高了檔案管理者的工作效率。

1.3 拓寬了檔案工作的服務(wù)范圍

檔案信息化的最大優(yōu)勢(shì)在于，人們可以比較快速、便捷地獲取更多的原始信息，這對(duì)社會(huì)公共信息的開發(fā)及利用具有積極的促進(jìn)作用。同時(shí)，在儲(chǔ)存各種信息的過程中，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段會(huì)更加方便，并且可以更高效地開發(fā)與利用這些檔案信息資源，發(fā)揮其最大值，這也使得檔案工作的服務(wù)范圍進(jìn)一步拓寬，產(chǎn)生了更多的社會(huì)價(jià)值。

2 高校檔案信息化建設(shè)過程中的影響因素

在檔案信息化建設(shè)的過程中，很多因素都決定其程度的好壞，其中主要概括為兩大塊的因素，即內(nèi)在因素和外在因素，如圖2所示。內(nèi)在因素即檔案信息化建設(shè)中需要解決的硬件設(shè)施、物質(zhì)條件等有形的辦公環(huán)境；而外在因素則是指信息化建設(shè)過程中所需要依托的政策法規(guī)及人員素質(zhì)等無形的辦公環(huán)境。

2.1 外在因素

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理需要做好三個(gè)建設(shè)：

（1）檔案資源的整理建設(shè)；

（2）檔案資源的管理建設(shè)；

（3）檔案信息的服務(wù)建設(shè)。

2.1.1 檔案資源的整理建設(shè)

圖1

圖2

在高校檔案信息化建設(shè)的管理工作過程中，紙質(zhì)、照片、光盤等其他實(shí)物檔案數(shù)字化是開展高校檔案信息化建設(shè)的重要前提和條件。而此項(xiàng)工作的開展主要是通對(duì)原始實(shí)物檔案進(jìn)行收集整理，然后通過掃描、拍照、錄像等途徑生成圖片、視頻或其他形式的數(shù)字化檔案，保存至計(jì)算機(jī)，再通過計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行整理、錄入歸檔目錄、上傳的方式，最終形成數(shù)字化的檔案資源。

2.1.2 檔案資源的管理建設(shè)

檔案信息化管理工作，需要將原始的實(shí)物檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案的形式進(jìn)行保存，這樣不僅便于管理，也方便對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用。但是，電子檔案管理工作的內(nèi)容與范圍都比較大，涉及的層面也比較多，檔案管理工作人員不僅要對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理，還需要加大統(tǒng)計(jì)力度，不斷對(duì)檔案資源進(jìn)行完善和補(bǔ)充。這其中包含了很多附加的工作環(huán)節(jié)，比如檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份、使用權(quán)限設(shè)置以及安全加密等。近幾年來，由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更迭頻繁，使得很多計(jì)算機(jī)軟件在版本不同時(shí)運(yùn)行互不兼容，嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案的使用以及保存，也給檔案管理的安全性工作帶來了的很大的挑戰(zhàn)。而信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以有效的解決這些問題，還可以智能的對(duì)檔案信息進(jìn)行分析與處理，使得數(shù)字化檔案能夠更安全的保存以及更好的利用。

2.1.3 檔案信息的服務(wù)建設(shè)

檔案管理工作不僅是將重要的原始檔案信息資源完整、安全地保存下來，還應(yīng)該對(duì)這些檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用，為高校及社會(huì)提供更多的資源，讓檔案資源服務(wù)可以更加人性化、便利化。需要注意的是，檔案信息的服務(wù)建設(shè)旨在提供便捷、先進(jìn)的信息檢索，所以檔案檢索的方法也應(yīng)緊跟科技發(fā)展的潮流，不斷地進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)。在檔案信息化建設(shè)的管理中，信息技術(shù)是其立足點(diǎn)和根本保證，可以為檔案管理工作提供更加豐富的技術(shù)服務(wù)。

2.2 內(nèi)在因素

隨著信息化建設(shè)的不斷進(jìn)步，高校在自身檔案信息化建設(shè)過程中也面臨了很多的挑戰(zhàn)。如檔案資源利用的安全性，檔案管理體系的局限性，檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才不足等。

2.2.1 檔案資源利用的安全性

在檔案信息化建設(shè)的過程中，衍生了很多新的科學(xué)技術(shù)，而這些技術(shù)的出現(xiàn)和利用，也對(duì)檔案資源的安全性帶來了巨大的威脅，需要我們通過法律的手段不斷進(jìn)行保護(hù)和完善。

2.2.2 檔案信息化管理體系的局限性

高校檔案信息化建設(shè)是高校整體實(shí)現(xiàn)信息化管理工作的重要組成部分，在此過程中需要高校資源的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。同時(shí)，高校的自動(dòng)化公辦系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)與檔案信息化管理工作相融合，但目前很多高校的檔案信息化建設(shè)工作還處于不斷摸索階段，并未建立完善科學(xué)的工作體系，很多業(yè)務(wù)的開展仍舊存在問題，還需不斷加強(qiáng)體系建設(shè)與改革。

2.2.3 檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才不足

檔案的信息化建設(shè)，并不是只靠先進(jìn)的技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)的，還需要大量的專業(yè)人才，在兩者共同作用下才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，雖然減少了人員成本，但還是需要有一定數(shù)量的專業(yè)人員對(duì)相關(guān)的硬件與軟件進(jìn)行操作，假如系統(tǒng)工作人員業(yè)務(wù)能力不足，就無法有效完成系統(tǒng)的操作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)受到礙。不管是電子檔案的制作、儲(chǔ)存，還是數(shù)字化管理等環(huán)節(jié)的工作，都需要專業(yè)的人才的來完成，他們不但要懂得管理方面的知識(shí)，還要對(duì)技術(shù)、法律等方面知識(shí)有所掌握。同時(shí)，在對(duì)原始檔案信息資源進(jìn)行深度加工時(shí)，也需要由專業(yè)的人員來完成，此項(xiàng)工作可以讓檔案價(jià)值得到最大化的發(fā)揮，而這對(duì)工作人員的要求都是很高的。由此可見，在高校檔案信息化建設(shè)中，信息化專業(yè)人才是不可或缺的一部分。

3 怎樣提高檔案信息化建設(shè)的水平

在分析檔案信息化建設(shè)的影響因素過程中，我們也可以從中得到一點(diǎn)啟發(fā)，那就是著力問題，找方法。因此，我們可以通過以下幾種方式來提高檔案信息化的建設(shè)水平：

3.1 加強(qiáng)檔案信息化管理班子建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是只有在技術(shù)與人才相互作用下，才能實(shí)現(xiàn)的一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，作為一名高校檔案管理的工作人員，需要改變以往的工作思想與方式，積極學(xué)習(xí)與運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)，創(chuàng)建新的檔案管理模式，為檔案信息化的實(shí)現(xiàn)打好基礎(chǔ)；其次，高校檔案管理部門應(yīng)該通過邀請(qǐng)專業(yè)人員到校進(jìn)行專題講座、組織業(yè)務(wù)研討會(huì)以及開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等方式，給檔案管理工作者提供學(xué)習(xí)氛圍和機(jī)會(huì)，讓他們可以不僅能掌握檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)還可以熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，了解法律、管理等有關(guān)知識(shí)。此外還需要具有較強(qiáng)的信息獲取、信息評(píng)估，信息加工等能力，進(jìn)而在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮重要的作用[1]；最后，檔案管理部門要積極建設(shè)檔案干部隊(duì)伍體系，并推行目標(biāo)管理、質(zhì)量監(jiān)督等制度，激發(fā)檔案工作者的積極性。

3.2 加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

（1）定期對(duì)高校各職能部門以及科室的信息資源進(jìn)行交接回收，尤其是對(duì)于校內(nèi)的二級(jí)機(jī)構(gòu)，需要把信息收集及整理當(dāng)成日常工作的重要內(nèi)容，保證學(xué)校有價(jià)值的檔案信息資源可以整合到學(xué)校統(tǒng)一管理。

（2）通過相應(yīng)的技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案制作成電子檔案，輸入文件目錄，然后將其保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。在此需要提到的是，檔案信息化建設(shè)的前期工作主要就是檔案形式的做好檔案形式的轉(zhuǎn)換工作，因此在這個(gè)階段，高校必須要投入大量的人力以及物力的支持。

（3）做好電子檔案資源的整理歸檔，確保電子檔案可以進(jìn)行安全地傳輸、保存與運(yùn)用。

3.3 加強(qiáng)檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

從事檔案管理的工作人員需要對(duì)收集與整理好的電子版檔案，做好規(guī)范整理。為了便于用戶的查詢，需要整合檔案部門的檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而建立相應(yīng)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。高校還可以根據(jù)自身教育點(diǎn)，建立個(gè)性化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

為了便于檔案信息的發(fā)布和傳送，高?？梢越⒏采w全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)。簡(jiǎn)單來說，就是可以利用校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將校內(nèi)的教學(xué)活動(dòng)、校園風(fēng)采以及歷史沿革等檔案信息予以收集和處理，最后把符合公開展示的檔案資源展現(xiàn)給校內(nèi)師生和社會(huì)大眾，這樣不僅增強(qiáng)廣大師生對(duì)學(xué)校的認(rèn)可度與依附性，還能一定程度提高學(xué)校的社會(huì)影響力與競(jìng)爭(zhēng)力。

3.5 加強(qiáng)檔案管理的平臺(tái)建設(shè)

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，先進(jìn)的信息化管理體系必須要依附于先進(jìn)的科技設(shè)備，才得以發(fā)揮自身的最大價(jià)值。因此，高校需要加大先進(jìn)的設(shè)備投入，更新老舊設(shè)備，運(yùn)用先進(jìn)的科技產(chǎn)品，提高對(duì)相關(guān)檔案資源處理的質(zhì)量和效率；同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的案管理系統(tǒng)，完成對(duì)檔案資源的整合與利用，對(duì)不同形式的電子檔案進(jìn)行加工，以便統(tǒng)一管理。最后，做好信息維護(hù)工作，保證數(shù)字化檔案的完整度。

3.6 加強(qiáng)檔案資源之間的共享建設(shè)

（1）高校與歷史研究單位或其他社會(huì)研究機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，通過構(gòu)建完整的服務(wù)體系彌補(bǔ)相互之間信息不足的問題，以此達(dá)成資源的整合與共享；

（2）各高校檔的案管理部門，要在豐富自身檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與完善自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)的前提下，相互交流，多方合作，促進(jìn)檔案信息的相互融合。

3.7 加強(qiáng)檔案管理的安全建設(shè)

高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，參考國(guó)家和地方出臺(tái)的檔案管理法律法規(guī)，建立符合自身檔案信息化建設(shè)管理工作中需要的相關(guān)制度，并在使用過程中不斷地補(bǔ)充和完善。另外，在檔案保存中以紙質(zhì)與電子兩種形成進(jìn)行，以免出現(xiàn)檔案丟失、損壞等。高校為確保網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的安全，應(yīng)當(dāng)安裝有效的殺毒軟件以及防火墻，并要定期對(duì)其進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)。最后，高校檔案管理部門需要建立科學(xué)地應(yīng)急安全響應(yīng)機(jī)制，在數(shù)據(jù)庫(kù)或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時(shí)，可以及時(shí)地做出應(yīng)對(duì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校檔案信息化建設(shè)的工作除了可以進(jìn)一步優(yōu)化和改進(jìn)檔案資源服務(wù)的品質(zhì)，也關(guān)系著高校的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。為此，高校必須做好充分的工作，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求，采取行之有效的措施推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)與發(fā)展，從而使檔案信息資源可以得到有效的利用。