吳愛華

（湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北省武漢市 430000）

高等院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，人工智能技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用可以使其實(shí)現(xiàn)更高的信息化建設(shè)，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理工作效率和工作質(zhì)量的有效提升，為了進(jìn)一步明確高職院校如何更為有效的利用人工智能技術(shù)開展檔案管理工作，特此進(jìn)行本次研究工作。

1 概述

1.1 人工智能技術(shù)

在計(jì)算機(jī)科學(xué)中，人工智能是其極其重要的一個(gè)分支，相關(guān)人員需要對(duì)智能的本質(zhì)進(jìn)行科學(xué)把握，同時(shí)，開發(fā)智能機(jī)器設(shè)備，使其接近人類智能。在具體實(shí)施檔案管理工作時(shí)，機(jī)器設(shè)備具體包括自然語音處理語音識(shí)別和圖像識(shí)別懂，人工智能可以合理分辨數(shù)據(jù)信息，科學(xué)處理問題，進(jìn)而確保高度適應(yīng)新環(huán)境，可以為高校管理工作帶來一定的便利條件。通過利用解答能力和信息搜索能力，可以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)解決方案。

1.2 檔案管理

檔案管理作為一項(xiàng)行政管理工作，在各行各業(yè)都存在普遍的應(yīng)用，在以往高等院校進(jìn)行檔案工作時(shí)，通常采取書寫和記憶的方式，反復(fù)裝訂檔案，并對(duì)其進(jìn)行整理，然后撰寫目錄，需要消耗大量的時(shí)間和精力，同時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率也相對(duì)較高，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的過程中，人們開始在檔案管理中引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，使其工作生產(chǎn)力得到有效解放，進(jìn)而確保檔案管理具有更高的工作效率，簡化檔案管理工作內(nèi)容，檔案管理項(xiàng)目和內(nèi)容具有較高的復(fù)雜性，不僅包括人事檔案，同時(shí)還包括財(cái)務(wù)檔案，項(xiàng)目檔案，學(xué)生檔案和教學(xué)檔案。

2 檔案管理信息化建設(shè)中人工智能技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值

2.1 控制管理出錯(cuò)

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，人工智能技術(shù)的合理應(yīng)用可以使其檔案管理出現(xiàn)失誤的概率大大降低。在具體開展檔案管理工作時(shí)，能夠使其相關(guān)人員在管理和借閱檔案時(shí)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，得到有效控制，無論選擇哪種解鎖方式，都可以逐漸拓展檢索途徑，并對(duì)其進(jìn)行合理優(yōu)化，進(jìn)而壓縮檢索時(shí)間成本。與此同時(shí)，部分工作人員在利用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索時(shí)，對(duì)自己需要的檔案，缺乏明確的認(rèn)識(shí)，此時(shí)可以利用延伸檢索技術(shù)，有效拓展和推送其他關(guān)鍵詞和檔案信息，確保用戶可以進(jìn)一步明確，現(xiàn)階段和關(guān)鍵詞聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容，不需要依賴人工作業(yè)，查閱檔案文字，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)便可以查閱檔案，使其錯(cuò)誤率大大降低。

2.2 提升管理效率

在檔案管理具體實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)時(shí)，工作內(nèi)容具體包括建設(shè)檔案網(wǎng)站，建設(shè)數(shù)字檔案館，在檔案管理具體實(shí)現(xiàn)信息化，數(shù)字化是其最為重要的一項(xiàng)工作，具體是指利用數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)庫，高速掃描等各項(xiàng)技術(shù)使電子檔案系統(tǒng)和介質(zhì)文件形成檔案信息庫，受到人力資源，數(shù)字化對(duì)象和技術(shù)手段等限制，如果由人工作業(yè)對(duì)其影像，錄音，文字等原始材料進(jìn)行數(shù)字化處理，工作效率相對(duì)較低。有效結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)和人工智能技術(shù)，可以使機(jī)器學(xué)習(xí)，語音識(shí)別和視覺識(shí)別等方面得到更為有效的發(fā)展，計(jì)算機(jī)通過進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，能夠科學(xué)識(shí)別與整理圖片，視頻，語音等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，進(jìn)而提升工作時(shí)長和工作效率，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化[1]。

2.3 強(qiáng)化信息共享

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天，檔案信息的社會(huì)化，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展對(duì)其檔案管理工作提出的最新要求，使用者可以更為高效的查詢所需資料和相關(guān)檔案。一般情況下，不同人在對(duì)檔案進(jìn)行檢索分類時(shí)，細(xì)分習(xí)慣存在一定的差異性，使用者對(duì)其檔案分類類別缺乏明確的認(rèn)識(shí)，通過利用智能檢索技術(shù)，可以同時(shí)考慮其重要性和相關(guān)性，同時(shí)還可以對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行混加索引，進(jìn)而確保獲得更為準(zhǔn)確的排序結(jié)果，使其檢索工作具有更高的準(zhǔn)確率和工作速度。除此之外，通過為智能機(jī)器人設(shè)置語言加工系統(tǒng)，用戶可以直接使用自然語言進(jìn)行提問，同時(shí)還存在較高的推理能力，可以基于數(shù)據(jù)庫進(jìn)行答案的演繹。與此同時(shí)，利用人工智能進(jìn)行信息檢索，智能解鎖可以進(jìn)行機(jī)器學(xué)習(xí)，通常情況下，機(jī)器學(xué)習(xí)是由執(zhí)行系統(tǒng)，學(xué)習(xí)系統(tǒng)和環(huán)境構(gòu)成，計(jì)算機(jī)可以直接從環(huán)境內(nèi)進(jìn)行相關(guān)信息的提取，并將其向?qū)W習(xí)系統(tǒng)輸送，學(xué)習(xí)系統(tǒng)通過利用相關(guān)信息對(duì)執(zhí)行系統(tǒng)所具有的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)修改，然后執(zhí)行系統(tǒng)基于既有知識(shí)庫完成檢索任務(wù)，在完成檢索時(shí)，向?qū)W習(xí)系統(tǒng)反饋信息，最終理解用戶需求，感受用戶信息形式和信息類型的喜好，并為其推送檔案信息，確保能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享。

2.4 降低建設(shè)成本

通常情況下，檔案網(wǎng)站同時(shí)承載交流功能，宣傳功能和服務(wù)功能，通過科學(xué)應(yīng)用信息化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息受眾范圍的有效拓展，通過科學(xué)應(yīng)用電子網(wǎng)絡(luò)可以對(duì)其檔案文件信息進(jìn)行遠(yuǎn)程獲取，進(jìn)而節(jié)省查詢時(shí)間。在具體建設(shè)檔案網(wǎng)站時(shí)，對(duì)人工智能技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，還可以使網(wǎng)站進(jìn)一步響應(yīng)訪問者提出的各項(xiàng)需求。人工智能的科學(xué)應(yīng)用可以使用戶得到更為全面的體驗(yàn)，同時(shí)還可以進(jìn)一步保障其個(gè)性化。人工智能能夠有效落實(shí)數(shù)字助理工作，通過對(duì)其相關(guān)信息進(jìn)行有效回答，系統(tǒng)可以對(duì)網(wǎng)站關(guān)鍵參數(shù)進(jìn)行自動(dòng)調(diào)整，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁品牌，內(nèi)容和布局的科學(xué)創(chuàng)建，進(jìn)而保障檔案網(wǎng)站建設(shè)具有更高的和個(gè)性化。網(wǎng)頁設(shè)計(jì)師通過利用人工智能，可以對(duì)其訪問用戶進(jìn)行個(gè)性化體驗(yàn)的合理創(chuàng)建。通過合理應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互，進(jìn)而確保更高程度的明確用戶需求，使設(shè)計(jì)者的工作量得到有效控制。人工智能技術(shù)可以使其網(wǎng)站具有更高的升動(dòng)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)受眾群體的有效拓展[2]。例如，通過利用人工智能，能夠在網(wǎng)站內(nèi)合理納入語音，進(jìn)而確保相關(guān)人員在尋求幫助時(shí)，可以直接通過語音解釋，明確下一步作業(yè)?？傊?，可以使其相關(guān)人員制作網(wǎng)站的成本大大降低，進(jìn)而確保實(shí)現(xiàn)無縫溝通。

3 檔案管理信息化建設(shè)具體策略

3.1 智能識(shí)別技術(shù)

系統(tǒng)智能識(shí)別是人工智能系統(tǒng)中最為基本的一項(xiàng)技術(shù)，在我國現(xiàn)階段具有較為廣泛的應(yīng)用，同時(shí)其發(fā)展也相對(duì)成熟。對(duì)于檔案管理工作而言，智能識(shí)別技術(shù)具體是指應(yīng)用于搜索引擎的搜索框。在目前具體應(yīng)用智能識(shí)別技術(shù)進(jìn)行搜索時(shí)，不僅可以利用文字形式，還可以利用語音形式，通過圖片對(duì)其進(jìn)行智能判斷。例如，在具體需求檔案查閱時(shí)，可以利用智能識(shí)別系統(tǒng)，在搜索框內(nèi)放置檔案關(guān)鍵詞，檔案標(biāo)題或檔案文號(hào)，然后點(diǎn)擊搜索按鈕，隨后便可以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行搜索。語音識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用與其相似，系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別口述內(nèi)容，并將其轉(zhuǎn)化為文字，然后在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行自動(dòng)搜索，搜尋相關(guān)檔案。在項(xiàng)目檔案和歷史檔案中，圖片識(shí)別技術(shù)具有較高的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。例如在高職院校具體發(fā)展中，對(duì)于部分年代久遠(yuǎn)的項(xiàng)目，具體信息和關(guān)鍵詞可能會(huì)遺失，但是網(wǎng)站中依舊存在相關(guān)圖片，將其放置在搜索框內(nèi)進(jìn)行搜索，便可以獲得與圖片內(nèi)容相近，或包含圖片內(nèi)容的檔案。

3.2 生物識(shí)別技術(shù)

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，安全問題的克服相對(duì)困難，如果無法保障安全問題，在檔案中的相關(guān)信息可能會(huì)面臨泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是對(duì)于一些政府機(jī)密文件或經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)人員必須高度重視安全問題，科學(xué)應(yīng)用虹膜識(shí)別技術(shù)和指紋識(shí)別技術(shù)，可以使其安全隱患得到有效控制。例如在進(jìn)行機(jī)密文件查詢時(shí)，首先需要識(shí)別查閱人的指紋和虹膜，在前期進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要針對(duì)機(jī)密文件設(shè)置權(quán)限，只有獲得授權(quán)的人員才可以查詢?cè)摬糠治募3]。例如，政府部門在開展工作時(shí)，部分人事檔案和文書檔案涉及單位相關(guān)人員的各項(xiàng)資料，屬于機(jī)密內(nèi)容，在具體落實(shí)檔案管理工作時(shí)，需要將單位領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)和管理人員設(shè)置為可查閱人，錄入其虹膜和指紋，在后期進(jìn)行檔案查詢時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)掃描查詢?nèi)说闹讣y和虹膜，如果發(fā)現(xiàn)與錄入的指紋和虹膜不匹配，則系統(tǒng)會(huì)立即發(fā)出警告信息，然后通過電子郵件或短信等方式向人事檔案管理工作人員或主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送，能夠?qū)ζ淇赡艹霈F(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)預(yù)警，并對(duì)其試圖窺探機(jī)密的相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格懲處，合理優(yōu)化管理制度，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作，使其各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

3.3 網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)

通常情況下，借閱，查閱和歸還檔案的工作具有較高的復(fù)雜性，在以往進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，普遍是采取紙質(zhì)文件形式，然后逐層審批，尤其是對(duì)于部分紀(jì)要文件和機(jī)密文件，還需要進(jìn)行更為嚴(yán)格的審批流程。此時(shí)如果能夠合理應(yīng)用現(xiàn)代人工智能技術(shù)，便可以利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備構(gòu)建共享平臺(tái)，簡化審批流程[4]。通過科學(xué)應(yīng)用OA 軟件或電子計(jì)算機(jī)，可以直接利用網(wǎng)上平臺(tái)進(jìn)行審批工作。與此同時(shí)，對(duì)于單位內(nèi)部可以公開的相關(guān)檔案，可以利用共享平臺(tái)直接向單位的局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)展示，內(nèi)部人員可以通過自己的ID 和賬戶直接登錄，并對(duì)其進(jìn)行有效查詢。例如在進(jìn)行新人培訓(xùn)時(shí)，必須是新人高度明確，高等院校的發(fā)展歷程及其文化，此時(shí)員工可以直接登錄計(jì)算機(jī)，在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行相關(guān)檔案的搜尋，一般情況下，該類檔案沒有機(jī)密內(nèi)容，可以完全公開，員工在對(duì)檔案資料進(jìn)行借閱和查詢，是不需要進(jìn)行審批，能夠使其管理人員工作負(fù)擔(dān)大大降低，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)簡政放權(quán)，優(yōu)化工作流程。

3.4 智能分類檢索

人工智能技術(shù)是現(xiàn)代科技發(fā)展過程中形成的新技術(shù)，對(duì)其進(jìn)行合理應(yīng)用，能夠解放生產(chǎn)力，確保相關(guān)人員具有更高的工作效率，在具體開展檔案管理工作時(shí)的能夠確保高度實(shí)現(xiàn)相關(guān)目標(biāo)，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作，使其相關(guān)人員工作壓力大大降低。通常情況下，電子信息管理具體包括多媒體檔案和文本類檔案兩項(xiàng)內(nèi)容，在具體落實(shí)檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員可以利用人工智能技術(shù)識(shí)別文本內(nèi)容，進(jìn)而確保智能分類檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行智能檢索[5]。例如，在對(duì)電子檔案進(jìn)行排布時(shí)，相關(guān)人員可以利用其具體價(jià)值和重要程度進(jìn)行順序擺放，在后期進(jìn)行檢索工作時(shí)，還可以基于該項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)獲得最終檢索結(jié)論。而且智能檢索方式的科學(xué)應(yīng)用，不僅能夠檢索和取得想要獲取的各項(xiàng)信息，同時(shí)還可以利用現(xiàn)代智能技術(shù)統(tǒng)一用戶檢索時(shí)頻繁應(yīng)用的結(jié)果和關(guān)鍵詞，對(duì)其使用需求進(jìn)行科學(xué)計(jì)算，并為其進(jìn)行相關(guān)檔案和關(guān)鍵詞的推薦。在具體落實(shí)該項(xiàng)工作時(shí)，不僅需要科學(xué)應(yīng)用檔案檢索系統(tǒng)，專業(yè)人員還需要基于共享平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行管理軟件系統(tǒng)的合理開發(fā)，確保多個(gè)檔案局能夠進(jìn)行信息共享，進(jìn)而確保可以有效歸類相關(guān)部門日常工作中產(chǎn)生的檔案信息，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一。

3.5 智能安全管理

在具體落實(shí)檔案管理工作時(shí)，智能安全管理事情最為重要的一項(xiàng)工作，在人工智能環(huán)境下進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員可以利用虹膜識(shí)別，人臉識(shí)別和指紋識(shí)別等多種方式，對(duì)檔案安全進(jìn)行科學(xué)保障。高等院校在具體建設(shè)檔案庫房時(shí)，可以在門禁系統(tǒng)內(nèi)科學(xué)應(yīng)用智能安全系統(tǒng)，避免相關(guān)人員在沒有獲得權(quán)限時(shí)擅自闖入檔案室，進(jìn)而確保管理人員能夠更為高效的管理檔案室。與此同時(shí)，相關(guān)人員還可以利用智能監(jiān)控技術(shù)，動(dòng)態(tài)監(jiān)視檔案室內(nèi)外情況，然后通過目標(biāo)跟蹤，目標(biāo)檢測(cè)識(shí)別等算法對(duì)原始視頻圖像進(jìn)行分析，進(jìn)而對(duì)其目標(biāo)行為進(jìn)行科學(xué)檢測(cè)。通過科學(xué)應(yīng)用人工智能技術(shù)，智能監(jiān)控系統(tǒng)可以基于監(jiān)控內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)報(bào)警，在出現(xiàn)安全事故之前，向工作人員發(fā)出警示，使其高度重視安全防范。人工智能技術(shù)不僅能夠?qū)n案室進(jìn)行安全管理，同時(shí)還可以對(duì)數(shù)字信息檔案進(jìn)行安全管理，智能防火墻可以對(duì)非法入侵檔案庫的人員進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，然后主動(dòng)攔截，使其網(wǎng)絡(luò)攻擊得到有效控制，進(jìn)而使病毒風(fēng)險(xiǎn)和黑客攻擊得到有效規(guī)避。

4 結(jié)束語

高等院校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，通過科學(xué)應(yīng)用智能識(shí)別技術(shù)，生物識(shí)別技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，智能分類檢索和智能安全管理可以使其實(shí)現(xiàn)更高的智能化，進(jìn)而確保對(duì)人工智能技術(shù)進(jìn)行更為有效的應(yīng)用，確保相關(guān)人員更為高效的開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)整體工作效率和工作質(zhì)量的有效提升，為高等院校管理工作的有效落實(shí)創(chuàng)建良好的條件，推進(jìn)現(xiàn)代高等院校的進(jìn)一步發(fā)展。