夏建權(quán) 陜西化建工程有限責(zé)任公司

近年來(lái)，辦公室督查督辦工作逐漸成為人們的關(guān)注重點(diǎn)。目前，辦公室督查督辦工作中存在一定不足。這些問(wèn)題的存在不僅限制著督查督辦價(jià)值的發(fā)揮，還可能干擾決策的推行及單位的正常發(fā)展?；谵k公室督查督辦工作的重要作用，探討辦公室督查督辦工作的優(yōu)化對(duì)策具有一定必要性。

一、辦公室督查督辦工作現(xiàn)狀

結(jié)合當(dāng)前辦公室督查督辦工作現(xiàn)狀來(lái)看，實(shí)踐工作中的不足主要體現(xiàn)為：

（一）方法選擇不當(dāng)

在辦公室督查督辦工作中，方法的選擇與工作質(zhì)量密切相關(guān)。結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看，部分單位仍然存在采用傳統(tǒng)方法開(kāi)展督查督辦管理的現(xiàn)象。即由多名人員完成各項(xiàng)督查督辦任務(wù)，督查督辦各環(huán)節(jié)銜接、關(guān)聯(lián)不足。事實(shí)上，在督辦工作中，各環(huán)節(jié)的銜接、信息溝通極其重要。如各督辦人員未能充分開(kāi)展信息共享，可能會(huì)產(chǎn)生重復(fù)工作、辦理效率下降等問(wèn)題。鑒于工作方法的重要意義，宜通過(guò)對(duì)工作方法的更新，促進(jìn)辦公室督查督辦工作質(zhì)量的提升。

（二）工作流程不完善

辦公室督查督辦工作涉及進(jìn)度計(jì)劃評(píng)估、工作反饋、考核等相關(guān)內(nèi)容[1]。結(jié)合當(dāng)前督查督辦工作現(xiàn)狀來(lái)看，部分單位的辦公室督查督辦工作流程存在一定疏漏，其督辦流程與實(shí)踐督查督辦要求存在一定差異。不規(guī)范的督查督辦工作不僅難以發(fā)揮良好的督導(dǎo)作用，還可能會(huì)影響單位的正常運(yùn)營(yíng)及發(fā)展。此外，對(duì)于部分經(jīng)驗(yàn)不足的督辦人員而言，基于簡(jiǎn)化流程、疏漏流程的督查督辦，容易影響其督辦知識(shí)結(jié)構(gòu)體系的構(gòu)建。

（三）督查督辦工作效率低下

隨著督查督辦范圍的擴(kuò)大及單位的持續(xù)發(fā)展，辦公室督查督辦工作內(nèi)容逐漸增加。由于受到工作壓力、人員意識(shí)、工作積極性等因素的影響，部分單位的督查督辦工作效率相對(duì)較慢。對(duì)于單位而言，辦公室督查督辦效率的下降，容易造成大量督查督辦任務(wù)的積累，并限制督查督辦工作價(jià)值的發(fā)揮，形成一個(gè)惡性循環(huán)。因此，及時(shí)糾正上述問(wèn)題具有一定必要性。

（四）督查督辦工作質(zhì)量欠佳

在單位內(nèi)部管理中，辦公室督查督辦工作，是保障各部門(mén)正常發(fā)展、促進(jìn)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展的關(guān)鍵所在。但從目前辦公室督查督辦工作質(zhì)量水平來(lái)看，質(zhì)量低下問(wèn)題較為普遍。例如，某單位辦公室督查督辦工作對(duì)各部門(mén)反饋工作的監(jiān)管不足，導(dǎo)致部分部門(mén)在反饋?lái)?xiàng)目、計(jì)劃實(shí)施狀況時(shí)，直接由相關(guān)人員代筆，部門(mén)負(fù)責(zé)人并未對(duì)反饋內(nèi)容進(jìn)行審查把關(guān)。上述問(wèn)題的存在，不利于督查督辦工作作用的發(fā)揮。

二、提升辦公室督查督辦工作質(zhì)量的策略

為實(shí)現(xiàn)辦公室督查督辦工作質(zhì)量的優(yōu)化，可將以下幾種策略，應(yīng)用于實(shí)踐辦公室管理工作中：

（一）優(yōu)化工作方法

在辦公室督查督辦工作中，工作方法的選擇，直接決定督查督辦工作對(duì)單位發(fā)展的支持作用。因此，可將工作方法作為一項(xiàng)重點(diǎn)，通過(guò)對(duì)方法的更新、調(diào)整，進(jìn)一步發(fā)揮辦公室督查督辦工作的作用，為決策實(shí)施、單位發(fā)展提供可靠支持。

可行的方法優(yōu)化、調(diào)整模式為：第一，責(zé)任制管理方法。為提高辦公室督查督辦質(zhì)量，可利用責(zé)任制管理法取代這項(xiàng)工作中的傳統(tǒng)方法。即在初期階段，為督查督辦負(fù)責(zé)人制定明確的職責(zé)要求。在實(shí)踐督查督辦工作中，定期評(píng)估工作質(zhì)量，識(shí)別辦公室督查督辦中的欠缺部分，并確定其對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人，要求負(fù)責(zé)人針對(duì)督查督辦內(nèi)容進(jìn)行合理調(diào)整、優(yōu)化。第二，主動(dòng)督辦方法。既往辦公室督查督辦工作方法以被動(dòng)督辦法為主，即相關(guān)負(fù)責(zé)人按照既定要求被動(dòng)開(kāi)展各部門(mén)相關(guān)內(nèi)容的核查與管理[2]。為達(dá)成優(yōu)化辦公室督查督辦質(zhì)量目的，可運(yùn)用主動(dòng)督辦方法替換被動(dòng)督辦法，要求督辦人員積極主動(dòng)參與到督查督辦工作中。遵循矛盾不規(guī)避原則，細(xì)化完成各項(xiàng)內(nèi)容的審核、評(píng)估。從辦公室督查督辦成效來(lái)看，主動(dòng)督辦方法不僅可促進(jìn)這項(xiàng)工作價(jià)值的發(fā)揮，還有助于轉(zhuǎn)變督辦人員的工作態(tài)度，為專(zhuān)業(yè)督查督辦團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善督查督辦流程

在辦公室督查督辦工作中，督辦流程的完善性，可影響單位實(shí)踐督查督辦工作質(zhì)量。為助力上述工作價(jià)值的發(fā)揮，各單位可將工作流程的優(yōu)化構(gòu)建納入辦公室督查督辦管理的重點(diǎn)范疇，通過(guò)對(duì)流程的調(diào)整、完善，保障單位的正常發(fā)展。

完善辦公室督查督辦流程的構(gòu)建方法為：第一，需求評(píng)估及既往工作經(jīng)驗(yàn)評(píng)估。開(kāi)展辦公室督查督辦工作優(yōu)化的作用為：通過(guò)對(duì)督查督辦工作的調(diào)整，推動(dòng)單位的良性發(fā)展[3]。對(duì)此，可在構(gòu)建完善流程前，細(xì)化評(píng)估單位對(duì)督查督辦工作的要求。此外，還需將既往辦公室工作經(jīng)驗(yàn)作為參照，通過(guò)對(duì)工作記錄的分析及對(duì)督辦人員信息反饋的匯總等，確立有助于提升辦公室督查督辦流程完善性、合理性的意見(jiàn)。第二，建立完善督查督辦體系。在辦公室督查督辦工作流程的優(yōu)化中，可將上述信息作為參照，合理補(bǔ)充、調(diào)整工作流程中的內(nèi)容。例如，某企業(yè)在辦公室督查督辦工作改革中，按照先評(píng)估后優(yōu)化流程，將辦公室督查督辦工作流程調(diào)整為：由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層擬定督辦通知，并在通知中明確指出督辦部門(mén)、督辦內(nèi)容、辦理時(shí)限范圍等信息。下發(fā)通知后，承辦部門(mén)參照相關(guān)要求細(xì)化落實(shí)督辦事項(xiàng)，制定相應(yīng)計(jì)劃（包含各階段小目標(biāo)、達(dá)成目標(biāo)節(jié)點(diǎn)等信息），并嚴(yán)格按照計(jì)劃及要求內(nèi)容開(kāi)展實(shí)踐工作，定期向督辦部門(mén)反饋近期工作進(jìn)度。在此期間，督辦部門(mén)采取聽(tīng)取承辦部門(mén)工作匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)查看等形式，動(dòng)態(tài)收集承辦部門(mén)計(jì)劃落實(shí)相關(guān)資料。任務(wù)（項(xiàng)目）完成后，由督辦部門(mén)開(kāi)展系統(tǒng)評(píng)價(jià)，并將辦理結(jié)果匯總至企業(yè)管理層。

（三）多途徑提高工作效率

隨著單位的發(fā)展及內(nèi)控要求的升高，內(nèi)部督辦任務(wù)也隨之增加。在這一背景下，如何提高辦公室督查督辦效率，已經(jīng)成為辦公室督查督辦管理面臨的主要問(wèn)題。對(duì)此，可參照提升工作效率這一目標(biāo)，建立多途徑督辦工作效率優(yōu)化體系：

第一，設(shè)置督辦事項(xiàng)重要性等級(jí)體系。各單位中不同督辦事項(xiàng)的重要程度不同。為避免因督辦人員短缺、工作壓力大等狀況而出現(xiàn)督辦事項(xiàng)延誤的狀況，可于辦公室督辦管理中設(shè)置適宜的督辦事項(xiàng)重要性等級(jí)體系。即從督辦事項(xiàng)與單位發(fā)展關(guān)聯(lián)、可能后果等方面，綜合評(píng)定督辦事項(xiàng)的重要性水平。對(duì)于重要性等級(jí)較高的事項(xiàng)，采取優(yōu)先督辦原則，以保障這類(lèi)事項(xiàng)的及時(shí)督辦。第二，構(gòu)建并落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。督辦人員的工作積極性，是影響辦公室督查督辦工作效率的主要影響因素。基于上述狀況，可于督辦人員群體中，推行適宜的獎(jiǎng)懲制度，借助制度的激勵(lì)、約束作用，提升其工作積極性及工作效率。例如，某企業(yè)為督辦人員提供如下獎(jiǎng)勵(lì)模式：對(duì)于能夠連續(xù)6 個(gè)月以上及時(shí)完成督辦事項(xiàng)者，可連續(xù)獲得3 個(gè)月當(dāng)月工資1%-10%的獎(jiǎng)金。

（四）強(qiáng)化辦公室督查督辦質(zhì)量管理

鑒于辦公室督查督辦工作的重要意義，可通過(guò)對(duì)實(shí)踐工作的合理管理，助力督查質(zhì)量的提升，可行方法如下：

第一，閉環(huán)管理。要求督辦部門(mén)嚴(yán)格按照閉環(huán)管理的要求，規(guī)范開(kāi)展相關(guān)督辦任務(wù)的核查、管理。即按照制定辦理計(jì)劃、定期收集反饋信息、及時(shí)審核結(jié)項(xiàng)、考核評(píng)估的流程，確保督辦任務(wù)的辦理質(zhì)量。第二，提供豐富學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。在辦公室督查督辦工作中，督辦人員的知識(shí)儲(chǔ)備、督辦經(jīng)驗(yàn)，均與督辦工作質(zhì)量密切相關(guān)。對(duì)此，可針對(duì)督辦人員這一主體，通過(guò)增加繼續(xù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的形式，促進(jìn)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、督辦技巧等知識(shí)的拓展。隨著督辦人員個(gè)人能力的提升，單位辦公室督辦質(zhì)量、效率等也可得到一定改善。例如，某企業(yè)不定期于內(nèi)部開(kāi)展督辦人員交流活動(dòng)、表彰大會(huì)等活動(dòng)，通過(guò)各類(lèi)活動(dòng)，為督辦人員提供豐富的交流、溝通機(jī)會(huì)，以便其能夠及時(shí)學(xué)習(xí)他人的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)、技巧。此外，在溝通交流中，督辦人員還可借助他人的經(jīng)驗(yàn)分享，掌握規(guī)避督辦質(zhì)量問(wèn)題的方法、提升督辦質(zhì)量的技巧等。

三、結(jié)論

綜上所述，優(yōu)化辦公室督查督辦工作質(zhì)量具有一定現(xiàn)實(shí)意義。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，可結(jié)合當(dāng)前辦公室督查督辦工作中的不足，運(yùn)用適宜方法，逐步抑制辦公室督查督辦工作中相關(guān)問(wèn)題的形成。此外，還應(yīng)注意結(jié)合實(shí)踐辦公室督查督辦工作的應(yīng)用成效，于這項(xiàng)工作中引入更多行之有效的措施，以助力辦公室督查督辦工作質(zhì)量的持續(xù)提升。