劉志紅 肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院

財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)公司的資產(chǎn)和發(fā)展情況進(jìn)行記錄存檔。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性是保證公司長足發(fā)展的關(guān)鍵所在。然而，由于檔案管理工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠完善，對(duì)企業(yè)的發(fā)展存在一定的影響?；谶@種情況，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施來解決財(cái)務(wù)檔案管理中出現(xiàn)的問題，從而提高檔案管理的效率，保證企業(yè)的正常運(yùn)行。

一、財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

財(cái)務(wù)檔案記錄了單位的運(yùn)營狀況、資金明細(xì)、流水情況等等。企業(yè)需要定期對(duì)本公司的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分析，發(fā)掘制約公司發(fā)展的因素，從而提出相應(yīng)措施避免或者解決影響因素。同時(shí)，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的分析結(jié)果，制定適合企業(yè)自身發(fā)展的制度規(guī)則等等。財(cái)務(wù)檔案管理則通過對(duì)檔案記錄的內(nèi)容進(jìn)行分析，得出該單位的發(fā)展?fàn)顟B(tài)以及未來的發(fā)展趨勢。此外，相關(guān)管理人員結(jié)合公司發(fā)展?fàn)顩r，以及近期財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行預(yù)算管理，并對(duì)企業(yè)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。

二、財(cái)務(wù)檔案管理的問題

（一）管理制度不完善

目前多數(shù)單位都存在管理層次的工作者主觀意識(shí)過于強(qiáng)烈的特點(diǎn)，導(dǎo)致在制度的制定方面不夠完善。這將導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理缺乏先進(jìn)的設(shè)施，管理問題不全面。同時(shí)管理人員未能滿足單位的需求，使得在檔案的整理方面缺乏專業(yè)性，導(dǎo)致材料遺漏、丟失等情況。

（二）缺乏檔案管理意識(shí)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)的各部門都在飛速發(fā)展中。財(cái)務(wù)檔案管理部門也不例外，相關(guān)管理者對(duì)管理模式進(jìn)行了優(yōu)化和改進(jìn)。但部分企業(yè)仍然忽視了財(cái)務(wù)管理在企業(yè)經(jīng)營中的重要地位，使得企業(yè)的持續(xù)發(fā)展受到限制。其原因在于這些企業(yè)認(rèn)為檔案管理不是核心部門，因此，大大降低了該部門的人力投入量，制約了檔案管理的發(fā)展。

（三）未統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在信息化的時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案管理也應(yīng)當(dāng)借助相關(guān)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理的高效性。但是在大多數(shù)單位中，依舊采取傳統(tǒng)模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致信息共享出現(xiàn)差池。如果管理標(biāo)準(zhǔn)未能及時(shí)得到統(tǒng)一，那么不僅會(huì)對(duì)檔案管理人員的工作造成一定的影響，還將影響企業(yè)的正常發(fā)展。此外，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，采用的紙質(zhì)版的管理方法會(huì)存在丟失、損壞等現(xiàn)象，同樣影響檔案管理的高效性。

三、完善財(cái)務(wù)檔案管理工作的建議

（一）完善檔案管理制度

為了實(shí)現(xiàn)單位或企業(yè)的長足發(fā)展，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作，保證檔案在記錄、保存的過程中不會(huì)出現(xiàn)任何紕漏，確保檔案的完整性與真實(shí)性。其次，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，建立相關(guān)管理網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的有效管理。同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)明確工作人員的職責(zé)，做好對(duì)檔案的歸檔、整理工作，確保在突發(fā)情況出現(xiàn)時(shí)能夠具體到相關(guān)負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的高效管理。

（二）提高對(duì)檔案管理的重視程度

在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高工作人員對(duì)檔案管理的重視程度。首先，應(yīng)當(dāng)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)工作，讓所有員工意識(shí)到檔案管理的重要性。同時(shí)，通過各種渠道讓員工深刻體會(huì)到檔案的有效管理帶來的好處。其次，單位應(yīng)當(dāng)定期組織所有員工進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作。在每次培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行相應(yīng)的考核，以檢查員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度，增強(qiáng)對(duì)檔案的管理能力，實(shí)現(xiàn)單位員工共同發(fā)展。此外，單位應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，組織動(dòng)員大會(huì)，引導(dǎo)員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的高效管理。

（三）借助信息化管理提高效率

為了實(shí)現(xiàn)更快更好的管理財(cái)務(wù)檔案，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢和信息技術(shù)，建立檔案管理網(wǎng)站和軟件，使得管理員能夠隨時(shí)查看檔案信息和管理流程。建立財(cái)務(wù)管理平臺(tái)，使得工作人員在操作檔案流程時(shí)能夠開啟錄制功能，并將影響保存至數(shù)據(jù)庫。管理員通過輸入操作員信息能夠獲得檔案資料和操作流程，以便后期工作出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)進(jìn)行查看，提高了檔案管理的效率。

（四）嚴(yán)格執(zhí)行銷毀制度

財(cái)務(wù)檔案中，包括企業(yè)所有員工的個(gè)人信息、工資賬戶、年度報(bào)表等重要信息。這些信息中包括長期保存的資料以及臨時(shí)資料，需要管理人員在每份資料對(duì)應(yīng)的期限截至后，實(shí)施銷毀操作。銷毀前，管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作者的要求，列出銷毀清單。將需要銷毀的和保留的分別放在不同清單中，并對(duì)清單中每一項(xiàng)信息的銷毀狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)格的記錄。然后將清單交付給多個(gè)相關(guān)部門進(jìn)行查驗(yàn)并確認(rèn)簽字。在銷毀過程中，檔案部門、財(cái)務(wù)部門等工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，避免銷毀清單和保留清單中的信息出現(xiàn)失誤，保證銷毀過程的嚴(yán)格性。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

財(cái)務(wù)檔案管理工作，不僅要求工作人員具備檔案分類、歸檔的能力，還要求工作人員對(duì)信息技術(shù)具備一定的掌握能力，如數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等等。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。首先，單位應(yīng)當(dāng)組織檔案管理者進(jìn)行多元化的培訓(xùn)，包括檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，為企業(yè)培訓(xùn)出全面型人才，保證所有員工具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)綜合能力。其次，員工也應(yīng)當(dāng)拓寬自身的知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)水平的引進(jìn)，提高單位整體水平，保證檔案管理效率的同時(shí)確保企業(yè)的長足發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，財(cái)務(wù)檔案管理的高效性在企業(yè)的持續(xù)發(fā)展過程中占有舉足輕重的地位。然而，目前的檔案管理工作中出現(xiàn)管理制度不完善、缺乏重視程度、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題。針對(duì)這些問題，企業(yè)或者相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行改進(jìn)。通過完善管理制度、借助信息化技術(shù)、加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施，提高管理效率，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。