張貞吉 萊陽(yáng)市古柳街道辦事處

檔案管理數(shù)字化是借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等共同開展檔案管理工作的過程。對(duì)于檔案的收集和儲(chǔ)存形式隨之改變，逐漸由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這就對(duì)檔案管理人員的思維模式、技術(shù)要求，以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全等提出更高要求，需要引起重點(diǎn)關(guān)注。

一、檔案管理數(shù)字化工作發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)階段檔案管理人員以及高層領(lǐng)導(dǎo)普遍具備檔案管理數(shù)字化意識(shí)，各部門廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等構(gòu)建電子信息數(shù)據(jù)分析和歸納系統(tǒng)，建立電子檔案，突破了傳統(tǒng)檔案資源管理模式，有效促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，為現(xiàn)代化數(shù)據(jù)服務(wù)提供全新路徑，可以實(shí)現(xiàn)各部門之間檔案資源的互補(bǔ)和共享，提高檔案信息利用率。盡管科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為檔案管理數(shù)字化發(fā)展提供有利環(huán)境，且大數(shù)據(jù)庫(kù)成為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的堅(jiān)實(shí)載體，但網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行過程中仍存在安全風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等情況，阻礙檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

二、檔案管理數(shù)字化工作優(yōu)化路徑

（一）全員重視優(yōu)化檔案管理思維

檔案管理思維是從事檔案管理工作人員應(yīng)具備的一種理性認(rèn)知，對(duì)于工作開展有指導(dǎo)作用[1]。檔案思維作為一種主觀認(rèn)知，具有時(shí)代性特征，受文化、技術(shù)水平等多種因素影響。在現(xiàn)階段，信息技術(shù)無(wú)疑是對(duì)其影響最大的一類因素。自我國(guó)檔案管理不斷推進(jìn)信息化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，檔案管理工作就開始從模擬時(shí)代步入數(shù)字時(shí)代，檔案數(shù)字化成為新時(shí)代檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一是優(yōu)化存取導(dǎo)向思維。檔案工作本質(zhì)是“存”和“取”，檔案管理工作要求包括對(duì)檔案保存的安全性、長(zhǎng)期性要求，以及將獲取的檔案信息充分利用開發(fā)檔案價(jià)值。應(yīng)同樣重視檔案的“存”和“取”，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，拓寬檔案信息獲取渠道，應(yīng)用電子檔案，深度開發(fā)電子檔案信息資源；二是優(yōu)化信息服務(wù)思維。檔案服務(wù)作為連接檔案資源與檔案用戶的中間環(huán)節(jié)，其質(zhì)量與用戶滿意度和檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有直接關(guān)系，對(duì)此應(yīng)在檔案實(shí)踐中深化信息服務(wù)思維，充分借助信息技術(shù)，有實(shí)體檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔n案服務(wù)，提高檔案管理數(shù)字化服務(wù)水平；三是優(yōu)化信息管理思維。現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化工作應(yīng)形成良好的信息管理思維，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的科學(xué)、規(guī)范、安全管理，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，從細(xì)節(jié)入手不斷提升工作環(huán)節(jié)的自動(dòng)化和智能化，以整體提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

（二）重視檔案管理數(shù)字化工作風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理數(shù)字化工作對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)有較大的依賴性，因而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中存在的安全隱患成為威脅檔案管理工作安全的重要威脅，在實(shí)踐過程中面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。一方面，檔案轉(zhuǎn)換中存在信息丟失風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理數(shù)字化工作要求將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通常采用手動(dòng)錄入或文件掃描的形式進(jìn)行，但易受到錄入操作準(zhǔn)確性、掃描設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性等多種因素影響，出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤或缺失情況，且一旦檔案轉(zhuǎn)換工作量較大，錯(cuò)誤難以被及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改正，影響電子檔案完整性和準(zhǔn)確性；另一方面，存在信息盜用和文件損壞風(fēng)險(xiǎn)。為保障檔案資料的安全，通常會(huì)采取一系列加密和備份等管理手段，但仍易受到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)硬件影響或黑客惡意攻擊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被篡改、丟失等。

為有效防范檔案管理上數(shù)字化工作過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)問題，需要加大重視力度。（1）優(yōu)化信息加密技術(shù)。根據(jù)檔案保密級(jí)別不同，設(shè)置不同級(jí)別的檔案提取密碼或加密方式，同時(shí)訪問檔案系統(tǒng)頁(yè)面需要用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證。以不同部門為分類依據(jù)，設(shè)置不同部門、層級(jí)工作人員的檔案查找權(quán)限，以此保障檔案信息安全性；（2）升級(jí)網(wǎng)絡(luò)攻擊防治技術(shù)。定期修復(fù)和升級(jí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的防火墻等安全防御軟件，修補(bǔ)安全漏洞，提高防御計(jì)算機(jī)病毒的能力。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)及時(shí)處理檢測(cè)出的計(jì)算機(jī)病毒，最大化降低安全風(fēng)險(xiǎn)，避免遭受黑客攻擊；（3）制定風(fēng)險(xiǎn)防范和預(yù)警管理制度，使得檔案管理工作有章可循，有法可依。

（三）重視組建專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍

始終秉承“以人為本”理念，尋求不同方式提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及綜合素質(zhì)[2]。檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量與檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平密切相關(guān)，與整個(gè)檔案管理工作的安全性有直接關(guān)系。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，新時(shí)代背景下，檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)必然是未來發(fā)展的重點(diǎn)。為充分適應(yīng)這一目標(biāo)，要求檔案管理人員具備不斷探索創(chuàng)新以及主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，需要高層領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理人才和引進(jìn)、選拔和培養(yǎng)工作。

一是定期組織全員參與思想教育培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高工作人員的職業(yè)道德、檔案管理安全意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、積極接受新事物的思維意識(shí)、法律意識(shí)等；二是定期開展數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理數(shù)字化工作要求人員具備良好的信息素養(yǎng)，既可以靈活操作計(jì)算機(jī)軟件，同時(shí)具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)、優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)操作能力和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。同時(shí)制定考評(píng)制度，多角度對(duì)檔案管理人員實(shí)行綜合評(píng)價(jià)，促進(jìn)其個(gè)人能力和素養(yǎng)的提升，提高工作積極性，利于提高檔案管理工作質(zhì)量；三是重視人才引進(jìn)。認(rèn)真對(duì)待人才引進(jìn)工作，為部門注入新的活力，利于組建專業(yè)性強(qiáng)、高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。

三、結(jié)論

檔案管理數(shù)字化發(fā)展是大勢(shì)所趨，相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)更新檔案管理思維模式，根據(jù)時(shí)代要求和自身發(fā)展需求制定優(yōu)化檔案管理數(shù)字化工作的方案和計(jì)劃，確保其可行性與科學(xué)性，以此有效應(yīng)對(duì)檔案管理時(shí)代變化新趨勢(shì)，全面提升檔案管理工作水平。