薛欣 吉林市食品藥品檢驗所

對檔案進行管理以及對檢驗報告、數(shù)據(jù)進行整理和保存，是科學高效地完成藥品檢驗工作的基礎(chǔ)，藥檢檔案管理的水平將直接決定著整個藥品檢驗工作的質(zhì)量。如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了十分廣泛的應(yīng)用，藥品監(jiān)管部門也對電子檔案等信息化管理技術(shù)進行了探索和研究，以此來提升檔案管理工作的效率。

一、藥檢檔案工作信息化管理的重要性

在藥品監(jiān)督管理局開展藥品檢驗的過程中，勢必會產(chǎn)生大量的藥品檢驗分析報告，這些報告中存在的各種藥品成分、準入情況等數(shù)據(jù)信息一同形成了藥檢檔案，由于藥檢工作是一項專業(yè)性非常強而且需要格外重視的一項工作，因此一般情況下會對藥檢檔案進行加密保管[1]。除此之外，市場上每天上新的藥品多達幾百種，對已經(jīng)進入市場的藥品也需要進行定期的檢驗，這也就在很大程度上加大了藥品監(jiān)督管理部門的工作量，對于藥檢檔案的管理也提出了更高的要求。藥品作為牽扯到人民直接利益的特殊商品，其質(zhì)量和安全對于人民的健康和生命有著極大地影響，因此加強對藥品的監(jiān)管很有必要，為了提高藥品質(zhì)量檢驗效率，更要加強對藥檢檔案的信息化管理。

二、我國藥檢檔案管理工作中存在的問題

（一）電子檔案系統(tǒng)發(fā)展不完善

一直以來，我國對于藥檢檔案的管理一直采用的是紙質(zhì)檔案記錄的方式，這種方式已經(jīng)遠遠落后于我國高速發(fā)展的科學技術(shù)水平，再加上部分藥品檢驗機構(gòu)對于檔案管理工作不夠重視、投入不足，導致藥檢檔案管理工作水平越來越低下，使檔案逐漸失去了其應(yīng)該發(fā)揮的價值，阻礙了藥檢檔案管理工作的開展。雖然經(jīng)過多年的發(fā)展，我國藥檢機構(gòu)雖然對藥檢檔案的信息化管理提高了重視，但是由于缺乏相關(guān)的經(jīng)驗和方法，大部分藥檢機構(gòu)才去的仍然是傳統(tǒng)的手工管理檔案的方式，很多藥檢檔案也僅僅用于收藏和保存，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更無法滿足藥品檢驗機構(gòu)的工作需求。

（二）紙質(zhì)檔案查詢困難

由于我國現(xiàn)階段仍然采取紙質(zhì)檔案的保存方式，隨著藥檢機構(gòu)發(fā)展的時間越長，存儲的檔案和其占用的空間會越來越多，但是有限的存儲空間讓機構(gòu)只能對一些存儲時間達到一定期限的檔案進行銷毀。然而銷毀這些寶貴的檔案是對信息資源的嚴重浪費。除此之外，紙質(zhì)檔案由于其存儲形式和保密性的限制，導致很難對其進行針對性的查詢，需要利用其中的一些信息數(shù)據(jù)時就要進行大量的查閱工作，降低了藥檢檔案的利用率和管理效率[2]。

（三）藥檢檔案管理硬件設(shè)施落后

現(xiàn)在大部分的藥檢機構(gòu)建設(shè)時間比較短，所以其辦公條件并不是特別完善，常常會出現(xiàn)空調(diào)、除濕機等設(shè)備缺失的問題，還有的機構(gòu)沒有做好防火、防潮等安全措施。這些機構(gòu)僅僅配備基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)備，無法全面開展藥檢檔案管理工作，嚴重阻礙了藥檢檔案管理信息化的發(fā)展進程。

三、加強藥檢檔案管理信息化的手段

（一）建立電子檔案管理形式

藥檢檔案管理信息化的一個要點就是加強對于電子檔案的應(yīng)用，以此來逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。具體的紙質(zhì)檔案信息化工作可以從兩個方面進行，首先是對一些新加入檔案庫的資料進行信息化登記，直接錄入到電子檔案當中，其次是對于一些已經(jīng)存入檔案庫的資料進行信息化歸檔，可以選擇直接將信息轉(zhuǎn)存進數(shù)據(jù)庫，也可以利用郵件等形式進行歸檔，以便日后更加方便的抽調(diào)資料或者對數(shù)據(jù)信息進行補錄[3]。

（二）提供更加便捷的檔案查詢方式

藥檢檔案的電子信息化可以提供更加便捷的檔案查詢方式。利用電子檔案可以設(shè)置多種檢索方式，這樣查詢者就可以對不同類型的檔案采取不同的查詢方式，以達到更加快捷、高效的找出自己所需檔案的目的。例如可以設(shè)置根據(jù)文件名、作者名、藥品名、報告書號等種種不同的信息來進行檔案檢索，或者是在不知道準確的檔案檢索名時可以采取檢索關(guān)鍵詞的方式進行查詢，利用多種檢索方式進行檔案的查詢不僅僅可以迅速找到所需信息，還可以保證查詢到的檔案數(shù)據(jù)更加完整、全面。為了提高使用者在查詢檔案時的檢索速度，檔案錄入數(shù)據(jù)庫時就要按年度等信息進行歸檔，文件的歸檔號也需要進行統(tǒng)一的編排，例如按照文件類號、卷號等順序編排，就能保證使用者能夠更加一目了然地找到所需檔案。

（三）云平臺的應(yīng)用

利用云技術(shù)搭建藥品檢驗檔案查詢平臺，可以直接將檔案數(shù)據(jù)存儲在云平臺上，這樣就能節(jié)省采購服務(wù)器和電腦等設(shè)備的成本，后續(xù)的維護成本也會得到一定程度地降低，因為目前的云技術(shù)比較成熟，直接利用云平臺存儲就避免了對硬件設(shè)施的開發(fā)和不斷的維護成本[4]。除此之外，還可以利用云技術(shù)實現(xiàn)多個地區(qū)的藥檢機構(gòu)的信息共享和管理。雖然利用云技術(shù)建立藥檢檔案查詢和管理平臺雖然有著諸多優(yōu)點，但是從云技術(shù)服務(wù)企業(yè)的角度來說也有著一定的缺陷，因為一旦企業(yè)司機利用藥檢檔案謀取利益就會對藥檢機構(gòu)造成危害，這也就需要相關(guān)的法律法規(guī)對云技術(shù)服務(wù)企業(yè)進行進一步的約束，避免不法行為的發(fā)生。

四、結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)藥品檢驗檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變才能夠有效提升藥檢機構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，促進藥檢檔案管理工作更加科學、規(guī)范以及更加標準，幫助檔案管理者和檔案使用者更加便捷、高效地開展管理工作和查詢工作，提高藥品檢驗機構(gòu)的檔案管理質(zhì)量和水平，從而促進藥檢工作的優(yōu)質(zhì)和高效。