李臻 中國人民解放軍軍事科學院系統(tǒng)工程研究院

辦公室管理在統(tǒng)籌協(xié)調以及內聯(lián)外通等方面起到不可替代的重要作用，也是提升整體管理水平的關鍵。精細化管理是一種現(xiàn)代管理理念，與傳統(tǒng)粗放式管理相反，在應用過程中致力于降低管理成本，提高管理效率。為此，應充分認知辦公室精細化管理的必要性，運用可行性實施策略充分發(fā)揮該管理方法的優(yōu)勢。

一、辦公室管理特點

辦公室作為開展管理工作的重要場所，實際工作內容繁重，表現(xiàn)為以下幾種特點：（1）規(guī)范性與約束性：辦公室管理過程需要工作人員基于嚴格規(guī)范的管理制度，根據(jù)管理內容進行，進而達到預期目標。其中管理規(guī)章制度起到約束與規(guī)范作用；（2）政治性與原則性：體現(xiàn)在工作人員只有樹立正確的政治觀念，具備較高的思想政治水平，才能保證管理工作發(fā)展方向的正確性，富有強責任感和使命感，主動提升個人能力和素質；（3）無私性與連接性：辦公室管理以整體發(fā)展利益為重，工作人員應始終遵循公私分明、廉潔自律原則，自覺抵御不良利益誘惑，做好內外連通的管理工作。

二、辦公室精細化管理的必要性

實施辦公室精細化管理，是致力于完成辦公室行政管理工作和辦公事務管理工作的精細化轉變的關鍵，應該確保各項事務得到深化、細化[1]。辦公室管理對象涉及較廣，事務繁雜。大到制定規(guī)章制度，小到員工安全衛(wèi)生和福利保障等，在整體運營過程中起到承上啟下的作用，因此實行精細化管理是十分有必要的。

（一）明確各人員職責

一方面，實行精細化管理有利于明確各人員職責，分工明確，如進一步確定“專人負責”以及“輪班制度”等，保證每一項辦公室事務有人管，在執(zhí)行事務過程中有效避免出現(xiàn)相互推諉情況。在此基礎上，精細化管理可以實現(xiàn)職責分工的細化，對于提高工作人員責任意識有重要作用；另一方面，實行精細化管理不僅利于提升整體管理水平，對促進工作人員綜合能力的提升有重要現(xiàn)實意義，如辦公能力、服務能力、執(zhí)行能力等，利于推進辦公室工作專業(yè)化發(fā)展。

（二）嚴格監(jiān)督與管理

管理制度在辦公室管理工作中占據(jù)重要地位。通過實施辦公室精細化管理，易于發(fā)現(xiàn)細節(jié)問題，可為完善相關管理制度、條例、規(guī)定等提供有利條件，也對于人員起到有效的約束作用，發(fā)揮監(jiān)督職能?？梢杂行П苊獬霈F(xiàn)粗放式管理模式下，員工辦事“以經驗總結為主，以制度規(guī)定為輔”的情況，導致管理效率和質量大打折扣。

（三）提高整體辦事效率

辦公室精細化管理實現(xiàn)了人員分工、管理制度等多方面的精細化建設，為辦公室各項工作的順利開展提供強有力的制度支撐以及人力支持。按照制度辦事，省略重復環(huán)節(jié)和程序，整體辦事效率和效果顯著提升，從某種程度上，利于營造良好的工作環(huán)境以及人才隊伍建設。

三、辦公室精細化管理的實施策略

（一）正確認知精細化管理

意識是行動的先導，認識不到位就難以實現(xiàn)行動自覺[2]。基于部分高層領導以及管理人員認知上的缺陷，有必要加強全員對辦公室精細化管理認知，彌補認知缺陷，避免其阻礙辦公室管理水平的提升以及精細化管理模式的推行。辦公室工作對于企業(yè)以及政府機關等運行的重要性不言而喻，是支撐“外部裝修”與“內部陳設”的關鍵，是辦事方式、處事原則、整體形象的直接呈現(xiàn)。推進辦公室精細化管理，需要滿足高度思想認知這一前提條件，在工作中始終堅持發(fā)揮自身承上啟下、內外連通的職能，為企事業(yè)單位的發(fā)展建設提供堅實的“軟實力”保障。對此，辦公室全員需明晰精細化管理理念和宗旨，認真對待細節(jié)問題，準確把握每一項事物的細節(jié)，做事一絲不茍，不拖延任何一項工作。同時以良好的服務態(tài)度對待每一名辦事人員，提供相應的咨詢和幫助服務，保障辦公室業(yè)務的有序性、細致性、合理性。

（二）健全辦公室管理制度

從細節(jié)入手，健全辦公室管理制度，一定程度上可以通過硬性制度要求，防止工作人員憑借經驗主義辦事而帶來的不利影響，有效提高工作效率和質量。一方面，可以從健全獎懲制度入手，約束人員行為的同時，刺激其工作積極性與自給性，營造良好的工作氛圍，為精細化管理的實施創(chuàng)造有利條件。另一方面，建立規(guī)范化、系統(tǒng)化行政管理流程，保障辦公室工作有章可循，如形成“辦公室人員責任說明書”。鼓勵全員參與制度完善工作中，群策群力，保證制度的合理性、可行性，以此明確各人員工作職責，避免相互推諉情況出現(xiàn)，拖延辦事進度。嚴格按照“急事急辦、特事特辦、遇事速辦”原則，基于規(guī)范工作流程，細致開展辦公室工作，更快完成粗放式管理到精細化管理的轉變，提高工作效率和質量。

（三）重視查驗工作結果

存在辦公室排除在半年度、年度考核制度以外的情況，導致辦公室工作被邊緣化，制約辦公室精細化管理發(fā)展。對此，應完善人員考核制度，并與獎懲機制掛鉤。從人員辦事效率、辦公日志、年底工作總結等方面，對人員專崗辦事辦結率、檔案管理、工作執(zhí)行力等進行細致化考核，給予合理化評估價。制定該指標的過程中，可以借鑒原有制度，取其精華，在結合精細化發(fā)展實際需求以及崗位要求，進一步優(yōu)化完善，以更好適應辦公室管理工作的程序性、規(guī)范性，保證各項量化指標設計的科學性，以及針對主觀性較強的工作評價的合理性等，可借助榜樣力量激發(fā)全員工作積極性，提高綜合素質。

四、結論

有必要堅持辦公室精細化管理的推進，從提高全員精細化管理意識入手，重視健全辦公室管理制度以及查驗人員工作結果，對于實現(xiàn)辦公室精細化管理、不斷提高工作效率與質量有重要現(xiàn)實意義。