張利君 鄂爾多斯市沿黃高等級(jí)公路王愛(ài)召收費(fèi)所

從辦公室文書(shū)檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，影響文書(shū)檔案收集與歸檔的因素較多。在管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)和具體要求，做好檔案資料收集，檢查文件內(nèi)容的全面性，建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序，加強(qiáng)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確性、可靠性的審核，提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)。解決文書(shū)檔案收集與歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題，使整個(gè)檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，取得實(shí)效，為整個(gè)辦公室工作提供有力支持。

一、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題和不足

（一）歸檔文件的內(nèi)容不全面

目前辦公室文書(shū)檔案在收集與歸檔過(guò)程中存在的主要問(wèn)題在于歸檔文件的內(nèi)容不全面。辦公室經(jīng)手的文書(shū)檔案資料，數(shù)量多、類(lèi)別多，在文書(shū)檔案資料的收集與歸檔過(guò)程中，需要保證歸檔文件的內(nèi)容達(dá)到全面性和準(zhǔn)確性要求，如果收集的文書(shū)檔案不全面，即使進(jìn)行歸檔，在日后的使用中也容易出現(xiàn)問(wèn)題，不利于整個(gè)文書(shū)檔案資料的管理和使用。目前由于缺乏必要的審核，導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案在收集與歸檔過(guò)程中沒(méi)有對(duì)內(nèi)容進(jìn)行檢查，產(chǎn)生了內(nèi)容不全面的問(wèn)題[1]。有些檔案資料存在部分缺頁(yè)和斷檔，不僅影響了文書(shū)檔案日后的使用，同時(shí)不利于檔案管理工作的進(jìn)行。因此，做好檔案資料內(nèi)容的審查，不僅是決定文書(shū)檔案資料管理質(zhì)量的關(guān)鍵內(nèi)容，也是檔案管理工作的重中之重。

（二）內(nèi)部檔案管理程序不規(guī)范

辦公室文書(shū)檔案在管理過(guò)程中，需要按照內(nèi)部文件檔案的管理規(guī)程和程序予以操作。既要做好存檔文件資料的核查，保證其全面性達(dá)標(biāo)。同時(shí)，還要對(duì)文書(shū)檔案的類(lèi)別以及文書(shū)檔案的重要性進(jìn)行標(biāo)記，保證在檔案的收集與歸檔過(guò)程中能夠進(jìn)行分類(lèi)歸檔，提高歸檔的合理性。對(duì)于重點(diǎn)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)管理，并予以有效標(biāo)記。通過(guò)對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案的管理工作的現(xiàn)狀分析，可以看出，內(nèi)部檔案管理程序不規(guī)范是當(dāng)前存在的主要問(wèn)題。檔案管理中沒(méi)有對(duì)檔案資料的重要等級(jí)進(jìn)行區(qū)分及標(biāo)記，出現(xiàn)了檔案管理混亂的問(wèn)題，導(dǎo)致在文書(shū)檔案的管理中無(wú)法區(qū)分出檔案的重要程度。既增加了檔案管理難度，同時(shí)也對(duì)日后檔案資料的利用產(chǎn)生了不利影響。

（三）檔案資料本身的可靠性和準(zhǔn)確性存在問(wèn)題

辦公室所接觸的文書(shū)檔案資料在收集與存檔過(guò)程中，需要對(duì)檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核查。檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性主要表現(xiàn)在需要保證收集和歸檔的文書(shū)檔案資料符合檔案管理的規(guī)定，能夠達(dá)到檔案管理要求，并且達(dá)到檔案的收集和歸檔要求。如果檔案資料本身的可靠性和準(zhǔn)確性出現(xiàn)問(wèn)題，或者檔案資料不具備收集和歸檔的必要性，那么將其歸入檔案不但增加了文書(shū)檔案管理的工作量，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)利用率不高或沒(méi)有利用價(jià)值的檔案，不利于整個(gè)檔案管理工作的有序進(jìn)行[3]。從這一點(diǎn)來(lái)看，在文書(shū)檔案的管理工作過(guò)程中，需要根據(jù)文書(shū)檔案的特點(diǎn)和文書(shū)檔案管理的具體要求做好歸檔資料的核查，對(duì)資料的可靠性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核查。

（四）電子檔案文件歸檔與管理規(guī)范

基于辦公室文書(shū)檔案管理的必然要求，電子檔案文件數(shù)量的增多是必然現(xiàn)象。在電子檔案文件的歸檔與管理中，需要建立管理規(guī)范，為電子檔案文件的管理樹(shù)立正確的管理理念，通過(guò)管理制度的夯實(shí)以及管理規(guī)范的出臺(tái)，解決電子檔案管理中存在的管理手段不規(guī)范的問(wèn)題，避免電子檔案文件歸檔與管理過(guò)程中因采取的方式不當(dāng)造成電子檔案文件管理失效。

（五）電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

電子文件在歸檔過(guò)程中，光盤(pán)是重要的檔案資料載體。建立光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范，是解決電子文件歸檔技術(shù)問(wèn)題的重要措施，同時(shí)也是保證電子文件歸檔能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的關(guān)鍵。在其建立過(guò)程中，需要按照電子文件的歸檔要求和規(guī)范進(jìn)行操作，確保在歸檔過(guò)程中，合理應(yīng)用光盤(pán)技術(shù)，提高電子文件歸檔效果。

（六）檔案管理人員的工作意識(shí)不足

由于辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性及其特點(diǎn)，在文書(shū)檔案管理工作中，檔案管理人員的工作意識(shí)和工作技能對(duì)整個(gè)文書(shū)檔案的收集歸檔效果起著關(guān)鍵性作用。檔案管理人員工作意識(shí)不足，并且在工作過(guò)程中不注重工作技能的提升，將會(huì)制約檔案管理工作的開(kāi)展，使整個(gè)檔案管理工作在工作的有效性和工作的全面性方面出現(xiàn)問(wèn)題。目前檔案管理人員恰恰在工作意識(shí)方面出現(xiàn)問(wèn)題，主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不能掌握正確的檔案管理工作的方式方法，并且不注重個(gè)人知識(shí)的儲(chǔ)備和能力的提升，導(dǎo)致在日常工作中無(wú)法應(yīng)對(duì)工作難題，客觀上加大了檔案管理工作的難度，使整個(gè)辦公室文書(shū)檔案在收集與歸檔過(guò)程中不能夠按照規(guī)范操作。

二、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化措施分析

（一）在檔案資料收集時(shí)檢查文件內(nèi)容的全面性

考慮到文書(shū)檔案的重要性以及文書(shū)檔案管理的特殊性，在檔案資料的收集與歸檔過(guò)程中，需要檢查文件內(nèi)容的全面性，保證文件內(nèi)容達(dá)到全面性要求之后才能進(jìn)行歸檔。辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔目的在于必要時(shí)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行調(diào)用，并查閱文書(shū)檔案中的內(nèi)容。如果收集和歸檔的文書(shū)檔案在內(nèi)容方面出現(xiàn)缺失，將會(huì)對(duì)整個(gè)文書(shū)檔案的利用產(chǎn)生不利影響，使整個(gè)文書(shū)檔案在利用過(guò)程中無(wú)法根據(jù)檔案資料的要求做好歸檔工作[3]。因此，做好文件內(nèi)容的檢查，確保文件內(nèi)容能夠達(dá)到全面性要求，對(duì)整個(gè)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔具有重要意義，是決定其工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

（二）建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序

基于辦公室文書(shū)檔案管理的要求，在檔案的收集與歸檔工作中建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序，對(duì)整個(gè)文書(shū)檔案的收集與歸檔細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，可以有效提高檔案的管理效果以及檔案管理的規(guī)范性。在檔案的收集與歸檔過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)明確哪些檔案需要進(jìn)行收集與歸檔，并且對(duì)收集與歸檔的流程細(xì)節(jié)管理責(zé)任、管理要求以及具體的工作程序進(jìn)行規(guī)定，使整個(gè)辦公室文書(shū)檔案在收集與歸檔工作中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。能夠根據(jù)文書(shū)檔案的類(lèi)型和特點(diǎn)進(jìn)行重要程度標(biāo)記，并采取分類(lèi)管理的方式，對(duì)重要程度高的檔案進(jìn)行特殊管理，使整個(gè)文書(shū)檔案在收集與歸檔過(guò)程中能夠達(dá)到重要等級(jí)要求。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確性和可靠性的審核

為了提高辦公室文書(shū)檔案收集歸檔的有效性，確保檔案資料在歸檔之后能夠在收集與歸檔過(guò)程中取得積極效果，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性進(jìn)行檢查，確保歸檔的資料在內(nèi)容的準(zhǔn)確性方面達(dá)到歸檔要求，避免因采取的管理方式不當(dāng)或準(zhǔn)確性和可靠性審核出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致整個(gè)辦公室文書(shū)檔案在收集與歸檔過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題[4]。因此，在檔案資料的審核過(guò)程中，對(duì)其內(nèi)容的準(zhǔn)確度和可靠性以及檔案資料的應(yīng)用范圍和利用情況進(jìn)行檢查，能夠確保文書(shū)檔案資料在收集與歸檔之后能夠?qū)崿F(xiàn)有效的調(diào)用，發(fā)揮文書(shū)檔案的功能和作用，使整個(gè)文書(shū)檔案在利用過(guò)程中能夠取得積極效果。

（四）提高檔案管理人員的工作意識(shí)

基于對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的了解，在收集歸檔過(guò)程中應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的工作意識(shí)，使其對(duì)檔案管理工作有全面的了解，能夠根據(jù)答案管理的特點(diǎn)和要求不斷學(xué)習(xí)和掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，并在檔案管理中扮演重要角色，使整個(gè)檔案管理工作在開(kāi)展中，檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)性方面達(dá)標(biāo)。并根據(jù)文書(shū)檔案的收集與歸檔的要求，強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，解決檔案在收集與歸檔過(guò)程中存在的專(zhuān)業(yè)度問(wèn)題。因此，提高檔案管理人員的工作意識(shí)，并根據(jù)檔案管理人員的特點(diǎn)和要求采取有效的管理措施，對(duì)整個(gè)檔案管理人員的工作推進(jìn)以及辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理具有重要影響，同時(shí)也能保證辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔，滿足管理要求，對(duì)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作意識(shí)至關(guān)重要。

三、結(jié)論

通過(guò)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的了解，目前影響文書(shū)檔案收集歸檔的因素較多。在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，只有結(jié)合文書(shū)檔案的特點(diǎn)和實(shí)際情況做好文件內(nèi)容全面性的檢查，建立規(guī)范的內(nèi)部檔案管理程序，加強(qiáng)對(duì)檔案資料準(zhǔn)確性和可靠性的檢查，提高檔案管理人員的工作意識(shí)，才能使整個(gè)辦公室文書(shū)檔案在收集與歸檔過(guò)程中取得積極效果，為整個(gè)辦公室的文書(shū)檔案管理提供有力支持。