牟敏 中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十二研究所

工業(yè)部門(mén)基礎(chǔ)性研究所承擔(dān)著基礎(chǔ)性科學(xué)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究、技術(shù)與產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、工程實(shí)踐等多重任務(wù)，檔案資料的種類(lèi)多、數(shù)量大、保存周期長(zhǎng)、需求各異，給檔案管理帶來(lái)很大挑戰(zhàn)。

目前的檔案管理主要依靠人工、或者借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行半人工半自動(dòng)式的檢索、取檔、存檔、維護(hù)等，工作量大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，因此已遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足需求。

近年來(lái)，隨著信息化與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理不斷得到發(fā)展并逐步得到廣泛應(yīng)用，建立符合各自實(shí)際工作需要的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有迫切需求與重要意義。我們結(jié)合工作實(shí)際，與某公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)并上線運(yùn)行了檔案數(shù)字化管理軟件，顯著提升了工作效率、提高了工作質(zhì)量。本文首先介紹了該數(shù)字化管理軟件，接著介紹了實(shí)際工作中的使用情況，最后分析了存在的問(wèn)題與不足。

一、數(shù)字化管理軟件介紹

數(shù)字檔案管理軟件參照OAIS（開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)）和SOA（面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)）模型，采用行業(yè)內(nèi)流行的B/S架構(gòu)，支持多種主流數(shù)據(jù)庫(kù)，如ORACLE、SQLserver、MYSQL等。該軟件無(wú)須安裝客戶(hù)端，用戶(hù)只要通過(guò)網(wǎng)頁(yè)瀏覽器登錄（需要獲得授權(quán)的用戶(hù)名與密碼）即可訪問(wèn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。該軟件可以自由定制登陸首頁(yè)，支持對(duì)檔案庫(kù)中的界面和錄入界面進(jìn)行自行設(shè)置，系統(tǒng)界面友好，操作方法簡(jiǎn)便快捷。

該軟件的功能模塊，參照檔案學(xué)八大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、檢索、鑒定、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行劃分與設(shè)計(jì)，包括控制中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、流程配置、檔案管理、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、庫(kù)房管理、通用接口等功能模塊，每個(gè)模塊具有不同的功能，整個(gè)系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，具有升級(jí)維護(hù)方便、可擴(kuò)展性強(qiáng)的特點(diǎn)。該軟件以檔案的“收、管、用”為原則，體現(xiàn)了各種文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子版檔案的這一完整過(guò)程。

在安全方面，該軟件以多格式瀏覽器、系統(tǒng)傳輸加密，文件水印、角色權(quán)限等功能來(lái)控制用戶(hù)對(duì)條目和原文的查看范圍及權(quán)限。該軟件的硬件環(huán)境簡(jiǎn)單，在普通服務(wù)器上即可運(yùn)行，用戶(hù)通過(guò)普通計(jì)算機(jī)終端登錄即可使用。

用戶(hù)在普通計(jì)算機(jī)終端登錄后，在主頁(yè)左側(cè)選擇所需的數(shù)據(jù)庫(kù)（目前包括科研項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、圖紙檔案、專(zhuān)利檔案、聲像檔案、數(shù)據(jù)檔案等15個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)），在主頁(yè)中間檢索框中輸入檢索關(guān)鍵詞（比如：電磁頻譜）點(diǎn)擊檢索，即可實(shí)時(shí)顯示所有有關(guān)的檔案資料，點(diǎn)擊其中的檔案庫(kù)（比如文書(shū)檔案），可進(jìn)一步顯示該數(shù)據(jù)庫(kù)下的每一條檔案信息，進(jìn)一步可在線查閱、下載等。

此外，在軟件主頁(yè)的右上方，還有借閱車(chē)、待辦事物、收藏等菜單項(xiàng)。其中借閱車(chē)主要用于借閱者提交借閱內(nèi)容及流程；待辦事物主要用于查閱借閱內(nèi)容及審批借閱流程；收藏用于存放對(duì)用戶(hù)重要的、使用頻率高的文件資料。

二、實(shí)際使用情況分析

該數(shù)字化管理軟件目前已入庫(kù)各類(lèi)檔案資料五萬(wàn)余份、數(shù)字光盤(pán)一千余份、圖紙七千余份、專(zhuān)利實(shí)物共一千余件，使用者普遍認(rèn)為檔案檢索、借閱等相對(duì)以前方便很多，效率更高；而檔案管理者也認(rèn)為檔案管理效率大幅提升、出錯(cuò)率大大降低、成本也大大減低。相對(duì)于以前傳統(tǒng)的全人工檔案管理而言，具有以下優(yōu)勢(shì)：

（1）大幅提升了工作效率

一方面，采用數(shù)字錄入、電子文檔的形式，可以快速完成所需檔案資料的檢索、顯示與查閱，提升了檢索效率。在軟件的輔助下，檢索者可以更輕松的找到自己需要的檔案，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檢索者在檢索檔案時(shí)很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)尋找到的檔案不符合自身要求，只能再次查找。數(shù)字化管理軟件提高了檔案檢索的準(zhǔn)確率，檢索者只需要輸入檢索關(guān)鍵詞，便可以輕松、快捷的檢索到相應(yīng)檔案，減少了重復(fù)查找工作。

另一方面，數(shù)字化管理軟件簡(jiǎn)化了錄入程序，提高了錄入效率，存檔歸類(lèi)由軟件在后臺(tái)智能完成，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，方便了管理者對(duì)系統(tǒng)的掌控，管理者可以隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、檢查、更新、分析等，減輕了管理者的工作量，體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的顯著優(yōu)勢(shì)。

（2）使電子借閱成為可能

該軟件使檔案的電子借閱成為可能，可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱及下載，歸還手續(xù)簡(jiǎn)便，傳統(tǒng)的檔案管理模式每份紙質(zhì)文件資料只支持一人借閱使用，檢索時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間，歸還時(shí)需登記有關(guān)信息、檢查檔案資料的完好性、將檔案資料入庫(kù)等，手續(xù)繁雜，且出錯(cuò)率高，數(shù)字化管理軟件增加了檔案利用效率、降低了出錯(cuò)率、方便了使用者、也減少了人力物力的投入。

該數(shù)字化管理軟件目前還存在以下不足：

（1）數(shù)字化管理軟件與實(shí)物文檔資料的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)還不夠。比如：在紙質(zhì)文件借出后，數(shù)字化管理軟件無(wú)法根據(jù)文件名與檔案號(hào)等關(guān)鍵詞自動(dòng)查找到借閱人，還需在傳統(tǒng)的借閱本上查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；在紙質(zhì)文件借出未歸還的情況，無(wú)法做到自動(dòng)攔截，而導(dǎo)致再次提交借閱流程。

（2）功能還待進(jìn)一步完善優(yōu)化。比如目前無(wú)法自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析文檔資料的借閱率與利用率等。

三、總結(jié)

針對(duì)工業(yè)部門(mén)基礎(chǔ)性研究所檔案管理的不足與迫切需求，我們上線了數(shù)字化軟件管理系統(tǒng)，該軟件系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，界面友好、使用方便、且易于升級(jí)擴(kuò)充，大幅提高了我所檔案管理的效率、降低了出錯(cuò)率、減小了檔案管理成本，方便了使用者檔案使用需求，具有顯著的優(yōu)勢(shì)和重要的現(xiàn)實(shí)意義。

針對(duì)該軟件存在的不足，下一步將進(jìn)一步完善與優(yōu)化，使該軟件系統(tǒng)更好的服務(wù)于科研生產(chǎn)工作。