王素湘 湖南省高速公路集團(tuán)有限公司湘西分公司

現(xiàn)如今，高速公路人事檔案管理模式逐漸更新，有的單位依托第三方人事代理機(jī)構(gòu)對本單位的人事檔案經(jīng)行管理的模式，人事代理機(jī)構(gòu)對各單位人事檔案進(jìn)行規(guī)范化整理和數(shù)字化管理，提高了人事檔案的綜合利用率，但是由于第三方代理機(jī)構(gòu)無法在第一時間收集到并更新員工的材料信息，對單位調(diào)查利用人事檔案的準(zhǔn)確性上有一定影響。因此，如何既利用到第三方代理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化整理優(yōu)勢，又及時掌握員工動態(tài)的人事變化信息，對高速公路人事檔案精細(xì)化管理對策進(jìn)行深入研究的意義重大。

一、人事檔案管理的重要性

（一）是人才資源管理利用的依據(jù)

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，高速公路的人事檔案是在高速公路部門人才選拔、考核、培訓(xùn)、調(diào)動過程中所形成的，是對于員工綜合素質(zhì)、思想政治水平、業(yè)務(wù)技術(shù)能力、社會關(guān)系、身體健康狀況等詳細(xì)記錄。通過對員工人事檔案資料進(jìn)行深入分析，便于掌握高速公路單位員工特點(diǎn)以及規(guī)律性因素，為人才挖掘、鑒別、培養(yǎng)和組織使用等提供可靠依據(jù)。

（二）是創(chuàng)建和諧社會的保障

員工的人事檔案是在不同時期所形成的，是員工在社會經(jīng)歷、實(shí)踐活動中真實(shí)記錄的客觀依據(jù)，檔案可為薪酬調(diào)整、職稱評定、選人用人等提供參考，能夠有效維護(hù)職工合法權(quán)益以及推動社會穩(wěn)定發(fā)展。

二、高速公路人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案信息不完整

高速公路人事檔案分類類別多，收集整理歸檔難度較大，比如職工參加工作的材料，許多員工未能及時將材料上交人事部門歸檔，導(dǎo)致與其后續(xù)所列的工作經(jīng)歷不一致；學(xué)歷材料的審核認(rèn)定方面，如無法提供相應(yīng)學(xué)歷證明材料，人力資源管理部門需對員工學(xué)籍檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄和核查，對檔案記錄中的學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)能力等檔案材料與相關(guān)網(wǎng)站查詢的信息經(jīng)行匹配，據(jù)此判斷學(xué)歷材料的真實(shí)性，在此過程中需耗費(fèi)大量時間。另外，在員工跨單位調(diào)動、職位任職等方面，也需對員工檔案資料進(jìn)行審核認(rèn)定，如果證明資料不完善，則需要向相關(guān)單位調(diào)取或補(bǔ)充相應(yīng)材料，否則導(dǎo)致員工任職經(jīng)歷資料不完整?，F(xiàn)如今，單位人事工作管理精細(xì)化水平不斷提高，不同崗位員工的薪酬水平差異逐漸增大，在企業(yè)中，定崗定薪即要求根據(jù)員工不同崗位任務(wù)和工作能力等，對薪酬標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，如果人事檔案信息更新不及時，或者信息缺失，則影響對員工工作能力的準(zhǔn)確判斷，直接影響到員工薪酬待遇。

（二）部分人事檔案記錄真實(shí)性無法保證

在人事檔案中，人事管理單位重收集輕甄別，在員工基本資料中，是否有單位管理部門和組織對于員工的評價和意見，材料的形成流程是否符合相關(guān)程序，都是需要對材料進(jìn)行進(jìn)一步審核?，F(xiàn)如今，部分單位在作單位意見或者組織意見時，沒有對相關(guān)資料的真實(shí)性進(jìn)行評價，一般僅對員工績效進(jìn)行評估，人事檔案記錄不統(tǒng)一，參考價值較低。

（三）人事檔案信息資料開發(fā)利用率較低

在人事檔案中，檔案查詢的利用較高，而對人事檔案信息的歸納分析應(yīng)用價值比較低，并且沒有經(jīng)過系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集。高速公路人事部門在提取這類資料信息時，需耗費(fèi)大量時間進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理、篩選等，可能會對紙質(zhì)檔案造成損壞，同時工作效率比較低。這就要求人事部門提前做好規(guī)劃，明確目標(biāo)，在接收到員工的提供的人事材料時，首先進(jìn)行材料甄別、然后提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)庫，最后形成信息庫，為將來的信息開發(fā)利用做準(zhǔn)備。

三、高速公路人事檔案信息開發(fā)利用措施

（一）積極完善人事檔案信息

在高速公路員工日常工作中，會產(chǎn)生薪酬調(diào)整、崗位任職調(diào)動等信息，員工實(shí)踐變動速度較快，在人事檔案管理中，也應(yīng)及時進(jìn)行材料補(bǔ)充更新，為人才資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。（1）在對員工人事信息進(jìn)行記錄時，要求及時調(diào)入完善學(xué)籍檔案、補(bǔ)充完善進(jìn)入高速公路單位之前的系列材料等。（2）完善人才崗位記錄信息，對員工崗位調(diào)動情況做好詳細(xì)記錄，并提供崗位調(diào)動材料，將其作為人事檔案資料核實(shí)的重要依據(jù)。（3）員工人事檔案記錄時，不僅需記錄員工的學(xué)位、學(xué)歷，同時還需對其現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料和獎懲材料的信息進(jìn)行記錄。

（二）甄別人事檔案材料

人事檔案可為企業(yè)組織選人用人、崗位分類提供參考，一方面人事管理部門需廣泛收集員工信息材料，做好分類整理，對工作崗位所要求的能力要求與人事檔案中所記錄的員工工作能力進(jìn)行比較；另一方面做好人事檔案材料的真實(shí)性審核，保留員工對于人事檔案的知情權(quán)和異議權(quán)，如果其對于人事檔案有異議，則可提供相關(guān)資料進(jìn)行證明，糾正人事檔案中的失真信息。

（三）突出人事檔案實(shí)用性內(nèi)容

高速公路人事檔案應(yīng)做好個性化記錄工作，檔案材料可真實(shí)反映出員工的個性化特征，便于人才分類與開發(fā)。對此，人事檔案精細(xì)化管理中，需做好檔案分類處理工作，根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求，對于所需求的不同人才，收集不同的檔案資料，并應(yīng)用適宜的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案能夠反映出員工綜合能力。

四、結(jié)語

綜上所述，本文主要對高速公路人事檔案精細(xì)化管理對策進(jìn)行了詳細(xì)探究。在高速公路企業(yè)運(yùn)營管理中，通過加強(qiáng)人事檔案管理，能夠?yàn)槿瞬胚x拔、崗位調(diào)整、職稱評定等提供可靠依據(jù)，對此，必須高度重視高速公路人事檔案管理，融入精細(xì)化管理理念，完善人事檔案信息，考察人事檔案信息的真實(shí)性，突出人事檔案實(shí)用性內(nèi)容，提高高速公路人事檔案管理水平。