趙希彥，房 鑫，張雨桐

[中國(guó)科學(xué)院大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院(浙江省腫瘤醫(yī)院)，杭州310022]

醫(yī)院科技檔案管理是醫(yī)院科技管理和醫(yī)院文化的重要組成部分，它其實(shí)是醫(yī)院的一種無(wú)形資產(chǎn)，能夠?yàn)獒t(yī)院的科技創(chuàng)新和發(fā)展提供參考資料，更加有助于醫(yī)院科研水平的發(fā)展和穩(wěn)步前進(jìn)。目前，醫(yī)院的等級(jí)在不斷提升，醫(yī)院管理也在逐漸科學(xué)化，加強(qiáng)科技檔案管理不僅能夠?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量提供保障，還能夠提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)管理是當(dāng)下醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。目前，我國(guó)在醫(yī)院科技檔案管理方面仍然存在很多問(wèn)題，直接影響了醫(yī)院科研工作的健康發(fā)展。因此，科技檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)被作為醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)，只有醫(yī)院科技檔案得到科學(xué)管理，才能推進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展。

1 醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院的科技檔案管理主要是指對(duì)醫(yī)院自成立之初以來(lái)所從事的醫(yī)教研活動(dòng)以文字、圖像、聲像的形式所保存的具有參考機(jī)制的歷史記錄和載體。醫(yī)院的科技檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的比重正不斷增加，它是醫(yī)院從事一切科研活動(dòng)的基礎(chǔ)，更是提高醫(yī)院科研質(zhì)量和促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)水平不斷進(jìn)步的重要保障。

1.1 制度不健全

目前，醫(yī)院的檔案管理工作仍以臨床病案管理為主，對(duì)科技檔案管理重視程度不夠，管理人員一般為兼任，缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)性的管理人員，科技檔案管理規(guī)章制度建設(shè)存在短板。隨著科研在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的地位越來(lái)越高，現(xiàn)有的科研檔案管理機(jī)制已難以滿(mǎn)足科研高速發(fā)展的需求，制約了科研工作向更加深入的方向發(fā)展。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

醫(yī)院的檔案管理人員基本都是兼職人員，都具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，而且大部分專(zhuān)職人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專(zhuān)業(yè)化訓(xùn)練，他們的專(zhuān)業(yè)化水平和技術(shù)都不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下科技檔案管理的需要。尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能化技術(shù)正在不斷發(fā)展，如果不能利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能化管理，勢(shì)必會(huì)阻礙醫(yī)院科研工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.3 科技檔案管理較為分散

很多醫(yī)院都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的科技檔案管理機(jī)構(gòu)和專(zhuān)門(mén)的科技檔案管理人員，基本上都是處于分散式的管理狀態(tài)，對(duì)于科技檔案的管理不夠系統(tǒng)，科研成果產(chǎn)出等數(shù)據(jù)收集的工作量大、效率低下。同時(shí)，很多大型科研項(xiàng)目和科研成果歸檔不及時(shí)，不利于醫(yī)院科技檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.4 科技檔案管理的現(xiàn)代化程度不高

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，科技檔案管理已經(jīng)逐漸從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，這樣能夠大幅提升科技檔案管理的工作效率。但現(xiàn)在很多醫(yī)院對(duì)于這方面的重視程度不高，投入力度不大，仍然停留在傳統(tǒng)的手工檢索階段，嚴(yán)重制約了科技檔案管理工作的發(fā)展。

2 PDCA循環(huán)和醫(yī)院科技檔案管理的關(guān)聯(lián)

PDCA循環(huán)是管理學(xué)家戴明提出來(lái)的理論，將它應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案管理中，可以更好地提高管理質(zhì)量和效益。PDCA循環(huán)是全面管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方法，該理論能夠提高企業(yè)的質(zhì)量和效益。PDCA主要有四個(gè)階段，分別是P：計(jì)劃、D：執(zhí)行、C：檢查、A：處理。這四個(gè)階段是一個(gè)有規(guī)律且循環(huán)連貫的管理模式，四者緊密結(jié)合，環(huán)環(huán)相扣，既相互制約又相互補(bǔ)充，一環(huán)扣一環(huán)，每一個(gè)循環(huán)都能解決一些實(shí)際問(wèn)題，是提高醫(yī)院科技檔案管理工作水平的重要保障。

3 PDCA循環(huán)的各個(gè)階段在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

3.1 計(jì)劃階段

計(jì)劃階段就是PDCA循環(huán)中的P階段，它屬于基礎(chǔ)階段，同時(shí)也是最為重要的階段之一。它主要負(fù)責(zé)對(duì)有價(jià)值的科研信息進(jìn)行詳細(xì)記錄并保存，是根據(jù)實(shí)際管理的需要來(lái)制訂詳細(xì)的目標(biāo)和計(jì)劃，然后對(duì)制訂的計(jì)劃進(jìn)行縝密分析，將詳細(xì)的科研信息進(jìn)行分類(lèi)集中歸檔，便于綜合利用。科技管理的主要內(nèi)容包括合同書(shū)、學(xué)術(shù)研究資料、檢測(cè)報(bào)告、科研成果產(chǎn)出，等等，這些內(nèi)容都是事先按照計(jì)劃保存好的內(nèi)容?？萍紮n案管理中涉及的很多計(jì)劃不僅僅需要掌握原件，還要有復(fù)印件，以確保后期使用和管理的安全性。

3.2 執(zhí)行階段

執(zhí)行計(jì)劃是對(duì)制訂好的計(jì)劃進(jìn)行分析并實(shí)施。醫(yī)院科技檔案管理工作對(duì)于執(zhí)行階段十分重視，管理者需要制定科學(xué)合理的制度，相關(guān)的管理人員要明確自己的工作職責(zé)，要知道該如何對(duì)檔案進(jìn)行合理分類(lèi)。在執(zhí)行階段，要先制定科學(xué)合理的制度，按照管理制度的約束進(jìn)行工作，為科技檔案管理提供穩(wěn)定、安全的平臺(tái)。不同的責(zé)任部門(mén)要對(duì)檔案進(jìn)行清晰標(biāo)注，避免出現(xiàn)分類(lèi)不明確的現(xiàn)象。要最好對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，可定期組織檔案管理人員參加相關(guān)知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，確保他們能夠熟悉各種檔案的分類(lèi)及歸檔，并在遇到特殊問(wèn)題時(shí)能夠第一時(shí)間進(jìn)行解決。只有這樣，才能保證PDCA循環(huán)檔案管理步驟的順利實(shí)施。

3.3 檢查階段

檢查階段就是PDCA循環(huán)中的C階段，就是對(duì)工作人員所執(zhí)行的計(jì)劃進(jìn)行督促，對(duì)所執(zhí)行的檔案進(jìn)行核實(shí)，保障科技檔案信息在真實(shí)、可靠的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸檔和存檔。要想保障醫(yī)院科技檔案管理的完善性，就一定要進(jìn)行有效地監(jiān)督和檢查，保障科研數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

3.4 處理階段

處理階段就是PDCA循環(huán)中的A階段，也是PDCA循環(huán)當(dāng)中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它主要是對(duì)檢查階段的結(jié)果和調(diào)查所產(chǎn)生的反饋進(jìn)行及時(shí)、系統(tǒng)的總結(jié)和討論，通過(guò)前三個(gè)階段的努力來(lái)保障檔案資料的真實(shí)可靠。檔案管理人員會(huì)根據(jù)具體的檢查結(jié)果來(lái)進(jìn)行方案的整改和下一次計(jì)劃的制訂，有助于領(lǐng)導(dǎo)者充分掌握醫(yī)院科技檔案管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問(wèn)題，是對(duì)PDCA循環(huán)檔案管理形式的總結(jié)。

4 結(jié)語(yǔ)

在科技檔案管理中使用PDCA循環(huán)管理模式能夠更好地糾正不良問(wèn)題，也能夠提高檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展提供了最優(yōu)的管理模式。