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中國石化作為大型國企，積累了大量的歷史檔案資料，隨著時間的推移，每年新增的檔案也數(shù)量巨大，檔案的門類日益豐富。為適應(yīng)時代發(fā)展，中國石化集中力量開發(fā)了飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，將整個系統(tǒng)的檔案電子化后全部納入平臺，做到信息的安全可靠和共享利用。但檔案信息管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中還存在一些問題，需要在實(shí)際工作中加以改進(jìn)與完善。

檔案信息化管理存在的問題

一是對檔案信息化工作重視接受程度不高。由于檔案管理在許多單位屬于辦公室輔助工作，故檔案信息化工作基本停留在完成上傳信息的階段，缺少后期的跟進(jìn)、推廣和利用普及。雖然實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但是查檔人員仍然信任紙質(zhì)查檔，心理上不太信任電子檔案。

二是檔案信息系統(tǒng)本身的不足和局限。飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)由于開發(fā)時的局限，很多設(shè)置不夠合理，給檔案導(dǎo)入及查詢帶來不便，影響工作效率。檔案系統(tǒng)是由計算機(jī)人員開發(fā)，所以部分設(shè)置和檔案的歸檔要求有差異。比如在分類上多了具體科室的類目，即永久、30年、10年之后，另加“黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、科技管理”等科目，使得整個系統(tǒng)繁冗、不靈活。

三是檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏。檔案信息化進(jìn)程，對檔案管理人員的個人素質(zhì)和能力提出了更高的要求。檔案員不但要熟悉檔案管理知識，也要懂計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對上線的檔案系統(tǒng)要深入了解，熟練運(yùn)用，需要懂檔案管理和計算機(jī)操作的復(fù)合型人才。目前不少企業(yè)檔案員更換頻繁，年齡偏大，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉，缺乏熟練使用檔案信息系統(tǒng)的能力。

提升企業(yè)檔案管理水平的措施

樹立大檔案觀和大服務(wù)觀。石化企業(yè)檔案管理存在的問題，根本原因在于對檔案管理的重視不夠。要秉承“對檔案負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)”的理念，將檔案工作放到和其他工作一樣重要的高度來認(rèn)識，重視檔案的管理和應(yīng)用。檔案信息化改革的最終目的是更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)做好全員的檔案信息化工作的宣傳教育，引導(dǎo)員工積極參與到企業(yè)檔案的信息化建設(shè)中來，加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。一是檔案管理需要專業(yè)的檔案人才。二是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)化。要加強(qiáng)對既精通檔案業(yè)務(wù)又懂計算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才的培養(yǎng)，選聘年輕、學(xué)歷高、適應(yīng)能力強(qiáng)的員工從事檔案管理工作。加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，鼓勵員工學(xué)習(xí)深造考檔案員證，考檔案職稱，切實(shí)提高一線檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力。

建立健全檔案信息化建設(shè)的制度規(guī)范。完善各項制度，提高信息化檔案的規(guī)范程度。統(tǒng)一明確檔案信息化處理的格式、字體、命名方式、文檔大小等的要求。同時，聯(lián)合信息部門對聲像、電子檔案資料的移交格式做出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，保證檔案信息化后的兼容性、數(shù)據(jù)與存儲格式的一致性。建立和完善電子文件信息化、檔案庫房、檔案系統(tǒng)操作、紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描等一系列標(biāo)準(zhǔn)體系，為整個信息化工作及其他兄弟單位的信息化進(jìn)程提供模板借鑒。

重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將信息系統(tǒng)的操作應(yīng)用升級落到實(shí)處。在硬件設(shè)施建設(shè)中，加大對信息化設(shè)備的投入，包括配置高質(zhì)量的掃描儀、電腦、打印機(jī)、相機(jī)等設(shè)備。軟件設(shè)施方面，做好石化企業(yè)OA辦公網(wǎng)與檔案系統(tǒng)的對接，確保每份電子原文件的及時歸檔。

全面梳理檔案系統(tǒng)存在的問題、操作中的難點(diǎn)和缺點(diǎn)，適時對系統(tǒng)進(jìn)行升級，提高系統(tǒng)的功能性和靈活性。系統(tǒng)的升級要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)階段實(shí)際情況設(shè)計提升框架，保證檔案系統(tǒng)的功能既適合企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，又要著眼未來，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的趨勢需要。全面推進(jìn)網(wǎng)上電子檔案的查詢利用工作，提高工作效率。