何洋芳 張 虹

河南省洛陽(yáng)正骨醫(yī)院（河南省骨科醫(yī)院）辦公室，河南洛陽(yáng) 471002

精細(xì)化管理作為一種新的管理理念和管理手段，越來(lái)越多地運(yùn)用于企事業(yè)單位的現(xiàn)代管理。精細(xì)化管理的核心是復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化、簡(jiǎn)單的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，是把精細(xì)化的管理理念和手段植入醫(yī)院檔案管理，對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，歸納總結(jié)出各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法[1]，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)的提升。既是提升檔案管理質(zhì)量、創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式的重要手段，也是適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理的必然要求。本文試從醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀著手，分析精細(xì)化管理引入檔案工作的具體途徑運(yùn)用。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度相對(duì)滯后

目前，很多醫(yī)院檔案管理制度還停留在粗放式的管理時(shí)代，不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理理念和新方法、新技術(shù)的應(yīng)用，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)管理無(wú)章可循，管理人員往往依據(jù)自身以往的工作經(jīng)驗(yàn)或在日常工作中逐漸形成的不成文規(guī)定來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作[2]，檔案管理工作的盲目性和隨意性較大。有的醫(yī)院并沒(méi)有把醫(yī)院檔案管理工作納入目標(biāo)管理績(jī)效考核的范疇，使得很多時(shí)候檔案管理工作長(zhǎng)期處于管理不嚴(yán)、監(jiān)督無(wú)效等失控狀態(tài)[3]。檔案管理制度的落后不但降低檔案管理的科學(xué)性，也降低醫(yī)院檔案工作人員的工作效率[4]，給檔案管理工作的質(zhì)量與效果帶來(lái)不良影響。

1.2 檔案信息化程度較低，缺乏統(tǒng)一化的信息管理鏈

目前醫(yī)院檔案大多仍以紙質(zhì)的保管為主，這種對(duì)檔案實(shí)體的管理不僅降低了檔案利用率，還會(huì)帶來(lái)因多次利用致使檔案受損或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。作為醫(yī)院檔案核心部分的病歷檔案，一方面數(shù)年積存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢；另一方面，盡管國(guó)家推行電子病歷已有十年之久，但仍沒(méi)有完全替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷?；鶎俞t(yī)院仍依賴傳統(tǒng)的手工書(shū)寫(xiě)病歷為主，紙質(zhì)病歷模式不但效率低下，而且因書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、容易出錯(cuò)，存放年久字跡模糊殘缺以及查找困難等原因會(huì)直接降低患者的就醫(yī)體驗(yàn)，還會(huì)帶來(lái)不必要的醫(yī)患矛盾[5]。另外，醫(yī)院檔案種類較多，如文書(shū)檔案、病歷檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等，這些檔案多分散在不同的部門(mén)保管，部門(mén)之間缺乏統(tǒng)一化的信息管理鏈，彼此之間的檔案信息在一定程度上不能互通共享，信息孤島林立，檔案實(shí)體的安全性、管理的規(guī)范性和共享性受到影響。

1.3 檔案人才隊(duì)伍建設(shè)薄弱

一直以來(lái)，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院基礎(chǔ)性工作未引起人們的足夠重視，從而造成大部分醫(yī)院在檔案管理上人才短缺的現(xiàn)象。目前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案人員是兼職，無(wú)法將精力完全放在檔案工作上來(lái)[6]。而且，醫(yī)院在檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)較少，檔案人員不能及時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備不能滿足新技術(shù)環(huán)境下檔案工作的要求。

1.4 檔案管理模式單一，利用、服務(wù)手段有限

檔案工作作為醫(yī)院日常的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在提升醫(yī)院管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式是“被動(dòng)式”歸檔，往往是有移交才歸檔，檔案人員在文件形成和運(yùn)轉(zhuǎn)階段沒(méi)有提前介入，缺少對(duì)文件階段的前端控制，容易造成歸檔時(shí)檔案資源分散、遺失、收集不全。醫(yī)院檔案信息多以紙質(zhì)形式承載，檔案管理還停留在依靠人工操作對(duì)檔案實(shí)體的管理。部分醫(yī)院仍然存在“重管理，輕利用”的檔案管理思想，對(duì)檔案利用工作缺乏主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)[7]。檔案資源開(kāi)發(fā)程度有限，服務(wù)手段單一，查閱多依賴人工檢索調(diào)閱，只是簡(jiǎn)單地提供檔案原件借閱或檔案復(fù)印件?！澳銇?lái)我找”的被動(dòng)式服務(wù)依然居于主導(dǎo)地位，醫(yī)院檔案利用與服務(wù)的主動(dòng)性不強(qiáng)[8]。這種利用現(xiàn)狀不但容易造成檔案原件的破損、丟失，而且也影響檔案的查閱速度和利用率，更無(wú)法滿足個(gè)性化的檔案需求。

2 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案工作的具體運(yùn)用

2.1 建設(shè)完備精細(xì)的檔案管理制度

2.1.1 建立健全檔案管理制度。完善的檔案管理制度能夠保證醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范有序，是實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的有力保障。檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，要注重按照標(biāo)準(zhǔn)化、目標(biāo)化和流程化的管理要求落實(shí)，在各個(gè)環(huán)節(jié)將精細(xì)化的理念融入其中[9]。醫(yī)院要依據(jù)檔案法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立系統(tǒng)完整的檔案管理制度。檔案制度既要科學(xué)、具體、規(guī)范，也要注重可操作性和實(shí)效性。不但涉及各類檔案，涵蓋檔案管理的整個(gè)流程，還要包括涉及檔案工作人員的相關(guān)制度、檔案室（庫(kù)房）管理制度等，還應(yīng)根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和實(shí)際情況，建立醫(yī)院檔案信息化相關(guān)制度，將精細(xì)化管理的觸角伸向涉及醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作的每一個(gè)角落，達(dá)到“處處有管理，事事見(jiàn)管理”的目標(biāo)。將精細(xì)化管理理念應(yīng)用到檔案管理制度中，讓檔案管理規(guī)范化和制度化，進(jìn)而有效提升醫(yī)院對(duì)檔案的管理效率[10]。

2.1.2 細(xì)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)制度，對(duì)檔案工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。將日常檔案管理細(xì)化為各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)既要完整、準(zhǔn)確，又要系統(tǒng)、規(guī)范，對(duì)檔案工作人員提出具體的工作要求，在管理中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。

2.1.3 細(xì)化檔案管理流程。精細(xì)化管理注重對(duì)管理對(duì)象的流程化管理，即對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行系統(tǒng)化和體系化管理。結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，細(xì)化醫(yī)院檔案管理流程，明確流程的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將流程落實(shí)到具體的收集、整理、歸檔、借閱利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。細(xì)化檔案管理流程，既要保證流程前后的銜接，也要保證流程之間的順暢。另外，醫(yī)院檔案流程管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)、不斷改進(jìn)的過(guò)程，需要根據(jù)新情況、新問(wèn)題不斷改進(jìn)優(yōu)化管理流程。完善相關(guān)管理制度，促進(jìn)檔案管理流程化與規(guī)范化[11]，使醫(yī)院檔案管理流程更加科學(xué)高效，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的精細(xì)化管理

檔案精細(xì)化管理旨在提高檔案管理質(zhì)量和效率，為醫(yī)院整體管理水平提高提供動(dòng)力。現(xiàn)階段，信息化、大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等為檔案工作的發(fā)展提供了新的機(jī)遇和動(dòng)力。首先，醫(yī)院建立統(tǒng)一的檔案資源存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诒４娴臄?shù)字化檔案信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。其次，加快推行電子病歷檔案建設(shè)。2018 年，國(guó)家衛(wèi)生健康委制訂了 《電子病歷系統(tǒng)功能應(yīng)用水平分級(jí)評(píng)價(jià)方法及標(biāo)準(zhǔn)》，將電子病歷按照0～8 級(jí)來(lái)管理，并提出了“所有三級(jí)醫(yī)院在2019 年達(dá)到分級(jí)評(píng)價(jià)3 級(jí)以上，到2020 年達(dá)到4 級(jí)以上，二級(jí)醫(yī)院達(dá)到3 級(jí)以上”[12]的目標(biāo)。醫(yī)院要借以評(píng)促建的契機(jī)，推動(dòng)醫(yī)院電子病歷檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和分級(jí)評(píng)價(jià)目標(biāo)達(dá)成，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)的信息集成化管理。計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)自動(dòng)化的對(duì)病歷內(nèi)容進(jìn)行分析，并向臨床部門(mén)直接反饋資料，臨床部門(mén)則可以及時(shí)的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和解決問(wèn)題，從而能夠進(jìn)一步提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量[13]。再次，要完善醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)職能科室相連接，不斷提高醫(yī)院檔案歸檔的前端控制能力[14]。最后，構(gòu)建醫(yī)院統(tǒng)一的大檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中，分別設(shè)置相應(yīng)的模塊對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化收集和整理[15]，既要明確其歸檔范圍，也要明確其電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息集中存儲(chǔ)管理，為豐富檔案信息資源的共享和便捷利用提供基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案人員精細(xì)化管理

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的推廣和應(yīng)用最終都要依靠檔案人員的日常工作去實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的先決條件。檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)、知識(shí)儲(chǔ)備、學(xué)習(xí)能力等都會(huì)影響到醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的品質(zhì)和內(nèi)容，所以，對(duì)檔案人員的精細(xì)化管理尤為重要。首先，要對(duì)醫(yī)院檔案人員的崗位職責(zé)和檔案管理中的操作要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，使檔案工作職責(zé)清晰，責(zé)任到人，工作方法有章可循。其次，醫(yī)院要加大對(duì)檔案人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)的關(guān)鍵在于將相關(guān)原則和內(nèi)容規(guī)范內(nèi)化為自身內(nèi)心的信念和感情，將檔案職業(yè)道德的規(guī)范要求轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂X(jué)自愿、自然而然的行為[16]。通過(guò)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化檔案人員職業(yè)認(rèn)同感和榮譽(yù)感，使檔案人員自覺(jué)端正職業(yè)行為[17]。加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)既要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，還要結(jié)合現(xiàn)代檔案管理手段和信息技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)對(duì)檔案人員信息化、大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。醫(yī)院可定期組織相關(guān)工作人員到其他有經(jīng)驗(yàn)的大醫(yī)院、知名醫(yī)院學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)及管理技術(shù)[18]。不斷優(yōu)化檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升專業(yè)技能，培養(yǎng)復(fù)合型、創(chuàng)新型的檔案人才隊(duì)伍，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。最后，要把考核考評(píng)制度體系和人才激勵(lì)制度結(jié)合起來(lái)，對(duì)檔案人員的工作態(tài)度、責(zé)任意識(shí)和管理能力進(jìn)行考核，并完善獎(jiǎng)懲制度[19]，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度實(shí)現(xiàn)人才激勵(lì)，提升人才隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)手段，提升管理質(zhì)量和服務(wù)水平

要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作理念和工作方式，拓展工作領(lǐng)域，發(fā)揮檔案工作的作用，夯實(shí)基礎(chǔ)是關(guān)鍵。

2.4.1 檔案人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，工作中變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)檔案的前端質(zhì)量控制。檔案人員多深入業(yè)務(wù)部門(mén)，掌握醫(yī)院檔案資源結(jié)構(gòu)，在檔案的前身-文件形成階段提前介入，加強(qiáng)與檔案形成部門(mén)的交流和溝通，如醫(yī)務(wù)部、科教部、質(zhì)控部等部門(mén)，使形成的文件既滿足單位利用者的需求，又符合檔案工作的要求，形成真實(shí)可靠、完整安全、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的高質(zhì)量檔案[20]。及時(shí)掌握文件的運(yùn)行情況，嚴(yán)格按照收集范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)歸檔，保障檔案的齊全完整性和歸檔質(zhì)量。對(duì)暫時(shí)不能歸檔的檔案原件，及時(shí)做好數(shù)字化歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔。

2.4.2 運(yùn)用智能化管理系統(tǒng)，提高檔案精細(xì)化管理水平。醫(yī)院可依據(jù)自身?xiàng)l件引入檔案實(shí)體安全監(jiān)控系統(tǒng)，通過(guò)給檔案實(shí)體粘貼電子標(biāo)簽，通過(guò)系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)定位技術(shù)對(duì)每個(gè)檔案實(shí)體的位置進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，在檔案查找時(shí)能快速定位，對(duì)非正常出入庫(kù)的檔案實(shí)體進(jìn)行及時(shí)的報(bào)警[21]；管理員還可以對(duì)查閱行為進(jìn)行遠(yuǎn)程查看和授權(quán)查閱，系統(tǒng)對(duì)查閱人、調(diào)檔信息均能適時(shí)記錄[22]，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的全程監(jiān)測(cè)和跟蹤。

2.4.3 利用檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，建立醫(yī)院檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)以用戶為核心的檔案管理服務(wù)模式。平臺(tái)對(duì)檔案信息設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)對(duì)登陸用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，即可實(shí)現(xiàn)檔案信息的查閱利用。減少對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破壞，在很大程度上對(duì)醫(yī)院檔案給予了安全性保護(hù)[23]。如服務(wù)就診患者的名老中醫(yī)個(gè)人信息、院內(nèi)制劑以及個(gè)人電子病歷等的在線查詢，服務(wù)臨床的臨案資料和處方查閱利用服務(wù)等。

2.4.4 檔案人員應(yīng)注重對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，通過(guò)聚類分析、知識(shí)提煉等手段開(kāi)發(fā)利用檔案信息。結(jié)合用戶需要來(lái)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)挖掘模型，并進(jìn)行聚類、分類和關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)推送[24]。針對(duì)一些利用價(jià)值大，查閱頻率高的檔案信息，檔案人員要樹(shù)立先行意識(shí)，圍繞工作大局和重點(diǎn)工作超前做好服務(wù)，著力提升檔案工作價(jià)值?？梢愿鶕?jù)醫(yī)院的特色和優(yōu)勢(shì)學(xué)科，利用臨床數(shù)據(jù)建立基于特殊病種的專病數(shù)據(jù)庫(kù)[25]，實(shí)現(xiàn)該病種的重要病歷信息、案例總結(jié)、常用和經(jīng)典方劑的查詢利用。醫(yī)院也可根據(jù)患者的就醫(yī)情況，利用手機(jī)報(bào)等及時(shí)推送具有針對(duì)性的康復(fù)科普知識(shí)，還可以將醫(yī)院的特色醫(yī)療檔案或各科專家制作成紀(jì)錄片或視頻形式，放在醫(yī)院的門(mén)戶網(wǎng)站或自媒體平臺(tái)上，供廣大不特定受眾下載、觀看和學(xué)習(xí)，提升醫(yī)院的形象和知名度，發(fā)揮檔案利用在普及醫(yī)療知識(shí)等方面的積極作用[26]。

3 總結(jié)

精細(xì)化管理是檔案管理工作的一種創(chuàng)新和探索，要將檔案工作緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作開(kāi)展，堅(jiān)持以服務(wù)醫(yī)院大局為發(fā)展檔案工作的根本目的，不斷提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平。只有將醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，才能形成醫(yī)院檔案的“大數(shù)據(jù)”，為醫(yī)療工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，才能進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的跨越性發(fā)展，確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的大幅度提升，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)夯實(shí)基礎(chǔ)。