（湖北工業(yè)大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院 湖北·武漢 430000）

高校人事的重要一部分便是高校人事檔案的管理，它是高校人事信息的一個(gè)總集合，是高校人事管理的重要保障，是人事制度改革后提出的必然要求，高校人事檔案必須保證有效而準(zhǔn)確的管理。在如今的信息化背景之下，大數(shù)據(jù)已經(jīng)逐步應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域之中，并獲得了很好的成效，高校人事檔案管理如果能根據(jù)自身的情況，合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將取得更好的教學(xué)效果，高效率、高保證的為社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)人才，實(shí)現(xiàn)更高的管理水平。本文將針對(duì)人事檔案管理的特點(diǎn)以及當(dāng)前我國(guó)高校人事管理的現(xiàn)狀，逐步分析信息化背景下將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校人事檔案管理的可行性及重要意義，探索高效具體的人事檔案管理模式優(yōu)化策略。

1 高校人事檔案管理的特點(diǎn)

高校的主要目的是為社會(huì)主義建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)人才，而培養(yǎng)優(yōu)秀人才離不開良好的人才資源，這就需要人事檔案管理提供準(zhǔn)確、完整的信息。所謂高校的人事管理檔案，指的就是大部分應(yīng)屆畢業(yè)生或者有關(guān)從業(yè)人員進(jìn)入新的工作環(huán)境時(shí)的基本資料，是對(duì)于高校人才考證的重要憑證。而人事檔案建設(shè)的基本理念是“以人為本”，它的具體內(nèi)容為將匯總到的信息進(jìn)行整合、完善、監(jiān)督檢查，從而形成一個(gè)完整具體的信息資料庫(kù)，從而更加有利于高校去發(fā)掘人才，以及對(duì)教學(xué)資源進(jìn)行合理的分配。除此之外，高校人事檔案管理還是高校檔案工作的重要一部分。而檔案工作，最離不開的就是檔案信息載體，我國(guó)古老的歷史對(duì)于檔案的記載主要載體為甲骨文、金文等，隨著時(shí)代的不斷變遷，檔案記載載體也在不斷的進(jìn)步，以便追求更加高效的工作效率，因而，信息化時(shí)代，高校人事檔案的本質(zhì)上還是一項(xiàng)檔案工作，它的信息記載載體也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。高校人事檔案管理信息化的基本原則為保證信息收集的高效性、準(zhǔn)確性，是高校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要保障，對(duì)于管理水平的提升具有非常重要的意義

2 目前我國(guó)高校人事管理現(xiàn)狀

2.1 信息化管理意識(shí)不足

信息化技術(shù)已經(jīng)逐步深入到人們的生活之中，相信檔案管理信息化也會(huì)在不久之后也會(huì)成為常態(tài)。但是目前絕大多數(shù)高校還沒有真正的認(rèn)識(shí)到信息化帶來的巨大便利，高校大部分管理者（包括人事管理者與檔案管理者）都缺乏足夠的檔案信息化管理意識(shí)，即便引入了先進(jìn)的硬件設(shè)施，也很難使得信息化檔案管理發(fā)揮真正的作用。將信息技術(shù)高效合理地應(yīng)用到人事檔案管理中，能夠在保證人事檔案管理工作取得良好的效果的同時(shí)，提高工作效率，是高校人事管理的一項(xiàng)重要突破，對(duì)于高校培養(yǎng)人才具有非常重要的意義。如果按照目前的情況發(fā)展，高校人事檔案管理者執(zhí)著于傳統(tǒng)的管理模式，在面對(duì)工作量增多、工作變得繁重時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)難以應(yīng)付的局面，工作效率低下的問題也漸漸顯露出來。

高校人事檔案管理形和對(duì)于信息化管理意識(shí)不足的原因主要表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：（1）在一般情況下，高校的檔案工作比較輕松，工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，導(dǎo)致工作者從思想上將檔案的管理工作認(rèn)為是高校工作中無關(guān)大雅的一部分，是一項(xiàng)輔助性工作，因而也不會(huì)積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)新的知識(shí)、尋求新的方法去提高自己的工作能力，降低工作難度。（2）一些工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，不知道人事檔案管理對(duì)于高校發(fā)展的重要意義，而是簡(jiǎn)單地將它作為一種信息資料整理、管理工作，對(duì)這項(xiàng)工作的重視度有待提升。（3）一些高校沒有建立完善合理的人事檔案管理模式，沒有將人事檔案管理工作監(jiān)督落實(shí)，導(dǎo)致人事檔案工作僅僅流于形式，辦事人員的工作意識(shí)不強(qiáng)。

2.2 管理模式落后，影響工作效率

高校人事檔案管理工作本質(zhì)上是一種資料管理工作，受到傳統(tǒng)管理模式潛移默化的影響，現(xiàn)如今高校的人事檔案管理依然使用比較陳舊的手工搜索模式，工作效率很難有提升的空間。另外，盡管現(xiàn)在許多高校開始講信息手段引入到人事檔案管理中來，也配備了基本的硬件設(shè)施，但是相關(guān)工作人員的思想?yún)s難以改變。即便他們認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的重要性，然而在實(shí)際的操作過程中，并不會(huì)加以實(shí)踐，仍然使用比較落后的資料管理方法。另外，傳統(tǒng)的人事檔案管理方案依靠的主要方式為紙質(zhì)管理，主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行提供和儲(chǔ)存，雖然紙質(zhì)化管理的適用范圍廣泛，但是對(duì)于儲(chǔ)存來說非常困難，時(shí)間一長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案、資料可能會(huì)丟失、損壞。而大多數(shù)高校并沒有真正意識(shí)到這個(gè)問題，沒有安排專門的工作人員對(duì)此工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，使得傳統(tǒng)的管理模式并不完善。

2.3 信息化檔案管理硬件設(shè)備落后

對(duì)于高校人事檔案管理進(jìn)行信息化是一項(xiàng)艱難的工作，需要長(zhǎng)期的努力才能做到真正的完善，還需要投入一定的資金、掌握相關(guān)的技術(shù)，對(duì)于高校而言，這兩項(xiàng)工作確實(shí)存在難度。高校創(chuàng)辦的宗旨是“以人為本”，遵循的基本原則是“更好地服務(wù)于學(xué)生”，因此在資金方面比較緊張，在高校人事檔案管理信息化方面的資金投入有限，使得信息化管理需要的專業(yè)化的條件以及環(huán)境建設(shè)比較遲緩，硬件設(shè)施方面存在困難，使得專業(yè)性本來就比較小的管理人員很難有進(jìn)步的空間，嚴(yán)重影響高校人事檔案管理信息化的建設(shè)效率。

3 信息化背景下將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校人事管理的可行性以及重要意義

3.1 提升高校人事檔案管理的工作效率

不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化人事檔案管理工作依賴于比較先進(jìn)的方法與技術(shù)，要求檔案的整理、收集等全都采用電子模式，使得數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)收集不再繁瑣、復(fù)雜，解放了人力，對(duì)于工作效率的提升具有非常重要的意義。比如說，對(duì)于學(xué)生個(gè)人基本信息的收集，傳統(tǒng)的檔案收集方案是給學(xué)生們下發(fā)收集表，要求學(xué)生盡快填完，然后再在規(guī)定時(shí)間內(nèi)由各班負(fù)責(zé)人員收齊，統(tǒng)一交給檔案管理中心，隨后再安排相關(guān)人員進(jìn)行一一校對(duì)，整個(gè)過程相當(dāng)繁瑣，而信息化人事檔案管理方案則通過互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)一下發(fā)電子版收集表，采用多人編輯的方式要求同學(xué)們進(jìn)行填寫，填寫完畢后再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行核對(duì)校驗(yàn)，與傳統(tǒng)的方案相比，簡(jiǎn)便了許多。

3.2 促進(jìn)高校人事檔案管理更加準(zhǔn)確、完整

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠使得高校人事檔案管理做到及時(shí)的更新，這與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比是非常便捷高效的，同時(shí)，數(shù)據(jù)的及時(shí)更新也有助于確保高校人事檔案的信息更加準(zhǔn)確。具體的講，對(duì)于學(xué)生基本信息檔案而言，假如一個(gè)學(xué)生的基礎(chǔ)信息發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的人事檔案管理方案可能不會(huì)做到及時(shí)的更新調(diào)整，而且當(dāng)糾正信息時(shí)，也只能依靠人工手動(dòng)的對(duì)檔案信息進(jìn)行查找，高校的學(xué)生是非常多，即使是在一個(gè)部門中，也需要一個(gè)一個(gè)細(xì)細(xì)的查找，工作量相當(dāng)?shù)拇?，而且也比較費(fèi)時(shí)。而大數(shù)據(jù)技術(shù)卻能及時(shí)的感知到學(xué)生基本信息的變化，并直接找到該學(xué)生在檔案中的相關(guān)信息做出修改，這樣一來，使得整個(gè)高校學(xué)生基本信息檔案更加準(zhǔn)確、完整。

3.3 有利于高校進(jìn)行人才挖掘

高校人事檔案管理信息化最大的優(yōu)點(diǎn)是可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)進(jìn)行科學(xué)的測(cè)評(píng)，高校是一個(gè)人才聚集的地方，人事檔案就是對(duì)學(xué)生基本素養(yǎng)最最直接的體現(xiàn)，能夠幫助教師、領(lǐng)導(dǎo)等方便快捷的找到學(xué)生的信息，了解到學(xué)生的能力、專業(yè)特長(zhǎng)等。而且大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠幫助一些比較迷茫的學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己的特長(zhǎng)與優(yōu)勢(shì)，有助于他們對(duì)自己做一個(gè)更加準(zhǔn)確的定位，對(duì)于他們以后人生道路上的選擇形成一個(gè)參考。

4 如何有效地對(duì)高校人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化

4.1 提高高校對(duì)人事檔案管理信息化的重視

雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域取得了良好的成效，但是高校對(duì)于人事檔案管理信息化的重視程度依然不是很高，相關(guān)人員并沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理對(duì)于工作效率的提升、工作效果的保證的重要意義。這就需要高校深入了解信息化管理的優(yōu)勢(shì)并在學(xué)校內(nèi)部管理層進(jìn)行大力的宣傳，促進(jìn)相關(guān)管理人員對(duì)信息化管理的重要意義作普遍的了解。高校人事檔案管理信息化的具體內(nèi)容為建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，并確保足夠的信息儲(chǔ)存量，通過智能手段發(fā)現(xiàn)信息之間的關(guān)聯(lián)性，綜合各個(gè)方面的信息，對(duì)學(xué)生做出全面準(zhǔn)確性的評(píng)價(jià)，是高校在管理模式創(chuàng)新方面的一次突破。比如說，在宣傳時(shí)，可以采取召開座談會(huì)的方式，通過專家的講解幫助大家更好地理解，當(dāng)然，也可以通過宣講會(huì)的形式進(jìn)行宣傳。總而言之，宣傳的方式多種多樣，其最終目的都是提高大家對(duì)于人事檔案管理信息化的關(guān)注度、重視度。

4.2 改善管理模式

高校應(yīng)當(dāng)對(duì)于人事檔案的管理進(jìn)行及時(shí)的創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)。在信息化時(shí)代，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)霓饤墏鹘y(tǒng)的檔案管理模式，采取更加科學(xué)化的方式，這就需要制定完善的管理方案，并對(duì)方案的各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行考究完善。只有人事檔案管理模式得不到及時(shí)的創(chuàng)新，才能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理信息化工作的落實(shí)，可以說，一個(gè)完整明確的管理模式是高校平穩(wěn)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在，是一項(xiàng)重要的保障。人事檔案信息化管理的基本原則是準(zhǔn)確、適用、安全，一個(gè)完整的人事檔案管理方案應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的研究、專業(yè)化管理人員、信息校驗(yàn)系統(tǒng)的建立、安全性和保密性的追求等。只有建立完善的人事檔案管理方案，才能夠促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)管理水平的提升，滿足高校對(duì)于人才培養(yǎng)的需求。

4.3 加大對(duì)高校人事檔案管理信息化的投資力度

高校的資金來源有限，導(dǎo)致人事檔案信息化的硬件設(shè)施方面的投資力度不足，但是人事檔案信息化處于初級(jí)階段，不僅硬件設(shè)施需要購(gòu)入，而且對(duì)于人員還需要進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，這些都離不開資金的投入。高校應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的必要性，對(duì)于信息化的發(fā)展加大投資力度，給予足夠的物質(zhì)支持，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)力，督促他們積極學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，從而有利于他們?cè)诮窈蟮臋n案管理工作中不僅保證工作質(zhì)量，而且提高工作效率。

5 總結(jié)

高校人事檔案管理信息化已經(jīng)是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠提升管理工作的工作效率、保證檔案管理信息更加完善，而且能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行比較全面的評(píng)價(jià)，有利于學(xué)校進(jìn)行人才選拔等。高校應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)人事檔案管理信息化意識(shí)，促進(jìn)管理層深刻理解人事檔案管理信息化的重要意義，并制定切實(shí)可行的管理模式更新方案，加大對(duì)信息化管理的投資力度，組織切實(shí)有效的培訓(xùn)活動(dòng)等，進(jìn)一步促進(jìn)高校人事檔案管理信息化的真正落實(shí)。