郭菲

【摘 要】 科研經(jīng)費是高校重要的資金來源，建立高效便捷的科研經(jīng)費管理模式能為教學(xué)、科研活動的開展提供保障。針對高?？蒲薪?jīng)費管理現(xiàn)狀及存在的問題，提出了科研財務(wù)一體化協(xié)同管理模式。通過對確立一體化平臺架構(gòu)和協(xié)同管理目標(biāo)、明確部門管理職責(zé)和權(quán)限、管理流程優(yōu)化三個層面的分析，推行科研財務(wù)全生命周期協(xié)同管理和監(jiān)督平臺，覆蓋科研管理從項目申報、評審、立項、執(zhí)行到驗收等全部過程，優(yōu)化系統(tǒng)登錄、財務(wù)立項、預(yù)算管理、費用管理、核算管理、票據(jù)管理、結(jié)題結(jié)賬流程。最后論述了科研財務(wù)一體化平臺的實施保障，從平臺規(guī)劃與開發(fā)、信息安全與內(nèi)控保障、平臺初始化和后期維護(hù)四個方面提出建議，對實現(xiàn)科研經(jīng)費管理數(shù)字化、規(guī)范化、精細(xì)化、人性化具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】 科研經(jīng)費管理; 財務(wù)信息化; 財務(wù)一體化

【中圖分類號】 G475;C931.6 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A ?【文章編號】 1004-5937（2020）01-0099-04

隨著高?？蒲许椖拷?jīng)費的逐年增加，國家先后出臺了一系列關(guān)于科研經(jīng)費管理的文件。在《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等的政策若干意見》中提出對科研經(jīng)費要放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，擴(kuò)大高校、科研院所在科研項目資金的管理權(quán)限，既要為科研人員營造良好的研究環(huán)境，也要加強(qiáng)科研經(jīng)費的事中事后監(jiān)管;《關(guān)于開展解決科研經(jīng)費‘報銷繁有關(guān)工作的通知》提到要建立高效便捷的科研經(jīng)費報銷管理機(jī)制，加強(qiáng)科研項目和經(jīng)費全過程管理信息化建設(shè)，促進(jìn)項目管理、經(jīng)費管理、網(wǎng)上審批、財務(wù)報銷、信息查詢等管理一體化，推行“一站式”服務(wù)，切實提高報銷效率和便捷化水平?？蒲胸攧?wù)一體化管理模式已經(jīng)成為了必然，高校需要統(tǒng)籌規(guī)劃，整合現(xiàn)有資源并重新梳理科研項目和經(jīng)費管理流程，通過信息化手段建立科研、財務(wù)、院系和課題負(fù)責(zé)人共享的信息平臺，實現(xiàn)科研項目和經(jīng)費全過程數(shù)字化、規(guī)范化、精細(xì)化、人性化的管理，覆蓋項目申報、評審、立項、執(zhí)行到驗收各個過程，達(dá)到提高管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量的目的。

一、高?？蒲薪?jīng)費管理現(xiàn)狀及存在的問題

在傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理中，課題負(fù)責(zé)人將申報材料提交到科研管理部門，經(jīng)審批予以立項;課題負(fù)責(zé)人持項目合同和預(yù)算明細(xì)到財務(wù)管理部門，財務(wù)管理部門設(shè)立項目經(jīng)費核算賬號;課題負(fù)責(zé)人通過財務(wù)查詢項目到款信息并入賬和報銷，財務(wù)管理部門對科研經(jīng)費的收入、預(yù)算、成本、分配進(jìn)行監(jiān)管，并編制財務(wù)分析報告進(jìn)行信息公開;課題負(fù)責(zé)人將審計材料交給審計部門，審查項目的經(jīng)費來源、到款情況、預(yù)算執(zhí)行情況等后辦理項目驗收、結(jié)題。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理存在以下問題：

（一）高?？蒲泄芾砣狈φw性

當(dāng)前的高?？蒲薪?jīng)費管理過程中，科研管理部門負(fù)責(zé)項目申報和科研成果管理;財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)項目經(jīng)費的管理和監(jiān)管并提供審計報表;課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項目執(zhí)行情況。由于三者之間的“明確”分工，導(dǎo)致學(xué)?？蒲泄芾淼恼w性被分割[1]。

（二）部門信息“孤島”，跨部門業(yè)務(wù)效率低

高校科研管理部門和財務(wù)管理部門之間的信息系統(tǒng)各自獨立使用，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，信息共享程度低，不利于跨部門業(yè)務(wù)。課題負(fù)責(zé)人浪費大量時間在部門間的溝通中，立項、預(yù)算申報、預(yù)算調(diào)整、結(jié)題等活動都需要經(jīng)過兩個甚至多個部門的審批，影響課題執(zhí)行進(jìn)度，沒有真正做到為科研人員營造良好的環(huán)境[2]。

（三）科研經(jīng)費管理缺乏合同管理機(jī)制

隨著對科研經(jīng)費管理要求不斷的提高以及政府會計的改革，傳統(tǒng)的科研管理流程缺乏合同管理規(guī)范和制度，不能明確權(quán)責(zé)依據(jù)和時點要求，入賬和外轉(zhuǎn)賬務(wù)處理缺乏依據(jù)。

（四）信息化的滯后影響財務(wù)人員工作效率

大量重復(fù)、手動錄入，核對檢查和統(tǒng)計報表等工作浪費了財務(wù)人員的時間成本，而且簡單依靠財務(wù)人員的輸入、復(fù)核的管理模式的出錯率依然很高，高校應(yīng)該思考通過信息化技術(shù)減少財務(wù)人員工作量的方案。

（五）數(shù)據(jù)缺乏整合性，影響分析決策

科研經(jīng)費管理更多關(guān)注的是日常的經(jīng)費收支會計核算，大量科研數(shù)據(jù)的沉淀，缺乏統(tǒng)一管理。這樣的管理方式導(dǎo)致多年來的數(shù)據(jù)缺乏銜接，沒有很好地匯總，決策者不能及時、準(zhǔn)確地分析和預(yù)測，無月報、季報，只在年終按上級要求報決算，財務(wù)分析和決策往往流于形式。

（六）科研經(jīng)費管理內(nèi)控與風(fēng)險意識不足

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理缺乏流程化的電子審核簽批流程，往往會造成簡單程序復(fù)雜辦，復(fù)雜程序不知道找誰辦的情況，此外人為造成的財務(wù)風(fēng)險不可避免。

（七）缺乏通用報表影響信息公開效果

財務(wù)管理系統(tǒng)缺乏科研經(jīng)費通用報表格式，很多報表需要通過智能報表調(diào)取，但數(shù)據(jù)如果跨年度或跨系統(tǒng)時，許多數(shù)據(jù)要通過手動處理，造成科研經(jīng)費信息公開不及時、不準(zhǔn)確、不標(biāo)準(zhǔn)等情況。

二、科研經(jīng)費一體化協(xié)同管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校的信息化軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)基本成熟，正從數(shù)字化校園向智慧校園轉(zhuǎn)變。高校必須有效地利用現(xiàn)有的信息化資源，讓科技為人類服務(wù)，通過建設(shè)科研財務(wù)一體化平臺讓科研經(jīng)費管理從管理為主向服務(wù)為主的工作理念轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)教師科研業(yè)務(wù)自助申請和查詢，提升科研項目服務(wù)質(zhì)量及效果，實現(xiàn)科研項目從申報到結(jié)題的全過程管理和監(jiān)控?？蒲胸攧?wù)一體化平臺的建設(shè)首先要確立協(xié)同管理目標(biāo);其次明確各管理部門在整個科研管理中的職責(zé)和權(quán)限;然后根據(jù)使用、管理和監(jiān)督的權(quán)限對科研財務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，確定平臺的業(yè)務(wù)功能以及各個時間節(jié)點科研管理部門、財務(wù)管理部門、院系、課題負(fù)責(zé)人等的職責(zé)和權(quán)限;最后通過集成數(shù)據(jù)資源，讓信息流、業(yè)務(wù)流和財務(wù)流在整個生命周期有效地運轉(zhuǎn)，優(yōu)化科研經(jīng)費管理流程，提供更好的科研經(jīng)費服務(wù)。

（一）確立一體化平臺架構(gòu)和協(xié)同管理目標(biāo)

科研財務(wù)一體化平臺是一個多部門共同參與的協(xié)同管理平臺，科研、財務(wù)、院系、資產(chǎn)等部門必須要建立起協(xié)同管理機(jī)制。平臺不僅要面向用戶，同時要便于提高管理者的使用效率，降低管理成本。學(xué)校是科研經(jīng)費管理的責(zé)任主體，應(yīng)設(shè)立科研財務(wù)一體化平臺領(lǐng)導(dǎo)小組，各部門合理分工，確立一體化平臺的對接方式和協(xié)同管理目標(biāo)。圖1展示了通過數(shù)據(jù)交換中心方式建立的一體化平臺架構(gòu)。業(yè)務(wù)發(fā)生的時候，通過接口數(shù)據(jù)交換，一體化平臺自動采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)自動挖掘與整合。應(yīng)用層預(yù)先設(shè)置科研經(jīng)費管理模塊，如立項申請、預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)開票據(jù)、中期檢查、延期申請、報銷申請、結(jié)題申請等，對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和展示。通過數(shù)據(jù)的實時自動傳遞，消除了跨部門的信息滯后;通過電子簽批的控制，便于科研經(jīng)費的監(jiān)管;通過智能憑證自動生成會計分錄，提高財務(wù)人員的工作效率;通過通用報表設(shè)計，為使用者和管理者提供更加直觀的報表。

集成稅務(wù)開票和收據(jù)開票系統(tǒng)，課題負(fù)責(zé)人在一體化平臺中提交預(yù)開發(fā)票或收據(jù)申請，財務(wù)審核通過后，會計核算系統(tǒng)自動生成憑證，通過短信平臺通知科研人員到財務(wù)管理部門領(lǐng)取開具好的票據(jù)。

經(jīng)辦人通過一體化平臺選擇財務(wù)報銷模塊，跳轉(zhuǎn)到財務(wù)網(wǎng)上投遞界面填報日常報銷、酬金、差旅、資產(chǎn)等報銷信息，支持驗證電子發(fā)票、公務(wù)卡信息。投遞報銷前在財務(wù)核算系統(tǒng)自動凍結(jié)預(yù)算金額，其中資產(chǎn)的采購和驗收跳轉(zhuǎn)到資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過資產(chǎn)管理部門的審核后再凍結(jié)該資產(chǎn)金額。經(jīng)辦人持打印后的投遞單和原始票據(jù)到財務(wù)管理部門，財務(wù)核算人員通過物流系統(tǒng)透明化業(yè)務(wù)流程，并通過短信平臺為經(jīng)辦人發(fā)送短信提示業(yè)務(wù)信息。

6.稅票往來標(biāo)記，票據(jù)管理優(yōu)化

稅務(wù)系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)三者聯(lián)動，課題負(fù)責(zé)人通過一體化平臺預(yù)借發(fā)票或預(yù)開票據(jù)時，自動查詢并標(biāo)記經(jīng)辦人是否有未核銷的發(fā)票或收據(jù)，控制票據(jù)預(yù)開數(shù)量;自動查詢項目余額并支持多個項目號扣除保證金，并返回一一對應(yīng)地核銷代碼;通過聯(lián)動的表達(dá)方便財務(wù)管理人員對應(yīng)收應(yīng)付款的管理，根據(jù)標(biāo)記的往來時間，催繳超期的發(fā)票和收據(jù)。

7.設(shè)計通用報表，結(jié)題結(jié)賬優(yōu)化

課題負(fù)責(zé)人通過一體化平臺的結(jié)題結(jié)賬模塊填寫結(jié)題（中期）財務(wù)驗收決算報告、項目結(jié)余資金使用申請表等材料，上傳結(jié)題驗收證明附件，經(jīng)院系、科研管理部門審批后，財務(wù)審核并進(jìn)行賬務(wù)處理。課題負(fù)責(zé)人提交申請時，一體化平臺自動獲取并展示當(dāng)期余額、暫付款、預(yù)約報銷情況、預(yù)算執(zhí)行情況等，在賬務(wù)審核前財務(wù)系統(tǒng)自動凍結(jié)相關(guān)賬戶。申請審批后，課題負(fù)責(zé)人可直接通過一體化平臺獲取結(jié)題報告、收入支出結(jié)余情況匯總表等，報表帶有單位Logo。

三、一體化平臺的實施保障

（一）總體規(guī)劃，定制開發(fā)

科研財務(wù)一體化平臺是高校全面信息化建設(shè)目標(biāo)的一部分，應(yīng)該充分利用學(xué)校現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源來建設(shè)，信息接口建設(shè)要符合學(xué)校數(shù)據(jù)交換平臺的要求，包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格、網(wǎng)絡(luò)與硬件基礎(chǔ)設(shè)施、軟件與應(yīng)用建設(shè)、信息管理機(jī)制等，契合學(xué)校構(gòu)建安全、可靠、便捷的校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境[3]。學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)辦公室作為牽頭部門推進(jìn)接口建設(shè)，科研管理部門、財務(wù)管理部門、資產(chǎn)部門應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)提供數(shù)據(jù)接口，建立聯(lián)絡(luò)機(jī)制。科研財務(wù)一體化平臺應(yīng)結(jié)合學(xué)校管理需求，理清業(yè)務(wù)流程，財務(wù)、科研管理系統(tǒng)公司分別列出需要和可提供的數(shù)據(jù)單元，根據(jù)優(yōu)化的流程修改接口程序，對數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，打通數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)項目信息集成、預(yù)算信息集成、來款集成、經(jīng)費認(rèn)領(lǐng)集成、支出集成、合同管理系統(tǒng)集成、影像存儲集成等，在使用中建立長效機(jī)制，逐步完善。

（二）加強(qiáng)安全防范意識，建設(shè)內(nèi)部控制體系

科研財務(wù)一體化平臺一般是數(shù)據(jù)交換中心架構(gòu)，通過中間數(shù)據(jù)平臺與財務(wù)管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)進(jìn)行信息傳輸。網(wǎng)絡(luò)安全方面，高校應(yīng)加強(qiáng)計算機(jī)病毒防范，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞;信息安全方面，中間數(shù)據(jù)平臺與各部門系統(tǒng)需要構(gòu)建虛擬專用網(wǎng)絡(luò)、中轉(zhuǎn)站、防火墻;用戶安全方面，一體化平臺可以通過身份驗證方式登錄，通過對再造的流程建立全面權(quán)限框架，針對每個業(yè)務(wù)搭建風(fēng)險控制矩陣，建立權(quán)限指引，對關(guān)鍵控制體系的發(fā)起、審核、審批、備案四種權(quán)限進(jìn)行明確界定。

（三）一體化平臺初始化

1.項目信息對照

由于科研和財務(wù)管理平臺的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同，平臺上線前需要管理員設(shè)置信息對照表，包括部門編碼、項目類別、預(yù)算模板、科目對照。對于財務(wù)項目進(jìn)行大類和預(yù)算模板管理的高校，需要將科研類別對照財務(wù)大類和預(yù)算模板。

2.項目信息完善

集成后的系統(tǒng)可以通過計算機(jī)匹配項目名稱、負(fù)責(zé)人、所屬部門等信息，但往往由于管理需要或人工錄入等原因會有項目信息不一致、不完整的情況，對于沒有匹配成功的項目需要管理人員查找原因，二次計算機(jī)匹配或人工匹配。

3.財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置

一體化平臺支持系統(tǒng)自動立號、預(yù)算憑證轉(zhuǎn)入、會計智能憑證、預(yù)算凍結(jié)等管理操作，這就需要在財務(wù)核算系統(tǒng)定制開發(fā)科研項目立項模塊，預(yù)先設(shè)置立項編碼方案;財務(wù)管理部門提前細(xì)化所有類別會計分錄和篩選指定項目號（如科研提成基金號），整理成文檔，根據(jù)會計憑證的編碼規(guī)則，定制開發(fā)智能憑證。

（四）一體化平臺的維護(hù)與實施

科研財務(wù)一體化平臺的正常運行需要科研、財務(wù)和信息網(wǎng)絡(luò)部門的多方合作，需要懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才的加入。系統(tǒng)調(diào)試初期，必須對所有類型的科研項目進(jìn)行測試，原型法調(diào)整程序;使用期間，數(shù)據(jù)同步過程出現(xiàn)的問題需要聯(lián)系多方診斷，系統(tǒng)開發(fā)公司有專人密切配合。為了保障一體化平臺的順利實施，高校應(yīng)該編制流程圖和使用手冊，方便用戶操作。

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