郭菲

【摘 要】 科研經(jīng)費(fèi)是高校重要的資金來源，建立高效便捷的科研經(jīng)費(fèi)管理模式能為教學(xué)、科研活動(dòng)的開展提供保障。針對(duì)高校科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀及存在的問題，提出了科研財(cái)務(wù)一體化協(xié)同管理模式。通過對(duì)確立一體化平臺(tái)架構(gòu)和協(xié)同管理目標(biāo)、明確部門管理職責(zé)和權(quán)限、管理流程優(yōu)化三個(gè)層面的分析，推行科研財(cái)務(wù)全生命周期協(xié)同管理和監(jiān)督平臺(tái)，覆蓋科研管理從項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、執(zhí)行到驗(yàn)收等全部過程，優(yōu)化系統(tǒng)登錄、財(cái)務(wù)立項(xiàng)、預(yù)算管理、費(fèi)用管理、核算管理、票據(jù)管理、結(jié)題結(jié)賬流程。最后論述了科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的實(shí)施保障，從平臺(tái)規(guī)劃與開發(fā)、信息安全與內(nèi)控保障、平臺(tái)初始化和后期維護(hù)四個(gè)方面提出建議，對(duì)實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理數(shù)字化、規(guī)范化、精細(xì)化、人性化具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】 科研經(jīng)費(fèi)管理; 財(cái)務(wù)信息化; 財(cái)務(wù)一體化

【中圖分類號(hào)】 G475;C931.6 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A ?【文章編號(hào)】 1004-5937（2020）01-0099-04

隨著高校科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的逐年增加，國(guó)家先后出臺(tái)了一系列關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)管理的文件。在《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等的政策若干意見》中提出對(duì)科研經(jīng)費(fèi)要放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，擴(kuò)大高校、科研院所在科研項(xiàng)目資金的管理權(quán)限，既要為科研人員營(yíng)造良好的研究環(huán)境，也要加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的事中事后監(jiān)管;《關(guān)于開展解決科研經(jīng)費(fèi)‘報(bào)銷繁有關(guān)工作的通知》提到要建立高效便捷的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理機(jī)制，加強(qiáng)科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)全過程管理信息化建設(shè)，促進(jìn)項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、網(wǎng)上審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷、信息查詢等管理一體化，推行“一站式”服務(wù)，切實(shí)提高報(bào)銷效率和便捷化水平?？蒲胸?cái)務(wù)一體化管理模式已經(jīng)成為了必然，高校需要統(tǒng)籌規(guī)劃，整合現(xiàn)有資源并重新梳理科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)管理流程，通過信息化手段建立科研、財(cái)務(wù)、院系和課題負(fù)責(zé)人共享的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)全過程數(shù)字化、規(guī)范化、精細(xì)化、人性化的管理，覆蓋項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、執(zhí)行到驗(yàn)收各個(gè)過程，達(dá)到提高管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量的目的。

一、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀及存在的問題

在傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理中，課題負(fù)責(zé)人將申報(bào)材料提交到科研管理部門，經(jīng)審批予以立項(xiàng);課題負(fù)責(zé)人持項(xiàng)目合同和預(yù)算明細(xì)到財(cái)務(wù)管理部門，財(cái)務(wù)管理部門設(shè)立項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)核算賬號(hào);課題負(fù)責(zé)人通過財(cái)務(wù)查詢項(xiàng)目到款信息并入賬和報(bào)銷，財(cái)務(wù)管理部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的收入、預(yù)算、成本、分配進(jìn)行監(jiān)管，并編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告進(jìn)行信息公開;課題負(fù)責(zé)人將審計(jì)材料交給審計(jì)部門，審查項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)來源、到款情況、預(yù)算執(zhí)行情況等后辦理項(xiàng)目驗(yàn)收、結(jié)題。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理存在以下問題：

（一）高?？蒲泄芾砣狈φw性

當(dāng)前的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理過程中，科研管理部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)和科研成果管理;財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理和監(jiān)管并提供審計(jì)報(bào)表;課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行情況。由于三者之間的“明確”分工，導(dǎo)致學(xué)?？蒲泄芾淼恼w性被分割[1]。

（二）部門信息“孤島”，跨部門業(yè)務(wù)效率低

高?？蒲泄芾聿块T和財(cái)務(wù)管理部門之間的信息系統(tǒng)各自獨(dú)立使用，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，信息共享程度低，不利于跨部門業(yè)務(wù)。課題負(fù)責(zé)人浪費(fèi)大量時(shí)間在部門間的溝通中，立項(xiàng)、預(yù)算申報(bào)、預(yù)算調(diào)整、結(jié)題等活動(dòng)都需要經(jīng)過兩個(gè)甚至多個(gè)部門的審批，影響課題執(zhí)行進(jìn)度，沒有真正做到為科研人員營(yíng)造良好的環(huán)境[2]。

（三）科研經(jīng)費(fèi)管理缺乏合同管理機(jī)制

隨著對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理要求不斷的提高以及政府會(huì)計(jì)的改革，傳統(tǒng)的科研管理流程缺乏合同管理規(guī)范和制度，不能明確權(quán)責(zé)依據(jù)和時(shí)點(diǎn)要求，入賬和外轉(zhuǎn)賬務(wù)處理缺乏依據(jù)。

（四）信息化的滯后影響財(cái)務(wù)人員工作效率

大量重復(fù)、手動(dòng)錄入，核對(duì)檢查和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作浪費(fèi)了財(cái)務(wù)人員的時(shí)間成本，而且簡(jiǎn)單依靠財(cái)務(wù)人員的輸入、復(fù)核的管理模式的出錯(cuò)率依然很高，高校應(yīng)該思考通過信息化技術(shù)減少財(cái)務(wù)人員工作量的方案。

（五）數(shù)據(jù)缺乏整合性，影響分析決策

科研經(jīng)費(fèi)管理更多關(guān)注的是日常的經(jīng)費(fèi)收支會(huì)計(jì)核算，大量科研數(shù)據(jù)的沉淀，缺乏統(tǒng)一管理。這樣的管理方式導(dǎo)致多年來的數(shù)據(jù)缺乏銜接，沒有很好地匯總，決策者不能及時(shí)、準(zhǔn)確地分析和預(yù)測(cè)，無月報(bào)、季報(bào)，只在年終按上級(jí)要求報(bào)決算，財(cái)務(wù)分析和決策往往流于形式。

（六）科研經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理缺乏流程化的電子審核簽批流程，往往會(huì)造成簡(jiǎn)單程序復(fù)雜辦，復(fù)雜程序不知道找誰(shuí)辦的情況，此外人為造成的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不可避免。

（七）缺乏通用報(bào)表影響信息公開效果

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)缺乏科研經(jīng)費(fèi)通用報(bào)表格式，很多報(bào)表需要通過智能報(bào)表調(diào)取，但數(shù)據(jù)如果跨年度或跨系統(tǒng)時(shí)，許多數(shù)據(jù)要通過手動(dòng)處理，造成科研經(jīng)費(fèi)信息公開不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不標(biāo)準(zhǔn)等情況。

二、科研經(jīng)費(fèi)一體化協(xié)同管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校的信息化軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)基本成熟，正從數(shù)字化校園向智慧校園轉(zhuǎn)變。高校必須有效地利用現(xiàn)有的信息化資源，讓科技為人類服務(wù)，通過建設(shè)科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)讓科研經(jīng)費(fèi)管理從管理為主向服務(wù)為主的工作理念轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)教師科研業(yè)務(wù)自助申請(qǐng)和查詢，提升科研項(xiàng)目服務(wù)質(zhì)量及效果，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目從申報(bào)到結(jié)題的全過程管理和監(jiān)控。科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的建設(shè)首先要確立協(xié)同管理目標(biāo);其次明確各管理部門在整個(gè)科研管理中的職責(zé)和權(quán)限;然后根據(jù)使用、管理和監(jiān)督的權(quán)限對(duì)科研財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，確定平臺(tái)的業(yè)務(wù)功能以及各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)科研管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、院系、課題負(fù)責(zé)人等的職責(zé)和權(quán)限;最后通過集成數(shù)據(jù)資源，讓信息流、業(yè)務(wù)流和財(cái)務(wù)流在整個(gè)生命周期有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理流程，提供更好的科研經(jīng)費(fèi)服務(wù)。

（一）確立一體化平臺(tái)架構(gòu)和協(xié)同管理目標(biāo)

科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)是一個(gè)多部門共同參與的協(xié)同管理平臺(tái)，科研、財(cái)務(wù)、院系、資產(chǎn)等部門必須要建立起協(xié)同管理機(jī)制。平臺(tái)不僅要面向用戶，同時(shí)要便于提高管理者的使用效率，降低管理成本。學(xué)校是科研經(jīng)費(fèi)管理的責(zé)任主體，應(yīng)設(shè)立科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)小組，各部門合理分工，確立一體化平臺(tái)的對(duì)接方式和協(xié)同管理目標(biāo)。圖1展示了通過數(shù)據(jù)交換中心方式建立的一體化平臺(tái)架構(gòu)。業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候，通過接口數(shù)據(jù)交換，一體化平臺(tái)自動(dòng)采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)挖掘與整合。應(yīng)用層預(yù)先設(shè)置科研經(jīng)費(fèi)管理模塊，如立項(xiàng)申請(qǐng)、預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)開票據(jù)、中期檢查、延期申請(qǐng)、報(bào)銷申請(qǐng)、結(jié)題申請(qǐng)等，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和展示。通過數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)自動(dòng)傳遞，消除了跨部門的信息滯后;通過電子簽批的控制，便于科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管;通過智能憑證自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率;通過通用報(bào)表設(shè)計(jì)，為使用者和管理者提供更加直觀的報(bào)表。

集成稅務(wù)開票和收據(jù)開票系統(tǒng)，課題負(fù)責(zé)人在一體化平臺(tái)中提交預(yù)開發(fā)票或收據(jù)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)審核通過后，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證，通過短信平臺(tái)通知科研人員到財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)取開具好的票據(jù)。

經(jīng)辦人通過一體化平臺(tái)選擇財(cái)務(wù)報(bào)銷模塊，跳轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)網(wǎng)上投遞界面填報(bào)日常報(bào)銷、酬金、差旅、資產(chǎn)等報(bào)銷信息，支持驗(yàn)證電子發(fā)票、公務(wù)卡信息。投遞報(bào)銷前在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)自動(dòng)凍結(jié)預(yù)算金額，其中資產(chǎn)的采購(gòu)和驗(yàn)收跳轉(zhuǎn)到資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過資產(chǎn)管理部門的審核后再凍結(jié)該資產(chǎn)金額。經(jīng)辦人持打印后的投遞單和原始票據(jù)到財(cái)務(wù)管理部門，財(cái)務(wù)核算人員通過物流系統(tǒng)透明化業(yè)務(wù)流程，并通過短信平臺(tái)為經(jīng)辦人發(fā)送短信提示業(yè)務(wù)信息。

6.稅票往來標(biāo)記，票據(jù)管理優(yōu)化

稅務(wù)系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)三者聯(lián)動(dòng)，課題負(fù)責(zé)人通過一體化平臺(tái)預(yù)借發(fā)票或預(yù)開票據(jù)時(shí)，自動(dòng)查詢并標(biāo)記經(jīng)辦人是否有未核銷的發(fā)票或收據(jù)，控制票據(jù)預(yù)開數(shù)量;自動(dòng)查詢項(xiàng)目余額并支持多個(gè)項(xiàng)目號(hào)扣除保證金，并返回一一對(duì)應(yīng)地核銷代碼;通過聯(lián)動(dòng)的表達(dá)方便財(cái)務(wù)管理人員對(duì)應(yīng)收應(yīng)付款的管理，根據(jù)標(biāo)記的往來時(shí)間，催繳超期的發(fā)票和收據(jù)。

7.設(shè)計(jì)通用報(bào)表，結(jié)題結(jié)賬優(yōu)化

課題負(fù)責(zé)人通過一體化平臺(tái)的結(jié)題結(jié)賬模塊填寫結(jié)題（中期）財(cái)務(wù)驗(yàn)收決算報(bào)告、項(xiàng)目結(jié)余資金使用申請(qǐng)表等材料，上傳結(jié)題驗(yàn)收證明附件，經(jīng)院系、科研管理部門審批后，財(cái)務(wù)審核并進(jìn)行賬務(wù)處理。課題負(fù)責(zé)人提交申請(qǐng)時(shí)，一體化平臺(tái)自動(dòng)獲取并展示當(dāng)期余額、暫付款、預(yù)約報(bào)銷情況、預(yù)算執(zhí)行情況等，在賬務(wù)審核前財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)凍結(jié)相關(guān)賬戶。申請(qǐng)審批后，課題負(fù)責(zé)人可直接通過一體化平臺(tái)獲取結(jié)題報(bào)告、收入支出結(jié)余情況匯總表等，報(bào)表帶有單位Logo。

三、一體化平臺(tái)的實(shí)施保障

（一）總體規(guī)劃，定制開發(fā)

科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)是高校全面信息化建設(shè)目標(biāo)的一部分，應(yīng)該充分利用學(xué)?，F(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源來建設(shè)，信息接口建設(shè)要符合學(xué)校數(shù)據(jù)交換平臺(tái)的要求，包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格、網(wǎng)絡(luò)與硬件基礎(chǔ)設(shè)施、軟件與應(yīng)用建設(shè)、信息管理機(jī)制等，契合學(xué)校構(gòu)建安全、可靠、便捷的校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境[3]。學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)辦公室作為牽頭部門推進(jìn)接口建設(shè)，科研管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、資產(chǎn)部門應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)提供數(shù)據(jù)接口，建立聯(lián)絡(luò)機(jī)制。科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)應(yīng)結(jié)合學(xué)校管理需求，理清業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)、科研管理系統(tǒng)公司分別列出需要和可提供的數(shù)據(jù)單元，根據(jù)優(yōu)化的流程修改接口程序，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，打通數(shù)據(jù)孤島，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息集成、預(yù)算信息集成、來款集成、經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)集成、支出集成、合同管理系統(tǒng)集成、影像存儲(chǔ)集成等，在使用中建立長(zhǎng)效機(jī)制，逐步完善。

（二）加強(qiáng)安全防范意識(shí)，建設(shè)內(nèi)部控制體系

科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)一般是數(shù)據(jù)交換中心架構(gòu)，通過中間數(shù)據(jù)平臺(tái)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)進(jìn)行信息傳輸。網(wǎng)絡(luò)安全方面，高校應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒防范，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞;信息安全方面，中間數(shù)據(jù)平臺(tái)與各部門系統(tǒng)需要構(gòu)建虛擬專用網(wǎng)絡(luò)、中轉(zhuǎn)站、防火墻;用戶安全方面，一體化平臺(tái)可以通過身份驗(yàn)證方式登錄，通過對(duì)再造的流程建立全面權(quán)限框架，針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)搭建風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣，建立權(quán)限指引，對(duì)關(guān)鍵控制體系的發(fā)起、審核、審批、備案四種權(quán)限進(jìn)行明確界定。

（三）一體化平臺(tái)初始化

1.項(xiàng)目信息對(duì)照

由于科研和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同，平臺(tái)上線前需要管理員設(shè)置信息對(duì)照表，包括部門編碼、項(xiàng)目類別、預(yù)算模板、科目對(duì)照。對(duì)于財(cái)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行大類和預(yù)算模板管理的高校，需要將科研類別對(duì)照財(cái)務(wù)大類和預(yù)算模板。

2.項(xiàng)目信息完善

集成后的系統(tǒng)可以通過計(jì)算機(jī)匹配項(xiàng)目名稱、負(fù)責(zé)人、所屬部門等信息，但往往由于管理需要或人工錄入等原因會(huì)有項(xiàng)目信息不一致、不完整的情況，對(duì)于沒有匹配成功的項(xiàng)目需要管理人員查找原因，二次計(jì)算機(jī)匹配或人工匹配。

3.財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置

一體化平臺(tái)支持系統(tǒng)自動(dòng)立號(hào)、預(yù)算憑證轉(zhuǎn)入、會(huì)計(jì)智能憑證、預(yù)算凍結(jié)等管理操作，這就需要在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)定制開發(fā)科研項(xiàng)目立項(xiàng)模塊，預(yù)先設(shè)置立項(xiàng)編碼方案;財(cái)務(wù)管理部門提前細(xì)化所有類別會(huì)計(jì)分錄和篩選指定項(xiàng)目號(hào)（如科研提成基金號(hào)），整理成文檔，根據(jù)會(huì)計(jì)憑證的編碼規(guī)則，定制開發(fā)智能憑證。

（四）一體化平臺(tái)的維護(hù)與實(shí)施

科研財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的正常運(yùn)行需要科研、財(cái)務(wù)和信息網(wǎng)絡(luò)部門的多方合作，需要懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才的加入。系統(tǒng)調(diào)試初期，必須對(duì)所有類型的科研項(xiàng)目進(jìn)行測(cè)試，原型法調(diào)整程序;使用期間，數(shù)據(jù)同步過程出現(xiàn)的問題需要聯(lián)系多方診斷，系統(tǒng)開發(fā)公司有專人密切配合。為了保障一體化平臺(tái)的順利實(shí)施，高校應(yīng)該編制流程圖和使用手冊(cè)，方便用戶操作。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 林亞男.基于高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理模式的科研經(jīng)費(fèi)管理思路[J].福州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2010（3）：44-46.

[2] 朱姝，沈皓，仇磊.高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)對(duì)接研究[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)，2013（24）：239-240.

[3] 欒永順，陳永祥.淺談高等學(xué)?？蒲信c財(cái)務(wù)信息接口建設(shè)[J].綠色財(cái)會(huì)，2016（12）：14-19.