陳福光 徐化振

(山東省微山縣檔案館 山東微山 277600)

1 電子檔案管理的優(yōu)勢

1.1 安全集中

作為信息、數(shù)據(jù)的存檔，檔案需要長久地保存，對保存實(shí)現(xiàn)具有較高的要求，以往的紙質(zhì)檔案在存檔過程中會因頻繁的借用而遭到損壞，甚至可能產(chǎn)生丟失。在大數(shù)據(jù)時代，檔案的電子化能夠變革查閱方式，減少了以往紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，從而提高檔案的使用壽命，通過對電子檔案的備份和共享，從而確保檔案的安全，提高檔案的利用效率。與以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，不再需要有形的檔案庫房，存儲介質(zhì)實(shí)現(xiàn)了從紙張向光盤、硬盤的轉(zhuǎn)變，具有體積小、存儲容量大的趨勢，大大地節(jié)省了存儲空間。

1.2 高效節(jié)約

依托于數(shù)字化的電子檔案，以往傳統(tǒng)的文件信息被轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，節(jié)約了存儲成本，減少了存儲空間，更為重要的是實(shí)現(xiàn)了一鍵檢索、快速訪問，推動無紙化辦公的同時，也有效地提升了檔案的查閱、提取以及增添效率。以往對檔案的操作，需要在檔案庫中尋找到相應(yīng)的檔案資料夾，再翻閱查找所需的內(nèi)容，或者人工手動添加檔案內(nèi)容，這些操作都需要手動來完成，流程繁瑣且耗時，依托于數(shù)字化的檔案管理，能夠?qū)⑷斯z索轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X一鍵檢索，檔案查找效率實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，檔案管理人員只需要根據(jù)系統(tǒng)操作提示來進(jìn)行操作即可尋找到所需的內(nèi)容，不僅高效且準(zhǔn)確，有效地提升了辦公效率、節(jié)省了人力、物力資源。

1.3 實(shí)時更新

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，信息的收集、整理再到檔案資料的添加入庫，工作量較大，往往需要多人協(xié)作共同完成，操作流程節(jié)點(diǎn)也相對較多，有時會導(dǎo)致信息過程，或者因溝通銜接不暢導(dǎo)致資料的丟失或存檔位置的錯誤，這些都嚴(yán)重影響了檔案材料使用的時效性。大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)字化就有效地解決了這個問題，利用系統(tǒng)操作大大地提升了存檔效率，能夠確保信息能夠得到實(shí)時更新，確保檔案材料使用的準(zhǔn)確性。

1.4 管理規(guī)范

依托于數(shù)字化的檔案文件管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可讀的文件進(jìn)行存儲，這一操作就會有效地規(guī)避以往紙質(zhì)檔案可能存在的涂改、替換等行為，能夠有效地規(guī)范檔案的管理，保障檔案的真實(shí)性和有效性。依托于數(shù)字化電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化管理，能夠?qū)⒁酝o態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案管理，提升了管理的規(guī)范化。

2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀

2.1 電子檔案相關(guān)法律法規(guī)缺失

我國法律的建設(shè)當(dāng)前還滯后于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的步伐，檔案管理工作也是如此。伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國步入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代下電子檔案興起，但當(dāng)前有關(guān)電子檔案的立法工作還沒有完全開展起來，仍然缺乏一個針對電子檔案管理的有效的法律支持?，F(xiàn)行的《檔案法》其中更多的內(nèi)容是針對紙質(zhì)檔案管理的具體政策和要求，對于電子檔案提及甚少，對于電子檔案的法律效力還沒有明確的規(guī)定，對于電子檔案存檔的標(biāo)準(zhǔn)、檔案的開放利用工作都沒有明確的規(guī)定。而伴隨時代的發(fā)展，當(dāng)前對于檔案開放的需求越來越高，越來越多的工作中涉及到檔案的查閱工作，電子檔案何去何從沒有明確的法律支持。在檔案開放過程中，電子檔案的安全問題成為制約電子檔案管理工作開展的重要問題，信息的開放必然面臨著更多的風(fēng)險，檔案管理以后也將承擔(dān)更多的責(zé)任。“利用危險、保密保險”的思想是當(dāng)前檔案管理人員普遍存在的思想，在這種思想指導(dǎo)下，各類檔案的開放程度普遍不高，難以滿足社會對檔案開放的需求程度。

2.2 電子檔案對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不足

大數(shù)據(jù)時代下，檔案的電子化過程中對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還不夠充分，嚴(yán)重制約了電子檔案智慧化服務(wù)。時代發(fā)展要求電子檔案發(fā)展要依托于科技的驅(qū)動，電子檔案需要依托于數(shù)據(jù)挖掘、軟件分析等手段，來將檔案與社會資源進(jìn)行深入挖掘和開發(fā)，從而更好地幫助時代發(fā)展解決相應(yīng)的問題。新時期，云計算、物聯(lián)網(wǎng)、可視化等都相繼出現(xiàn)并取得一定的發(fā)展，但就當(dāng)前電子檔案發(fā)展的實(shí)際情況來看，電子檔案并未將這些新型技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中來，仍然停留在基礎(chǔ)的存檔工作中，用戶所能獲得的信息仍然是檔案的原始信息，電子數(shù)據(jù)未能實(shí)現(xiàn)對信息的深入挖掘和應(yīng)用，電子檔案提供給用戶的仍然是靜態(tài)的枯燥文字。在檔案的咨詢工作中，當(dāng)前仍然停留在電話、郵件獲取相應(yīng)的檔案資訊信息階段，智能化的在線答疑等都還未能應(yīng)用。

2.3 檔案管理人員缺乏相應(yīng)的信息化素養(yǎng)

以往傳統(tǒng)檔案管理所需的專業(yè)技能不多，檔案管理人員的素質(zhì)有限，這些人員在面臨大數(shù)據(jù)時代下電子檔案管理工作則凸顯出一定的不足。大數(shù)據(jù)時代下，人們開始關(guān)注于效率，如何從海量的數(shù)據(jù)中提取有價值、人們所需的數(shù)據(jù)成為時代的需求。當(dāng)前檔案從業(yè)人員普遍缺乏信息化素養(yǎng)，對于電子檔案的操作還不夠嫻熟，在電子檔案管理工作中也缺乏前瞻性和主動性，缺乏捕捉信息得能力，這些都嚴(yán)重制約了電子檔案的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時代電子檔案的發(fā)展對策

3.1 建立健全電子檔案的法律法規(guī)

要積極建立健全電子檔案的法律法規(guī)，通過立法規(guī)范電子檔案的管理工作，積極推動電子檔案的開放和利用。首先，國家層面應(yīng)當(dāng)出臺相應(yīng)的法律來對電子檔案的法律效力予以承認(rèn)，推動電子檔案普及，要對檔案館免責(zé)條款進(jìn)行明確，避免因檔案館開放電子檔案所面對的種種責(zé)任。面對電子檔案當(dāng)前存在的一系列問題，需要明確的法律來解決，讓法律成為電子檔案管理工作有效開展的重要指導(dǎo)，也要讓法律成為保護(hù)工作人員合理開展檔案開放工作的重要依據(jù)，成為正常開展檔案管理工作的保護(hù)傘。其次，要依托法律完善電子檔案開放過程中面臨信息安全的解決辦法。盡管電子檔案的安全管理是當(dāng)前我們面臨的重要難題，但我們需要做的是如何來化解這個風(fēng)險，而不是成為限制電子檔案開放的一個理由。只有建立健全電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，才能推動電子檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。最后，要完善獎懲追責(zé)機(jī)制，對于電子檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個人要進(jìn)行獎勵，對于因不履行職責(zé)、不配合電子檔案管理工作的行為進(jìn)行追責(zé)，積極推動電子檔案的開放利用，真正發(fā)揮電子檔案的價值。

3.2 以用戶為導(dǎo)向加強(qiáng)電子檔案的開發(fā)和利用

新時期對于電子檔案的管理和開發(fā)，亟待加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，更好地加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用，為用戶提供更有針對性的服務(wù)，這也是大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的重要方向。一方面，要加強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)挖掘和開發(fā)，通過對電子檔案數(shù)據(jù)的挖掘來發(fā)現(xiàn)用戶關(guān)注的重點(diǎn)和訪問的規(guī)律，形成對用戶的分析和預(yù)判，從而實(shí)現(xiàn)個性化的檔案信息推動，提升個性化服務(wù)水平，提升檔案檢索的智能化。另一方面，要建立起交互式電子檔案智能服務(wù)，從而更好地解決用戶在實(shí)際檔案應(yīng)用中的問題，依托于“人機(jī)對話”、“人人對話”等形式，實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)，從而提升用戶體驗(yàn)度。以用戶為導(dǎo)向的電子檔案服務(wù)工作，要借助于大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能化應(yīng)用，提升檔案服務(wù)水平。

3.3 打造高素質(zhì)電子檔案管理隊(duì)伍

提高檔案管理人員的現(xiàn)代化、信息化素養(yǎng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)成為大數(shù)據(jù)時代電子檔案應(yīng)用的重要需求。要將以往單純的“檔案庫”變成一個“思想庫”和“智慧庫”，加強(qiáng)檔案管理人員操作技能的培訓(xùn)，將電子檔案的管理者變?yōu)橹腔坌畔⒌奶峁┱摺８咚刭|(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍要求檔案人員要具備敏銳的信息意識，要具有現(xiàn)代化電子信息管理的能力，因此要依托于培訓(xùn)和實(shí)踐來不斷提升檔案管理人員的水平。