徐 華

（山東省調(diào)水工程運行維護中心膠州管理站，山東 膠州 266300）

水利工程檔案是工程建設和運行過程中形成的真實記錄，是一項重要的基礎性工作，做好水利檔案工作對于水利事業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的歷史參考價值和現(xiàn)實借鑒意義。新形勢下，重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化已勢在必行。

1 堅持依法治檔，提高檔案管理水平

要改變檔案工作普遍存在的“說起來重要、做起來次要、忙起來忘掉”的不良做法，必須深入學習宣傳貫徹《檔案法》《檔案法實施辦法》《山東省檔案工作條例》，加強對檔案工作的領導。實際工作中，要做好以下幾點：首先，要健全組織領導機構，將水利檔案工作納入正規(guī)化管理軌道。要成立有分管領導任組長，辦公室牽頭、相關科室及人員為成員的檔案工作領導小組，形成全局工作有人管、面上工作有人抓、具體工作有人干的工作機制。同時，建立檔案管理網(wǎng)絡體系，成立專門檔案機構—綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，統(tǒng)一制定檔案工作目標和措施，將檔案工作納入系統(tǒng)化管理軌道，明確職責，各負其責，各司其職。其次，要增強檔案法制觀念，加大水利檔案管理監(jiān)督執(zhí)法力度。通過大力學習宣傳檔案法律法規(guī)，提高單位全員對檔案和檔案工作重要性的認識，并可以通過檔案典型實例，來增強工作人員對檔案所發(fā)揮的價值和作用的直觀認識，從而形成一種人人關心檔案、支持檔案、利用檔案、保護檔案的良好氛圍和自覺行為。另外，水利行政管理部門要定期單獨或與檔案行政主管部門聯(lián)合開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，要根據(jù)《檔案法》的有關規(guī)定，對那些水利檔案工作開展不力的要跟蹤指導、幫助，對存在問題的要限制整改。其三，要加強檔案隊伍建設，提高檔案人員整體素質(zhì)。利用上崗培訓、以會帶訓、繼續(xù)教育、學術討論會、外出參觀交流等多形式、多渠道，加強對專兼職檔案人員的業(yè)務學習和教育培訓，不斷提高他們的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務技能，以適應和滿足新形勢下檔案工作發(fā)展的需要。同時，要盡量確保檔案工作人員的相對穩(wěn)定性，力爭建設一支政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強、專業(yè)水平優(yōu)的檔案人才隊伍。

2 突出歸檔重點，加強檔案規(guī)范化建設

水利部門要根據(jù)本系統(tǒng)、本行業(yè)、本部門的工作職能和中心工作，在做好文書、會計、聲像等常規(guī)門類檔案工作的基礎上，要突出抓好專業(yè)檔案即工程檔案管理，特別是要把抓好工程檔案材料的收集工作作為重中之重。水利工作面廣量大，每年都有新的工作、新的工程項目，隨之產(chǎn)生大量的基礎檔案材料。為做好檔案收集工作，首先，應成立檔案收集工作領導小組，由主要負責同志任組長，分管檔案工作的負責人為副組長，由一名專職檔案員、多名相關業(yè)務科室兼職檔案員為成員，齊心協(xié)力共同做好檔案工作。其次要做好“賬內(nèi)”和“賬外”檔案資料的收集。建立健全收發(fā)文登記制度，將收到的文件按簽收、登記、審核、擬辦、承辦程序辦理，年終按登記簿向相關領導、科室和有關人員收集歸檔；發(fā)文按擬稿、審核、簽發(fā)、油印、登記、分發(fā)等程序辦理，做好“賬外”資料的收集，還要求檔案人員要走出檔案室，并充分了解各業(yè)務科室從項目研究立項、擬定方案到工作過程中的重要業(yè)務活動，從重大項目的研究立項、擬定方案到工作過程中資料的收集、歸檔、整理等環(huán)節(jié)，力爭提前介入，積極參與研究，主動作為，確保工程項目檔案資料的完整、齊全、系統(tǒng)。另外，對應歸檔的工程檔案資料，要嚴格按照國家有關業(yè)務標準，分門別類，科學整理，規(guī)范管理，確保其歸檔率完整率達到100%。

3 加強硬件建設，夯實檔案工作基礎

新形勢下，水利部門要積極創(chuàng)造條件，優(yōu)先支持檔案工作的發(fā)展，積極推行文書、科技、會計、聲像、實物檔案等及圖書、資料一體化綜合管理模式。要加大資金投入，建立能滿足檔案工作長期發(fā)展的檔案專用庫房、閱覽室、辦公室及展廳等，配備微機、復印機、掃描儀、去濕機、密集架等現(xiàn)代化檔案設施設備，使檔案安全保管條件達到“九防”要求。建立健全文件材料收集、歸檔、保管、保密、編目、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護保養(yǎng)、重大活動檔案登記等制度，不斷完善管理措施，做到有章可循，依法治檔。要加快推進檔案信息化建設步伐，按照數(shù)字檔案室建設標準，對以前形成的各門類檔案要積極開展數(shù)字化掃描工作，早日完成數(shù)字化任務，對新產(chǎn)生形成的檔案材料，要注重電子文件和電子檔案的收集歸檔工作，不斷提高檔案工作信息化、現(xiàn)代化管理水平。

4 強化服務意識，提升檔案服務質(zhì)量

圍繞中心、主動服務是檔案部門和檔案人員的宗旨所在，充分發(fā)揮水利檔案的潛在價值和現(xiàn)實作用使之服務于水利事業(yè)的健康發(fā)展是做好水利檔案工作的根本目的。一是要搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。為更好的提供利用檔案，及時編制各種檔案檢索目錄，編制全宗指南、大事記、基礎數(shù)字匯集、重要文件匯集、利用效果實例匯編等編研資料，開展多層次、立體化的檔案利用活動。二是要建立檔案信息網(wǎng)絡。充分利用辦公自動化和內(nèi)部網(wǎng)絡，將檔案的各種檢索目錄輸入計算機，按照數(shù)字檔案室建設建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)本系統(tǒng)、本部門檔案信息資源共享共用，便于及時高效的為領導決策、工作查考、項目建設及業(yè)務科室的科研等提供有效的檔案信息支撐。三是要增強服務觀念。檔案人員要面向查閱者、面向基層、面向水利事業(yè)發(fā)展大局，與時俱進，主動作為，使檔案資料由死材料變?yōu)榛钚畔?；采取定向服務、跟蹤服務、菜單式服務等形式，充分發(fā)揮檔案材料為水利工作和水利工程建設保駕護航的作用，力爭實現(xiàn)檔案服務形式多樣化、服務內(nèi)容精準化、服務效果優(yōu)質(zhì)化。