孫文靖

（常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇常州 213164）

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)存在的主要問(wèn)題

目前，有些單位及個(gè)人還缺乏對(duì)檔案工作的正確認(rèn)識(shí)，特別是建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的歸檔工作重視不夠，重工程建設(shè)進(jìn)度、輕檔案資料歸檔的現(xiàn)象普遍存在[1]。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作沒(méi)有嚴(yán)格依照《檔案法》及相關(guān)的管理規(guī)范認(rèn)真執(zhí)行，工程管理、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位相互制約機(jī)制不完善，對(duì)各家施工單位沒(méi)有制定具有約束力的檔案管理機(jī)制。在任務(wù)重、時(shí)間緊、施工隊(duì)伍多的情況下，外加上趕時(shí)間、搶進(jìn)度，項(xiàng)目檔案管理工作中諸多問(wèn)題也隨之出現(xiàn)。主要有：

①項(xiàng)目檔案歸格不及時(shí)。項(xiàng)目檔案存在拖延、催交歸檔的現(xiàn)象，表明項(xiàng)目參建單位未按照《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真履行其相應(yīng)的檔案管理責(zé)任。

②項(xiàng)目檔案材料不夠齊全。項(xiàng)目檔案材料存在漏歸檔、少歸檔現(xiàn)象，尤其是相對(duì)應(yīng)的電子檔案歸檔更不齊全。

③項(xiàng)目檔案記錄嚴(yán)謹(jǐn)性較差。工程名稱(chēng)不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確、不規(guī)范等現(xiàn)象經(jīng)常呈現(xiàn)。

④檔案書(shū)寫(xiě)字跡不符合要求。簽名等沒(méi)有采用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，而采用鉛筆、油筆等不符合要求的書(shū)寫(xiě)字跡。

⑤部分材料上日期沒(méi)有標(biāo)注年，只有月和日，形成時(shí)間模糊不清。

⑥竣工圖上有隨意涂改、勾畫(huà)和標(biāo)注痕跡，有的用復(fù)印后的白圖替代藍(lán)圖，有的沒(méi)有竣工圖章，或圖章上填寫(xiě)內(nèi)容不全、字跡潦草，更有甚者還會(huì)出現(xiàn)手繪圖紙。

⑦很多文字性材料上未簽名蓋章，無(wú)法追查相關(guān)責(zé)任人，也缺乏必要的法律效力。

⑧歸檔圖紙和技術(shù)資料中有的被嚴(yán)重污損，個(gè)別之處已無(wú)法清晰辨認(rèn)相關(guān)內(nèi)容。

二、問(wèn)題出現(xiàn)的原因

①重視程度不夠，同步管理不到位。各參建單位沒(méi)有意識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，沒(méi)有很好地做到把項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作列人工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃、合同管理與目標(biāo)責(zé)任制中，沒(méi)有細(xì)化具體到相關(guān)部門(mén)和工作人員的崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)里，對(duì)其沒(méi)有相應(yīng)的檢查、控制和考核舉措。有的雖有措施，但形同虛設(shè)，未嚴(yán)格執(zhí)行。

②專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和個(gè)別工程項(xiàng)目檔案管理人員責(zé)任心差，業(yè)務(wù)技能不高，對(duì)所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目不熟知，未履行好應(yīng)有的收集、積累、整理等檔案工作責(zé)任，最終造成歸檔材料不全或漏歸，缺失的又沒(méi)有及時(shí)追回。

③個(gè)別施工單位未指定專(zhuān)職的檔案管理人員，通常指派某人兼職或臨時(shí)負(fù)責(zé)。這些非專(zhuān)職檔案管理人員沒(méi)有項(xiàng)目檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不熟悉歸檔整理規(guī)范，或者知之甚少。因此，檔案的整理歸檔工作從項(xiàng)目建設(shè)一開(kāi)始就處于松散、脫節(jié)的管理狀態(tài)，很難做到項(xiàng)目檔案材料準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

④監(jiān)理單位監(jiān)管意識(shí)淡薄，對(duì)項(xiàng)目檔案形成積累收集等方面監(jiān)督管理不到住，未嚴(yán)格要求和督促施工單位認(rèn)真做好施工檔案材料的積累、整理，也未及時(shí)對(duì)項(xiàng)目施工檔案材料內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。

三、解決問(wèn)題的方法

①提高檔案歸檔意識(shí)，增強(qiáng)重視程度，明確各相關(guān)單位的管理職責(zé)。在制定項(xiàng)目計(jì)劃、安排施工步驟時(shí)，就要將檔案管理相關(guān)規(guī)定列入其中、各級(jí)項(xiàng)目管理部門(mén)，勘測(cè)、設(shè)計(jì)、工程管理、監(jiān)理、施工單位應(yīng)知曉各自職責(zé)，落實(shí)到人，確?？⒐n案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確，方便日后提供利用[2]。作為建設(shè)單位更要重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，把項(xiàng)目檔案的形成和歸檔工作納入工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、合同內(nèi)容、職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任制中。建立嚴(yán)格、完善的檢查、控制及考核措施。明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專(zhuān)職資料管理人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔。在合同內(nèi)容中、針對(duì)各施工單位職責(zé)、違約條款予以細(xì)化，職責(zé)嚴(yán)明，措施得力，保障項(xiàng)目檔案及時(shí)、全面歸檔。

②完善制度，加強(qiáng)檔案法及建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理規(guī)范的宣傳、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)?！暨M(jìn)行檔案法及檔案收集整理規(guī)范的宣傳學(xué)習(xí)培訓(xùn)。通過(guò)學(xué)習(xí)、宣傳檔案法規(guī)和項(xiàng)目檔案整理規(guī)范，讓每一個(gè)參建單位充分認(rèn)識(shí)到依法治檔的重要性，從思想意識(shí)上時(shí)刻樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，并了解和掌握相關(guān)檔案整理規(guī)范?！糁贫ㄟm用項(xiàng)目竣工文件管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在工程開(kāi)工前，對(duì)各相關(guān)單位必須強(qiáng)化竣工文件的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化培訓(xùn)，制定適用本項(xiàng)目竣工文件管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范?！暨m時(shí)組織檔案工作事宜協(xié)調(diào)會(huì)，處理好相關(guān)問(wèn)題。建設(shè)單位應(yīng)經(jīng)常組織監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等單位，會(huì)同檔案管理部門(mén)就項(xiàng)目檔案工作事宜做好協(xié)調(diào)，把項(xiàng)目檔案工作真正落到實(shí)處，細(xì)化并強(qiáng)化管理，定期召開(kāi)檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)議，及時(shí)解決處理遇到的各類(lèi)問(wèn)題。

③監(jiān)理單位應(yīng)本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，加大監(jiān)管力度，緊隨工程建設(shè)進(jìn)度，及時(shí)跟蹤、督促、檢查項(xiàng)目檔案資料收集整理工作。

④建設(shè)單位檔案人員應(yīng)從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，主動(dòng)參與到工程各階段工作中，隨時(shí)了解進(jìn)展情況，主動(dòng)參與檔案工作的布置、指導(dǎo)、檢查和驗(yàn)收，盡可能確保項(xiàng)目工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合檔案規(guī)范的要求[3]。

綜上所述，思想重視、培訓(xùn)到位、機(jī)制完善、執(zhí)行嚴(yán)格，是有效保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)、全面的重要前提。人員素質(zhì)提升，監(jiān)管與同步管理到位，將檔案工作貫穿于工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，是促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范達(dá)標(biāo)的有力保障。