程先生是一家中型制造企業(yè)的CEO，上任之初就承擔(dān)起二十幾項(xiàng)人事評(píng)審工作，管理300多名助理及所有行政人員，同時(shí)還兼任公司銷售經(jīng)理一職。最初兩年，他每天都是意氣風(fēng)發(fā)、神采奕奕，游刃于各類繁雜的事務(wù)工作和應(yīng)酬場(chǎng)合?？墒亲罱鼉杉抑饕?jìng)爭(zhēng)對(duì)手合并的消息，讓程先生猛然意識(shí)到，自己在公司戰(zhàn)略和競(jìng)爭(zhēng)分析上投入的精力太少了，盡管助理一直提醒自己關(guān)注這個(gè)方面，可他始終沒有抽出時(shí)間……他不禁問自己，時(shí)間都去哪兒了？

時(shí)間都去哪兒了？

經(jīng)過了幾天的反思之后，程先生按照管理學(xué)教授的建議，做了這樣一項(xiàng)練習(xí)：將自己的時(shí)間支配方式羅列出來，并標(biāo)出每周在各類支配方式上所花費(fèi)的小時(shí)數(shù)。然后將其分成三列：第1列是只有他必須親自完成的重要工作任務(wù)；第2列是可以由其他人代替完成的重要工作任務(wù)；第3列是應(yīng)該由其他人完成的無關(guān)緊要的工作任務(wù)。

圖表出來后，“安排行政人員”被放在了第3列，每周占用了7個(gè)小時(shí)；“處理小客戶的銷售電話”每周占用10個(gè)小時(shí)，也被放在第3列?！柏?fù)責(zé)二十幾項(xiàng)業(yè)績?cè)u(píng)審”占用了整個(gè)秋季中的45個(gè)小時(shí)，其中一半被歸入第1列或第2列，剩下的另一半被歸入了第3列。

看到結(jié)果之后，程先生立即決定將第3列中的工作任務(wù)委托給他人，并仔細(xì)核查第2列中哪些工作任務(wù)必須由他本人身體力行。就這樣，不到半年時(shí)間，程先生終于可以讓自己全身心地投入到企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)定位評(píng)估當(dāng)中，并因此得出了企業(yè)應(yīng)與一家主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手合并的重要結(jié)論，從而將企業(yè)的發(fā)展推向新的高度。

時(shí)間應(yīng)該如何分配？

這里提供一種簡單而有效的時(shí)間管理方法，具體做法是：選定兩周的時(shí)間，用一份表格來記錄你每一個(gè)小時(shí)的工作情況，然后將它分解并歸入各類日常工作行為類別中。例如：戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶聯(lián)系、市場(chǎng)營銷活動(dòng)、與投資者和董事會(huì)成員之間的互動(dòng)、與媒體之間的互動(dòng)、對(duì)直接下屬的監(jiān)管、走動(dòng)式管理、競(jìng)爭(zhēng)分析、招聘、創(chuàng)新（產(chǎn)品、工藝流程等）、與員工之間的交流互動(dòng)（會(huì)議、演講等）、預(yù)算、費(fèi)用審批以及其他行政事項(xiàng)。

不要重復(fù)計(jì)算時(shí)間，每一段時(shí)間只計(jì)入一個(gè)工作行為類別。10個(gè)工作日結(jié)束時(shí)，將每一類工作行為所消耗的時(shí)間進(jìn)行匯總。還可以分別計(jì)算每一類工作行為的時(shí)長占兩周工作總時(shí)間的比例。

可能很多經(jīng)理人都會(huì)對(duì)結(jié)果感到驚訝甚至震驚，因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)情況下，人們都會(huì)很失望地認(rèn)識(shí)到，自己花費(fèi)大量時(shí)間來做的事情，無論是采用哪一個(gè)合理的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，對(duì)于工作業(yè)績和企業(yè)成功竟然都是無關(guān)緊要的。因此，感覺時(shí)間不夠用的經(jīng)理人們，不妨嘗試去改變自己的時(shí)間支配方式，這樣你就會(huì)知道，時(shí)間都去哪兒了。