◎李 敏

（國(guó)家能源準(zhǔn)能集團(tuán)有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著全球電子信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛運(yùn)用，在各個(gè)行業(yè)不同領(lǐng)域的各類活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子文件；而由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的電子檔案管理工作，給檔案部門提出了新的課題與挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理觀念的局限性問(wèn)題

在企業(yè)檔案管理中，部分人受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，認(rèn)為檔案應(yīng)該以紙質(zhì)文件為主，電子文件可以作為副本來(lái)保管和應(yīng)用。無(wú)紙化辦公是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，但同時(shí)容易導(dǎo)致一些新的問(wèn)題。如過(guò)于重視電子檔案的便捷性和快速性特點(diǎn)，導(dǎo)致儲(chǔ)存的文件只是保存、沒(méi)有及時(shí)打印，一旦發(fā)生難以修復(fù)的故障，或者受到病毒的影響，容易導(dǎo)致文件丟失；同時(shí)，盲目打印各種電子信息及文件，也會(huì)造成大量資源浪費(fèi)。

（二）企業(yè)電子檔案的原始性界定問(wèn)題

很多紙質(zhì)檔案作為一手資料，具有非常高的保存價(jià)值，能夠充分發(fā)揮其記載歷史的作用，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要依據(jù)。而電子文件基于其原理很容易被修改，難以對(duì)其原始性進(jìn)行界定，尤其是在傳遞和生成電子文件時(shí)，容易被篡改導(dǎo)致其原始性被破壞。

（三）企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)問(wèn)題

數(shù)字檔案館的建立和應(yīng)用，其主要目的是便于檔案文件信息的遠(yuǎn)程操作、獲取以及下載，從而為企業(yè)檔案應(yīng)用提供便利?；谄洳僮鞯墓δ芎蛢?yōu)勢(shì)，主要具有以下特點(diǎn)：首先，電子檔案通過(guò)搭建虛擬環(huán)境和信息組織，儲(chǔ)存方式上具有自己的特點(diǎn)[1]。其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的方式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，因此運(yùn)行方式具有自己的特點(diǎn)。最后，在檔案定位功能上能夠發(fā)揮自己的特點(diǎn)，便于企業(yè)存取及應(yīng)用。

（四）保密性、安全性、真實(shí)性、可靠性問(wèn)題

檔案管理引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠進(jìn)一步提升企業(yè)管理效率和質(zhì)量。但是在安全性和保密性方面難以有效保障，比如檔案管理權(quán)限設(shè)置不合理、檔案加密設(shè)置不科學(xué)等問(wèn)題，都會(huì)造成檔案信息失密、泄密、竊密等情況。電子文件能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)字化歸檔，即使雙方相距甚遠(yuǎn)，依舊能夠進(jìn)行電子文件的發(fā)送和接收，只需簡(jiǎn)單操作就能夠?qū)n案歸檔；但是如果因特殊原因?qū)е挛募h除或丟失，是否能夠通過(guò)在線檔案為電子文件的安全提供保障，是電子檔案管理需要解決的問(wèn)題之一。

（五）專業(yè)人才培養(yǎng)問(wèn)題

在開(kāi)展電子檔案管理和電子文件歸檔工作過(guò)程中，企業(yè)檔案人員既要具備良好的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)需要具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與知識(shí)。而現(xiàn)實(shí)情況中，大部分企業(yè)檔案管理部門工作人員的綜合能力不強(qiáng)，尤其是電子檔案數(shù)據(jù)信息處理方面的綜合性人才比較少[2]。所以，企業(yè)缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，是大多數(shù)檔案部門共同面臨的問(wèn)題，致使企業(yè)電子檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展受到一定影響。

二、推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理建設(shè)的對(duì)策

（一）確保檔案管理的原始性與真實(shí)性

必須嚴(yán)格規(guī)定電子文件歸檔保存時(shí)的文件格式類型，確保其原始性與真實(shí)性。要確保電子文件歸檔具備以下幾項(xiàng)功能：使用、可轉(zhuǎn)換、顯示一致、不綁定應(yīng)用軟件以及格式開(kāi)放。在電子文件進(jìn)行歸檔、收集、形成時(shí)，要提前對(duì)其進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，便于后期的應(yīng)用。同時(shí)，充分發(fā)揮通用格式的作用，基于PNG、TIF、DOCX、WPS、RTF等格式，有效進(jìn)行文件板式的組合，比如電子文件涵蓋照片文件，則最好以TIF、JPG格式來(lái)進(jìn)行保存和歸檔；如果電子文件是由錄像類內(nèi)容組成，則通過(guò)AVI、FLV、MP4、MPG相關(guān)格式來(lái)進(jìn)行保存和歸檔。且所有電子文件都必須保證在傳輸、移交、存儲(chǔ)各環(huán)節(jié)都不可進(jìn)行更改，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過(guò)一次性寫入光盤實(shí)施，確保電子文件的原始性和真實(shí)性。

（二）強(qiáng)化運(yùn)作和管理，加快數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程

數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程直接影響企業(yè)電子檔案工作的步伐，它強(qiáng)調(diào)提高用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利性。在搭建對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案館過(guò)程中，要完善電子檔案信息管理系統(tǒng)，這需要強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為支撐。只有實(shí)現(xiàn)了電子文件網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上借閱，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后上傳到信息系統(tǒng)，才能真正實(shí)現(xiàn)電子文件的價(jià)值。同時(shí)，應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。

（三）制定與實(shí)際相適應(yīng)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

為保證企業(yè)電子檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，保證電子文件管理的高效和科學(xué)，應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，清楚了解有關(guān)電子檔案和電子文件在管理和歸檔過(guò)程中的具體分工情況，明確相關(guān)從業(yè)人員的責(zé)任和義務(wù)[3]。第一，企業(yè)檔案部門的主要工作是管理電子檔案和歸檔對(duì)應(yīng)的電子文件信息，并依照對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)實(shí)施，因此要進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，為文件的處置、編目以及接收工作提供有效保障；第二，負(fù)責(zé)文件形成的部門做好相關(guān)工作，包括電子文件的歸檔移交、編著目錄文件整理以及文件收集工作；第三，相關(guān)部門在搭建對(duì)應(yīng)的信息系統(tǒng)時(shí)，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息系統(tǒng)各項(xiàng)功能的有效性，為企業(yè)檔案管理提供信息化支持。

（四）正確處理利用、保密與開(kāi)放的關(guān)系

針對(duì)電子檔案管理的需求與標(biāo)準(zhǔn)，要明確其開(kāi)放、保密、利用的層級(jí)以及對(duì)應(yīng)關(guān)系，從而依照對(duì)應(yīng)的原則和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)施檔案的調(diào)閱，并根據(jù)對(duì)應(yīng)的密集層次來(lái)實(shí)施相關(guān)管理工作。如果在查閱電子檔案時(shí)，采取的是在線或通訊傳輸模式，要以加密的方式來(lái)對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行處理，同時(shí)要不定期更換對(duì)應(yīng)的加密密碼；對(duì)不同層級(jí)的檔案管理人員設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，企業(yè)檔案部門應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效跟蹤監(jiān)控，避免由于誤操作帶來(lái)不可挽回的損失。

（五）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

在管理電子檔案過(guò)程中，要積極樹(shù)立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，有效完善風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制；提升從業(yè)人員專業(yè)技能水平，保障不同環(huán)節(jié)的安全性。從業(yè)人員要提升自身的專業(yè)能力水平，具備熟練的檔案業(yè)務(wù)技能，還必須掌握文字處理、聲音、圖像等操作和處理多媒體文件的技能和專業(yè)知識(shí)，積極引入權(quán)限控制和身份識(shí)別等功能。這樣才能保障電子文件操作和歸檔工作的安全性，提升企業(yè)電子檔案管理的科學(xué)化和合理化，發(fā)揮檔案管理重要作用。

三、結(jié)語(yǔ)

推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理建設(shè)，是社會(huì)變革賦予檔案工作者的重要職責(zé)。電子檔案管理涉及多個(gè)專業(yè)和多種技術(shù)，不僅要保管好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而且要保管好與之相關(guān)的電子檔案；要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)，科學(xué)、合理地制定管理制度，充分發(fā)揮電子檔案的功能和作用，滿足企業(yè)應(yīng)用需求，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供保障。