馬艷秋

（吉林省白城市農(nóng)牧機械化研究院，吉林 白城 137000）

1 檔案信息化目前存在的問題分析

（1）檔案信息化標準存在差異。目前檔案的載體多種多樣，已經(jīng)不僅僅是紙質形式。不同載體存在的檔案實現(xiàn)信息化的途徑不同，困難程度也不同。但目前對于檔案信息化，并沒有一個統(tǒng)一的標準，囿于技術水平及重視程度不同，不同的部門按照自己的標準將這些檔案內(nèi)容進行信息化管理。目前階段，計算機技術的發(fā)展可以用日新月異來形容，但當大量的信息技術應用于檔案管理領域，新舊技術之間的融合并不一味順暢。

（2）信息化過程中存在時間差。信息化過程中，不同部門進行的速度不同，完成的質量也存在巨大的差異。檔案信息化是一個必然的結果，但過程中總是會存在不同的問題。很多部門為了完成“數(shù)字化”這個要求，追求速度而忽略了質量。

（3）存在安全風險。信息化后的所有檔案資料如果沒有非常安全保密的管理路徑，就會出現(xiàn)泄漏或丟失信息的風險。檔案信息化對于硬件設施的要求高，計算機的安全性直接影響的是信息的安全性。另外，平臺是業(yè)務一旦繁忙或是系統(tǒng)與軟件間兼容程度不同，都會導致信息化的過程中出現(xiàn)新的安全問題。這就要求檔案管理人員有足夠的業(yè)務能力與安全意識。

（4）檔案管理人員的業(yè)務水平與專業(yè)素養(yǎng)存在差異。信息化的過程是一個非常系統(tǒng)的工程，涉及到的知識也是非常全面的，比如：檔案管理的專業(yè)知識、計算機技術的應用、平臺的操作等?？蒲性核谄ヅ錂n案管理人員的時候，往往會忽視這些因素，習慣性派一些年齡較大、專業(yè)性不強的人去做這項工作。而各單位中，專業(yè)的檔案管理人員并不多，這些人在崗時常往往較短，不夠穩(wěn)定，所以對于檔案信息化管理的影響也非常大。

2 現(xiàn)實實踐與探索

2.1 全線檔案資源數(shù)據(jù)化

（1）存量檔案數(shù)字化。存量檔案在數(shù)據(jù)化的過程中，首先要有充足的前期準備，盲目開始會使得后續(xù)工作被埋下很多隱患。前期準備內(nèi)容包括相關的制度學習、數(shù)字化進程中的方案制定、人員安排、設備的安裝與調(diào)試。同時，應該以“四個結合”為依據(jù)，以此來保障質量。這四個結合包括其一，數(shù)字化與檔案鑒定工作的結合。根據(jù)檔案管理的相關規(guī)定，檔案中的一些內(nèi)容已經(jīng)達到了保存的最大期限。在進行信息檔案化的過程中，就需要對已有的資料內(nèi)容進行鑒定，對那些已經(jīng)達到保存期限但仍具備管理價值的資料重新進行數(shù)字化管理。通過整理掃描等進行存儲。其二，數(shù)字化與檔案修復相結合。對已經(jīng)確定進行數(shù)字化的檔案內(nèi)容，需要進行細致的檢查，如果發(fā)現(xiàn)需要數(shù)字化的檔案中有損壞等，或者載體特殊已經(jīng)老化出現(xiàn)不可逆轉的損壞，就需要在數(shù)字化的過程中對這些信息進行修復。登記整理清楚之后才能進行數(shù)據(jù)化。其三，信息化與檔案信息糾錯結合起來。由于歷史原因，從前的許多信息均為手寫錄入，出現(xiàn)錯誤在所難免，在對這些信息進行數(shù)字化的過程中，不能一味地照本錄入，需要對這些錯誤進行糾錯，逐一改正這些錯誤后進行存儲。對于信息不夠健全的內(nèi)容進行補充完善。其四，數(shù)字化與檔案管理的系統(tǒng)相結合。數(shù)字化的過程中，會在短期內(nèi)的產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，為了使這些數(shù)據(jù)能夠得到有效保存，需要在規(guī)定時間內(nèi)將這些數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)相結合，同步到系統(tǒng)當中，使這些信息可以便捷地查詢、檢索與應用，發(fā)揮其作用。

（2）增量檔案電子化?？蒲性核驗槠涔ぷ鲀?nèi)容涉及到的一般都是高精尖技術，所以配備的軟件和硬件都比較先進，且都能根據(jù)其更新的速度及時更新升級。與眾多平臺也能夠順暢運行。在檔案數(shù)字化的過程中，某研究院制定了“立足實際，分步實施，逐漸完善”的策略，通過分析本單位各部門的實際情況，有針對性地對相關人員進行宣傳，講明檔案信息數(shù)字化的重要性及要求。確認各部門檔案數(shù)字化進程。部門與部門之間也同樣需要及時溝通，對于數(shù)字化進程中出現(xiàn)的問題及時處理。信息管理部門提供強有力的技術支持，盡量在單位內(nèi)部同步數(shù)字化要求。某研究院引入了電子簽名系統(tǒng)，明確了責任歸屬；提出了不同種類設計圖紙的格式，用統(tǒng)一的模版進行歸檔；應用管理系統(tǒng)對各類業(yè)務與管理系統(tǒng)對接；作出信息定期備份的要求，同時技術部門給予技術支持，定期對檔案管理系統(tǒng)作出維護。

2.2 推動檔案管理智能化

（1）實現(xiàn)檔案在線歸檔。某研究院為使檔案數(shù)字化工作能夠順利進行，投入了專項資金，購買了檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)包含了存儲、管理、利用等多項功能。經(jīng)過前期調(diào)試，目前已經(jīng)能夠投入使用，在檔案歸檔管理、掃描存儲等方面都極大地提高了效率。

（2）實現(xiàn)檔案信息在線審批利用。對檔案信息進行有效利用是檔案管理工作的一項重要意義，檔案數(shù)字化管理模式為在線利用這些信息提供了便捷。目前，某研究院已經(jīng)實現(xiàn)了所有電子檔案在線查詢、檢索等功能，同時實現(xiàn)了線上審批功能。這些功能的實現(xiàn)為工作人員的日常工作提供了極大的便捷，提高了工作效率。

（3）檔案信息管理平臺協(xié)同化、網(wǎng)絡化。檔案信息的統(tǒng)一管理需要依靠完備的檔案管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)不僅是一個統(tǒng)一管理的平臺，還集綜合查詢、協(xié)同等功能為一體?？蒲性核话銇碚f存在各業(yè)務板塊獨立運行，關聯(lián)性差的問題，因此，在信息管理數(shù)字化的過程中，應該從這個全局出發(fā)，提前作出布局安排，使得新進軟件能夠與舊系統(tǒng)兼容，系統(tǒng)入口兼顧到單位內(nèi)不同的部門，互聯(lián)互通，為將來這些數(shù)據(jù)信息形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫打好基礎。

2.3 強化檔案安全保密管理

檔案安全是檔案內(nèi)容數(shù)字化后一個非常重要的底線。這個底線不能打破，也不能不重視，如果任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導致信息被破壞或丟失，則會造成不可估量的損失。尤其是一些非常重要的科研院所，有大量涉及國家機密、商業(yè)機密的重要信息，很多信息關系的是黨和國家未來發(fā)展中的重要信息，關系到黨和國家的安全，對這些檔案的管理，必須要有足夠的安全保障，完善的管理制度，將安全責任落實到具體的部門具體的負責人。在日常管理中強化責任意識，強化監(jiān)管，定期開展回顧檢測，開展風險測試，評估現(xiàn)有的風險，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。

2.4 重視人才培養(yǎng)

很多單位對于信息管理、檔案管理還存在重視程度不夠的問題，相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，責任心不強。檔案信息化是一項綜合性的工作，包含對知識性與技術性都有較高的要求。某研究院意向對信息化管理十分重視，除緊密結合檔案行業(yè)各項標準的更新之外，還堅持每年舉辦定期培訓，幫助相關人員提升業(yè)務能力，強化隊伍。

3 結束語

綜上所述，以數(shù)字化為背景對檔案進行信息化，是一個持續(xù)的過程，這個過程是動態(tài)的。這個轉型的過程不但要得到上級部門的關注與支持，還需要有配套的法律法規(guī)，同時依據(jù)相關政策，進行信息化管理。與此同時，相關工作人員一定要對這項工作給予足夠的重視，充分認識這項工作中蘊含的機遇與挑戰(zhàn)。檔案信息數(shù)據(jù)化，已經(jīng)是一種必然，推進這項工作的轉型，可以不斷探索檔案管理新的路徑，從而進一步推動我國檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。