◎王 珊 董慶軍 郭建國(guó) 張 洋

（32301部隊(duì) 河北 石家莊 050000）

人事檔案管理由于涉及較多的人員，檔案資料相對(duì)比較復(fù)雜，具有一定的管理難度。如果管理不合理或不規(guī)范，都會(huì)在一定程度上影響到人事檔案管理的完整性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而難免會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全或不準(zhǔn)確等相關(guān)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)各種技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為人事檔案管理提供了新的管理模式與技術(shù)，使人事檔案管理具有良好的改進(jìn)空間與機(jī)遇。結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)文獻(xiàn)，深入分析大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的優(yōu)化策略，對(duì)促進(jìn)人事檔案管理水平優(yōu)化提供相關(guān)參考[1]。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代簡(jiǎn)介

從目前大數(shù)據(jù)發(fā)展情況而言，社會(huì)對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)并沒(méi)有給出明確的定義，很多理論概念都具有相似之處，即大數(shù)據(jù)是指無(wú)法在一定時(shí)間內(nèi)利用常規(guī)軟件進(jìn)行抓取、管理與處理的數(shù)據(jù)集合。具體而言，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，信息處理量呈現(xiàn)出海量化的特點(diǎn)。一些信息是具有一定聯(lián)系的，而一些信息是沒(méi)有明確界限的，這種特點(diǎn)使得數(shù)據(jù)處理具有一定的難度。伴隨著數(shù)據(jù)量的不斷增加，提升數(shù)據(jù)處理的速度，深入發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值，已成為數(shù)據(jù)處理的重要要求，大數(shù)據(jù)逐漸被人們廣泛了解。

大數(shù)據(jù)作為繼物聯(lián)網(wǎng)與云計(jì)算之后新的技術(shù)飛躍，其本質(zhì)并不是創(chuàng)造大價(jià)值，也不是進(jìn)行大容量的創(chuàng)造，其特點(diǎn)為龐大數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)種類多樣化、價(jià)值密度低與處理效率快。這些特點(diǎn)與發(fā)展方向的呈現(xiàn)，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)的類型不斷擴(kuò)展，在各行各業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)十分突出[2]。

二、目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）歸檔不齊全

人事檔案管理不同于其他檔案管理，人事檔案管理涉及人員較多，資料類型比較繁雜，且因人事檔案不斷出現(xiàn)變更情況，這使得人事檔案管理的難度比較大。特別是隨著改革深入推進(jìn)與優(yōu)化發(fā)展，我國(guó)各行業(yè)的人事檔案管理變更更加頻繁，檔案管理人員一旦沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化處理，極易造成人事檔案出現(xiàn)歸檔不齊全的情況。例如，A部門(mén)需要對(duì)部門(mén)人員的檔案資料進(jìn)行歸檔，但沒(méi)有檔案管理的制度規(guī)定，B部門(mén)則要求人事檔案資料全部錄入，當(dāng)A部門(mén)人員進(jìn)行B部門(mén)調(diào)動(dòng)時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致人事檔案資料歸檔不齊全的問(wèn)題。此外，部分人事檔案管理由于沒(méi)有明確的管理制度與規(guī)章，沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的檔案資料錄入，這也一定程度上容易致使各種歸檔不齊全問(wèn)題的發(fā)生。

（二）錄入不準(zhǔn)確

人事信息資料錄入的準(zhǔn)確性，對(duì)人事檔案的效用具有關(guān)鍵影響。然而在人事檔案形成過(guò)程中，部分人事檔案管理部門(mén)或用戶本人，缺乏對(duì)人事檔案重要性的正確認(rèn)知，用戶本人在填寫(xiě)檔案資料時(shí)對(duì)個(gè)人基本信息與履歷信息沒(méi)有準(zhǔn)確填寫(xiě)，甚至存有信息錯(cuò)誤等情況。此時(shí)，如果未能對(duì)這些人事檔案信息嚴(yán)格審核，可能會(huì)使錄入信息存有不正確或不全面等情況。人事檔案資料本身記錄一名工作人員的工作履歷、學(xué)歷與政治面貌等基本信息，這些基本的檔案信息若存有錯(cuò)誤，難免會(huì)給后期的人事檔案管理造成困擾，甚至嚴(yán)重時(shí)會(huì)影響到人事管理部門(mén)的管理決策[3]。

（三）日常維護(hù)不規(guī)范

在人事檔案日常管理中，只有做好詳細(xì)化與準(zhǔn)確化管理，才能確保人事檔案的效用。然而，從目前人事檔案管理整體現(xiàn)狀而言，大部分人事檔案管理部門(mén)都存有日常維護(hù)不規(guī)范的情況；部分人事檔案管理部門(mén)雖然進(jìn)行數(shù)字化工程建設(shè)，但對(duì)于軟硬件方面的資金投入不足或不重視，使得數(shù)字化管理平臺(tái)的功能不夠齊全，難以發(fā)揮出最有效性的效用。此外，人事檔案管理部門(mén)人員流動(dòng)性大，新入手的工作人員可能無(wú)法準(zhǔn)確掌握人事檔案管理流程。這種情況下，人事檔案的日常維護(hù)與管理，可能不夠規(guī)范與及時(shí)，進(jìn)而可能會(huì)出現(xiàn)檔案損毀或原始資料遺失等情況[4]。

三、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）開(kāi)展人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

若想充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，必須展開(kāi)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為此，機(jī)關(guān)部門(mén)要對(duì)人事檔案管理建立明確的技術(shù)規(guī)范，如檔案圖像質(zhì)量指標(biāo)、檔案儲(chǔ)存格式、數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)化格式等，同時(shí)也需要明確信息平臺(tái)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)硬件設(shè)施性能標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)采集格式標(biāo)準(zhǔn)等，在基本標(biāo)準(zhǔn)化體系完善的基礎(chǔ)上，不斷提高人事檔案管理水平。對(duì)人事檔案管理人員，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)培訓(xùn)，促使人事檔案管理人員能夠掌握良好的管理技能，確保人事檔案管理工作有效開(kāi)展。

（二）充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)

人事檔案管理部門(mén)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行有效采集與分類，以對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)與審核時(shí)能夠快速提取有用信息；也可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析功能，對(duì)人事檔案用戶的行為軌跡進(jìn)行深入分析，進(jìn)而判斷人事檔案的真實(shí)性等；可以利用云儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)分散性檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的遠(yuǎn)程整理與異地查閱。

（三）做好人事檔案的日常管理

人事檔案管理部門(mén)需要對(duì)人事檔案可能存有的安全漏洞，如硬件設(shè)備安全、軟件平臺(tái)安全、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸安全、移動(dòng)儲(chǔ)存介質(zhì)安全與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全等，進(jìn)行深入與準(zhǔn)確的分析，然后采取相應(yīng)措施進(jìn)行安全防范。例如，檔案部門(mén)可以通過(guò)監(jiān)控設(shè)備安裝、管理規(guī)范制定、軟硬件設(shè)備定期維護(hù)與人員安全意識(shí)培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)人事檔案日常管理，進(jìn)而確保人身檔案管理的規(guī)范與安全[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在科技技術(shù)與信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)已成為未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)，只有不斷根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)與方向，合理進(jìn)行技術(shù)方面的改進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展。為此，人事檔案管理應(yīng)合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并根據(jù)實(shí)際情況不斷完善人事檔案管理，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，促使人事檔案管理水平提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理方式的技術(shù)化改進(jìn)。