何 柳

(武漢商學(xué)院，湖北 武漢 430056)

0 引言

自從學(xué)籍管理工作實現(xiàn)信息化后，學(xué)籍管理工作人員更像是一個信息管理員，將獲得的學(xué)生數(shù)據(jù)、表單、申請等各種信息進行處理后存儲到計算機設(shè)備或上傳到信息管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版只是作為備案存檔之用。借助計算機技術(shù)，管理人員可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)動態(tài)管理，學(xué)生能在智慧校園或者掌上校園里查詢學(xué)分、查到自己的學(xué)籍狀態(tài)并進行異動申請，管理人員能下載實時數(shù)據(jù)及時地傳遞給需要的部門使用、進行畢業(yè)審核等等。計算機技術(shù)在學(xué)籍管理中扮演著十分重要的角色，它是現(xiàn)代化學(xué)籍管理的手段與方法。

1 計算機技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 學(xué)籍注冊

教育部規(guī)定，每學(xué)年初新生需要進行學(xué)籍注冊、老生需要進行學(xué)年注冊，國家有專門的“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”供大學(xué)生查詢學(xué)籍和學(xué)歷信息，高校學(xué)籍管理人員有配套的“學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺”上傳學(xué)籍注冊信息。學(xué)籍管理人員對內(nèi)還要負(fù)責(zé)教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍模塊的運行，每學(xué)年初采集到學(xué)生的報到情況后都會先在教務(wù)系統(tǒng)里處理，保證手頭數(shù)據(jù)的時效性，然后再在“學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺”上傳注冊信息。兩個系統(tǒng)的同時運用，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1.2 學(xué)籍異動

每學(xué)期初是學(xué)籍異動的高峰期，學(xué)生可以在教務(wù)系統(tǒng)里依據(jù)實際情況進行異動申請，管理人員及時審核，學(xué)生能看到自己的審核結(jié)果。同時，每學(xué)期轉(zhuǎn)專業(yè)也幾乎在教務(wù)系統(tǒng)里完成，由學(xué)生申請到所在學(xué)院審核、轉(zhuǎn)入院系筆試面試、轉(zhuǎn)入院系審核、教務(wù)處審核幾大環(huán)節(jié)構(gòu)成，紙質(zhì)版匯總表只是作為備案使用。上述過程借助計算機技術(shù)在網(wǎng)上得以實現(xiàn)，這極大方便了學(xué)籍異動管理，讓學(xué)籍管理人員從繁多的申請表中解放出來，提升了學(xué)籍管理的效率。

1.3 數(shù)據(jù)處理

學(xué)籍信息包含很多字段，每個管理系統(tǒng)和每個部門需要的字段不同，往往在處理字段內(nèi)容和格式上花費很多功夫，借助一些計算機輔助軟件，能將自己需要的字段名篩選出來，并且處理成需要的格式。新生平均分班也可以使用計算機小程序，過去都是直接在Excel里手動分班，不僅容易出錯，而且無法保證一定做到平均，計算機程序能通過內(nèi)部設(shè)置達(dá)到預(yù)期效果，大大提升了工作效率。

1.4 考試報名

專升本考試、四六級考試報名，都是學(xué)生自己在相應(yīng)的網(wǎng)站里申請?zhí)顖?。比如專升本考試，學(xué)生在報名系統(tǒng)里填報了相關(guān)信息，管理員進行審核，經(jīng)過考試后，被錄取的學(xué)生進校后的第一手資料就是從報名系統(tǒng)里導(dǎo)出的，學(xué)生的基本信息和照片信息，都能整理后上傳到教務(wù)系統(tǒng)里供后續(xù)教學(xué)使用，減輕了學(xué)籍管理人員的工作量。

1.5 畢業(yè)證管理

畢業(yè)審核如果單單依靠線下審核，各個二級學(xué)院教學(xué)秘書分身乏術(shù)，而且這種老式的審核方式極容易出錯。借助教務(wù)系統(tǒng)的畢業(yè)管理功能，實現(xiàn)畢業(yè)學(xué)分審核及畢業(yè)數(shù)據(jù)處理，保證了畢業(yè)審核環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和效率。

1.6 資格審核

大多高校在校生報考資格審核工作交由學(xué)校學(xué)籍科完成，學(xué)籍科不僅需要審核所提交資料的準(zhǔn)確性和真實性，還要審核學(xué)生本人是否與證件相符，這項工作就需要借助身份證閱讀器進行身份證掃描。但目前大多數(shù)高校使用的身份證閱讀器只是單純驗證身份證芯片里存儲的圖像和文字信息，沒有對到場學(xué)生本人面部進行識別并與身份證圖像進行智能化比對，人工校對照片的方法難免會有誤判，這項工作還有進步的空間。

2 計算機技術(shù)在高校學(xué)籍管理應(yīng)用中存在的問題

2.1 學(xué)籍管理系統(tǒng)更新不夠及時

學(xué)籍管理制度和管理理念與學(xué)籍管理系統(tǒng)不匹配，造成了管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值不能完全體現(xiàn)出來[1]。計算機技術(shù)作為管理手段應(yīng)當(dāng)為學(xué)籍管理服務(wù)，而不是學(xué)籍管理被計算機技術(shù)絆住腳，所以管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與時俱進，跟隨學(xué)籍管理改革的步伐。

2.2 學(xué)籍管理人員計算機水平欠缺

學(xué)校應(yīng)當(dāng)更多地為教學(xué)管理人員提供培訓(xùn)計算機技能的機會，并且引進計算機類人員，為高校教學(xué)管理信息化建設(shè)提供保障。

2.3 教師與學(xué)籍管理人員信息化建設(shè)思想認(rèn)知度不夠

部分教師覺得系統(tǒng)操作過程麻煩，不接受信息化工具，甚至覺得計算機軟件具有不可控性，擔(dān)心系統(tǒng)出錯，以上原因?qū)е掠行┙處熑匀皇褂藐惻f的方法管理學(xué)籍。所以，高校應(yīng)該多培養(yǎng)教師的信息化建設(shè)意識，讓教師們接受新事物，適應(yīng)信息化管理手段，從而提高管理質(zhì)量和辦事效率[2]。

2.4 計算機軟件需要專門人員維護

高校的教學(xué)管理系統(tǒng)是校內(nèi)最重要的管理系統(tǒng)，計算機軟件難免有故障或者出錯的時候，所以需要高校配備專門的系統(tǒng)維護人員來保障正常的教學(xué)秩序。

2.5 學(xué)籍管理資金需合理投入

高校學(xué)籍管理的信息化少不了適應(yīng)時代需求的科技產(chǎn)品作為支撐，高校應(yīng)當(dāng)加大對學(xué)籍管理資金的投入力度。信息化建設(shè)需要軟件實施，也需要硬件設(shè)施，高校對學(xué)籍管理信息化的支持力度決定著學(xué)籍管理的質(zhì)量與效率。教育機構(gòu)是我國教書育人的重要場所，高校更是培養(yǎng)我國素質(zhì)人才的搖籃，所以各個部門都應(yīng)當(dāng)重視高校的教學(xué)管理發(fā)展，將學(xué)籍管理信息化納入長遠(yuǎn)發(fā)展計劃中去。

3 計算機技術(shù)在學(xué)籍管理中的應(yīng)用展望

計算機技術(shù)在學(xué)籍管理中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍了，現(xiàn)代高校大多是計算機輔助辦公，但是隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和學(xué)籍管理要求的不斷細(xì)化與變化，計算機技術(shù)在學(xué)籍管理中還可以有更深入的應(yīng)用形式[3]。

3.1 學(xué)年注冊智能化

學(xué)生在學(xué)年初報到繳費后可憑繳費單去學(xué)院輔導(dǎo)員處刷一卡通，讀卡器終端將信息返回給電腦中的管理系統(tǒng)，整個報到環(huán)節(jié)在二級學(xué)院完成統(tǒng)計，輔導(dǎo)員起到監(jiān)督提醒和登記未報到原因的作用。教務(wù)處學(xué)籍管理人員只需要打開教務(wù)系統(tǒng)，就可以看到各個學(xué)院的報到情況，可以在線形成匯總數(shù)據(jù)，清晰地看到哪些學(xué)生沒來報到、是什么原因。該方式極大地提高了工作效率，減少了學(xué)籍管理人員的工作量。

3.2 畢業(yè)證打印智能化

目前許多高校畢業(yè)證打印采用的是Excel和Word聯(lián)用中的郵件合并功能，需要對Word進行排版，打印中頁數(shù)多了后經(jīng)常反應(yīng)較慢，打印過程中也需要監(jiān)管把關(guān)。其實完全可以使用線下的計算機輔助軟件，可以設(shè)定模板，導(dǎo)入Excel后實現(xiàn)自動化打印，還可以在軟件里看到哪些學(xué)生的畢業(yè)證已經(jīng)被打印了、哪些還在進程中。同時，如果有學(xué)生信息需要修改，也可以快速找到那張畢業(yè)證進行更改。

3.3 資格審核智能化

在未來，學(xué)籍管理或者考務(wù)管理中可以使用人臉識別設(shè)備，將考生本人面部通過人臉識別技術(shù)與計算機中的身份證圖像信息進行比對，從而判斷是否為本人。這項技術(shù)在移動互聯(lián)領(lǐng)域用得比較多，但在教學(xué)管理領(lǐng)域還比較少。

3.4 成績管理智能化

學(xué)生如果需要打印成績單或者學(xué)籍證明，需要前往自己所在學(xué)院的教學(xué)科，找相應(yīng)的教學(xué)秘書打印，教學(xué)秘書經(jīng)常忙不過來。其實只需要一兩臺計算機智能終端設(shè)備，放在教學(xué)樓的大廳內(nèi)供學(xué)生自助查詢打印。相信不久以后，智能化終端將在校園內(nèi)普及。

4 結(jié)語

計算機技術(shù)能夠有效解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理過程中的諸多難題，為高校辦學(xué)質(zhì)量的提高提供支撐[4]。學(xué)籍管理是本科院校教學(xué)管理中的重要環(huán)節(jié)，學(xué)生從入學(xué)時的學(xué)籍信息電子注冊到每年開學(xué)初的學(xué)年注冊、每學(xué)期的學(xué)籍異動、成績管理、畢業(yè)審核、畢業(yè)時的畢業(yè)證發(fā)放等等皆與學(xué)籍管理相關(guān)，學(xué)籍管理的成效直接決定著教學(xué)管理的質(zhì)量。計算機技術(shù)可以有效地簡化學(xué)籍管理過程，提升學(xué)籍管理的工作質(zhì)量和效果，真正實現(xiàn)學(xué)籍管理的現(xiàn)代化與信息化。學(xué)籍管理的信息化之路還有待更深入探索，需要教學(xué)管理工作者繼續(xù)為之努力。