(福建農(nóng)林大學(xué) 福建 福州 350002)

一、研究背景

財(cái)政部、檔案局于2015年12月聯(lián)合發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》并規(guī)定該辦法自2016年1月1日起施行。2016年之前會(huì)計(jì)檔案中的憑證類的保管期限是15年，該辦法的修訂將憑證檔案的最低保管期限由原來的15年延長(zhǎng)到30年。至此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證對(duì)檔案存儲(chǔ)空間提出巨大挑戰(zhàn)。此外，互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的進(jìn)一步推動(dòng)，加劇了企業(yè)的紙質(zhì)化檔案管理向大數(shù)據(jù)下的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的步伐。

二、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型與財(cái)務(wù)共享

20世紀(jì)70年代末，中國(guó)經(jīng)濟(jì)高速健康發(fā)展，國(guó)內(nèi)企業(yè)迅速發(fā)展壯大，而企業(yè)發(fā)展壯大的同時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作的安全高效提出了越來越高的要求。如：我國(guó)于1993年7月停止多種記賬方法并行的做法，從此企業(yè)開始采用復(fù)式借貸記賬法記賬，緊接著企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則正式頒布。此外，企業(yè)財(cái)務(wù)組織開始轉(zhuǎn)向?yàn)楣蓶|創(chuàng)造價(jià)值，逐漸重新構(gòu)造出更加高效精簡(jiǎn)的企業(yè)財(cái)務(wù)組織。

20世紀(jì)80年代初，財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念率先在福特、通用等大型制造企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部推出，此后經(jīng)過幾十年的發(fā)展成熟，共享服務(wù)理念逐漸得到了世界各國(guó)企業(yè)的廣泛認(rèn)同，也受到了我國(guó)國(guó)內(nèi)大型企業(yè)對(duì)其的追捧和借鑒，這些大型企業(yè)鑒于海內(nèi)外企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的成功應(yīng)用也紛紛躍躍欲試，希望在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)迅速開展共享財(cái)務(wù)模型，這在一定程度上加快了我國(guó)財(cái)務(wù)信息的處理，使經(jīng)營(yíng)分析效率得到有效提升，M企業(yè)是這些大型企業(yè)之一，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，于21世紀(jì)初逐步致力于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模型的創(chuàng)設(shè)與完善，借助平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算，保證了分支機(jī)構(gòu)核算流程的透明與規(guī)范化，將不同區(qū)域下各分支機(jī)構(gòu)的紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案采用影像數(shù)據(jù)化和在線傳遞的方式集中保存于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)。

三、企業(yè)M電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建流程

隨著企業(yè)M的規(guī)模日益擴(kuò)大，企業(yè)的組織架構(gòu)及下屬部門十分復(fù)雜，企業(yè)M原先單一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)無法使集團(tuán)與下屬子公司、各部門之間信息進(jìn)行直接對(duì)接，造成會(huì)計(jì)核算不統(tǒng)一和信息反饋延時(shí)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將各種類型的大小文檔(記賬憑證、總賬明細(xì)賬、報(bào)表以及銀行回單等來自企業(yè)內(nèi)外的憑證)通過應(yīng)用接口將它們與報(bào)銷系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)及影像系統(tǒng)之間通過二維碼建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并對(duì)不同地區(qū)、不同下屬的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理。通過采集處理歸納數(shù)據(jù)進(jìn)一步建立出適合企業(yè)自身的、規(guī)則與流程統(tǒng)一的企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息系統(tǒng)。為應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的一系列問題，企業(yè)M構(gòu)建了一個(gè)從數(shù)據(jù)采集出發(fā)對(duì)大數(shù)據(jù)文件進(jìn)行收集存儲(chǔ)，然后對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，最后對(duì)分析后的數(shù)據(jù)電子文件進(jìn)行有利于企業(yè)發(fā)展的會(huì)計(jì)檔案管理框架模型。

(一)數(shù)據(jù)采集與加工

企業(yè)基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)的對(duì)報(bào)賬系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等各類系統(tǒng)產(chǎn)生的各種內(nèi)外部電子文件的真實(shí)與完整進(jìn)行一一檢測(cè)，防止存檔的電子文件存在誤差。經(jīng)企業(yè)相關(guān)會(huì)計(jì)人員審核批復(fù)后,系統(tǒng)可以自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表、往來單位收支明細(xì)表、會(huì)計(jì)賬簿、電子報(bào)表。電子會(huì)計(jì)檔案上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，對(duì)后期電子文件歸檔與管理提供信息支撐。

(二)電子會(huì)計(jì)檔案歸集管理

建立符合單位要求與管理需要相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)電子文件管理系統(tǒng)的相關(guān)要求，企業(yè)設(shè)立的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下幾項(xiàng)功能：包含分類管理、檔案號(hào)管理、相關(guān)檔案保管年限等的系統(tǒng)配置管理功能；包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的登記分類、命名、統(tǒng)計(jì)鑒定、銷毀移交、借閱歸還、備份等電子檔案管理功能；包括基于相關(guān)職務(wù)不相容的全責(zé)分離原則對(duì)操作人員的身份權(quán)限認(rèn)證管理的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行的安全管理功能；包括對(duì)系統(tǒng)的相關(guān)功能配置及參數(shù)設(shè)置、系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置的系統(tǒng)安全管理功能。

(三)電子會(huì)計(jì)檔案查詢與利用

電子檔案系統(tǒng)查詢權(quán)限功能主要是在提供瀏覽檢索、專題檢索、綜合檢索、檔案年報(bào)服務(wù)中，為企業(yè)內(nèi)部人員或外部人員提供查閱搜索服務(wù)。大型企業(yè)以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、查詢口令模式。通過平臺(tái)服務(wù)，使電子會(huì)計(jì)檔案管理信息在企業(yè)內(nèi)部形成有效傳遞。

四、財(cái)務(wù)共享模式下M企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案潛在的風(fēng)險(xiǎn)

(一)會(huì)計(jì)電子檔案管理制度不完善

在企業(yè)內(nèi)部尤其是大型企業(yè)，經(jīng)營(yíng)過程中可能會(huì)存在著截然不同的兩種管理理念，有的企業(yè)高層管理人員思想相對(duì)比較保守，對(duì)于檔案管理仍然十分偏愛于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管，他們看不到現(xiàn)代會(huì)計(jì)電子檔案管理優(yōu)勢(shì)，害怕創(chuàng)新的過程中遇到難以預(yù)測(cè)的變化打破企業(yè)已有的穩(wěn)定發(fā)展局面，因此，在日常的管理經(jīng)營(yíng)中沒有制定并完善會(huì)計(jì)電子檔案管理制度，導(dǎo)致后續(xù)出現(xiàn)人力、物力、財(cái)力緊缺的現(xiàn)象。

(二)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全性風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些競(jìng)爭(zhēng)者為了自身利益采取不正當(dāng)手段竊取或破壞與之有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。除了蓄意破壞之外，不可避免的如雷電、暴雨、地震、海嘯等自然災(zāi)害也可能導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)信息丟失，其一旦發(fā)生便會(huì)帶來不可預(yù)測(cè)的后果。

五、企業(yè)M電子會(huì)計(jì)檔案潛在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

(一)大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案安全設(shè)置

企業(yè)要想按照頒布的辦法長(zhǎng)期保存電子會(huì)計(jì)檔案，就要注重電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)。如建立專業(yè)技術(shù)部門，用防讀寫技術(shù)從源頭上防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；加強(qiáng)人員審核流程的完善，注意職責(zé)分離，用信息加密技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行多層次審核、審批、簽字等程序來降低數(shù)據(jù)被篡改的風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)采用大型金融機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子簽名和數(shù)字認(rèn)證機(jī)制等信息確認(rèn)技術(shù)，對(duì)有重大風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域的電子文檔信息進(jìn)行有力保障；擴(kuò)大對(duì)掌握信息技術(shù)與財(cái)務(wù)知識(shí)的綜合性會(huì)計(jì)檔案人才的招錄、培訓(xùn)，在電子會(huì)計(jì)檔案管理中遇到問題時(shí)，有能力進(jìn)行及時(shí)的分析和處理，降低企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案審計(jì)與內(nèi)部控制

電子會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)企業(yè)檔案的內(nèi)部控制相比顯然具有很多方面的優(yōu)勢(shì)，但我們不能忽略的是共享模式仍然只有短暫的發(fā)展過程，當(dāng)下，其發(fā)展過程也存在著一些未能解決的問題，國(guó)內(nèi)外為應(yīng)對(duì)其發(fā)展頒布的相關(guān)政策法規(guī)尚不健全，網(wǎng)絡(luò)安全存在漏洞，檔案管理意識(shí)薄弱，一系列風(fēng)險(xiǎn)使企業(yè)內(nèi)部控制面對(duì)更高的風(fēng)險(xiǎn)。因此，大型企業(yè)M應(yīng)結(jié)合電子會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)優(yōu)化電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，建立穩(wěn)定安全性能高的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

六、關(guān)于會(huì)計(jì)檔案集中管理模式的思考與總結(jié)

中國(guó)已進(jìn)入全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程，近些年來國(guó)際化的競(jìng)爭(zhēng)加劇且管理要求更加嚴(yán)格，倒逼著我國(guó)大型企業(yè)逐步開始朝著集約化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建立和發(fā)展消除了地域的界限，使各應(yīng)用中心和檔案管理系統(tǒng)緊密連接，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。但我們也要看到新的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，存在著網(wǎng)絡(luò)安全性問題、企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全等問題，機(jī)器畢竟是機(jī)械化物件，不可能盡善盡美，因此，工作人員仍然需要進(jìn)行不定期突查及定期的檢查，來應(yīng)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中某些故障對(duì)工作造成的困擾。

在財(cái)務(wù)共享模式之下，企業(yè)M加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視力度是很有必要的，不僅有助于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量提高，而且對(duì)于企業(yè)宏觀方面的久遠(yuǎn)發(fā)展也頗有益處。在日后的檔案管理工作中，企業(yè)M內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案管理人員要在本職工作做好的同時(shí)積極協(xié)助管理者、治理層對(duì)新的會(huì)計(jì)檔案管理工作模式進(jìn)行探索研究，為企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的提升、為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。