連益靖

摘 要：隨著信息數(shù)字化技術的日趨成熟，學校在進行檔案管理的過程中，也在不斷的運用新技術進行創(chuàng)新管理。檔案的管理和創(chuàng)新是學校教育的重要組成部分，所以應該重視該項工作，充分的運用創(chuàng)新意識以及數(shù)字化的管理方式進行管理?；诖?，文章也對于學校檔案管理創(chuàng)新還有數(shù)字化的問題進行了分析。

關鍵詞：學校檔案管理創(chuàng)新;檔案管理數(shù)字化;問題;分析

任何國家、任何領域的發(fā)展都離不開創(chuàng)新，學校在進行管理的過程中也應該跟緊時代的步伐，運用現(xiàn)代化的手段不斷的去完善校園內(nèi)部的各項管理工作，檔案的管理也不例外，在進行檔案管理的過程中要重視創(chuàng)新意識的應用，更好的實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉變。

一、學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的重要性

數(shù)字化的檔案管理就是將傳統(tǒng)的以紙張、錄音錄像為介質(zhì)原始檔案材料，經(jīng)過電子掃描、文字壓縮、數(shù)字轉化等方式轉變成圖片、聲像等文件，然后通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，然后通過存儲管理技術將信息保存到一些大容量的存儲介質(zhì)中。通過數(shù)字化的管理方式的應用，賦予了檔案管理更多新型的管理方法。在進行管理的過程中，若是想要正確的理解學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的重要性，應該明確的是檔案對于學校管理的重要性，然后再來進行數(shù)字化的管理。

學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化對于學校信息檔案管理工作來說，是時代發(fā)展的一個必然的結果。由于數(shù)字化的檔案信息管理能夠使得管理者和運用著不受時間還有空間的限制，運用一臺電腦，就能夠進行檔案的信息查閱還有管理，使得檔案的管理變得更加的便捷。運用信息化的管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)學校檔案管理效率的提升，數(shù)字化的管理方式，能夠?qū)n案管理工作帶入到一個新的工作環(huán)境中。在以往的檔案管理人員進行檔案資源的開發(fā)還有利用的時候，為剩余更多的時間來進行檔案數(shù)據(jù)的整理，對于一些數(shù)字和文獻以及專題的匯編工作都會減少一些，這樣非常不利于檔案的規(guī)范化整理，但是運用數(shù)字化的管理方式就能夠使得更多的檔案信息及時的歸檔，并且盡快的投入到檔案信息的運用中去。

其次，學校檔案信息數(shù)字化是計算機技術應用于學校管理的一個必然的結果，很多學校的檔案管理部門自身在進行檔案管理的時候，都需要運用計算機來進行檔案的整理，于是也就形成了大量的數(shù)字化檔案信息，很多的學校在發(fā)展的過程中，也是運用數(shù)字化的管理手段，將很多的紙質(zhì)載體轉變成為信息載體，實現(xiàn)了數(shù)字格式的轉變。另外，很多的學校也都利用校園網(wǎng)，并且同教育科研網(wǎng)還有國際互聯(lián)網(wǎng)相連接。校園網(wǎng)的運用為學校的教學還有科研以及管理等各項活動提供了更多的技術手段支持，使得眾多的教師和學生能夠在校園里就能夠和更多的專家和學者進行科研項目的合作或是進行資料的查詢、學術的交流等等。這種管理方式逐漸的也使得計算機變成一種更好的輔助工具，并且使其變成一種常見的工具，充斥于檔案管理工作環(huán)境中。

二、學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化存在的問題

學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化工作是一項比較復雜且細致的工作，并不是一蹴而就的，是一件需要長期堅持的事情。目前，我們很多的學校的數(shù)字化檔案管理還存在一些問題。具體的問題如下。

（一）檔案標準缺乏統(tǒng)一性

學校的發(fā)展不同，檔案的管理內(nèi)容也存在一定的差別，由于學校時間和技術階段的不同，所以檔案也沒有一個統(tǒng)一的遵從標準，這就使得學校檔案管理的硬件設備、及其型號還有教職工的個人素質(zhì)都沒有一個統(tǒng)一的標準。我國的各所學校創(chuàng)設的時間以及發(fā)展的過程都是存在一定的差異的，管理基礎也就不同。

（二）管理方式缺乏創(chuàng)新性

由于學校檔案的管理是一項長期的工作，其連貫性是比較的強的，在信息化的管理方式發(fā)展的過程中，國家也應該重視檔案管理的信息化發(fā)展，但是在實際的發(fā)展過程中，很多的學校在進行檔案的管理的時候，并沒有跟上時代的步伐，管理的方式方法也缺乏創(chuàng)新性。由于科技是在不斷的進步的，發(fā)展是十分的迅速的，U所以檔案管理也應該時刻保持一個創(chuàng)新的發(fā)展意識，運用科技來進行數(shù)字化的管理工作的引領。

（三）數(shù)據(jù)庫建設缺乏實用性

當前，我國在學校的管理方面的投入也在不斷的增加，但是多是在教育教學還有一些基礎設施建設方面的投入比較多，在檔案管理方面的投入?yún)s比較少，出于經(jīng)費的問題，一些學校在進行管理和發(fā)展的時候，也是有心無力。一些比較先進的軟件硬件設備也無法進行及時的更換，當前所建成的檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模也比較小，所以在實際應用的過程中，也缺乏實用性，標準化的程度也不高，類型也比較單一，缺乏規(guī)范化的控制，就使得很多用戶的需求得不到滿足，使得學校檔案數(shù)據(jù)庫的利用率一直得不到提升。

三、做好學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的具體措施

（一）積極引進新型的數(shù)字化檔案管理技術

在很多的學校里進行檔案管理是一項非常復雜的事情，尤其是一些高校中。當前的教育環(huán)境下，很多的學校還是一直采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種方式不僅浪費人力物力，還浪費時間和財力，使得檔案管理的效率變得非常低，因此，迫切需要作出改變。所以，一些學校也積極的應對這一現(xiàn)狀，形成了初步的檔案管理數(shù)字化，但是其管理技術還有管理設備還具有非常大的發(fā)展空間。所以，需要各個學校積極的引進新型的數(shù)字化檔案管理技術，從而使得檔案管理工作能夠更加迅速和高效率的完成，使得各項記錄工作、存儲工作、檢索工作等，更快更好的完成。由于數(shù)字化的管理發(fā)展方向是一個整體且必然的發(fā)展趨勢和方向，新型的發(fā)展技術也是保證數(shù)字化管理進行的重要基礎，所以能夠在很大程度上提高檔案管理的工作質(zhì)量。

例如很多規(guī)模較大的學校其對于學生檔案信息的管理工作其工作量是非常的大的，但是運用數(shù)字化的管理方式之后，檔案的存放還有提取還是比較的復雜，所以，還需要進一步的依靠更加先進的技術，例如二維碼信息等。當一些畢業(yè)生在進行檔案的提取的時候，就可以運用手機來掃描相關的證件上的二維碼，若是出現(xiàn)一些錯誤的信息也可以及時進行修改，還可以設置驗證的環(huán)節(jié)，依靠密碼的設置來進行檔案信息的提取等，能夠有效的提升檔案信息管理的工作效率和精準性，還能夠使得其保密性變得更強。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

學校還應該不斷的創(chuàng)新檔案管理模式，借助信息化技術來進行校園電子檔案的建立。對于不同的人群，設置不同的檔案查閱內(nèi)容。在進行個人檔案的完善的時候，學生可以自行登錄去進行檔案的編輯和修改，將一些空缺的內(nèi)容補充完整，錯誤的內(nèi)容進行改正，然后再進行保存和提交，由工作人員進行審核，審核完畢之后然后生效，繼而進行保存和管理。由檔案所屬人員自行填寫的檔案內(nèi)容肯定是準確率更高的，同時，也減輕了錄入人員的工作量，一舉兩得。這樣，也能夠提升檔案管理的工作效率。

另外，還應該提升實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化程度，依靠更加現(xiàn)代的技術為依托，來進行管理模式的創(chuàng)新。在具體的學校檔案管理的過程中，信息工作有時也會呈現(xiàn)出一種分離的狀態(tài)，例如檔案和信息部門之間的分離還有部門內(nèi)部之間的分離等，這些現(xiàn)狀將會對于現(xiàn)代化的管理造成一定的阻礙，無法真正的實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，所以，在進行管理的過程中，一定要制定嚴格的管理流程，還應該加強組織領導。另外，還應該不斷的完善管理制度，確保管理工作正常有序的開展，設立相對嚴格的檔案管理制度和條理，對于檔案的一些細致的工作都要有所側重。

（三）重視人才的培養(yǎng)

最后是重視管理人才的培養(yǎng)。高素質(zhì)的人才是學校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化工作進行的有力保障，當前的發(fā)展背景下，對于相關的工作人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求，所以，需要工作人員不斷的提升自身的知識和技能，應對自身工作的轉變。除了自身要具有一定的上進心、好學樂學之外，學校也應該加強對于管理人員的培養(yǎng)力度，幫助他們提升基本的知識和技能，更好的來完成自己的工作。還要增強他們對于檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新意識，若是缺乏創(chuàng)新意識，其發(fā)展的腳步也會受到限制。另外，還應該設立相對嚴格的獎懲制度，規(guī)范工作人員的工作和行為，提高他們工作的積極性。

四、結語

綜上所述，新時期，學校應該明確數(shù)字化的檔案管理技術對于學校檔案管理工作的重要作用，這是一個發(fā)展的趨勢。發(fā)展的過程中，要明確目前所存在的一些問題，然后采取積極有效的措施進行改善，并且積極的創(chuàng)新檔案管理的新模式，促進檔案管理工作是的順利進行。

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