馬榮生

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理能否與新形勢(shì)下生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作相適應(yīng)，是一個(gè)與環(huán)境監(jiān)測(cè)工作質(zhì)量密切相關(guān)的問題，也對(duì)環(huán)境管理、區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有一定影響。在現(xiàn)階段生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作開展過程中，由于缺乏完善的組織機(jī)制及規(guī)范的分類管理方法，導(dǎo)致環(huán)境監(jiān)測(cè)立卷不夠規(guī)范，綜合利用率不高，嚴(yán)重影響了生態(tài)環(huán)境保護(hù)中環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的順利開展。因此，對(duì)生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理優(yōu)化策略進(jìn)行適當(dāng)分析具有非常重要的意義。

一、生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理概念及作用

生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案主要指在環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)中直接形成、依據(jù)一定歸檔制度記錄、具有保存價(jià)值，且可以反映生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)管理活動(dòng)真實(shí)情況的文件材料。生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案主要包括基本建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)管理、科研管理、儀器設(shè)備、榮譽(yù)實(shí)物、黨群工作、人事檔案及其他類型檔案。其中科技檔案可以反映、記錄環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)整個(gè)過程，其是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案價(jià)值中心。涵蓋了業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及報(bào)告檔案、標(biāo)準(zhǔn)及計(jì)量檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、儀器設(shè)備檔案等模塊。

生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案尤其是技術(shù)檔案可以客觀、科學(xué)、全面、真實(shí)地反應(yīng)某一地區(qū)生態(tài)環(huán)境質(zhì)量變化，同時(shí)記載環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)人員工作經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)思想，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作規(guī)劃、科學(xué)探究提供有效的參考。進(jìn)而為環(huán)境監(jiān)測(cè)工作、整體生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作穩(wěn)步發(fā)展提供充足驅(qū)動(dòng)力，促使環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)水平得到不斷提升。

二、生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏完善的組織機(jī)制。由于在生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)任務(wù)分工差別較大，導(dǎo)致多數(shù)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者將精力放在監(jiān)測(cè)任務(wù)完成、監(jiān)測(cè)水平提升方面，不注重監(jiān)測(cè)檔案歸檔。也沒有針對(duì)監(jiān)測(cè)檔案歸檔工作需要設(shè)置完善的組織機(jī)制，導(dǎo)致重要文件資料遺漏風(fēng)險(xiǎn)較大，阻礙了監(jiān)測(cè)檔案開發(fā)利用工作順利開展。

2.分類管理不規(guī)范。由于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)項(xiàng)目類型較多，所采用儀器、實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)樣品、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期限、應(yīng)用范圍差距較大。再加上分類管理規(guī)范的缺失，導(dǎo)致其儀器、樣品應(yīng)用失誤率較高。而一旦應(yīng)用失誤，就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量判斷真實(shí)性造成較大影響。

3.檔案利用率較低。由于現(xiàn)階段生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)站內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化檔案開發(fā)利用設(shè)備，也沒有構(gòu)建詳細(xì)的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案專題匯編、文件索引、案卷目錄及全引目錄。再加上工作人員對(duì)檔案利用率不夠重視，導(dǎo)致整體環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案開發(fā)利用率較低，影響了環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案實(shí)際價(jià)值的有效發(fā)揮。

三、生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理優(yōu)化策略

1.完善環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理組織機(jī)制。為了保證生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中重要文件資料復(fù)查時(shí)檔案資料有跡可尋，一方面，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的重視，主動(dòng)爭(zhēng)取上級(jí)部門及當(dāng)?shù)貦n案部門關(guān)心指導(dǎo)。在加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，注重檔案管理，不斷擴(kuò)充檔案管理范圍，完善檔案管理組織機(jī)制。同時(shí)立足檔案規(guī)范化管理，依據(jù)規(guī)范化、制度化管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理工作納入全站工作整體規(guī)劃。與階段工作目標(biāo)管理同步規(guī)劃、同步審查、同步驗(yàn)收、同步落實(shí)。同時(shí)為了切實(shí)提升環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理質(zhì)量，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者應(yīng)依據(jù)以人為本的理念，加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理組織機(jī)制建設(shè)。綜合考慮組織、人員、責(zé)任、目標(biāo)等因素，面對(duì)整個(gè)區(qū)域生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作要求，組建專項(xiàng)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作小組。并配置專門的檔案管理專職人員及環(huán)境監(jiān)測(cè)現(xiàn)場(chǎng)、儀器管理、辦公、分析等兼職檔案人員。通過專兼職人員協(xié)同配合的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善，可以為整個(gè)環(huán)境監(jiān)測(cè)站檔案管理工作穩(wěn)步開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，在環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理組織機(jī)制構(gòu)建完善之后，為了保證整體環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作規(guī)范開展，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者可根據(jù)自身工作情況，以科技檔案為核心，依據(jù)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案數(shù)量大、范圍廣、類型多的特點(diǎn)，逐步規(guī)范環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作制度。同時(shí)為了給生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作提供更加真實(shí)、可靠、完整的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者可在分析梳理前期檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度及檔案保管制度、檔案移交制度、檔案鑒定制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度進(jìn)行逐步細(xì)化完善，最大程度提高環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的科學(xué)合理性。

2.細(xì)化環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案文件分類規(guī)范。生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中，環(huán)境監(jiān)測(cè)部門是一個(gè)特殊的部門，其不僅需要對(duì)區(qū)域生態(tài)環(huán)境進(jìn)行宏觀把控，而且需要根據(jù)大氣特征污染因子、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、放射性污染因子等各類監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，確定生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作策略。而為了保證在繁多的環(huán)境監(jiān)測(cè)項(xiàng)目中快速獲取所需信息，在檔案管理過程中，就需要將各類數(shù)據(jù)分類規(guī)范進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，降低后期查找利用難度。

首先，環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器檔案是非常重要的一個(gè)模塊，根據(jù)所應(yīng)用儀器類別的差異，可以將其劃分為國(guó)外進(jìn)口、國(guó)產(chǎn)兩個(gè)欄目。隨后將其根據(jù)型號(hào)劃分為大、中、小三種類型。在這個(gè)基礎(chǔ)上，根據(jù)具體環(huán)境監(jiān)測(cè)項(xiàng)目所采用儀器安裝光盤、保修卡、使用說(shuō)明書要求，結(jié)合站內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可進(jìn)行序列號(hào)編訂，便于后期計(jì)量檢定、核查作業(yè)順利開展。同時(shí)根據(jù)不同類型環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器使用狀態(tài)，可以在檔案中合理記錄。如停用、待維修、正維修、正常使用等。

其次，對(duì)于實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、標(biāo)展樣品分類規(guī)范，考慮到每一個(gè)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)樣品、實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)及研制規(guī)范均具有較大差異。因此，可以利用縮微技術(shù)，在保持每一個(gè)監(jiān)測(cè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)樣品、實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)文件資料原始面貌的基礎(chǔ)上，縮小檔案體積，保證檔案原件完整性，降低標(biāo)準(zhǔn)樣品、實(shí)驗(yàn)試劑、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)文件資料管理空間占用率。

再其次，檔案人員檔案對(duì)于后期生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作戰(zhàn)略制定也具有一定的影響。因此，應(yīng)對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)人員檔案進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化。即在明確劃分本監(jiān)測(cè)站人員、外監(jiān)測(cè)站交換工作人員的基礎(chǔ)上，可以將各人員劃分為管理類、技術(shù)類。隨后對(duì)外出交流人員短期檔案內(nèi)容進(jìn)一步豐富，準(zhǔn)確注釋外出交流人員課題名稱及交流期限，保證后期環(huán)境監(jiān)測(cè)人員調(diào)配及績(jī)效考核工作順利進(jìn)行。

3.加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案文件開發(fā)利用。在規(guī)范的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理制度制定的基礎(chǔ)上，為最大程度提高立卷綜合利用率，一方面，考慮到以往環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案資源無(wú)法大范圍利用與封閉式管理模式、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、科技檔案開發(fā)利用工作進(jìn)程過慢具有較大關(guān)系。因此，為了將環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案中蘊(yùn)含的科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化為切實(shí)可行的污染控制實(shí)用技術(shù)，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)科學(xué)性的提升提供依據(jù)，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作者應(yīng)開展面向社會(huì)、面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的有償服務(wù)。即依托現(xiàn)有環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案，構(gòu)建環(huán)境監(jiān)測(cè)咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)。通過外部借閱、局部公開、內(nèi)部借閱、復(fù)制供應(yīng)等方式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)渠道，有目的的為社會(huì)層面提供環(huán)境咨詢服務(wù)。環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者可以規(guī)范立卷為重點(diǎn)，在環(huán)境監(jiān)測(cè)站內(nèi)檔案全宗介紹及立卷說(shuō)明編寫的基礎(chǔ)上，對(duì)與環(huán)境監(jiān)測(cè)科技檔案相關(guān)的大事記、組織結(jié)構(gòu)沿革及分類檔案進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化。并根據(jù)階段工作內(nèi)容，進(jìn)行專題匯編、文件索引、案卷目錄及全引目錄的進(jìn)一步更新完善，為后續(xù)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的開發(fā)利用提供依據(jù)。另一方面，加快環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化開發(fā)利用不僅是時(shí)代對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理提出的新要求，也是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。因此，為了給環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案文件信息化開發(fā)利用提供充足硬件支持，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者可依據(jù)庫(kù)房、辦公、閱檔三公開的要求，在現(xiàn)有檔案管理辦公場(chǎng)所內(nèi)添置更加先進(jìn)的檔案辦公設(shè)備及現(xiàn)代化檔案管理工具，如在全站開通局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步豐富網(wǎng)上檔案查詢內(nèi)容及分類條目，以便最大程度減輕檔案管理差錯(cuò)率。同時(shí)針對(duì)現(xiàn)階段環(huán)境監(jiān)測(cè)站檔案信息資源開發(fā)少、手續(xù)繁雜、服務(wù)對(duì)象狹窄的情況，除部分因技術(shù)保密、或者涉及社會(huì)穩(wěn)定無(wú)法公開的檔案資料以外，針對(duì)其他一切可以推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作開展的檔案資料?？梢砸罁?jù)跨單位、跨學(xué)科的原則，結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理思維。從尋覓、提煉、篩選、整理、加工等方面，對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字錄入、圖文保存介質(zhì)進(jìn)行更新?lián)Q代，將“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)榛顧n案。

此外，在檔案管理人員崗前培訓(xùn)工作開展的基礎(chǔ)上，為促使環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理者工作能力與現(xiàn)階段生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作要求相符，可督促檔案管理者主動(dòng)了解資料收集方向、資料分類標(biāo)準(zhǔn)、資料編目更新原則、資料整理歸檔要求。并要求其主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用方法，全面貫徹落實(shí)勤收集、勤檢查、監(jiān)督促的工作原則，為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案文件開發(fā)利用提供充足文件支持。

綜上所述，生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的開展，不僅可以提高環(huán)境監(jiān)測(cè)工作效率，而且可以為整體生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作質(zhì)量提高提供依據(jù)。因此，環(huán)境監(jiān)測(cè)工作者應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，及時(shí)歸檔，將檔案工作、監(jiān)測(cè)工作結(jié)合起來(lái)，均衡發(fā)展。同時(shí)不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，保證檔案資料的科學(xué)完整性，為檔案利用率及其社會(huì)價(jià)值的充分發(fā)揮提供依據(jù)，保障生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作穩(wěn)步發(fā)展。

（作者單位：吉林市生態(tài)環(huán)境局龍?zhí)斗志郑?/p>