文/王桂蓮，吉林省四平市結(jié)核病醫(yī)院

1 基層事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 提升基層事業(yè)單位管理效率

基層事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作，以檔案管理人員進行手動管理為主，檔案主要是紙質(zhì)檔案，在對檔案進行管理時需要浪費大量的精力。在檔案管理工作中應用信息技術(shù)，對于檔案管理信息化進行不斷的探索，逐漸使用電子以及網(wǎng)絡平臺來完成檔案管理工作，檔案資源可以通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫或者網(wǎng)絡硬盤進行整合，使檔案管理工作變得更加簡單方便，同時使檔案管理工作的工作效率得到提升。另外，在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，有利于各部門之間實現(xiàn)檔案資源共享，使基層事業(yè)單位管理效率得到提升。

1.2 推動基層事業(yè)單位信息化建設(shè)

檔案管理工作在基層事業(yè)單位綜合管理工作中具有非常重要的地位，全面加強檔案管理信息化建設(shè)，不僅能使基層事業(yè)單位管理效果得到增強，還能改善基層事業(yè)單位信息化系統(tǒng)的建設(shè)，推動基層事業(yè)單位信息化建設(shè)，使基層事業(yè)單位綜合管理工作的信息系統(tǒng)得到不斷地優(yōu)化，使基層事業(yè)單位得到更好發(fā)展。

1.3 實現(xiàn)檔案資源的充分利用

基層事業(yè)單位檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源充分利用，充分利用檔案資源能夠使基層事業(yè)單位的管理以及決策更加科學合理。利用信息技術(shù)完成檔案管理工作，能夠在檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)定相關(guān)的檔案借閱以及檔案查詢權(quán)限，實現(xiàn)檔案資源充分利用，使基層事業(yè)單位綜合管理工作得到優(yōu)化。所以現(xiàn)階段必須重視基層事業(yè)單位檔案管理信息化實踐，并積極尋求提高檔案管理信息化的措施，實現(xiàn)檔案資源的充分利用。

2 基層事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)化措施

2.1 將檔案管理信息化作為基層事業(yè)單位日常管理工作

因為檔案管理信息化建設(shè)能夠使檔案管理效率得到提高，實現(xiàn)檔案資源充分利用，所以基層事業(yè)單位應該更加重視檔案管理工作，對檔案管理信息化建設(shè)的實用性有一個正確認識，并且將檔案管理信息化建設(shè)作為日常管理工作內(nèi)容，將基層事業(yè)單位未來發(fā)展規(guī)劃與檔案管理信息化建設(shè)結(jié)合在一起，使規(guī)劃與規(guī)范的制定更加合理，為檔案管理工作更加有效的開展提供保障，提升基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。另外，為了使檔案管理信息化建設(shè)的效果得到提升，基層事業(yè)單位還需要積極組織檔案管理人員進行相關(guān)培訓，加強各部門對于檔案管理信息化建設(shè)重要性的認知，能夠積極配合檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，使檔案管理信息化建設(shè)的工作效率以及效果在多部門共同努力下得到提升，實現(xiàn)檔案資源的價值。

2.2 推動檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)

推動基層事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，能夠通過網(wǎng)絡的方式進行檔案記錄，使用網(wǎng)絡手段來提供檔案管理相關(guān)服務，改進檔案管理方式，通過加強檔案管理信息化建設(shè)，提供更加便捷的檔案管理相關(guān)服務，可以隨時隨地對檔案管理信息化網(wǎng)站中的檔案資源進行在線查找，使基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率得到大幅度提升。在進行檔案管理信息化建設(shè)時，首先需要在整體系統(tǒng)中編制檔案管理的相關(guān)體系，從而使檔案管理信息化得到真正實現(xiàn)。然后整合各個部門的檔案資源，實現(xiàn)檔案資源共享。加強檔案管理信息化建設(shè)，需要基層事業(yè)單位不斷完善自身檔案管理體系，使檔案管理信息化網(wǎng)站的優(yōu)勢得到充分展現(xiàn)。

2.3 擴充檔案資源，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層事業(yè)單位擁有相對豐富的檔案資源，但是在當今社會檔案資源發(fā)揮的作用越來越大，使對檔案資源進行擴充變得十分重要。在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員要對自身網(wǎng)絡優(yōu)勢進行充分利用，對網(wǎng)絡特點進行精準把握，合理利用搜索引擎完成檔案資源的搜集與整合，并對整合后的檔案資源進行不斷補充，努力做到相關(guān)部門的檔案資源共享。同時也要不斷更新檔案資源管理設(shè)備，使檔案管理設(shè)備能夠更好的滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，計算機設(shè)備的使用是實現(xiàn)檔案管理信息化的前提條件，因此基層事業(yè)單位要對計算機設(shè)備的性能提出嚴格要求，只有計算機設(shè)備儲存空間大、運行效率高才能更好的完成檔案管理信息化建設(shè)。另外，為了保證檔案信息安全，需要加強對于網(wǎng)絡防火墻的應用。

2.4 加強檔案管理人員服務意識

在進行檔案管理工作時，檔案管理人員經(jīng)常被動的進行檔案管理工作，雖然也能對檔案管理效果提供一定保障，卻很難做到充分利用檔案資源，使檔案資源的利用率保持在較低水平，降低基層事業(yè)單位管理效率。因此，基層事業(yè)單位應該加強檔案管理人員的服務意識，使檔案管理人員能夠主動推送檔案資源，并且主動進行資源的收集與整理，進而實現(xiàn)檔案資源的擴充，能夠更好的支持基層事業(yè)單位管理工作。另外，為了實現(xiàn)檔案管理人員服務意識有效提高，可以對檔案管理人員進行相關(guān)培訓，使檔案管理人員的責任心以及服務意識得到提升，使檔案管理信息化建設(shè)取得更好效果。

2.5 實行有效監(jiān)督

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員作為檔案管理的行為載體，需要完成檔案內(nèi)容的收集、整理等工作。需要對檔案管理人員的工作進行有效監(jiān)督，避免因檔案管理人員工作失誤對檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。雖然加強檔案管理信息化建設(shè)能夠有效減少工作失誤、檔案丟失等問題，但是檔案管理人員仍然是檔案管理工作的主體，所以基層事業(yè)單位應該不斷完善內(nèi)部監(jiān)督機制，使檔案管理工作效率進一步提升。

3 結(jié)束語

綜上所述，加強檔案管理信息化建設(shè)對基層事業(yè)單位的日常管理具有非常重要的作用，相關(guān)單位以及工作人員應該緊跟科學技術(shù)發(fā)展步伐，提升自身服務意識，將檔案管理信息化建設(shè)作為日常工作內(nèi)容，積極推動檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，進行檔案資源擴充，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使基層事業(yè)單位檔案管理工作取得更好效果。