文/徐長(zhǎng)貴，舍得酒業(yè)股份有限公司

物資采購(gòu)是為了保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展而購(gòu)入各類(lèi)材料、設(shè)施、工具等。物資的采購(gòu)工作作為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的重要環(huán)節(jié)，是其利潤(rùn)收取、控制成本的關(guān)鍵源頭。物資采購(gòu)主要包含制訂購(gòu)置計(jì)劃、選取供貨商、物資購(gòu)買(mǎi)審批、定價(jià)咨詢(xún)、訂立合同并落實(shí)、物資驗(yàn)收和領(lǐng)用、貨款支付、核算等多項(xiàng)內(nèi)容。在采購(gòu)時(shí)，因多種原因影響，使得在采購(gòu)的各階段都有著諸多風(fēng)險(xiǎn)。因此，必須通過(guò)不斷提升對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制力度，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控，以確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益和質(zhì)量的不斷提升。

1 企業(yè)在物資采購(gòu)中的主要風(fēng)險(xiǎn)因素

1.1 價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

首先，在投標(biāo)前因相關(guān)業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商之間互相串通，可能會(huì)出現(xiàn)標(biāo)底透露等問(wèn)題，從而造成企業(yè)采購(gòu)遭受經(jīng)濟(jì)損失。其次，采購(gòu)人員在價(jià)格評(píng)估時(shí)發(fā)生失誤且進(jìn)行了批量購(gòu)進(jìn)，引起價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 采購(gòu)質(zhì)量存在風(fēng)險(xiǎn)

首先，因供應(yīng)商所提供物資的質(zhì)量不滿(mǎn)足產(chǎn)品要求，造成企業(yè)無(wú)法正常開(kāi)展生產(chǎn)活動(dòng)，對(duì)用戶(hù)在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)及企業(yè)名譽(yù)等方面造成嚴(yán)重?fù)p害。其次，供應(yīng)商所提供物資質(zhì)量以次充好，從而對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、加工制造及交貨期等造成直接影響，降低了企業(yè)的產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力與信譽(yù)。

1.3 計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

首先，由于市場(chǎng)需求出現(xiàn)變動(dòng)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性上帶來(lái)重要影響。其次，采購(gòu)計(jì)劃制定不科學(xué)，和預(yù)定目標(biāo)存在很大偏差，在采購(gòu)中引起計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

1.4 合同風(fēng)險(xiǎn)

首先，盲目簽訂合同，存在條款模糊等現(xiàn)象，并簡(jiǎn)化違約職責(zé)約束，君子協(xié)定、口頭協(xié)議，且公證、鑒證合同比例較低等。其次，不正當(dāng)?shù)暮贤袨?，賣(mài)方為了轉(zhuǎn)變其不利的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)地位，經(jīng)常會(huì)采取許多不正當(dāng)?shù)氖侄危缧匈V采購(gòu)人員以套得采購(gòu)標(biāo)底，提供虛假優(yōu)惠，用一些好處當(dāng)誘餌來(lái)公開(kāi)出售劣質(zhì)產(chǎn)品。此外，有的采購(gòu)人員為貪圖小利而犧牲了企業(yè)的利益，無(wú)法嚴(yán)格依照規(guī)定進(jìn)行合同簽訂。

1.5 驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)量短缺，質(zhì)量方面以次充好、魚(yú)目混珠；在規(guī)格、品種方面貨物不滿(mǎn)足產(chǎn)品規(guī)定和質(zhì)量要求等。

1.6 存量風(fēng)險(xiǎn)

首先，采購(gòu)量方面無(wú)法及時(shí)達(dá)到生產(chǎn)需求，造成生產(chǎn)活動(dòng)中斷進(jìn)而引起風(fēng)險(xiǎn)。其次，盲目采購(gòu)，引起貨物積壓，使得大量資金被沉積在庫(kù)存之中，造成資金的周轉(zhuǎn)率下降，從而引起存量風(fēng)險(xiǎn)。

2 物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)因素的防控措施

2.1 實(shí)施物資的集中采購(gòu)

物資集中化采購(gòu)，可使分散權(quán)力得以集中，并使隱性權(quán)力透明化。加強(qiáng)對(duì)物資供應(yīng)采購(gòu)的統(tǒng)一化管控，保證專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮。同時(shí)，集中采購(gòu)便于監(jiān)控，從而在買(mǎi)方市場(chǎng)環(huán)境下，可使批量?jī)?yōu)勢(shì)得以有效發(fā)揮，以盡可能防控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 改善供商資源，構(gòu)建合格供應(yīng)商系統(tǒng)

首先，要認(rèn)真調(diào)查供貨商資質(zhì)、品牌、倉(cāng)儲(chǔ)能力、銷(xiāo)售業(yè)績(jī)等，在可能的情況下，派人到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察，以對(duì)其做出總體客觀(guān)評(píng)價(jià)。從企管、采購(gòu)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)等部門(mén)抽調(diào)人員組建供貨商選評(píng)小組，以對(duì)供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后、技術(shù)水平等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。第二，對(duì)供貨商產(chǎn)品實(shí)施小批量試用，并按照合作狀況逐漸增大采購(gòu)力度。再者，做好年度供貨商考核，對(duì)于較好合作的供應(yīng)商，可建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。為防止物資采購(gòu)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可根據(jù)所采購(gòu)物資的重要性開(kāi)展分類(lèi)，并對(duì)一些重點(diǎn)物資實(shí)施二次檢測(cè)。

2.3 合理確定采購(gòu)價(jià)格與選擇采購(gòu)方式

首先，完善采購(gòu)價(jià)格的確定方式，通過(guò)采用招標(biāo)、協(xié)議、多方競(jìng)價(jià)和咨詢(xún)比對(duì)等多類(lèi)形式來(lái)制定科學(xué)的購(gòu)入物資價(jià)格。其次，采購(gòu)單位要按照需求選擇與經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律法規(guī)、環(huán)保、質(zhì)量等相關(guān)人員參加審核與談判，嚴(yán)格控制采購(gòu)過(guò)程。再者，采購(gòu)單位要研究關(guān)鍵物資的價(jià)格走勢(shì)與成本組成，明確關(guān)鍵物資的參考價(jià)和采購(gòu)價(jià)，并創(chuàng)建購(gòu)買(mǎi)定價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)，以定期分析關(guān)鍵物資的供需情況和價(jià)格趨勢(shì)加以科學(xué)運(yùn)用。

2.4 強(qiáng)化合同管理和合同風(fēng)險(xiǎn)防控

在簽訂合同前，要認(rèn)真檢驗(yàn)相應(yīng)條款是否與政策、法規(guī)等相背離，防止出現(xiàn)合同內(nèi)容違法或合同范圍超出當(dāng)事人主體經(jīng)營(yíng)范圍等情況；利用資信調(diào)查，以掌握供貨商履約水平；對(duì)合同條款齊全性及用語(yǔ)是否合理進(jìn)行審查，并檢驗(yàn)是否出現(xiàn)以單代約、當(dāng)事人的義務(wù)權(quán)利是否明確、是否簽章齊全、是否具備合同手續(xù)等情況，還應(yīng)審查有關(guān)審批手續(xù)的完備性，強(qiáng)化對(duì)原始合同資料的管理和存檔，從而由源頭上控制合同風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于采購(gòu)合同已簽訂的，其主辦部門(mén)需按照合同內(nèi)主要確定的條款進(jìn)行及時(shí)檢查和跟蹤，在出現(xiàn)異常時(shí)，要注意儲(chǔ)存、收集相關(guān)的書(shū)面資料，并結(jié)合法律方面相應(yīng)對(duì)策采取措施加以處理。

2.5 對(duì)物資采購(gòu)強(qiáng)化驗(yàn)收控制

首先，應(yīng)不斷改進(jìn)貨物驗(yàn)收流程，并考慮貨物的相關(guān)屬性以明確必須檢驗(yàn)的貨物清單，并要求該類(lèi)物資必須在提供質(zhì)檢合格報(bào)告的條件下才可以入庫(kù)。其次，驗(yàn)收部門(mén)或相關(guān)人員需按照合同和質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的質(zhì)檢證明文件，對(duì)發(fā)票、合同等初始材料和所購(gòu)置物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查。當(dāng)檢驗(yàn)合格之后，填寫(xiě)入庫(kù)證明文件，并蓋上入庫(kù)收貨用章，然后登記入賬。在貨物入庫(kù)之前，相關(guān)采購(gòu)單位要檢驗(yàn)商檢證書(shū)、合格證等各類(lèi)質(zhì)量證明材料。在驗(yàn)收中，對(duì)于有較強(qiáng)技術(shù)性、大宗量、新型物資材料，還需實(shí)施專(zhuān)業(yè)化檢測(cè)，有需要時(shí)還應(yīng)委任有相應(yīng)檢驗(yàn)資格的單位以及由外部選聘專(zhuān)業(yè)人員幫助開(kāi)展檢驗(yàn)工作。再者，在驗(yàn)收中出現(xiàn)異常狀況時(shí)，如出現(xiàn)大幅超越合同范圍、缺少合同、超出預(yù)算、出現(xiàn)毀壞等情況的貨物，驗(yàn)收部門(mén)及相關(guān)人員必須及時(shí)上報(bào)企業(yè)有關(guān)管理部門(mén)，然后在查出原因后及時(shí)進(jìn)行解決。針對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)不合格的貨物，相關(guān)部門(mén)要按照檢測(cè)結(jié)果采取索賠、退貨、有條件的接收等處理措施。

2.6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)和構(gòu)建內(nèi)部控制機(jī)制

首先，應(yīng)構(gòu)建和優(yōu)化采購(gòu)流程和信息的透明機(jī)制，實(shí)施公開(kāi)化的采購(gòu)制度，防止暗地操作等情況，嚴(yán)格化采購(gòu)流程，做到公開(kāi)公正。其次，對(duì)采購(gòu)員定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是職業(yè)道德培訓(xùn)，強(qiáng)化采購(gòu)員的法律意識(shí)和理念。再者，對(duì)各個(gè)崗位的責(zé)任權(quán)力和限制進(jìn)行明確，并實(shí)現(xiàn)各個(gè)崗位之間的互相監(jiān)督與限制。最后，要盡可能的控制審批和授權(quán)機(jī)制，對(duì)有審批權(quán)限的人員在其業(yè)務(wù)方面的審批授權(quán)形式、流程、職責(zé)、權(quán)限等進(jìn)行嚴(yán)格控制。

2.7 整合信息管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)采購(gòu)

有效整合企業(yè)的生產(chǎn)信息、物資采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息、營(yíng)銷(xiāo)信息等系統(tǒng)平臺(tái)，以便于各類(lèi)信息之間實(shí)現(xiàn)共享。如根據(jù)生產(chǎn)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算、貨物消耗定額等，可獲得準(zhǔn)確、可靠的物料采購(gòu)計(jì)劃清單，并可計(jì)算出貨物需求情況，確保庫(kù)存量的合理性，以保證購(gòu)置計(jì)劃的編制工作可基于準(zhǔn)確評(píng)估的條件下，降低了人為影響，避免了因計(jì)劃偏差而引起物料積存或供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)。

2.8 強(qiáng)化采購(gòu)績(jī)效考核和評(píng)估

績(jī)效評(píng)測(cè)即通過(guò)構(gòu)建合理有效的評(píng)測(cè)指標(biāo)系統(tǒng)，用以檢驗(yàn)和反映采購(gòu)單位及業(yè)務(wù)人員的業(yè)績(jī)和效率等。當(dāng)前，對(duì)于采購(gòu)工作評(píng)測(cè)還缺乏統(tǒng)一指標(biāo)，企業(yè)應(yīng)按照本身狀況合理制定考核指標(biāo)和要求，按照購(gòu)入成本、物料質(zhì)量、管理、組織等方面開(kāi)展評(píng)價(jià)。采購(gòu)工作評(píng)測(cè)人員可由相關(guān)主管單位以及生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等相關(guān)管理人員和供應(yīng)商共同組成?？?jī)效評(píng)測(cè)的首要目的是保證完成采購(gòu)的目標(biāo)，其次要提供績(jī)效評(píng)估的優(yōu)化方法，并為單位和個(gè)人獎(jiǎng)懲提供參考標(biāo)準(zhǔn)，再者，也可增大業(yè)務(wù)的公開(kāi)性，同時(shí)也可形成良好的激勵(lì)作用。

2.9 優(yōu)化企業(yè)的供貨鏈條和開(kāi)展戰(zhàn)略采購(gòu)

采購(gòu)戰(zhàn)略是指企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)和合作之間追尋平衡性的一種采購(gòu)方式，以減少采購(gòu)成本作為目標(biāo)，以充分掌握物料市場(chǎng)和企業(yè)本身的長(zhǎng)期規(guī)劃為基礎(chǔ)，和關(guān)鍵物料供貨商之間建立互贏(yíng)互惠的伙伴關(guān)系，以有效防止出現(xiàn)供貨中斷等問(wèn)題，使企業(yè)具備長(zhǎng)久的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈化和經(jīng)濟(jì)條件的不斷復(fù)雜化，企業(yè)應(yīng)提升風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，增強(qiáng)辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)的水平，并開(kāi)展有效防控。而物資采購(gòu)工作作為企業(yè)和外部連接的必然接口，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防控是十分復(fù)雜的一項(xiàng)工作，其不僅對(duì)采購(gòu)主管單位是一種考驗(yàn)，也要求企業(yè)各部門(mén)間互相配合，從而實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的預(yù)期效果。