文/田錦菲，貴陽市應(yīng)急救援指揮中心

伴隨著計算機(jī)科技的發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，逐漸的滲透到我們生活的方方面面，這給我們帶來了極大的便利，同時也給我們帶來新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。若檔案管理部門依舊采用傳統(tǒng)的方式管理信息，必將給人們造成麻煩進(jìn)而影響自身的前景。因此，緊跟科技的發(fā)展，實現(xiàn)檔案的信息化管理迫在眉睫。為實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，了解目前出現(xiàn)的問題，并且結(jié)合時代的需要，做好檔案管理方式的創(chuàng)新，不斷提高檔案管理的水平，為檔案信息的真實可靠作出保障。

1 信息化時代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的發(fā)展，人與人之間的交流越來越密切，面對的信息日益增多。在這樣的背景下，檔案的管理工作就顯得極其重要。檔案是如今信息化社會快速發(fā)展過程中傳承下來的一筆財富，它記錄了每個人，每個單位的發(fā)展歷程，對其發(fā)展有著不可估量的作用。同時，檔案的管理工作不僅僅關(guān)系到單位的發(fā)展，還與每位員工的利益息息相關(guān)。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)完全不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，我們需要跟緊這個時代發(fā)展的步伐，充分挖掘互聯(lián)網(wǎng)信息時代的先進(jìn)性，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，要重視檔案管理工作，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理未來更好的發(fā)展，以順應(yīng)時代的需要。所以我們應(yīng)在單位的檔案管理工作中，加大人工和資金的投入，結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)和檔案管理的工作，不斷探索檔案管理工作的方式，盡可能的發(fā)揮信息化在檔案管理中的作用，提高工作效率，使單位更好更穩(wěn)定的發(fā)展。

2 信息化時代下檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理觀念落后

目前來看，許多單位甚至是檔案管理相關(guān)人員都對檔案管理工作缺少重視，認(rèn)為檔案管理工作不能對單位本身造成直接的經(jīng)濟(jì)利益，不必在這個工作上花費時間和精力，這種錯誤的觀念是檔案管理工作不能實現(xiàn)信息化的最主要的原因，若不能從根本上改變一些人的觀念，只是一味強(qiáng)制性的追求和創(chuàng)新也是治標(biāo)不治本。

2.2 專業(yè)的人才匱乏

檔案管理信息化能夠穩(wěn)定高效的進(jìn)行，需要專業(yè)技術(shù)人員的支撐。根據(jù)我調(diào)查的相關(guān)數(shù)據(jù)，一個檔案管理部門中的工作人員，80%都只是會用傳統(tǒng)的方式來管理檔案。只有少部分人注重信息化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式是手工檢索，工作人員不需要專業(yè)技術(shù)就可管理檔案。導(dǎo)致檔案管理工作效率低、不易多人員多部門協(xié)同管理，另外傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案不易保管、不具備一定標(biāo)準(zhǔn)的安全性等，現(xiàn)如今，若想將信息化管理融入檔案管理工作中他們不但要熟知基本的檔案管理工作更要了解現(xiàn)代信息化管理知識，將網(wǎng)絡(luò)科技與檔案管理結(jié)合起來。

2.3 檔案管理制度不完善

沒有規(guī)矩不成方圓，沒有良好的制度是沒有辦法去管理的，制度是行為的準(zhǔn)則。只有建立良好的制度，才能保證更高的工作效率。很多檔案管理部門意識不到這一點，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)了很多問題，例如，檔案信息的丟失，損壞或信息泄露......若要改善這些問題，我們必須建立一套全面的管理制度，規(guī)范對檔案管理工作人員的獎懲措施，從制度上約束他們做好管理工作。

3 信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新

3.1 管理方法的創(chuàng)新

在當(dāng)前的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法效率低，不宜多人員多部門協(xié)同管理，而且檔案保管的安全性低，已不能滿足信息化社會的需要。我們要加大對檔案管理方法的創(chuàng)新。例如，我們可以通過建立檔案網(wǎng)站來管理檔案，檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案部門網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案管理部門面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口。建立網(wǎng)站之后我們可以結(jié)合檔案管理實際工作開展，我們可以在錄入信息之后，運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)依據(jù)檔案性質(zhì)的差別對檔案進(jìn)行分類整理，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中查找檔案的繁雜，更有利于日后對檔案信息進(jìn)行查找，此外，由于網(wǎng)絡(luò)信息的共享性，我們可以保證多個部門協(xié)同整理以及保管檔案。在保管紙質(zhì)檔案時，要注意溫度濕度的適宜，確保檔案的安全性和完整性。

3.2 管理思維觀念的創(chuàng)新

檔案管理工作者作為檔案管理工作的開展、執(zhí)行者，他們具備創(chuàng)新思維，才得以實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。注重檔案管理人員的創(chuàng)新思維培養(yǎng)就顯得格外重要。此外培養(yǎng)他們的信息管理的專業(yè)技能，將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，使工作達(dá)到事半功倍的效果。管理能力提高的同時，更要轉(zhuǎn)變他們的管理思維模式，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度對待檔案管理工作，站在更高的角度，以實現(xiàn)檔案現(xiàn)有資源的最大化利用，做好檔案管理的任何一個環(huán)節(jié)的工作。在檔案管理工作方面有一個重要但常常被忽略的問題-----檔案的保密性，信息外漏會給個人和企業(yè)帶來極大的損失，此時就凸顯管理工作人員信用的重要性。

3.3 管理制度的創(chuàng)新

當(dāng)今信息化急劇發(fā)展的背景下，良好的管理制度是檔案管理工作要想實現(xiàn)穩(wěn)步的發(fā)展的必要條件。而若要做好檔案管理工作，就必須要建立良好的監(jiān)督制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督，確保整個檔案管理工作的真實性。面對信息化時代數(shù)字化、信息化的快速發(fā)展，管理模式制度創(chuàng)新發(fā)展，才得以適應(yīng)新形勢。對待傳統(tǒng)管理模式，應(yīng)取其精華，棄其糟粕，保留手工管理，在此基礎(chǔ)上需加強(qiáng)檔案管理的計算機(jī)管理。通過兩種管理模式的結(jié)合，來實現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新發(fā)展，確保檔案管理工作的質(zhì)量。同時，各部門都應(yīng)該加強(qiáng)交流互通，例如可定期召開交流會交流工作經(jīng)驗等，來確保管理工作更加有效的施行連通，從而提高檔案管理的效率。

4 結(jié)語

綜上來看，信息化時代下，相關(guān)的檔案管理部門要做好新時代下的創(chuàng)新工作，以實現(xiàn)新形勢下檔案管理的更好發(fā)展。具體表現(xiàn)在轉(zhuǎn)變信息化時代下的管理觀念、加強(qiáng)對檔案管理工作的信息化建設(shè)、建立新形勢下健全良好的檔案管理制度、保證檔案管理工作的真實性和安全性等方面。